Guide des licences de jeux de bienfaisance : ce que les organismes sans but lucratif doivent savoir

Les jeux de bienfaisance peuvent constituer une façon pratique pour les organismes sans but lucratif de recueillir des fonds, de mobiliser la communauté et de créer une expérience de financement attrayante. Les soirées de bingo, les tirages, les tournois de poker et des activités similaires peuvent générer des revenus importants, mais seulement si l’organisme respecte les règles étatiques et locales applicables.

Une licence ou un permis de jeux de bienfaisance est l’autorisation légale qui permet à un organisme sans but lucratif d’organiser certains jeux de hasard à des fins de collecte de fonds. Les règles exactes varient considérablement selon l’État, le comté et la ville. Certains territoires exigent seulement une licence d’État, alors que d’autres demandent une approbation municipale distincte, des permis propres à l’événement, ou les deux.

Pour les organismes qui commencent tout juste, le processus de conformité peut sembler complexe. C’est particulièrement vrai lorsque l’événement est lié à un organisme sans but lucratif nouvellement créé, à une section locale ou à une entité affiliée qui doit déjà être en règle avant de présenter une demande. Une structure d’entité solide, des inscriptions à jour et des dossiers internes clairs facilitent grandement la gestion des licences.

Qu’est-ce que les jeux de bienfaisance?

Les jeux de bienfaisance désignent des jeux de hasard organisés par un organisme sans but lucratif afin de recueillir des fonds pour une cause charitable. Contrairement aux jeux de hasard commerciaux, les jeux de bienfaisance sont réglementés comme une activité de financement et sont habituellement réservés aux organisations admissibles.

Parmi les exemples courants, on trouve :

• Le bingo
• Les tirages
• Les jeux de type « pull-tab »
• Les tournois de poker
• Les soirées de style casino au profit d’une cause
• Les événements de type Monte-Carlo

Tous les États n’autorisent pas tous les types de jeux. Certains n’en permettent que quelques-uns, et d’autres imposent des règles particulières concernant les prix, la vente de billets, la publicité et le personnel. Avant de planifier un événement, un organisme sans but lucratif devrait confirmer exactement quels jeux sont permis dans le territoire où l’activité aura lieu.

Quand faut-il une licence de jeux de bienfaisance?

Dans la plupart des États, un organisme sans but lucratif doit obtenir une licence, un permis ou une inscription avant d’organiser un événement de jeux de bienfaisance. Les exigences peuvent dépendre :

• du type de jeu
• du lieu de l’événement
• du montant recueilli ou misé
• du fait que l’événement soit récurrent ou ponctuel
• du fait que l’organisme soit constitué, inscrit et reconnu comme organisme exonéré d’impôt
• du fait que l’événement soit tenu pour le compte de l’organisme lui-même ou par un partenaire ou promoteur

Même si un organisme croit être admissible à une exemption, il devrait vérifier la règle par écrit. De nombreux territoires prévoient des exemptions étroites pour les institutions religieuses, les établissements d’enseignement, les organismes de santé, les résidences pour aînés ou les activités de collecte de fonds à petite échelle qui demeurent sous un seuil de revenu.

Si votre organisme fonctionne par l’entremise d’une entité nouvellement créée, les organismes chargés des licences peuvent aussi vérifier si l’entreprise ou l’organisme sans but lucratif est correctement constitué et actif auprès du secrétaire d’État. Le statut en règle est important, car il démontre que l’organisme existe légalement et qu’il peut présenter une demande.

Exigences d’admissibilité habituelles

Chaque État établit ses propres règles d’admissibilité, mais on s’attend souvent des candidats aux jeux de bienfaisance qu’ils démontrent qu’ils sont un véritable organisme sans but lucratif ou un organisme exonéré d’impôt doté d’une gouvernance stable et de dossiers exacts.

Les exigences courantes comprennent :

• le statut fédéral d’exonération fiscale ou une preuve de vocation sans but lucratif
• une inscription active auprès du registre des entreprises ou des organismes de bienfaisance de l’État
• une période minimale d’existence de l’organisme
• les statuts constitutifs ou les documents de création
• des règlements administratifs ou des règles de gouvernance
• une liste des dirigeants, administrateurs ou responsables des jeux
• une adresse physique ou celle du lieu où se déroulera l’événement
• une preuve que l’organisme tiendra l’événement uniquement à des fins charitables

Certains États exigent que l’organisme désigne une personne précise responsable de la conformité en matière de jeux. Cette personne peut devoir présenter une demande personnelle, suivre une formation ou reconnaître les règles de l’État concernant la gestion des fonds et des dossiers.

Comment présenter une demande de licence de jeux de bienfaisance

Le processus de demande commence habituellement par la détermination de l’organisme chargé de la réglementation des jeux de bienfaisance dans le territoire concerné. Selon l’endroit où l’événement aura lieu, l’organisme peut devoir traiter avec une autorité de jeu d’État, un greffier municipal, un bureau de comté ou une combinaison d’organismes.

Un processus de demande typique peut comprendre les étapes suivantes :

1. Confirmer que l’organisme sans but lucratif est admissible à présenter une demande.
2. Déterminer le type d’événement et les jeux précis qui seront offerts.
3. Rassembler les documents de constitution, les renseignements sur l’exonération fiscale et les renseignements sur les dirigeants.
4. Remplir le formulaire de demande de l’autorité provinciale ou locale.
5. Payer les frais de dépôt exigés.
6. Soumettre les détails du lieu, les dates de l’événement et les renseignements sur le personnel.
7. Attendre l’approbation avant de faire la promotion de l’événement ou de le tenir.

Certaines demandes sont propres à un événement, ce qui signifie qu’elles ne s’appliquent qu’à une date ou un lieu précis. D’autres couvrent des événements récurrents pour une année complète ou une période plus longue. Il est important de lire attentivement les conditions de la licence, car l’approbation peut limiter le nombre d’événements, les heures d’exploitation, les montants des prix ou les types de jeux permis.

Documents souvent demandés

Les autorités de délivrance demandent souvent des documents justificatifs pour vérifier l’identité, la structure et le pouvoir de l’organisme sans but lucratif d’organiser l’événement.

Préparez-vous à fournir :

• les statuts constitutifs ou les documents de création
• les règlements administratifs ou les règles de fonctionnement
• la preuve d’exonération fiscale fédérale
• l’inscription au registre des entreprises de l’État ou une preuve de bon statut
• la liste des membres du conseil, des dirigeants ou des bénévoles clés
• l’emplacement de l’événement et, le cas échéant, les renseignements sur le bail
• les recettes brutes estimées et la ventilation des dépenses
• les contrôles internes pour la gestion des espèces et la distribution des prix
• les noms des fournisseurs, entrepreneurs ou exploitants de jeux participant à l’événement

Si l’organisme fait appel à des professionnels externes pour la collecte de fonds, ces relations peuvent aussi être réglementées. Certains États exigent des divulgations, des permis ou des inscriptions spéciales pour les collecteurs de fonds professionnels, les fournisseurs ou les entreprises commerciales associées à une cause.

Règles applicables pendant l’événement

Obtenir une licence n’est que le début. L’organisme doit aussi tenir l’événement dans les limites de l’approbation et respecter toutes les règles locales applicables.

Les restrictions le jour de l’événement peuvent inclure :

• des exigences d’âge minimal pour les participants
• des limites sur la valeur des prix
• des limites sur le nombre de jeux ou la durée de l’événement
• des restrictions concernant l’alcool, le service alimentaire ou l’utilisation du lieu
• des règles sur la façon dont les produits doivent être comptabilisés et déposés
• des exigences en matière d’affichage ou de divulgation
• des restrictions sur les personnes autorisées à animer, surveiller ou gérer les jeux

Un organisme sans but lucratif devrait aussi maintenir de solides contrôles internes pendant l’événement. Cela signifie séparer les tâches lorsque possible, documenter les encaissements, réconcilier les montants et s’assurer que les fonds sont déposés rapidement dans le compte de l’organisme.

Exigences de tenue de dossiers et de production de rapports

De bons dossiers sont essentiels pour la conformité et les renouvellements futurs. De nombreuses autorités de délivrance exigent qu’un organisme sans but lucratif produise un rapport sur les résultats de chaque événement, notamment les sommes reçues, les dépenses payées et les fonds nets recueillis.

Un système de tenue de dossiers solide devrait suivre :

• la date et le lieu de l’événement
• le type de jeux offerts
• les revenus perçus
• les paiements de prix
• les factures des fournisseurs
• les affectations des bénévoles ou du personnel
• la correspondance liée aux licences
• les reçus finaux et les dépôts bancaires

Si l’organisme prévoit organiser d’autres événements, ces dossiers peuvent aussi aider à démontrer la conformité et à appuyer les demandes de renouvellement. Des dossiers manquants peuvent retarder de futures approbations ou soulever des questions lors d’une vérification.

Renouvellement et durée des licences

Certaines approbations de jeux de bienfaisance sont valides pour un seul événement. D’autres demeurent en vigueur pour une période déterminée, par exemple un an, et peuvent permettre plusieurs événements pendant cette période.

Avant l’expiration de la licence, l’organisme sans but lucratif devrait revoir les règles de renouvellement et soumettre toute documentation requise à temps. Les demandes de renouvellement peuvent exiger des renseignements à jour sur les dirigeants, des rapports financiers ou une preuve que l’organisme demeure actif et en règle.

Si l’organisme change de nom, de conseil d’administration, de lieu ou de structure de collecte de fonds, ces changements peuvent devoir être signalés avant que la licence puisse être renouvelée ou modifiée.

Risques de non-conformité

Organiser un événement de jeux de bienfaisance sans autorisation adéquate peut entraîner de graves conséquences. Les sanctions peuvent inclure des amendes, la suspension de privilèges futurs en matière de jeux, la perte des produits de l’événement ou d’autres mesures d’application par les autorités provinciales ou locales.

La non-conformité peut aussi nuire à la réputation de l’organisme auprès des donateurs, des bénévoles et des partenaires communautaires. Dans certains cas, une seule erreur peut retarder des projets futurs de collecte de fonds ou déclencher un examen de conformité plus large.

Les causes courantes de problèmes de conformité comprennent :

• le début de l’événement avant l’émission de l’approbation
• l’utilisation d’un lieu non approuvé
• le dépassement des limites de prix ou de recettes
• l’omission de tenir les dossiers exigés
• le fait de laisser des personnes non admissibles gérer les jeux
• le non-respect des échéances de renouvellement
• l’omission de déclarer avec exactitude les résultats de l’événement

L’approche la plus sûre consiste à traiter les jeux de bienfaisance comme un projet de conformité réglementé, et non simplement comme une activité de collecte de fonds.

Comment Zenind peut aider les organismes sans but lucratif à rester organisés

Même si Zenind ne remplace pas les conseils juridiques ou réglementaires, Zenind peut aider les organismes sans but lucratif et leurs entités affiliées à rester organisés du côté administratif de la conformité. C’est important, car l’obtention d’une licence de jeux de bienfaisance dépend souvent du fait que l’organisme soit correctement constitué, inscrit et maintenu à jour.

Zenind peut soutenir les organismes avec :

• des services de création d’entreprise pour des entités ou affiliés liés à un organisme sans but lucratif
• un service de représentant agréé
• le suivi des obligations de conformité de l’État
• des rappels pour les rapports annuels
• de l’aide pour le numéro d’identification d’employeur et l’organisation de l’entité
• un stockage de documents qui garde les dossiers de constitution faciles à consulter

Pour un organisme sans but lucratif qui se prépare à demander une licence de jeux de bienfaisance, avoir les documents de constitution, les dossiers d’inscription et les documents de conformité en ordre peut réduire les retards et rendre le processus de demande plus fluide.

Réflexion finale

Une licence de jeux de bienfaisance est plus qu’un simple permis. Elle fait partie d’un cadre de conformité plus large qui protège l’organisme sans but lucratif, les participants et l’intégrité de l’événement de financement.

Avant d’organiser un bingo, un tirage ou un autre jeu de hasard, les organismes sans but lucratif devraient confirmer les règles en vigueur dans leur État, leur province ou leur territoire local, réunir les documents d’entité exigés et conserver des dossiers exacts pendant toute la durée de l’événement. Avec la bonne préparation, les jeux de bienfaisance peuvent demeurer un outil de financement utile et conforme.