Αδειοδότηση φιλανθρωπικών παιχνιδιών στις ΗΠΑ: Τι πρέπει να γνωρίζουν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί

Τα φιλανθρωπικά παιχνίδια μπορούν να αποτελέσουν έναν αποτελεσματικό τρόπο για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, κοινοτικές ομάδες, θρησκευτικούς φορείς και ενώσεις γειτονιάς να συγκεντρώνουν πόρους, ενώ παράλληλα εμπλέκουν τους υποστηρικτές σε μια οικεία, εκδηλωσιακή μορφή. Λαχεία, βραδιές bingo, παιχνίδια pull-tab, βραδιές πόκερ και παρόμοιες δραστηριότητες μπορούν να αποφέρουν σημαντικά έσοδα, αλλά συνοδεύονται και από ένα πλέγμα κανόνων αδειοδότησης, εγγραφής, αναφοράς και λειτουργίας.

Στις Ηνωμένες Πολιτείες, τα φιλανθρωπικά παιχνίδια δεν ρυθμίζονται από έναν ενιαίο εθνικό κανονισμό. Οι απαιτήσεις διαφέρουν από πολιτεία σε πολιτεία και, σε πολλές περιπτώσεις, οι τοπικές αρχές προσθέτουν ένα ακόμη επίπεδο εποπτείας. Αυτό σημαίνει ότι μια δραστηριότητα που επιτρέπεται με μια απλή εγγραφή σε μια δικαιοδοσία μπορεί αλλού να απαιτεί πλήρη άδεια, φορολογικές δηλώσεις, ελέγχους ιστορικού ή προηγούμενη έγκριση.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς λειτουργεί η αδειοδότηση των φιλανθρωπικών παιχνιδιών, ποιες οργανώσεις συνήθως χρειάζονται έγκριση, τα συνήθη βήματα αίτησης και τα ζητήματα συμμόρφωσης που πρέπει να παρακολουθούν στενά οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πριν ξεκινήσουν μια εκδήλωση.

Τι θεωρείται φιλανθρωπικό παιχνίδι;

Ο όρος φιλανθρωπικά παιχνίδια αναφέρεται γενικά σε δραστηριότητες συγκέντρωσης πόρων τύπου τζόγου που οργανώνονται από επιλέξιμους μη κερδοσκοπικούς ή φιλανθρωπικούς φορείς προς όφελος ενός δημόσιου σκοπού. Ο ακριβής ορισμός διαφέρει ανά πολιτεία, αλλά συνηθισμένα παραδείγματα είναι τα εξής:

• Bingo
• Λαχεία
• Παιχνίδια pull-tab
• Καζίνο βραδιάς για σκοπούς συγκέντρωσης πόρων
• Τουρνουά πόκερ
• Φιλανθρωπικές δημοπρασίες με στοιχεία παιχνιδιού
• Κληρώσεις ή διαγωνισμοί με έπαθλα, όπου επιτρέπεται

Δεν θεωρείται κάθε δραστηριότητα συγκέντρωσης πόρων ως φιλανθρωπικό παιχνίδι. Μια σιωπηλή δημοπρασία, για παράδειγμα, συχνά αντιμετωπίζεται διαφορετικά από μια λαχειοφόρο αγορά. Παρομοίως, διαγωνισμοί και προωθητικές ενέργειες με δώρα ενδέχεται να ρυθμίζονται από ξεχωριστούς νόμους για την προστασία του καταναλωτή, τα τυχερά παιχνίδια ή τις κληρώσεις.

Το πρώτο βήμα είναι πάντα να προσδιορίσετε πώς η πολιτεία σας ταξινομεί τη δραστηριότητα. Αν ένα πρόγραμμα περιλαμβάνει τύχη, έπαθλο και αντάλλαγμα, μπορεί να ενεργοποιήσει τους κανόνες για τα τυχερά παιχνίδια. Πολλές πολιτείες επίσης διαχωρίζουν σαφώς τις δραστηριότητες συγκέντρωσης πόρων που είναι ανοιχτές στο κοινό από τις ιδιωτικές εσωτερικές εκδηλώσεις που περιορίζονται σε μέλη.

Ποιοι χρειάζονται συνήθως άδεια;

Πολλές πολιτείες περιορίζουν τα φιλανθρωπικά παιχνίδια σε οργανώσεις που πληρούν ορισμένα μη κερδοσκοπικά ή κοινωφελή κριτήρια. Η επιλεξιμότητα συχνά εξαρτάται από τον τύπο της οντότητας, το φορολογικό της καθεστώς, το πόσο καιρό υπάρχει και τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιεί τα έσοδα.

Οι οργανώσεις που συνήθως ζητούν έγκριση για φιλανθρωπικά παιχνίδια περιλαμβάνουν:

• Δημόσιες φιλανθρωπικές οργανώσεις 501(c)(3)
• Θρησκευτικούς οργανισμούς
• Εκπαιδευτικά ιδρύματα
• Ομάδες βετεράνων
• Αδελφότητες και αντίστοιχους οργανισμούς
• Εθελοντικά πυροσβεστικά και διασωστικά σώματα
• Κοινοτικές ενώσεις
• Οργανισμούς αθλητισμού νέων

Ορισμένες πολιτείες απαιτούν η οργάνωση να υπάρχει για ελάχιστο χρονικό διάστημα πριν υποβάλει αίτηση. Άλλες απαιτούν απόδειξη ότι η οργάνωση λειτουργεί για φιλανθρωπικούς, θρησκευτικούς ή εκπαιδευτικούς σκοπούς και ότι τα καθαρά έσοδα θα στηρίξουν αυτούς τους σκοπούς.

Σε ορισμένες δικαιοδοσίες, η άδεια ανήκει στον ίδιο τον οργανισμό. Σε άλλες, κάθε εκδήλωση, κάθε τοποθεσία ή κάθε τύπος παιχνιδιού μπορεί να απαιτεί ξεχωριστή εγγραφή ή άδεια.

Γιατί έχει σημασία η αδειοδότηση

Οι άδειες για φιλανθρωπικά παιχνίδια δεν είναι απλώς διοικητική γραφειοκρατία. Καθορίζουν αν ο οργανισμός μπορεί νόμιμα να πραγματοποιήσει τη δραστηριότητα. Η μη συμμόρφωση μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα, απόρριψη μελλοντικών αιτήσεων, δέσμευση εσόδων, ανάκληση επιλεξιμότητας και βλάβη της φήμης.

Η αδειοδότηση βοηθά επίσης τις ρυθμιστικές αρχές να επιβεβαιώσουν ότι:

• Ο οργανισμός είναι επιλέξιμος να πραγματοποιήσει τη δραστηριότητα
• Τα κεφάλαια θα χρησιμοποιηθούν για νόμιμους φιλανθρωπικούς σκοπούς
• Τα παιχνίδια δεν διεξάγονται για ιδιωτικό όφελος
• Τα έπαθλα, τα πονταρίσματα και οι πληρωμές παραμένουν εντός των νόμιμων ορίων
• Τα αρχεία είναι διαθέσιμα για έλεγχο ή επιθεώρηση

Για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς που εξαρτώνται από τα έσοδα της συγκέντρωσης πόρων, είναι ουσιαστικό η αδειοδότηση να αντιμετωπίζεται ως λειτουργική διαδικασία συμμόρφωσης και όχι ως κάτι δευτερεύον.

Συνήθεις τύποι αδειών για φιλανθρωπικά παιχνίδια

Οι πολιτειακοί νόμοι συνήθως διακρίνουν ανάμεσα σε διαφορετικές μορφές φιλανθρωπικών παιχνιδιών. Η ονομασία που χρησιμοποιείται σε μια πολιτεία μπορεί να μην είναι ίδια σε άλλη, αλλά η βασική ιδέα είναι παρόμοια.

Άδειες bingo

Το bingo είναι μία από τις πιο συνηθισμένες φιλανθρωπικές δραστηριότητες παιχνιδιού στις ΗΠΑ. Ορισμένες πολιτείες απαιτούν μόνο εγγραφή, ενώ άλλες επιβάλλουν μια λεπτομερή διαδικασία αδειοδότησης και συνεχή υποβολή αναφορών.

Οι συνήθεις κανόνες για το bingo μπορεί να αφορούν:

• Το επιλέξιμο καθεστώς της οργάνωσης
• Τον χώρο όπου μπορούν να διεξάγονται τα παιχνίδια
• Τα μέγιστα ποσά επάθλων
• Τη συχνότητα των παιχνιδιών
• Τη χρήση εθελοντών ή αμειβόμενων εργαζομένων
• Τήρηση αρχείων και οικονομικούς ελέγχους

Εγγραφή ή άδειες λαχειοφόρων αγορών

Οι λαχειοφόρες αγορές χρησιμοποιούνται ευρέως επειδή είναι απλές στην οργάνωση και μπορούν να αποφέρουν σταθερά έσοδα συγκέντρωσης πόρων. Ωστόσο, οι κανόνες τους μπορεί να είναι εκπληκτικά συγκεκριμένοι.

Οι πολιτείες ενδέχεται να ρυθμίζουν:

• Την τιμή των λαχνών και το περιεχόμενο των λαχνών
• Το αν οι λαχνοί μπορούν να πωλούνται online
• Ποιος μπορεί να αγοράζει λαχνούς
• Την αξία ή το είδος των επάθλων
• Τις απαιτήσεις διαφήμισης και γνωστοποίησης
• Την αναφορά των ακαθάριστων εσόδων και των νικητών

Άδειες καζίνο βραδιάς ή εκδηλώσεων με παιχνίδια

Ορισμένοι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί διοργανώνουν εκδηλώσεις τύπου καζίνο για συγκέντρωση πόρων, χρησιμοποιώντας ψεύτικο χρήμα ή δομές μη χρηματικών επάθλων. Αυτές οι εκδηλώσεις μπορεί να απαιτούν άδεια ακόμη και αν δεν καταβάλλονται πραγματικά κέρδη τυχερών παιχνιδιών.

Οι κανόνες μπορεί να καλύπτουν:

• Τα εγκεκριμένα παιχνίδια
• Το απαιτούμενο προσωπικό
• Τη διάρκεια της εκδήλωσης
• Τα όρια των επάθλων
• Το αν ο εξοπλισμός παιχνιδιού πρέπει να είναι αδειοδοτημένος ή εγγεγραμμένος

Παιχνίδια pull-tab και άμεσα κέρδη

Τα pull-tabs και παρόμοια άμεσα παιχνίδια ρυθμίζονται αυστηρά σε πολλές πολιτείες, επειδή μοιάζουν με εμπορικά προϊόντα τυχερών παιχνιδιών. Η έγκριση μπορεί να εξαρτάται από την επιλεξιμότητα του οργανισμού, τους εγκεκριμένους προμηθευτές και τους ελέγχους στην πώληση και τη λογιστική παρακολούθηση.

Η βασική διαδικασία αδειοδότησης

Παρότι κάθε πολιτεία είναι διαφορετική, η διαδικασία έγκρισης για φιλανθρωπικά παιχνίδια ακολουθεί συχνά παρόμοια δομή.

1. Επιβεβαιώστε την επιλεξιμότητα

Πριν προετοιμάσετε την αίτηση, επιβεβαιώστε ότι η οντότητά σας πληροί τα κριτήρια. Οι ρυθμιστικές αρχές συχνά ζητούν:

• Έγγραφα σύστασης
• Ομοσπονδιακή απόφαση φοροαπαλλαγής, εφόσον υπάρχει
• Καταστατικά ή έγγραφα διακυβέρνησης
• Απόδειξη μη κερδοσκοπικού σκοπού
• Κατάλογο αξιωματούχων, μελών διοικητικού συμβουλίου ή διαχειριστών
• Απόδειξη διάρκειας ύπαρξης

2. Προσδιορίστε τη δραστηριότητα

Καθορίστε ακριβώς τι σκοπεύει να κάνει ο οργανισμός σας. Μια αίτηση για λαχειοφόρο αγορά διαφέρει από μια άδεια bingo και μια μόνο φιλανθρωπική εκδήλωση μπορεί να περιλαμβάνει πολλαπλές μορφές εποπτείας. Η σαφής αποτύπωση της δραστηριότητας από την αρχή μειώνει τις καθυστερήσεις αργότερα.

3. Συγκεντρώστε τα απαιτούμενα έγγραφα

Τα συνήθη πακέτα αίτησης μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ονομασία και διεύθυνση του οργανισμού
• Αριθμό Φορολογικής Ταυτότητας Εργοδότη
• Πληροφορίες κρατικής εγγραφής
• Έγγραφα διακυβέρνησης
• Οικονομικές καταστάσεις ή στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού
• Περιγραφή του τρόπου χρήσης των εσόδων
• Πληροφορίες χώρου διεξαγωγής
• Στοιχεία προμηθευτή ή συνεργάτη

4. Υποβάλετε την αίτηση και τα τέλη

Ορισμένες πολιτείες δέχονται ηλεκτρονική υποβολή, ενώ άλλες απαιτούν έντυπα ή ταχυδρομική αποστολή. Τα τέλη μπορεί να είναι σταθερά ή να διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο της εκδήλωσης, τα ετήσια έσοδα ή την τοπική δικαιοδοσία.

5. Περιμένετε έγκριση ή τοπική άδεια

Σε πολλές πολιτείες, οι οργανισμοί δεν μπορούν να ξεκινήσουν διαφήμιση ή πώληση λαχνών πριν δοθεί η έγκριση. Ορισμένες δικαιοδοσίες εκδίδουν άδεια γρήγορα, ενώ άλλες χρειάζονται εβδομάδες ή περισσότερο αν η υποβολή είναι ελλιπής.

6. Λειτουργήστε σύμφωνα με τους εγκεκριμένους όρους

Μόλις εγκριθεί, ο οργανισμός πρέπει να τηρεί ακριβώς τους όρους της άδειας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει εγκεκριμένες ημερομηνίες, ανώτατα όρια επάθλων, κανόνες στελέχωσης, πρακτικές τήρησης αρχείων και απαιτήσεις ξεχωριστού τραπεζικού λογαριασμού.

7. Υποβάλετε αναφορές μετά την εκδήλωση

Πολλές ρυθμιστικές αρχές απαιτούν αναφορά μετά το πέρας της εκδήλωσης ή ετήσια σύνοψη. Αυτή συχνά περιλαμβάνει ακαθάριστα έσοδα, έξοδα, έπαθλα που απονεμήθηκαν και καθαρά έσοδα που διατηρήθηκαν για φιλανθρωπική χρήση.

Ζητήματα συμμόρφωσης που συχνά δημιουργούν προβλήματα

Ακόμη και καλά οργανωμένοι μη κερδοσκοπικοί φορείς μπορεί να αντιμετωπίσουν προβλήματα αν παραβλέψουν συνήθεις ρυθμιστικές λεπτομέρειες. Τα πιο συχνά ζητήματα περιλαμβάνουν:

Ασαφής επιλεξιμότητα

Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός μπορεί να θεωρεί ότι πληροί τις προϋποθέσεις επειδή έχει φοροαπαλλαγή, αλλά ο σχετικός νόμος για τα παιχνίδια μπορεί να επιβάλλει πρόσθετα κριτήρια. Για παράδειγμα, η πολιτεία μπορεί να απαιτεί συγκεκριμένο οργανωτικό σκοπό ή ελάχιστο χρόνο λειτουργίας.

Έλλειψη τοπικών εγκρίσεων

Η έγκριση από την πολιτεία δεν αντικαθιστά πάντα τις απαιτήσεις της κομητείας ή του δήμου. Οι τοπικές αρχές μπορεί να απαιτούν ξεχωριστές άδειες, εγκρίσεις χώρου ή ειδικές ειδοποιήσεις εκδήλωσης.

Ελλιπής τήρηση αρχείων

Οι ρυθμιστικές αρχές για τα παιχνίδια αναμένουν σαφή αρχεία για πωλήσεις λαχνών, διανομή επάθλων, εθελοντές, έξοδα και καταθέσεις. Η χαλαρή λογιστική μπορεί να δημιουργήσει σοβαρά προβλήματα ελέγχου, ακόμη και αν η εκδήλωση ήταν κατά τα άλλα νόμιμη.

Ανάμιξη κεφαλαίων

Συχνά απαιτείται τα έσοδα από τα φιλανθρωπικά παιχνίδια να παρακολουθούνται ξεχωριστά από τα γενικά λειτουργικά κεφάλαια. Ορισμένες πολιτείες απαιτούν ειδικό τραπεζικό λογαριασμό ή ξεχωριστές λογιστικές εγγραφές.

Σφάλματα προμηθευτών και συνεργατών

Εάν ο εξοπλισμός, οι λαχνοί ή τα είδη παιχνιδιού αγοραστούν από μη εγκεκριμένους προμηθευτές, ο οργανισμός μπορεί να παραβιάσει τους πολιτειακούς κανόνες. Αυτό είναι ιδιαίτερα συχνό στα προϊόντα bingo και στα instant-win.

Διαφήμιση χωρίς έγκριση

Η προώθηση μιας εκδήλωσης πριν εκδοθεί η άδεια μπορεί να δημιουργήσει αποφεύξιμο ρυθμιστικό κίνδυνο. Ορισμένες πολιτείες περιορίζουν τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να διαφημιστεί μια εκδήλωση και ποια στοιχεία πρέπει να γνωστοποιούνται.

Πολιτειακές και τοπικές διαφορές

Η μεγαλύτερη πρόκληση με την αδειοδότηση φιλανθρωπικών παιχνιδιών είναι ότι δεν υπάρχει ενιαίο πρότυπο. Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός που δραστηριοποιείται σε περισσότερες από μία πολιτείες πρέπει να αναμένει διαφορετικούς κανόνες για κάθε τοποθεσία.

Οι διαφορές μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Το αν η δραστηριότητα επιτρέπεται καθόλου
• Ποιοι οργανισμοί πληρούν τις προϋποθέσεις
• Ελάχιστη ηλικία συμμετεχόντων ή εργαζομένων
• Όρια σε έπαθλα και λαχνούς
• Προθεσμίες υποβολής
• Το αν επιτρέπεται διαδικτυακή συμμετοχή
• Συχνότητα αναφορών
• Επικάλυψη με τοπικές άδειες

Εξαιτίας αυτής της διαφοροποίησης, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πρέπει να αντιμετωπίζουν κάθε νέα εκδήλωση, χώρο ή πολιτεία ως ξεχωριστό έλεγχο συμμόρφωσης. Η αντιγραφή μιας αίτησης από μία δικαιοδοσία σε άλλη μπορεί να οδηγήσει σε παραλείψεις απαιτήσεων.

Πώς να προετοιμαστείτε πριν από την υποβολή

Ένας καλά προετοιμασμένος οργανισμός μπορεί να μειώσει τις καθυστερήσεις οργανώνοντας τα υλικά συμμόρφωσης πριν από την υποβολή της αίτησης.

Μια πρακτική λίστα ελέγχου πριν την υποβολή περιλαμβάνει:

• Επιβεβαίωση ότι η οντότητα έχει συσταθεί σωστά και βρίσκεται σε καλή νομική κατάσταση
• Επανεξέταση του καταστατικού και της διατύπωσης του μη κερδοσκοπικού σκοπού
• Προσδιορισμό του συγκεκριμένου τύπου παιχνιδιού ή εκδήλωσης
• Έλεγχο των κρατικών και τοπικών κανόνων για κάθε χώρο διεξαγωγής
• Δημιουργία χρονοδιαγράμματος για προθεσμίες υποβολής και ημερομηνίες αναφορών
• Άνοιγμα ξεχωριστής λογιστικής ροής για τα έσοδα των παιχνιδιών
• Ανάθεση σε ένα άτομο της διαχείρισης της τεκμηρίωσης συμμόρφωσης
• Διατήρηση αντιγράφων όλων των υποβληθέντων εντύπων και εγκρίσεων

Εάν ο οργανισμός σας είναι νεοσύστατος, μπορεί να είναι συνετό να δημιουργήσετε πρώτα τη νομική δομή και στη συνέχεια να αξιολογήσετε τη διαδικασία αδειοδότησης. Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες και οργανισμούς να ιδρύουν νομικές οντότητες στις ΗΠΑ με αποτελεσματικό τρόπο, κάτι που μπορεί να αποτελεί σημαντικό πρώτο βήμα πριν από την αναζήτηση ορισμένων εγγραφών ή αδειών.

Πότε να ζητήσετε επαγγελματική βοήθεια

Οι κανόνες για τα φιλανθρωπικά παιχνίδια μπορεί να είναι δύσκολο να ερμηνευτούν επειδή συνδυάζουν δίκαιο μη κερδοσκοπικών οργανισμών, πολιτειακούς κανονισμούς για τα τυχερά παιχνίδια, φορολογική συμμόρφωση και τοπικές αδειοδοτήσεις. Η επαγγελματική καθοδήγηση μπορεί να είναι χρήσιμη όταν:

• Ο οργανισμός σχεδιάζει να δραστηριοποιηθεί σε περισσότερες από μία πολιτείες
• Η δραστηριότητα θα είναι επαναλαμβανόμενη ή υψηλού όγκου
• Υπάρχουν μεγάλα έπαθλα ή σημαντικά έσοδα
• Οι κανόνες είναι ασαφείς ή ασυνεπείς μεταξύ των υπηρεσιών
• Ο οργανισμός είναι νέος και εξακολουθεί να διαμορφώνει τη διαδικασία συμμόρφωσής του

Όσο νωρίτερα αντιμετωπιστούν τα ζητήματα αδειοδότησης, τόσο ευκολότερο είναι να αποφευχθούν ακυρώσεις εκδηλώσεων, απορριφθείσες αιτήσεις και μεταγενέστερες διορθώσεις αναφορών.

Τελικές σκέψεις

Τα φιλανθρωπικά παιχνίδια μπορούν να στηρίξουν μια μη κερδοσκοπική αποστολή όταν είναι σωστά δομημένα και προσεκτικά διαχειρισμένα. Το κλειδί είναι να προσδιοριστεί η ακριβής δραστηριότητα, να επιβεβαιωθεί η επιλεξιμότητα, να τηρηθούν οι σχετικοί πολιτειακοί και τοπικοί κανόνες και να διατηρούνται ακριβή αρχεία από την αρχή.

Για οργανισμούς που θέλουν να συγκεντρώνουν πόρους με υπευθυνότητα, η αδειοδότηση δεν είναι τυπική διαδικασία. Είναι μέρος της λειτουργικής βάσης που προστατεύει την εκδήλωση, τον οργανισμό και τους ανθρώπους που εξυπηρετεί.

Πριν ξεκινήσετε μια λαχειοφόρο αγορά, μια βραδιά bingo ή άλλη δραστηριότητα φιλανθρωπικών παιχνιδιών, εξετάστε τους κανόνες σε κάθε δικαιοδοσία όπου σκοπεύετε να δραστηριοποιηθείτε και βεβαιωθείτε ότι η οντότητα, τα έγγραφα και η λογιστική διαδικασία σας είναι έτοιμα.