Οδηγός άδειας φιλανθρωπικών τυχερών παιχνιδιών: Τι πρέπει να γνωρίζουν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί

Τα φιλανθρωπικά τυχερά παιχνίδια μπορούν να αποτελέσουν έναν πρακτικό τρόπο για τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς να συγκεντρώνουν χρήματα, να ενισχύουν την υποστήριξη της κοινότητας και να δημιουργούν μια ελκυστική εμπειρία συγκέντρωσης πόρων. Βραδιές μπίνγκο, λαχειοφόροι αγορές, τουρνουά πόκερ και παρόμοιες εκδηλώσεις μπορούν να αποφέρουν σημαντικά έσοδα, αλλά μόνο όταν ο οργανισμός ακολουθεί τους σωστούς πολιτειακούς και τοπικούς κανόνες.

Μια άδεια ή άδεια λειτουργίας για φιλανθρωπικά τυχερά παιχνίδια είναι η νομική έγκριση που επιτρέπει σε έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό να διοργανώνει ορισμένα παιχνίδια τύχης με σκοπό τη συγκέντρωση πόρων. Οι ακριβείς κανόνες διαφέρουν σημαντικά ανά πολιτεία, κομητεία και πόλη. Ορισμένες δικαιοδοσίες απαιτούν μόνο κρατική άδεια, ενώ άλλες απαιτούν ξεχωριστή δημοτική έγκριση, άδειες για συγκεκριμένη εκδήλωση ή και τα δύο.

Για οργανισμούς που μόλις ξεκινούν, η διαδικασία συμμόρφωσης μπορεί να φαίνεται περίπλοκη. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν η εκδήλωση συνδέεται με έναν νεοσύστατο μη κερδοσκοπικό φορέα, ένα τοπικό παράρτημα ή μια συνδεδεμένη οντότητα που πρέπει ήδη να βρίσκεται σε καλή κατάσταση πριν υποβάλει αίτηση. Μια ισχυρή δομή οντότητας, οι ενημερωμένες εγγραφές και τα σαφή εσωτερικά αρχεία κάνουν τη διαδικασία αδειοδότησης πιο εύκολη στη διαχείριση.

Τι είναι τα φιλανθρωπικά τυχερά παιχνίδια;

Ο όρος φιλανθρωπικά τυχερά παιχνίδια αναφέρεται σε παιχνίδια τύχης που διοργανώνονται από μη κερδοσκοπικό οργανισμό για τη συγκέντρωση χρημάτων για φιλανθρωπικό σκοπό. Σε αντίθεση με τον εμπορικό τζόγο, τα φιλανθρωπικά τυχερά παιχνίδια ρυθμίζονται ως δραστηριότητα συγκέντρωσης πόρων και συνήθως επιτρέπονται μόνο σε κατάλληλους οργανισμούς.

Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Μπίνγκο
• Λαχειοφόρους αγορές
• Παιχνίδια pull-tab
• Τουρνουά πόκερ
• Βραδιές συγκέντρωσης πόρων με μορφή καζίνο
• Εκδηλώσεις Monte Carlo

Δεν επιτρέπουν όλες οι πολιτείες όλα τα είδη παιχνιδιών. Ορισμένες επιτρέπουν μόνο συγκεκριμένες δραστηριότητες και άλλες επιβάλλουν ειδικούς κανόνες για τα βραβεία, τις πωλήσεις εισιτηρίων, τη διαφήμιση και το προσωπικό. Πριν από τον σχεδιασμό μιας εκδήλωσης, ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός θα πρέπει να επιβεβαιώσει ακριβώς ποια παιχνίδια επιτρέπονται στη δικαιοδοσία όπου θα πραγματοποιηθεί η εκδήλωση.

Πότε χρειάζεστε άδεια φιλανθρωπικών τυχερών παιχνιδιών;

Στις περισσότερες πολιτείες, ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός χρειάζεται άδεια, permit ή εγγραφή πριν διοργανώσει μια εκδήλωση φιλανθρωπικών τυχερών παιχνιδιών. Οι απαιτήσεις μπορεί να εξαρτώνται από:

• Το είδος του παιχνιδιού
• Τη θέση της εκδήλωσης
• Το ποσό που συγκεντρώνεται ή ποντάρεται
• Το αν η εκδήλωση είναι επαναλαμβανόμενη ή μία μόνο φορά
• Το αν ο οργανισμός είναι ενσωματωμένος, εγγεγραμμένος και αναγνωρισμένος ως φοροαπαλλασσόμενος
• Το αν η εκδήλωση διοργανώνεται για λογαριασμό του ίδιου του μη κερδοσκοπικού οργανισμού ή από συνεργάτη ή διοργανωτή

Ακόμη και αν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός πιστεύει ότι πληροί κάποια εξαίρεση, θα πρέπει να επιβεβαιώσει τον κανόνα γραπτώς. Πολλές δικαιοδοσίες προσφέρουν περιορισμένες εξαιρέσεις για θρησκευτικούς οργανισμούς, εκπαιδευτικά ιδρύματα, παρόχους υγειονομικής περίθαλψης, δομές για ηλικιωμένους ή μικρής κλίμακας δράσεις συγκέντρωσης πόρων που βρίσκονται κάτω από συγκεκριμένο όριο εσόδων.

Εάν ο οργανισμός σας λειτουργεί μέσω νεοσύστατης οντότητας, οι αρμόδιες αρχές αδειοδότησης ενδέχεται επίσης να ελέγξουν αν η επιχείρηση ή ο μη κερδοσκοπικός φορέας έχει συσταθεί σωστά και παραμένει ενεργός στο secretary of state. Η καλή κατάσταση έχει σημασία, επειδή δείχνει ότι ο οργανισμός υπάρχει νόμιμα και είναι επιλέξιμος να υποβάλει αίτηση.

Συνήθεις προϋποθέσεις επιλεξιμότητας

Κάθε πολιτεία ορίζει τους δικούς της κανόνες επιλεξιμότητας, αλλά οι αιτούντες για φιλανθρωπικά τυχερά παιχνίδια συχνά αναμένεται να αποδείξουν ότι είναι νόμιμος μη κερδοσκοπικός ή φοροαπαλλασσόμενος οργανισμός με σταθερή διακυβέρνηση και ακριβή αρχεία.

Συνήθεις προϋποθέσεις επιλεξιμότητας περιλαμβάνουν:

• Ομοσπονδιακή φοροαπαλλασσόμενη κατάσταση ή απόδειξη μη κερδοσκοπικού σκοπού
• Ενεργή εγγραφή στο μητρώο επιχειρήσεων ή φιλανθρωπικών οργανισμών της πολιτείας
• Ελάχιστη περίοδο ύπαρξης του οργανισμού
• Καταστατικό σύστασης ή έγγραφα ίδρυσης
• Κανονισμούς λειτουργίας ή καταστατικούς κανόνες
• Κατάλογο αξιωματούχων, μελών διοικητικού συμβουλίου ή υπευθύνων για τα τυχερά παιχνίδια
• Φυσική τοποθεσία ή διεύθυνση χώρου για την εκδήλωση
• Απόδειξη ότι ο οργανισμός θα διεξαγάγει την εκδήλωση αποκλειστικά για φιλανθρωπικούς σκοπούς

Ορισμένες πολιτείες απαιτούν από τον οργανισμό να ορίσει συγκεκριμένο πρόσωπο υπεύθυνο για τη συμμόρφωση στα τυχερά παιχνίδια. Το πρόσωπο αυτό μπορεί να χρειαστεί να υποβάλει προσωπική αίτηση, να ολοκληρώσει εκπαίδευση ή να αποδεχτεί τους κρατικούς κανόνες για τη διαχείριση χρημάτων και αρχείων.

Πώς να υποβάλετε αίτηση για άδεια φιλανθρωπικών τυχερών παιχνιδιών

Η διαδικασία αίτησης συνήθως ξεκινά με τον προσδιορισμό της υπηρεσίας που ρυθμίζει τα φιλανθρωπικά τυχερά παιχνίδια στη σχετική δικαιοδοσία. Ανάλογα με το πού θα πραγματοποιηθεί η εκδήλωση, ο οργανισμός μπορεί να χρειαστεί να απευθυνθεί σε κρατική αρχή τυχερών παιχνιδιών, σε γραμματέα πόλης, σε γραφείο κομητείας ή σε συνδυασμό υπηρεσιών.

Μια τυπική διαδικασία αίτησης μπορεί να περιλαμβάνει τα εξής βήματα:

1. Επιβεβαιώστε ότι ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός είναι επιλέξιμος να υποβάλει αίτηση.
2. Προσδιορίστε το είδος της εκδήλωσης και τα συγκεκριμένα παιχνίδια που θα προσφερθούν.
3. Συγκεντρώστε τα έγγραφα σύστασης, τα στοιχεία φοροαπαλλαγής και τις πληροφορίες των αξιωματούχων.
4. Συμπληρώστε το έντυπο αίτησης για την κρατική ή τοπική αρχή.
5. Καταβάλετε το απαιτούμενο τέλος υποβολής.
6. Υποβάλετε τα στοιχεία του χώρου, τις ημερομηνίες της εκδήλωσης και τις πληροφορίες στελέχωσης.
7. Αναμείνετε την έγκριση πριν προωθήσετε ή λειτουργήσετε την εκδήλωση.

Ορισμένες αιτήσεις αφορούν συγκεκριμένη εκδήλωση, πράγμα που σημαίνει ότι ισχύουν μόνο για μία ημερομηνία ή μία τοποθεσία. Άλλες καλύπτουν επαναλαμβανόμενες εκδηλώσεις για ένα ολόκληρο έτος ή για μεγαλύτερο διάστημα. Είναι σημαντικό να διαβάσετε προσεκτικά τους όρους της άδειας, επειδή η έγκριση μπορεί να περιορίζει τον αριθμό των εκδηλώσεων, τις ώρες λειτουργίας, τα ποσά των βραβείων ή τα επιτρεπόμενα είδη παιχνιδιών.

Έγγραφα που ζητούνται συνήθως

Οι αρχές αδειοδότησης συχνά ζητούν υποστηρικτικά έγγραφα για να επαληθεύσουν την ταυτότητα, τη δομή και την εξουσιοδότηση του μη κερδοσκοπικού οργανισμού να διοργανώσει την εκδήλωση.

Να είστε έτοιμοι να προσκομίσετε:

• Καταστατικό σύστασης ή ίδρυσης
• Κανονισμούς λειτουργίας ή επιχειρησιακούς κανόνες
• Έγγραφα ομοσπονδιακής φοροαπαλλαγής
• Εγγραφή στο secretary of state ή κατάσταση good standing
• Κατάλογο μελών διοικητικού συμβουλίου, αξιωματούχων ή βασικών εθελοντών
• Τοποθεσία εκδήλωσης και στοιχεία μίσθωσης, αν υπάρχουν
• Εκτιμώμενα ακαθάριστα έσοδα και ανάλυση εξόδων
• Εσωτερικούς ελέγχους για τη διαχείριση μετρητών και τη διανομή βραβείων
• Ονόματα προμηθευτών, συνεργατών ή φορέων διεξαγωγής παιχνιδιών που συμμετέχουν στην εκδήλωση

Εάν ο οργανισμός χρησιμοποιεί εξωτερικούς επαγγελματίες για τη συγκέντρωση πόρων, αυτές οι σχέσεις μπορεί επίσης να ρυθμίζονται. Ορισμένες πολιτείες απαιτούν γνωστοποιήσεις, άδειες ή ειδικές εγγραφές για επαγγελματίες διοργανωτές συγκέντρωσης πόρων, προμηθευτές ή εμπορικά συνδεόμενα σχήματα.

Κανόνες που ισχύουν κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης

Η λήψη άδειας είναι μόνο η αρχή. Ο οργανισμός πρέπει επίσης να λειτουργεί την εκδήλωση εντός των ορίων της έγκρισης και να συμμορφώνεται με όλους τους ισχύοντες τοπικούς κανόνες.

Οι περιορισμοί της ημέρας της εκδήλωσης μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ελάχιστες ηλικιακές απαιτήσεις για τους συμμετέχοντες
• Όρια στην αξία των βραβείων
• Όρια στον αριθμό των παιχνιδιών ή στη διάρκεια της εκδήλωσης
• Περιορισμούς σχετικά με αλκοόλ, παροχή φαγητού ή χρήση του χώρου
• Κανόνες για τον τρόπο καταμέτρησης και κατάθεσης των εσόδων
• Απαιτήσεις για σήμανση ή γνωστοποιήσεις
• Περιορισμούς σχετικά με το ποιος μπορεί να διεξάγει, να επιβλέπει ή να διαχειρίζεται τα παιχνίδια

Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός θα πρέπει επίσης να διατηρεί ισχυρούς εσωτερικούς ελέγχους κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Αυτό σημαίνει διαχωρισμό καθηκόντων όπου είναι δυνατό, τεκμηρίωση των εισπράξεων, συμφωνία των συνολικών ποσών και διασφάλιση ότι τα χρήματα κατατίθενται άμεσα στον λογαριασμό του οργανισμού.

Απαιτήσεις τήρησης αρχείων και αναφοράς

Τα καλά αρχεία είναι απαραίτητα τόσο για τη συμμόρφωση όσο και για μελλοντικές ανανεώσεις. Πολλές αρχές αδειοδότησης απαιτούν από έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό να αναφέρει τα αποτελέσματα κάθε εκδήλωσης, συμπεριλαμβανομένων των χρημάτων που ελήφθησαν, των εξόδων που πληρώθηκαν και των καθαρών πόρων που συγκεντρώθηκαν.

Ένα ισχυρό σύστημα τήρησης αρχείων θα πρέπει να παρακολουθεί:

• Ημερομηνία και τοποθεσία εκδήλωσης
• Είδος τυχερού παιχνιδιού που προσφέρθηκε
• Έσοδα που εισπράχθηκαν
• Πληρωμές βραβείων
• Τιμολόγια προμηθευτών
• Κατανομή εθελοντών ή προσωπικού
• Αλληλογραφία σχετικά με την άδεια
• Τελικές αποδείξεις και τραπεζικές καταθέσεις

Αν ο οργανισμός σκοπεύει να διοργανώσει μελλοντικές εκδηλώσεις, αυτά τα αρχεία μπορούν επίσης να βοηθήσουν στην απόδειξη της συμμόρφωσης και να υποστηρίξουν τις αιτήσεις ανανέωσης. Τα ελλιπή αρχεία μπορούν να καθυστερήσουν μελλοντικές εγκρίσεις ή να εγείρουν ερωτήματα κατά τη διάρκεια ελέγχου.

Ανανέωση και διάρκεια των αδειών

Ορισμένες εγκρίσεις για φιλανθρωπικά τυχερά παιχνίδια ισχύουν για μία μόνο εκδήλωση. Άλλες διαρκούν για καθορισμένο χρονικό διάστημα, όπως ένα έτος, και μπορεί να επιτρέπουν πολλαπλές εκδηλώσεις μέσα σε αυτή την περίοδο.

Πριν λήξει η άδεια, ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός θα πρέπει να ελέγξει τους κανόνες ανανέωσης και να υποβάλει εγκαίρως τυχόν απαιτούμενα έγγραφα. Οι αιτήσεις ανανέωσης μπορεί να απαιτούν ενημερωμένες πληροφορίες αξιωματούχων, οικονομικές αναφορές ή απόδειξη ότι ο οργανισμός παραμένει ενεργός και σε καλή κατάσταση.

Αν ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός αλλάξει όνομα, διοικητικό συμβούλιο, χώρο ή δομή συγκέντρωσης πόρων, αυτές οι αλλαγές ενδέχεται να πρέπει να γνωστοποιηθούν πριν η άδεια μπορέσει να ανανεωθεί ή να τροποποιηθεί.

Κίνδυνοι μη συμμόρφωσης

Η λειτουργία μιας εκδήλωσης φιλανθρωπικών τυχερών παιχνιδιών χωρίς την κατάλληλη εξουσιοδότηση μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρές συνέπειες. Οι κυρώσεις μπορεί να περιλαμβάνουν πρόστιμα, αναστολή μελλοντικών δικαιωμάτων τυχερών παιχνιδιών, απώλεια των εσόδων της εκδήλωσης ή πρόσθετα μέτρα επιβολής από πολιτειακές ή τοπικές ρυθμιστικές αρχές.

Η μη συμμόρφωση μπορεί επίσης να βλάψει τη φήμη του μη κερδοσκοπικού οργανισμού απέναντι σε δωρητές, εθελοντές και συνεργάτες της κοινότητας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένα μόνο λάθος μπορεί να καθυστερήσει μελλοντικά σχέδια συγκέντρωσης πόρων ή να προκαλέσει ευρύτερο έλεγχο συμμόρφωσης.

Συνήθεις αιτίες προβλημάτων συμμόρφωσης περιλαμβάνουν:

• Έναρξη της εκδήλωσης πριν εκδοθεί η έγκριση
• Χρήση μη εγκεκριμένου χώρου
• Υπέρβαση των ορίων βραβείων ή εσόδων
• Μη τήρηση των απαιτούμενων αρχείων
• Αποδοχή ατόμων χωρίς τα απαιτούμενα προσόντα για τη διεξαγωγή των παιχνιδιών
• Παράλειψη προθεσμιών ανανέωσης
• Μη ακριβής αναφορά των αποτελεσμάτων της εκδήλωσης

Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να αντιμετωπίζεται η φιλανθρωπική διεξαγωγή τυχερών παιχνιδιών ως ρυθμιζόμενο έργο συμμόρφωσης και όχι απλώς ως συγκέντρωση πόρων.

Πώς μπορεί να βοηθήσει η Zenind τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς να παραμένουν οργανωμένοι

Αν και η Zenind δεν υποκαθιστά τη νομική ή ρυθμιστική συμβουλή, μπορεί να βοηθήσει τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς και τις συνδεδεμένες οντότητες να παραμένουν οργανωμένοι στο επιχειρησιακό σκέλος της συμμόρφωσης. Αυτό έχει σημασία επειδή η αδειοδότηση για φιλανθρωπικά τυχερά παιχνίδια συχνά εξαρτάται από το αν ο οργανισμός έχει συσταθεί, εγγραφεί και συντηρείται σωστά.

Η Zenind μπορεί να υποστηρίξει οργανισμούς με:

• Υπηρεσίες σύστασης επιχειρήσεων για οντότητες ή συνδεδεμένους φορείς που σχετίζονται με μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς
• Υπηρεσία registered agent
• Παρακολούθηση κρατικής συμμόρφωσης
• Υπενθυμίσεις ετήσιων εκθέσεων
• Υποστήριξη EIN και ροές εργασίας οργάνωσης οντότητας
• Αποθήκευση εγγράφων που κρατά εύκολα προσβάσιμα τα έγγραφα σύστασης

Για έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό που ετοιμάζεται να υποβάλει αίτηση για άδεια φιλανθρωπικών τυχερών παιχνιδιών, το να έχει σε τάξη τα έγγραφα σύστασης, τα αρχεία εγγραφής και τα υλικά συμμόρφωσης μπορεί να μειώσει τις καθυστερήσεις και να κάνει τη διαδικασία αίτησης πιο ομαλή.

Τελικές σκέψεις

Η άδεια φιλανθρωπικών τυχερών παιχνιδιών είναι κάτι περισσότερο από ένα permit. Αποτελεί μέρος ενός ευρύτερου πλαισίου συμμόρφωσης που προστατεύει τον μη κερδοσκοπικό οργανισμό, τους συμμετέχοντες και την ακεραιότητα της εκδήλωσης συγκέντρωσης πόρων.

Πριν διοργανώσουν μπίνγκο, μια λαχειοφόρο αγορά ή κάποιο άλλο παιχνίδι τύχης, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί θα πρέπει να επιβεβαιώνουν τους κανόνες στην πολιτεία και την τοπική τους δικαιοδοσία, να συγκεντρώνουν τα απαιτούμενα έγγραφα της οντότητας και να διατηρούν ακριβή αρχεία σε όλη τη διάρκεια ζωής της εκδήλωσης. Με τη σωστή προετοιμασία, τα φιλανθρωπικά τυχερά παιχνίδια μπορούν να παραμείνουν ένα πολύτιμο και συμμορφωμένο εργαλείο συγκέντρωσης πόρων.