Лицензиране на благотворителни игри в САЩ: Какво трябва да знаят нестопанските организации

Благотворителните игри могат да бъдат ефективен начин за нестопански организации, граждански сдружения, религиозни организации и обществени асоциации да набират средства, като същевременно ангажират поддръжниците си в познат, събитийно ориентиран формат. Томболи, бинго вечери, игри с отваряне на табчета, покер вечери и подобни дейности могат да генерират значителни приходи, но те идват и с мрежа от правила за лицензиране, регистрация, отчетност и оперативен контрол.

В Съединените щати благотворителните игри не се регулират от един национален набор от правила. Изискванията варират по щати, а на много места местните власти добавят допълнително ниво на надзор. Това означава, че дейност, която е допустима само с проста регистрация в една юрисдикция, може да изисква пълен лиценз, данъчни декларации, проверки на миналото или предварително одобрение другаде.

Това ръководство обяснява как работи лицензирането на благотворителни игри, кои организации обикновено се нуждаят от одобрение, кои са често срещаните стъпки по кандидатстване и кои са въпросите по съответствие, върху които нестопанските организации трябва да внимават, преди да организират събитие.

Какво се счита за благотворителни игри?

Благотворителните игри обикновено означават дейности за набиране на средства, подобни на хазарт, провеждани от допустими нестопански или благотворителни организации в полза на обществена кауза. Точната дефиниция се различава по щати, но чести примери включват:

• Бинго
• Томболи
• Игри с отваряне на табчета
• Казино вечери с цел набиране на средства
• Покер турнири
• Благотворителни търгове с игрови елементи
• Лотарии или тегления на награди, когато са позволени

Не всяка дейност по набиране на средства се счита за благотворителна игра. Например тихият търг често се третира различно от томболата. По същия начин конкурсите и промоционалните раздавания могат да се уреждат от отделни закони за защита на потребителите, хазарта или лотариите.

Първата стъпка винаги е да определите как вашият щат класифицира дейността. Ако дадена програма включва шанс, награда и участие срещу заплащане, тя може да задейства правилата за хазартни игри. Много щати също правят ясна разлика между публични събития за набиране на средства и частни вътрешни събития, ограничени само до членове.

Кой обикновено има нужда от лиценз?

Много щати ограничават благотворителните игри до организации, които отговарят на определени критерии за нестопанска или общественополезна дейност. Допустимостта често зависи от вида на организацията, данъчния ѝ статус, колко дълго съществува и как използва приходите.

Организации, които често търсят одобрение за благотворителни игри, включват:

• Обществени благотворителни организации по 501(c)(3)
• Религиозни организации
• Образователни институции
• Ветерански организации
• Братски организации
• Доброволни пожарни служби и спасителни екипи
• Граждански асоциации
• Младежки спортни организации

Някои щати изискват организацията да съществува за минимален период, преди да кандидатства. Други изискват доказателство, че организацията работи с благотворителни, религиозни или образователни цели и че нетните приходи ще подпомагат тези цели.

В някои юрисдикции лицензът принадлежи на самата организация. В други всяко събитие, всяко място или всеки тип игра може да изисква отделна регистрация или разрешително.

Защо лицензът е важен

Лицензите за благотворителни игри не са просто административна документация. Те определят дали организацията изобщо може законно да провежда дейността. Неспазването на изискванията може да доведе до глоби, отказ на бъдещи заявления, конфискация на приходи, отнемане на право на участие и увреждане на репутацията.

Лицензирането също помага на регулаторите да потвърдят, че:

• Организацията има право да провежда дейността
• Средствата ще бъдат използвани за законни благотворителни цели
• Игрите не се организират за частна облага
• Наградите, залозите и изплащанията остават в законовите граници
• Документите са налични за одит или проверка

За нестопански организации, които разчитат на приходи от набиране на средства, е важно да третират лицензирането като функция по съответствие, а не като нещо второстепенно.

Чести видове лицензи за благотворителни игри

Законите на щатите обикновено разграничават различните форми на благотворителни игри. Етикетът, използван в един щат, може да не съвпада с този в друг, но основната идея е сходна.

Лицензи за бинго

Бинго е една от най-често срещаните благотворителни игри в САЩ. Някои щати изискват само регистрация, докато други налагат подробен процес на лицензиране и текуща отчетност.

Типичните правила за бинго могат да засягат:

• Квалифицирания статут на организацията
• Мястото, където могат да се провеждат игрите
• Максималните размери на наградите
• Честотата на игрите
• Използването на доброволци срещу платени служители
• Воденето на записи и финансовия контрол

Регистрация или лицензи за томболи

Томболните игри се използват широко, защото са лесни за организиране и могат да осигурят стабилни приходи за набиране на средства. Но правилата за томболи могат да бъдат изненадващо конкретни.

Щатите могат да регулират:

• Цените и съдържанието на билетите
• Дали билетите могат да се продават онлайн
• Кой може да купува билети
• Стойността или вида на наградите
• Рекламните и разкриващите изисквания
• Отчитането на брутните приходи и печелившите

Разрешителни за казино вечери или събитийни игри

Някои нестопански организации организират събития в стил казино, които използват игрови пари или структури с ненатурални награди. Дори ако не се изплащат реални хазартни печалби, тези събития може да изискват разрешително.

Правилата могат да обхващат:

• Одобрени игри
• Изисквания за персонал
• Продължителност на събитието
• Лимити на наградите
• Дали игровото оборудване трябва да бъде лицензирано или регистрирано

Игри с отваряне на табчета и игри с незабавна печалба

Игри с отваряне на табчета и подобни игри с незабавна печалба са силно регулирани в много щати, защото наподобяват търговски хазартни продукти. Одобрението може да зависи от квалификацията на организацията, одобрените доставчици и контрола върху продажбите и счетоводството.

Основният процес по лицензиране

Въпреки че всеки щат е различен, процесът за одобрение на благотворителни игри често следва подобна структура.

1. Потвърдете допустимостта

Преди да подготвите заявление, проверете дали вашето юридическо лице отговаря на условията. Регулаторите често изискват:

• Учредителни документи
• Федерално решение за данъчно освобождаване, ако е приложимо
• Устав или учредителни документи
• Доказателство за нестопанска цел
• Списък на длъжностните лица, директорите или настоятелите
• Доказателство за време на съществуване

2. Определете дейността

Определете точно какво планира да прави вашата организация. Заявлението за томбола е различно от разрешителното за бинго, а едно-единствено благотворително събитие може да включва няколко форми на надзор. Изясняването на дейността предварително намалява закъсненията по-късно.

3. Съберете необходимите документи

Типичните пакети за кандидатстване могат да включват:

• Име и адрес на организацията
• Идентификационен номер на работодателя
• Информация за регистрацията в щата
• Учредителни документи
• Финансови отчети или данни за банкова сметка
• Описание как ще се използват приходите
• Информация за мястото на провеждане
• Информация за доставчици или изпълнители

4. Подайте заявлението и таксите

Някои щати приемат онлайн подаване, докато други изискват хартиени формуляри или изпращане по пощата. Таксите може да са фиксирани или да варират според типа събитие, годишните приходи или местната юрисдикция.

5. Изчакайте одобрение или местно разрешение

В много щати организациите не могат да започнат реклама или продажба на билети, преди да бъде дадено одобрение. Някои юрисдикции издават разрешително бързо, докато други отнемат седмици или повече, ако подаденото заявление е непълно.

6. Провеждайте дейността според одобрените условия

След одобрение организацията трябва да спазва точно условията на лиценза. Това може да включва одобрени дати, лимити на наградите, правила за персонал, практики за водене на записи и изисквания за отделна банкова сметка.

7. Подайте отчет след събитието

Много регулатори изискват отчет след събитието или годишно обобщение. Това често включва брутни приходи, разходи, раздадени награди и нетни приходи, задържани за благотворителни цели.

Чести проблеми със съответствието

Дори добре управляваните нестопански организации могат да срещнат проблеми, ако пропуснат често срещани регулаторни детайли. Най-честите проблеми включват:

Неясна допустимост

Една нестопанска организация може да приеме, че отговаря на условията, защото има данъчно освобождаване, но съответният закон за игри може да поставя допълнителни изисквания. Например щатът може да изисква конкретна организационна цел или минимална оперативна история.

Пропуснати местни разрешения

Щатското одобрение не винаги заменя изискванията на окръга или града. Местните власти могат да изискват отделни разрешителни, одобрения на мястото или специални уведомления за събития.

Лошо водене на записи

Регулаторите по игрите очакват ясни записи за продажбите на билети, разпределението на наградите, доброволците, разходите и депозитите. Небрежното счетоводство може да създаде сериозни проблеми при одит, дори ако самото събитие е било законно.

Смесване на средства

Приходите от благотворителни игри често трябва да се проследяват отделно от общите оперативни средства. Някои щати изискват отделна банкова сметка или отделни счетоводни записи.

Грешки при доставчици и снабдители

Ако оборудване, билети или игрови материали бъдат закупени от неодобрени доставчици, организацията може да наруши щатските правила. Това е особено често при бинго и продуктите за незабавна печалба.

Реклама без одобрение

Популяризирането на събитие преди издаване на лиценза може да създаде ненужен риск от несъответствие. Някои щати ограничават начина, по който събитието може да бъде рекламирано, и информацията, която трябва да бъде разкрита.

Разлики между щатите и местните власти

Най-голямото предизвикателство при лицензирането на благотворителни игри е, че няма универсален шаблон. Нестопанска организация, която работи в повече от един щат, трябва да очаква различни правила за всяко място.

Вариациите могат да включват:

• Дали дейността изобщо е разрешена
• Кои организации отговарят на условията
• Минимална възраст на участниците или работещите
• Лимити на наградите и билетите
• Срокове за подаване
• Дали е разрешено онлайн участие
• Честота на отчетността
• Припокриване с местни разрешителни

Поради тази вариация нестопанските организации трябва да третират всяко ново събитие, място или щат като отделен преглед по съответствие. Копирането на заявление от една юрисдикция в друга може да доведе до пропуснати изисквания.

Как да се подготвите преди подаване

Добре подготвената организация може да намали забавянията, като организира материалите по съответствие преди подаването на заявлението.

Практичен списък за проверка преди подаване включва:

• Потвърдете, че юридическото лице е правилно учредено и е в добро състояние
• Прегледайте устава и формулировката на нестопанската цел
• Определете конкретния тип игра или събитие
• Проверете правилата на щата и местните правила за всяко място
• Създайте календар със срокове за подаване и дати за отчетност
• Отворете отделен счетоводен процес за приходите от игрите
• Определете един човек, който да управлява документацията по съответствие
• Запазвайте копия от всички подадени формуляри и одобрения

Ако вашата организация е новоучредена, може да е разумно първо да създадете правната структура и след това да оцените пътя за лицензиране. Zenind помага на предприемачи и организации да учредяват юридически лица в САЩ ефективно, което може да бъде важна първа стъпка преди да се търсят определени регистрации или разрешителни.

Кога да потърсите професионална помощ

Правилата за благотворителни игри могат да бъдат трудни за тълкуване, защото съчетават право за нестопански организации, щатски регулации за хазарт, данъчно съответствие и местно разрешаване. Професионална помощ може да е ценна, когато:

• Организацията планира да работи в няколко щата
• Дейността ще бъде повтаряща се или с голям обем
• Има големи награди или значителни приходи
• Правилата са неясни или противоречиви между различни агенции
• Организацията е нова и все още изгражда процеса си по съответствие

Колкото по-рано адресирате въпросите за лицензирането, толкова по-лесно е да избегнете отменени събития, отхвърлени заявления и по-късни корекции на отчетите.

Заключителни мисли

Благотворителните игри могат да подкрепят мисията на една нестопанска организация, когато са структурирани правилно и управлявани внимателно. Ключът е да се идентифицира точната дейност, да се потвърди допустимостта, да се спазват съответните щатски и местни правила и да се водят точни записи от самото начало.

За организациите, които искат да набират средства отговорно, лицензирането не е формалност. То е част от оперативната основа, която защитава събитието, организацията и хората, на които тя служи.

Преди да стартирате томбола, бинго вечер или друга благотворителна игрова дейност, прегледайте правилата във всяка юрисдикция, където планирате да работите, и се уверете, че вашето юридическо лице, документи и счетоводен процес са готови.