Cấp phép trò chơi gây quỹ từ thiện tại Hoa Kỳ: Những điều các tổ chức phi lợi nhuận cần biết

Trò chơi gây quỹ từ thiện có thể là một cách hiệu quả để các tổ chức phi lợi nhuận, nhóm công dân, tổ chức tôn giáo và hội nhóm cộng đồng gây quỹ đồng thời thu hút người ủng hộ trong một hình thức quen thuộc, theo sự kiện. Xổ số, đêm bingo, trò chơi pull-tab, đêm poker và các hoạt động tương tự có thể tạo ra nguồn thu đáng kể, nhưng cũng đi kèm với một hệ thống quy định phức tạp về giấy phép, đăng ký, báo cáo và vận hành.

Tại Hoa Kỳ, trò chơi gây quỹ từ thiện không chịu sự điều chỉnh bởi một bộ quy tắc quốc gia duy nhất. Yêu cầu khác nhau theo từng bang, và ở nhiều nơi chính quyền địa phương còn bổ sung thêm một lớp giám sát. Điều đó có nghĩa là một hoạt động chỉ cần đăng ký đơn giản ở một khu vực có thể lại cần giấy phép đầy đủ, tờ khai thuế, kiểm tra lý lịch hoặc phê duyệt trước ở nơi khác.

Hướng dẫn này giải thích cách thức cấp phép trò chơi gây quỹ từ thiện, những tổ chức nào thường cần phê duyệt, các bước nộp hồ sơ phổ biến và những vấn đề tuân thủ mà các tổ chức phi lợi nhuận cần theo dõi chặt chẽ trước khi tổ chức sự kiện.

Trò chơi gây quỹ từ thiện là gì?

Trò chơi gây quỹ từ thiện thường chỉ các hoạt động gây quỹ có yếu tố giống cờ bạc do các tổ chức phi lợi nhuận hoặc từ thiện đủ điều kiện tổ chức vì mục đích phục vụ lợi ích công cộng. Định nghĩa chính xác khác nhau theo từng bang, nhưng các ví dụ phổ biến bao gồm:

• Bingo
• Xổ số
• Trò chơi pull-tab
• Đêm casino phục vụ gây quỹ
• Giải đấu poker
• Đấu giá từ thiện có yếu tố trò chơi
• Các chương trình xổ thưởng hoặc rút thăm trúng thưởng, khi được phép

Không phải mọi hoạt động gây quỹ đều được xem là trò chơi gây quỹ từ thiện. Ví dụ, đấu giá im lặng thường được xử lý khác với xổ số. Tương tự, các cuộc thi và chương trình tặng thưởng quảng bá có thể chịu sự điều chỉnh của các luật riêng về bảo vệ người tiêu dùng, trò chơi hoặc xổ thưởng.

Bước đầu tiên luôn là xác định bang của bạn phân loại hoạt động đó như thế nào. Nếu một chương trình có yếu tố may rủi, phần thưởng và sự đánh đổi, nó có thể kích hoạt các quy định về trò chơi. Nhiều bang cũng phân biệt rõ giữa các trò chơi gây quỹ mở cho công chúng và các sự kiện nội bộ riêng chỉ dành cho thành viên.

Ai thường cần giấy phép?

Nhiều bang giới hạn trò chơi gây quỹ từ thiện đối với các tổ chức đáp ứng một số tiêu chí nhất định về phi lợi nhuận hoặc phục vụ lợi ích công cộng. Điều kiện đủ thường phụ thuộc vào loại hình tổ chức, tình trạng miễn thuế, thời gian hoạt động và cách tổ chức sử dụng nguồn thu.

Các tổ chức thường tìm kiếm phê duyệt cho trò chơi gây quỹ từ thiện bao gồm:

• Các tổ chức từ thiện công cộng 501(c)(3)
• Tổ chức tôn giáo
• Cơ sở giáo dục
• Tổ chức cựu chiến binh
• Tổ chức huynh đệ
• Đội cứu hỏa tình nguyện và đội cứu hộ
• Hội đoàn công dân
• Tổ chức thể thao thanh thiếu niên

Một số bang yêu cầu tổ chức phải tồn tại tối thiểu một khoảng thời gian trước khi nộp đơn. Các bang khác yêu cầu bằng chứng rằng tổ chức hoạt động vì mục đích từ thiện, tôn giáo hoặc giáo dục và rằng khoản thu ròng sẽ được dùng để hỗ trợ các mục đích đó.

Ở một số khu vực pháp lý, giấy phép thuộc về chính tổ chức. Ở nơi khác, từng sự kiện, từng địa điểm hoặc từng loại trò chơi có thể cần đăng ký hoặc giấy phép riêng.

Vì sao giấy phép quan trọng?

Giấy phép trò chơi gây quỹ từ thiện không chỉ là thủ tục hành chính. Chúng quyết định việc tổ chức có được phép hợp pháp để tiến hành hoạt động hay không. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến tiền phạt, từ chối các đơn xin trong tương lai, tịch thu khoản thu, thu hồi tư cách đủ điều kiện và tổn hại danh tiếng.

Giấy phép cũng giúp cơ quan quản lý xác nhận rằng:

• Tổ chức đủ điều kiện để thực hiện hoạt động
• Nguồn tiền sẽ được sử dụng cho các mục đích từ thiện hợp pháp
• Trò chơi không được tổ chức vì lợi ích cá nhân
• Phần thưởng, tiền cược và khoản chi trả nằm trong giới hạn pháp luật
• Hồ sơ sẵn sàng cho việc kiểm toán hoặc kiểm tra

Đối với các tổ chức phi lợi nhuận phụ thuộc vào nguồn thu gây quỹ, việc coi cấp phép là một chức năng tuân thủ chứ không phải việc làm sau cùng là điều thiết yếu.

Các loại giấy phép trò chơi gây quỹ từ thiện phổ biến

Luật của các bang thường phân biệt giữa nhiều hình thức trò chơi gây quỹ từ thiện khác nhau. Tên gọi được dùng ở một bang có thể không giống bang khác, nhưng bản chất chung thường tương tự.

Giấy phép bingo

Bingo là một trong những hoạt động trò chơi gây quỹ từ thiện phổ biến nhất tại Hoa Kỳ. Một số bang chỉ yêu cầu đăng ký, trong khi các bang khác áp dụng quy trình cấp phép chi tiết hơn và yêu cầu báo cáo liên tục.

Quy tắc về bingo thường có thể quy định về:

• Tư cách đủ điều kiện của tổ chức
• Địa điểm được phép tổ chức trò chơi
• Mức giải thưởng tối đa
• Tần suất tổ chức
• Sử dụng lao động tình nguyện hay có trả lương
• Lưu trữ hồ sơ và kiểm soát tài chính

Đăng ký hoặc giấy phép cho xổ số

Xổ số được sử dụng rộng rãi vì dễ tổ chức và có thể tạo ra doanh thu gây quỹ ổn định. Tuy nhiên, quy định về xổ số đôi khi rất cụ thể.

Các bang có thể quản lý:

• Giá vé và nội dung vé
• Vé có thể được bán trực tuyến hay không
• Ai được phép mua vé
• Giá trị hoặc loại giải thưởng
• Yêu cầu quảng cáo và công bố thông tin
• Báo cáo doanh thu gộp và người trúng thưởng

Giấy phép sự kiện kiểu casino hoặc gaming theo sự kiện

Một số tổ chức phi lợi nhuận tổ chức các sự kiện gây quỹ theo phong cách casino sử dụng tiền giả hoặc cấu trúc giải thưởng không dùng tiền mặt. Những sự kiện này có thể cần giấy phép ngay cả khi không có khoản thắng cược bằng tiền thật được chi trả.

Quy định có thể bao gồm:

• Các trò chơi được chấp thuận
• Nhân sự bắt buộc
• Thời lượng sự kiện
• Giới hạn giải thưởng
• Thiết bị trò chơi có phải được cấp phép hoặc đăng ký hay không

Trò chơi pull-tab và trò chơi thắng ngay

Pull-tab và các trò chơi thắng ngay tương tự bị quản lý chặt ở nhiều bang vì chúng giống các sản phẩm trò chơi thương mại. Việc phê duyệt có thể phụ thuộc vào tư cách của tổ chức, nhà cung cấp được chấp thuận và các kiểm soát đối với hoạt động bán hàng và kế toán.

Quy trình cấp phép cơ bản

Mặc dù mỗi bang có sự khác nhau, quy trình phê duyệt trò chơi gây quỹ từ thiện thường đi theo một cấu trúc tương tự.

1. Xác nhận điều kiện đủ

Trước khi chuẩn bị hồ sơ, hãy xác minh rằng tổ chức của bạn đủ điều kiện. Cơ quan quản lý thường yêu cầu:

• Giấy tờ thành lập
• Quyết định miễn thuế liên bang, nếu có
• Điều lệ hoặc tài liệu quản trị
• Bằng chứng về mục đích phi lợi nhuận
• Danh sách người điều hành, giám đốc hoặc ủy thác viên
• Chứng cứ về thời gian tồn tại

2. Xác định hoạt động

Xác định chính xác tổ chức của bạn dự định làm gì. Hồ sơ xin giấy phép xổ số khác với giấy phép bingo, và một sự kiện từ thiện đơn lẻ có thể chịu nhiều hình thức giám sát khác nhau. Làm rõ hoạt động từ đầu sẽ giúp giảm chậm trễ về sau.

3. Chuẩn bị tài liệu cần thiết

Bộ hồ sơ phổ biến có thể bao gồm:

• Tên và địa chỉ tổ chức
• Mã số nhận dạng người sử dụng lao động
• Thông tin đăng ký của bang
• Tài liệu quản trị
• Báo cáo tài chính hoặc thông tin tài khoản ngân hàng
• Mô tả cách sử dụng nguồn thu
• Thông tin địa điểm tổ chức
• Thông tin nhà cung cấp hoặc đơn vị cung ứng

4. Nộp hồ sơ và lệ phí

Một số bang cho phép nộp trực tuyến, trong khi nơi khác yêu cầu mẫu giấy hoặc gửi qua đường bưu điện. Lệ phí có thể cố định hoặc thay đổi theo loại sự kiện, doanh thu hằng năm hoặc khu vực pháp lý địa phương.

5. Chờ phê duyệt hoặc xác nhận của địa phương

Ở nhiều bang, tổ chức không được phép bắt đầu quảng bá hoặc bán vé cho đến khi được phê duyệt. Một số khu vực pháp lý cấp phép rất nhanh, trong khi nơi khác có thể mất vài tuần hoặc lâu hơn nếu hồ sơ chưa đầy đủ.

6. Vận hành đúng theo điều kiện đã được phê duyệt

Sau khi được chấp thuận, tổ chức phải tuân thủ chính xác các điều khoản của giấy phép. Điều đó có thể bao gồm ngày tổ chức đã phê duyệt, trần giải thưởng, quy tắc nhân sự, thực hành lưu trữ hồ sơ và yêu cầu sử dụng tài khoản ngân hàng riêng.

7. Nộp báo cáo sau sự kiện

Nhiều cơ quan quản lý yêu cầu báo cáo sau sự kiện hoặc báo cáo tổng kết hằng năm. Báo cáo này thường bao gồm doanh thu gộp, chi phí, giải thưởng đã trao và nguồn thu ròng được giữ lại cho mục đích từ thiện.

Các vấn đề tuân thủ thường gây rắc rối

Ngay cả các tổ chức phi lợi nhuận vận hành tốt cũng có thể gặp rắc rối nếu bỏ sót các chi tiết pháp lý phổ biến. Những vấn đề thường gặp nhất gồm:

Điều kiện đủ không rõ ràng

Một tổ chức phi lợi nhuận có thể cho rằng mình đủ điều kiện vì có tình trạng miễn thuế, nhưng luật trò chơi liên quan có thể đặt thêm các tiêu chí khác. Ví dụ, bang có thể yêu cầu một mục đích tổ chức cụ thể hoặc thời gian hoạt động tối thiểu.

Thiếu phê duyệt của địa phương

Phê duyệt của bang không phải lúc nào cũng thay thế được yêu cầu của quận hoặc thành phố. Chính quyền địa phương có thể yêu cầu giấy phép riêng, phê duyệt địa điểm hoặc thông báo sự kiện đặc biệt.

Lưu trữ hồ sơ kém

Cơ quan quản lý trò chơi kỳ vọng có hồ sơ rõ ràng về doanh số vé, trao thưởng, tình nguyện viên, chi phí và tiền gửi ngân hàng. Kế toán sơ sài có thể tạo ra rủi ro kiểm toán nghiêm trọng ngay cả khi sự kiện tự thân là hợp pháp.

Trộn lẫn quỹ

Nguồn thu từ trò chơi gây quỹ từ thiện thường phải được theo dõi tách biệt với quỹ hoạt động chung. Một số bang yêu cầu tài khoản ngân hàng riêng hoặc sổ cái riêng.

Sai sót của nhà cung cấp và đơn vị cung ứng

Nếu thiết bị, vé hoặc vật tư trò chơi được mua từ nhà cung cấp chưa được chấp thuận, tổ chức có thể vi phạm quy định của bang. Điều này đặc biệt phổ biến với bingo và sản phẩm thắng ngay.

Quảng bá trước khi được chấp thuận

Quảng bá sự kiện trước khi giấy phép được cấp có thể tạo ra rủi ro tuân thủ không cần thiết. Một số bang hạn chế cách sự kiện được quảng cáo và các thông tin phải được công bố.

Khác biệt giữa các bang và địa phương

Thách thức lớn nhất của việc cấp phép trò chơi gây quỹ từ thiện là không có một mẫu chuẩn duy nhất. Một tổ chức phi lợi nhuận hoạt động ở nhiều bang nên kỳ vọng mỗi địa điểm sẽ có các quy tắc khác nhau.

Những khác biệt có thể bao gồm:

• Hoạt động có được phép hay không
• Tổ chức nào đủ điều kiện
• Độ tuổi tối thiểu của người tham gia hoặc người làm việc
• Giới hạn giải thưởng và vé
• Thời hạn nộp hồ sơ
• Việc có cho phép tham gia trực tuyến hay không
• Tần suất báo cáo
• Sự chồng lấn giữa các giấy phép địa phương

Vì vậy, các tổ chức phi lợi nhuận nên coi mỗi sự kiện, mỗi địa điểm hoặc mỗi bang mới là một đợt rà soát tuân thủ riêng. Việc sao chép hồ sơ từ một khu vực pháp lý sang khu vực khác có thể dẫn đến bỏ sót yêu cầu.

Cách chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ

Một tổ chức chuẩn bị tốt có thể giảm chậm trễ bằng cách sắp xếp tài liệu tuân thủ trước khi nộp hồ sơ.

Một danh sách kiểm tra trước khi nộp hồ sơ thực tế bao gồm:

• Xác nhận tổ chức được thành lập đúng cách và đang ở trạng thái tốt
• Rà soát điều lệ và nội dung mục đích phi lợi nhuận
• Xác định loại trò chơi hoặc sự kiện cụ thể
• Kiểm tra quy định của bang và địa phương cho từng địa điểm
• Lập lịch các thời hạn nộp hồ sơ và ngày báo cáo
• Mở quy trình kế toán riêng cho nguồn thu từ trò chơi
• Chỉ định một người quản lý tài liệu tuân thủ
• Lưu bản sao của tất cả biểu mẫu và phê duyệt đã nộp

Nếu tổ chức của bạn mới được thành lập, có thể nên thiết lập cấu trúc pháp lý trước rồi mới đánh giá lộ trình cấp phép. Zenind giúp các doanh nhân và tổ chức thành lập pháp nhân tại Hoa Kỳ một cách hiệu quả, đây có thể là bước đầu quan trọng trước khi xin một số loại đăng ký hoặc giấy phép nhất định.

Khi nào nên tìm trợ giúp chuyên môn

Các quy định về trò chơi gây quỹ từ thiện có thể khó diễn giải vì chúng kết hợp luật phi lợi nhuận, quy định trò chơi của bang, tuân thủ thuế và cấp phép địa phương. Tư vấn chuyên môn có thể hữu ích khi:

• Tổ chức dự định hoạt động ở nhiều bang
• Hoạt động sẽ diễn ra thường xuyên hoặc với quy mô lớn
• Có giải thưởng giá trị cao hoặc doanh thu đáng kể
• Quy định chưa rõ ràng hoặc không nhất quán giữa các cơ quan
• Tổ chức còn mới và đang xây dựng quy trình tuân thủ

Giải quyết sớm các câu hỏi về cấp phép sẽ giúp tránh hủy sự kiện, hồ sơ bị từ chối và việc phải sửa lại báo cáo sau này.

Kết luận

Trò chơi gây quỹ từ thiện có thể hỗ trợ sứ mệnh của tổ chức phi lợi nhuận nếu được tổ chức đúng cách và quản lý cẩn thận. Điều quan trọng là xác định chính xác hoạt động, xác nhận điều kiện đủ, tuân thủ quy định của bang và địa phương có liên quan, đồng thời duy trì hồ sơ chính xác ngay từ đầu.

Đối với các tổ chức muốn gây quỹ một cách có trách nhiệm, giấy phép không phải là thủ tục hình thức. Đó là một phần của nền tảng vận hành giúp bảo vệ sự kiện, tổ chức và những người mà tổ chức phục vụ.

Trước khi triển khai xổ số, đêm bingo hoặc hoạt động trò chơi gây quỹ từ thiện khác, hãy rà soát quy định ở mọi khu vực pháp lý nơi bạn dự định hoạt động và bảo đảm pháp nhân, tài liệu và quy trình kế toán của bạn đã sẵn sàng.