Ръководство за лиценз за благотворителни игри: Какво трябва да знаят организациите с нестопанска цел

Благотворителните игри могат да бъдат практичен начин за организациите с нестопанска цел да набират средства, да изграждат обществена подкрепа и да създават ангажиращи събития за събиране на дарения. Вечери с бинго, томболи, покер турнири и подобни събития могат да генерират значителни приходи, но само ако организацията спазва правилните държавни и местни изисквания.

Лицензът или разрешителното за благотворителни игри е правното одобрение, което позволява на организация с нестопанска цел да организира определени игри на късмета с цел набиране на средства. Точните правила се различават значително в зависимост от щата, окръга и града. В някои юрисдикции се изисква само държавен лиценз, докато в други се изисква отделно общинско одобрение, разрешителни за конкретно събитие или и двете.

За организациите, които тепърва започват, процесът на съответствие може да изглежда сложен. Това е особено вярно, когато събитието е свързано с новоучредена организация с нестопанска цел, местен клон или свързано юридическо лице, което трябва вече да е в изрядно състояние, преди да кандидатства. Добрата организационна структура, актуалните регистрации и ясните вътрешни записи улесняват управлението на лицензирането.

Какво представляват благотворителните игри?

Благотворителните игри са игри на късмета, организирани от организация с нестопанска цел за набиране на средства за благотворителна цел. За разлика от комерсиалния хазарт, благотворителните игри се регулират като дейност по набиране на средства и обикновено са ограничени до квалифицирани организации.

Често срещани примери включват:

• Бинго
• Томболи
• Игри с пликове или жетони
• Покер турнири
• Вечери за набиране на средства в стил казино
• Събития тип Monte Carlo

Не всеки щат разрешава всеки тип игра. Някои допускат само определени дейности, а други налагат специални правила за награди, продажба на билети, реклама и персонал. Преди да планира събитие, организацията с нестопанска цел трябва да потвърди точно кои игри са разрешени в юрисдикцията, където ще се проведе събитието.

Кога е необходим лиценз за благотворителни игри?

В повечето щати организация с нестопанска цел се нуждае от лиценз, разрешително или регистрация, преди да организира събитие с благотворителни игри. Изискванията могат да зависят от:

• Типа игра
• Мястото на събитието
• Сумата, която се събира или залага
• Дали събитието е периодично или еднократно
• Дали организацията е учредена, регистрирана и призната като освободена от данъци
• Дали събитието се провежда от името на самата организация с нестопанска цел или от партньор или организатор

Дори ако организацията смята, че отговаря на условията за освобождаване, тя трябва да провери правилото в писмен вид. Много юрисдикции предвиждат ограничени изключения за религиозни институции, образователни институции, здравни заведения, домове за възрастни хора или малки мащаби на набиране на средства, които са под праг на приходи.

Ако вашата организация работи чрез новоучредено юридическо лице, лицензионните органи може също да проверят дали дружеството или организацията с нестопанска цел е надлежно учредена и действаща в регистъра на щатския секретар. Добрата правна изрядност има значение, защото показва, че организацията съществува законно и има право да кандидатства.

Типични изисквания за допустимост

Всеки щат определя свои собствени правила за допустимост, но от кандидатите за благотворителни игри често се очаква да докажат, че са легитимна организация с нестопанска цел или освободена от данъци организация със стабилно управление и точна документация.

Често срещаните изисквания включват:

• Федерален статус на освободена от данъци организация или доказателство за нестопанска цел
• Активна регистрация в държавния регистър на дружества или благотворителни организации
• Минимален период на съществуване на организацията
• Учредителен акт или документи за създаване
• Устав или правила за управление
• Списък на длъжностните лица, директорите или мениджърите на игрите
• Физически адрес или адрес на мястото на събитието
• Доказателство, че организацията ще провежда събитието единствено за благотворителни цели

Някои щати изискват организацията да посочи конкретно лице, отговорно за съответствието при игрите. Това лице може да трябва да подаде лична молба, да премине обучение или да потвърди държавните правила за управление на средства и документация.

Как да кандидатствате за лиценз за благотворителни игри

Процесът на кандидатстване обикновено започва с определяне на това коя агенция регулира благотворителните игри в съответната юрисдикция. В зависимост от мястото, където ще се проведе събитието, организацията може да трябва да се обърне към държавен орган по хазарта, общински секретар, окръжна служба или комбинация от институции.

Типичният процес на кандидатстване може да включва следните стъпки:

1. Потвърдете, че организацията с нестопанска цел отговаря на условията за кандидатстване.
2. Определете типа събитие и конкретните игри, които ще се предлагат.
3. Съберете учредителни документи, данни за освобождаване от данъци и информация за длъжностните лица.
4. Попълнете формуляра за кандидатстване към държавния или местния орган.
5. Заплатете необходимата такса за подаване.
6. Подайте данни за мястото, датите на събитието и информация за персонала.
7. Изчакайте одобрение, преди да рекламирате или провеждате събитието.

Някои заявления са за конкретно събитие, което означава, че се отнасят само за една дата или едно място. Други покриват повтарящи се събития за цяла година или за по-дълъг период. Важно е внимателно да прочетете условията на лиценза, защото одобрението може да ограничава броя на събитията, часовете на работа, стойността на наградите или допустимите видове игри.

Документи, които често се изискват

Лицензионните органи често искат подкрепящи документи, за да проверят самоличността, структурата и правомощията на организацията с нестопанска цел да провежда събитието.

Бъдете готови да предоставите:

• Учредителен акт или документи за създаване
• Устав или правила за управление
• Документация за федерален статут на освободена от данъци организация
• Регистрация в щатския регистър или удостоверение за изрядно състояние
• Списък на членовете на управителния съвет, длъжностните лица или ключовите доброволци
• Информация за мястото на събитието и договор за наем, ако е приложимо
• Прогнозни брутни приходи и разбивка на разходите
• Вътрешни контролни механизми за работа с пари в брой и разпределяне на награди
• Имена на доставчици, изпълнители или оператори на игрите, които участват в събитието

Ако организацията използва външни специалисти за набиране на средства, тези отношения също може да бъдат регулирани. Някои щати изискват разкриване на информация, разрешителни или специални регистрации за професионални организатори на набиране на средства, доставчици или търговски съвместни начинания.

Правила, които важат по време на събитието

Получаването на лиценз е само началото. Организацията трябва също да провежда събитието в рамките на одобрението и да спазва всички приложими местни правила.

Ограниченията за деня на събитието могат да включват:

• Минимална възраст за участниците
• Ограничения върху стойността на наградите
• Ограничения върху броя на игрите или продължителността на събитието
• Ограничения за употреба на алкохол, сервиране на храна или използване на мястото
• Правила за това как приходите трябва да бъдат преброени и внесени
• Изисквания за обозначения или оповестяване
• Ограничения за това кой може да провежда, наблюдава или управлява игрите

Организацията с нестопанска цел трябва също да поддържа силен вътрешен контрол по време на събитието. Това означава, когато е възможно, да се разделят отговорностите, да се документират паричните постъпления, да се съгласуват сумите и да се гарантира, че средствата се внасят своевременно по сметката на организацията.

Изисквания за водене на отчетност и докладване

Доброто водене на записи е от съществено значение както за спазването на правилата, така и за бъдещи подновявания. Много лицензионни органи изискват от организацията с нестопанска цел да отчита резултатите от всяко събитие, включително получените средства, платените разходи и нетно набраните суми.

Добра система за архивиране трябва да проследява:

• Дата и място на събитието
• Тип на предлаганите игри
• Събраните приходи
• Изплатените награди
• Фактури от доставчици
• Разпределение на доброволци или служители
• Кореспонденция по лицензирането
• Окончателни разписки и банкови вноски

Ако организацията планира бъдещи събития, тези записи могат също да помогнат да се докаже съответствие и да подкрепят заявленията за подновяване. Липсващи записи могат да забавят бъдещи одобрения или да породят въпроси при одит.

Подновяване и срок на действие на лицензите

Някои одобрения за благотворителни игри важат само за едно събитие. Други са валидни за определен период, например една година, и могат да позволяват множество събития през този период.

Преди лицензът да изтече, организацията с нестопанска цел трябва да прегледа правилата за подновяване и да подаде всички необходими документи навреме. Заявленията за подновяване може да изискват актуална информация за длъжностните лица, финансови отчети или доказателство, че организацията остава активна и в изрядно състояние.

Ако организацията промени името си, управителния си съвет, мястото на провеждане или структурата си за набиране на средства, тези промени може да трябва да бъдат докладвани, преди лицензът да бъде подновен или изменен.

Рискове при неспазване на правилата

Провеждането на събитие с благотворителни игри без надлежно разрешение може да доведе до сериозни последици. Санкциите могат да включват глоби, спиране на бъдещи права за организиране на игри, загуба на приходите от събитието или допълнителни действия по правоприлагане от държавни или местни регулатори.

Неспазването на правилата може също да навреди на репутацията на организацията пред дарители, доброволци и партньори от общността. В някои случаи една-единствена грешка може да забави бъдещи планове за набиране на средства или да предизвика по-широка проверка за съответствие.

Чести причини за проблеми със съответствието включват:

• Започване на събитието преди да е издадено одобрението
• Използване на неодобрено място
• Превишаване на лимитите за награди или приходи
• Неспазване на изискванията за водене на записи
• Допускане на неквалифицирани лица да управляват игрите
• Пропускане на крайни срокове за подновяване
• Неточно отчитане на резултатите от събитието

Най-сигурният подход е да се третира благотворителната игра като регулиран проект за съответствие, а не просто като начин за набиране на средства.

Как Zenind може да помогне на организациите с нестопанска цел да останат организирани

Въпреки че Zenind не замества правен или регулаторен съвет, тя може да помогне на организациите с нестопанска цел и свързаните с тях юридически лица да останат организирани от гледна точка на бизнес съответствието. Това е важно, защото лицензирането за благотворителни игри често зависи от това организацията да е правилно учредена, регистрирана и поддържана.

Zenind може да подпомогне организациите с:

• Услуги по учредяване на юридически лица за организации, свързани с нестопанска цел, или техни клонове
• Услуга за регистриран агент
• Проследяване на щатското съответствие
• Напомняния за годишни отчети
• Подкрепа при EIN и работни процеси за организация на юридическото лице
• Съхранение на документи, което прави учредителните записи лесни за достъп

За организация с нестопанска цел, която се подготвя да кандидатства за лиценз за благотворителни игри, подредените учредителни документи, регистрационни записи и материали за съответствие могат да намалят забавянията и да направят процеса на кандидатстване по-гладък.

Заключение

Лицензът за благотворителни игри е повече от разрешително. Той е част от по-широка рамка за съответствие, която защитава организацията с нестопанска цел, участниците и целостта на благотворителното събитие.

Преди да организират бинго, томбола или друга игра на късмета, организациите с нестопанска цел трябва да потвърдят правилата в своя щат и местна юрисдикция, да съберат необходимите документи на юридическото лице и да поддържат точна отчетност през целия живот на събитието. С правилната подготовка благотворителните игри могат да останат ценен и съответстващ на правилата инструмент за набиране на средства.