Συνήθεις επιχειρηματικές αγωγές που πρέπει να προσέχει κάθε ιδιοκτήτης

Η λειτουργία μιας επιχείρησης σημαίνει εξισορρόπηση ανάπτυξης, λειτουργιών και κινδύνου. Ακόμη και μια καλά οργανωμένη εταιρεία μπορεί να αντιμετωπίσει αγωγή από πελάτη, προμηθευτή, εργαζόμενο, ανταγωνιστή, ιδιοκτήτη ακινήτου ή κυβερνητική υπηρεσία. Ορισμένες διαφορές είναι μικρές και επιλύονται γρήγορα. Άλλες μπορούν να απορροφήσουν μετρητά, να αποσπάσουν την προσοχή της διοίκησης και να βλάψουν ένα brand που χρειάστηκε χρόνια για να χτιστεί.

Η καλύτερη άμυνα δεν είναι ο πανικός. Είναι η προετοιμασία.

Αν κατανοείτε τα πιο συνηθισμένα είδη επιχειρηματικών αγωγών, μπορείτε να θεσπίσετε καλύτερες συμβάσεις, ασφάλιση, πολιτικές και πρακτικές συμμόρφωσης πριν ξεκινήσουν τα προβλήματα. Αυτό έχει σημασία είτε λειτουργείτε ως νέο LLC, ως corporation είτε ως αναπτυσσόμενη μικρή επιχείρηση με εργαζομένους και προμηθευτές.

Αυτός ο οδηγός αναλύει τους τύπους αγωγών που πρέπει να παρακολουθούν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και εξηγεί πρακτικούς τρόπους μείωσης της έκθεσης σε κίνδυνο.

1. Αξιώσεις για παραβίαση σύμβασης

Η παραβίαση σύμβασης είναι μία από τις πιο συνηθισμένες επιχειρηματικές διαφορές. Μια σύμβαση καθορίζει τις προσδοκίες για πληρωμή, παράδοση, προθεσμίες, εύρος εργασίας, πρότυπα ποιότητας και ένδικα μέσα αν κάτι πάει στραβά. Όταν η μία πλευρά πιστεύει ότι η άλλη δεν εκπλήρωσε τις υποχρεώσεις της, μπορεί να ακολουθήσει αγωγή.

Τυπικά παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Ένας προμηθευτής χάνει μια κρίσιμη προθεσμία
• Ένας πελάτης αρνείται να πληρώσει για ολοκληρωμένη εργασία
• Ένας συνεργάτης δεν εκπληρώνει μια υποσχεθείσα υποχρέωση
• Ένας προμηθευτής παραδίδει αγαθά που δεν συμφωνούν με τη σύμβαση

Οι διαφορές από σύμβαση μπορεί να αφορούν γραπτές συμφωνίες, προφορικές υποσχέσεις, εντολές αγοράς, όρους παροχής υπηρεσιών και συμβάσεις εργασίας. Ακόμη και μικρές παρεξηγήσεις μπορεί να γίνουν ακριβές αν η διατύπωση της σύμβασης είναι ασαφής ή ελλιπής.

Πώς να μειώσετε τον κίνδυνο:

• Καταγράφετε γραπτώς τις σημαντικές υποσχέσεις
• Καθορίζετε με σαφήνεια το εύρος, τους όρους πληρωμής και τις προθεσμίες
• Περιλαμβάνετε ρήτρες επίλυσης διαφορών όταν είναι σκόπιμο
• Ελέγχετε τα πρότυπα πριν τα επαναχρησιμοποιήσετε
• Τηρείτε αρχεία από emails, τιμολόγια, εγκρίσεις και σημειώσεις απόδοσης

2. Αγωγές σχετικές με την απασχόληση

Μόλις προσλάβετε εργαζομένους, η επιχείρησή σας αναλαμβάνει ένα νέο επίπεδο νομικού κινδύνου. Οι εργατικές διαφορές μπορεί να προκύψουν από προσλήψεις, πειθαρχία, πρακτικές αμοιβής, προγραμματισμό ωραρίων, συμπεριφορά στον χώρο εργασίας, απόλυση και διαχείριση παροχών.

Συνήθεις αξιώσεις απασχόλησης περιλαμβάνουν:

• Άδικη απόλυση
• Παραβιάσεις μισθού και ωραρίου
• Λανθασμένη ταξινόμηση εργαζομένων ως ανεξάρτητων συνεργατών
• Αξιώσεις αντιποίνων
• Παράλειψη παροχής απαιτούμενων διαλειμμάτων ή αμοιβής υπερωριών

Αυτές οι αξιώσεις συχνά εξαρτώνται από την τεκμηρίωση. Μια επιχείρηση που βασίζεται σε προφορικές προειδοποιήσεις ή ασυνεπείς πολιτικές μπορεί να δυσκολευτεί περισσότερο να υπερασπιστεί τον εαυτό της.

Πώς να μειώσετε τον κίνδυνο:

• Χρησιμοποιείτε γραπτές περιγραφές θέσης και επιστολές προσφοράς εργασίας
• Διατηρείτε σαφείς πολιτικές για τους εργαζομένους
• Ταξινομείτε σωστά τους εργαζομένους
• Παρακολουθείτε προσεκτικά τις ώρες και τις υπερωρίες
• Εφαρμόζετε τις πολιτικές με συνέπεια σε όλη την ομάδα

3. Αξιώσεις διάκρισης και παρενόχλησης

Οι αξιώσεις διάκρισης και παρενόχλησης είναι από τις σοβαρότερες αγωγές που μπορεί να αντιμετωπίσει μια επιχείρηση. Μπορεί να αφορούν προσλήψεις, προαγωγές, αμοιβές, απόλυση, εξυπηρέτηση πελατών ή μεταχείριση στον χώρο εργασίας λόγω προστατευόμενου χαρακτηριστικού.

Παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν ισχυρισμούς που αφορούν:

• Φυλή ή χρώμα
• Φύλο ή ταυτότητα φύλου
• Θρησκεία
• Ηλικία
• Αναπηρία
• Εθνική καταγωγή

Οι αξιώσεις παρενόχλησης μπορεί να αφορούν προσβλητική συμπεριφορά, εκφοβισμό, ανεπιθύμητες προσεγγίσεις ή εχθρικό εργασιακό περιβάλλον. Ακόμη κι αν η επιχείρηση δεν είχε πρόθεση να προκαλέσει βλάβη, η ανεπαρκής εκπαίδευση ή οι αδύναμες διαδικασίες αναφοράς μπορούν να κάνουν την κατάσταση χειρότερη.

Πώς να μειώσετε τον κίνδυνο:

• Εκπαιδεύετε τους προϊσταμένους στη νόμιμη πρόσληψη και στη συμπεριφορά στον χώρο εργασίας
• Δημιουργείτε σαφή διαδικασία αναφοράς καταγγελιών
• Διερευνάτε τα ζητήματα άμεσα και με συνέπεια
• Τεκμηριώνετε τα διορθωτικά μέτρα
• Διατηρείτε ενημερωμένες τις πολιτικές κατά της παρενόχλησης και της διάκρισης

4. Αξιώσεις σωματικής βλάβης και ευθύνης ιδιοκτησίας

Αν πελάτες, προμηθευτές ή επισκέπτες εισέρχονται στον χώρο σας, μπορεί να αντιμετωπίσετε ευθύνη αν κάποιος τραυματιστεί. Αυτές οι αξιώσεις συχνά αφορούν γλιστρήματα, παραπατήματα, πτώσεις, μη ασφαλείς διαδρόμους, ανεπαρκή φωτισμό, χαλασμένο εξοπλισμό ή παράλειψη προειδοποίησης για κινδύνους.

Αξίωση μπορεί επίσης να προκύψει αν εργαζόμενος προκαλέσει ατύχημα ενώ οδηγεί για τη δουλειά ή χρησιμοποιεί εταιρικό όχημα.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Ένας πελάτης γλιστρά σε βρεγμένο δάπεδο χωρίς προειδοποιητική πινακίδα
• Ένας επισκέπτης σκοντάφτει σε εκτεθειμένα καλώδια σε ένα γραφείο
• Ένας οδηγός παράδοσης τραυματίζεται σε αποβάθρα φόρτωσης
• Ένα εταιρικό όχημα εμπλέκεται σε σύγκρουση κατά τη χρήση για επαγγελματικούς σκοπούς

Πώς να μειώσετε τον κίνδυνο:

• Επιθεωρείτε τακτικά τον χώρο
• Επισκευάζετε γρήγορα τους κινδύνους
• Τοποθετείτε ευδιάκριτες προειδοποιητικές πινακίδες όταν χρειάζεται
• Τηρείτε αρχεία συντήρησης και αναφορές περιστατικών
• Διατηρείτε κατάλληλη ασφάλιση αστικής ευθύνης και αυτοκινήτου

5. Αξιώσεις πνευματικής ιδιοκτησίας

Οι διαφορές πνευματικής ιδιοκτησίας συχνά αφορούν εμπορικά σήματα, πνευματικά δικαιώματα, εμπορικά μυστικά ή διπλώματα ευρεσιτεχνίας. Αυτές οι υποθέσεις μπορεί να προκύψουν όταν άλλη επιχείρηση πιστεύει ότι χρησιμοποιήσατε όνομα, λογότυπο, σχεδιασμό προϊόντος, φωτογραφία ή γραπτό περιεχόμενο χωρίς άδεια.

Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Χρήση εμπορικής επωνυμίας που μοιάζει συγχυτικά με άλλη
• Δημοσίευση αντιγραμμένου διαφημιστικού κειμένου ή φωτογραφιών ιστοσελίδας
• Κοινοποίηση εμπιστευτικών πληροφοριών που έπρεπε να παραμείνουν προστατευμένες
• Κατηγορίες για παραβίαση που σχετίζονται με τη σήμανση ή τη συσκευασία προϊόντος

Για τις μικρές επιχειρήσεις, οι συγκρούσεις εμπορικών σημάτων είναι ιδιαίτερα συνηθισμένες επειδή οι αποφάσεις ονομασίας συχνά λαμβάνονται πριν ολοκληρωθεί ενδελεχής έλεγχος.

Πώς να μειώσετε τον κίνδυνο:

• Ελέγχετε τα ονόματα επιχειρήσεων πριν από τη σύσταση της εταιρείας
• Εξετάζετε τα εμπορικά σήματα πριν από την έναρξη ενός brand
• Χρησιμοποιείτε πρωτότυπο περιεχόμενο ή κατάλληλα αδειοδοτημένα στοιχεία
• Προστατεύετε τα εμπορικά μυστικά με διαδικασίες εμπιστευτικότητας
• Διατηρείτε σαφή τα δικαιώματα ιδιοκτησίας στις συμβάσεις με συνεργάτες

6. Αξιώσεις προστασίας καταναλωτή και διαφήμισης

Οι επιχειρήσεις που πωλούν προϊόντα ή υπηρεσίες στο κοινό μπορεί να αντιμετωπίσουν αξιώσεις που αφορούν παραπλανητική διαφήμιση, αθέμιτη χρέωση, ζητήματα συνδρομών, διαφορές επιστροφών χρημάτων ή παραπλανητικές πρακτικές πωλήσεων.

Αυτές οι αγωγές μπορεί να προκύψουν όταν ένας πελάτης ισχυριστεί ότι η επιχείρηση:

• Έκανε υποσχέσεις που δεν ήταν αληθείς
• Απέκρυψε σημαντικούς όρους ή χρεώσεις
• Χρέωσε υπηρεσίες που ο πελάτης δεν είχε εγκρίνει
• Δεν τήρησε τις διαφημιζόμενες εγγυήσεις

Οι ομάδες marketing και πωλήσεων πρέπει να συνεργάζονται στενά με τις διαδικασίες νομικού και κανονιστικού ελέγχου, ώστε οι προωθητικές ενέργειες να μην δημιουργούν αποφεύξιμη έκθεση σε κίνδυνο.

Πώς να μειώσετε τον κίνδυνο:

• Διατυπώνετε ισχυρισμούς που μπορούν να αποδειχθούν
• Γνωστοποιείτε βασικούς όρους με σαφήνεια και εμφανώς
• Ελέγχετε πολιτικές επιστροφής, ακύρωσης και δοκιμαστικής περιόδου
• Κρατάτε αντίγραφα διαφημίσεων, σελίδων προορισμού και προσφορών
• Εκπαιδεύετε το προσωπικό ώστε να αποφεύγει ατεκμηρίωτες υποσχέσεις

7. Διαφορές εταίρων και μετόχων

Όταν οι ιδιοκτήτες διαφωνούν, η ίδια η επιχείρηση συχνά υποφέρει. Οι εσωτερικές διαφορές μπορεί να είναι εξίσου αποδιοργανωτικές με τις εξωτερικές αγωγές, ειδικά όταν τα ποσοστά ιδιοκτησίας, τα δικαιώματα ψήφου, τα κέρδη ή ο έλεγχος της εταιρείας δεν είναι σαφείς.

Αυτές οι υποθέσεις μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Παραβίαση συμφωνίας εταιρικής σχέσης
• Αξιώσεις καταπίεσης μειοψηφικού μετόχου ή εταίρου
• Διαφορές για διανομές ή μισθούς
• Αδιέξοδο μεταξύ συνιδιοκτητών
• Κατηγορίες για κατάχρηση εταιρικών περιουσιακών στοιχείων

Μια ισχυρή συμφωνία λειτουργίας, καταστατικό ή συμφωνία μετόχων μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά όταν ανακύπτει σύγκρουση.

Πώς να μειώσετε τον κίνδυνο:

• Καθορίζετε από νωρίς την εξουσία λήψης αποφάσεων
• Καταγράφετε γραπτώς τους όρους αγοράς-πώλησης
• Διευκρινίζετε τη διανομή κερδών και τα δικαιώματα εξόδου
• Διατηρείτε ακριβή τα αρχεία ιδιοκτησίας
• Επανεξετάζετε τα έγγραφα διακυβέρνησης όταν η επιχείρηση αλλάζει

8. Αξιώσεις ευθύνης προϊόντος

Αν η επιχείρησή σας κατασκευάζει, πωλεί ή διανέμει προϊόντα, η ευθύνη προϊόντος πρέπει να αποτελεί μέρος του σχεδιασμού κινδύνου. Ένα προϊόν μπορεί να προκαλέσει αγωγή αν φέρεται να είναι ελαττωματικό, επικίνδυνο, λανθασμένα επισημασμένο ή χωρίς κατάλληλες προειδοποιήσεις.

Αυτές οι αξιώσεις μπορεί να αφορούν:

• Ελαττώματα σχεδιασμού
• Ελαττώματα κατασκευής
• Παράλειψη προειδοποίησης των χρηστών για κινδύνους
• Ανακλήσεις και ζητήματα ασφάλειας

Ακόμη και επιχειρήσεις που δεν κατασκευάζουν το προϊόν μπορεί να εμπλακούν σε αξίωση αν το πώλησαν, το προώθησαν ή το διένειμαν.

Πώς να μειώσετε τον κίνδυνο:

• Ελέγχετε προσεκτικά τους προμηθευτές και τους κατασκευαστές
• Τηρείτε αρχεία ποιοτικού ελέγχου
• Χρησιμοποιείτε ακριβείς ετικέτες και προειδοποιήσεις
• Παρακολουθείτε παρτίδες, σειρές και ανακλήσεις
• Διατηρείτε ασφάλιση ευθύνης προϊόντος όταν είναι κατάλληλο

9. Αξιώσεις απορρήτου δεδομένων και ασφάλειας

Οι σύγχρονες επιχειρήσεις συλλέγουν περισσότερα δεδομένα πελατών από ποτέ. Αν αυτά τα δεδομένα εκτεθούν, χρησιμοποιηθούν ακατάλληλα ή προστατεύονται ανεπαρκώς, η εταιρεία μπορεί να αντιμετωπίσει αγωγές, ρυθμιστικό έλεγχο και ζημιά στη φήμη της.

Συνήθη ζητήματα περιλαμβάνουν:

• Λανθασμένη διαχείριση στοιχείων πληρωμής πελατών
• Ανεπαρκή προστασία δεδομένων λογαριασμών
• Κοινοποίηση προσωπικών πληροφοριών χωρίς άδεια
• Αδύναμοι εσωτερικοί έλεγχοι πρόσβασης

Μια μικρή επιχείρηση δεν χρειάζεται μεγάλο τμήμα IT για να βελτιώσει την ασφάλεια, αλλά χρειάζεται πειθαρχημένες πρακτικές.

Πώς να μειώσετε τον κίνδυνο:

• Περιορίζετε την πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες
• Χρησιμοποιείτε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης και έλεγχο ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων
• Εκπαιδεύετε τους εργαζομένους στο phishing και στις βασικές πρακτικές ασφάλειας
• Δημιουργείτε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων
• Ενημερώνετε τις πολιτικές απορρήτου και τις συμφωνίες με προμηθευτές όταν χρειάζεται

10. Διαφορές με ιδιοκτήτες ακινήτων, μισθώσεις και ακίνητα

Οι επιχειρήσεις που μισθώνουν γραφεία, καταστήματα, αποθήκες ή βιομηχανικούς χώρους μπορεί να αντιμετωπίσουν διαφορές με ιδιοκτήτες ή γειτονικούς ενοικιαστές. Αυτές οι διαφωνίες μπορεί να αφορούν αυξήσεις ενοικίου, υποχρεώσεις συντήρησης, βελτιώσεις μισθωτή, επισκευές, περιορισμούς χρήσης ή πρόωρη λήξη.

Πώς να μειώσετε τον κίνδυνο:

• Διαβάζετε προσεκτικά τη μίσθωση πριν υπογράψετε
• Επιβεβαιώνετε τις ευθύνες συντήρησης και επισκευής
• Διαπραγματεύεστε εκ των προτέρων τους όρους ανανέωσης και εξόδου
• Καταγράφετε γραπτώς τυχόν υποσχέσεις του ιδιοκτήτη
• Τηρείτε αρχεία επισκευών, ειδοποιήσεων και πληρωμών

Πώς η επιχειρηματική δομή μπορεί να βοηθήσει στη μείωση του κινδύνου

Ο τρόπος με τον οποίο ιδρύετε και διατηρείτε την επιχείρησή σας δεν θα εξαλείψει τις αγωγές, αλλά μπορεί να βοηθήσει στη μείωση της αποφεύξιμης έκθεσης σε κίνδυνο. Μια σωστά δομημένη οντότητα μπορεί να βελτιώσει τον διαχωρισμό μεταξύ προσωπικών και επιχειρηματικών ευθυνών, να υποστηρίξει καθαρότερη τήρηση αρχείων και να κάνει τη συμμόρφωση ευκολότερη στη διαχείριση.

Γι’ αυτό οι λεπτομέρειες σύστασης έχουν σημασία από την πρώτη μέρα.

Ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης πρέπει να δίνει προσοχή στα εξής:

• Επιλογή του σωστού τύπου οντότητας
• Διατήρηση διαχωρισμού μεταξύ επιχειρηματικών και προσωπικών οικονομικών
• Τήρηση ετήσιων δηλώσεων και κρατικών απαιτήσεων συμμόρφωσης
• Διατήρηση πρακτικών συνεδριάσεων, εγγράφων ιδιοκτησίας και φορολογικών αρχείων
• Χρήση εγγεγραμμένου αντιπροσώπου και αξιόπιστων υπενθυμίσεων συμμόρφωσης

Για νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, η Zenind βοηθά να απλοποιηθεί η σύσταση εταιρείας και η συνεχιζόμενη συμμόρφωση, ώστε η επιχείρηση να παραμένει οργανωμένη από την αρχή. Αυτού του είδους η δομή δεν αντικαθιστά τη νομική συμβουλή ή την ασφάλιση, αλλά μπορεί να μειώσει την πιθανότητα ένα αποτρέψιμο διοικητικό λάθος να εξελιχθεί σε μεγαλύτερο πρόβλημα.

Πρακτικά βήματα για να μειώσετε τον κίνδυνο αγωγής

Καμία επιχείρηση δεν μπορεί να εξαλείψει πλήρως τον κίνδυνο. Ο στόχος είναι να μειώσετε τις πιθανότητες μιας αγωγής και να βελτιώσετε τη θέση σας αν συμβεί μία.

Ξεκινήστε με τα βασικά:

• Ιδρύστε σωστά την επιχείρηση και διατηρείτε τη συμμόρφωση ενημερωμένη
• Χρησιμοποιείτε γραπτές συμβάσεις για προμηθευτές, πελάτες, συνεργάτες και εταίρους
• Αγοράζετε την κατάλληλη ασφάλιση για τον κλάδο και τις λειτουργίες σας
• Εκπαιδεύετε τους εργαζομένους σε πολιτικές, ασφάλεια και προσδοκίες συμπεριφοράς
• Ελέγχετε τους ισχυρισμούς του marketing και του ιστότοπου πριν από τη δημοσίευση
• Τηρείτε καθαρά αρχεία πληρωμών, απόδοσης, παραπόνων και περιστατικών
• Ενημερώνετε τις πολιτικές καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται

Τελικές σκέψεις

Οι πιο συνηθισμένες επιχειρηματικές αγωγές συνήθως εμπίπτουν σε λίγες προβλέψιμες κατηγορίες: διαφορές από σύμβαση, ζητήματα απασχόλησης, αξιώσεις διάκρισης, αξιώσεις τραυματισμού, συγκρούσεις πνευματικής ιδιοκτησίας, καταναλωτικά παράπονα, διαμάχες μεταξύ συνιδιοκτητών, ευθύνη προϊόντος, ζητήματα απορρήτου και διαφορές μίσθωσης.

Αυτό είναι καλό νέο για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, επειδή οι προβλέψιμοι κίνδυνοι μπορούν να διαχειριστούν.

Μια ισχυρή διαδικασία σύστασης, σαφείς εσωτερικές πολιτικές, προσεκτικές συμβάσεις και κατάλληλη ασφαλιστική κάλυψη συμβάλλουν σημαντικά στη μείωση της νομικής έκθεσης. Αν ξεκινάτε ή αναπτύσσετε μια επιχείρηση, η δημιουργία αυτών των προστασιών νωρίς είναι ευκολότερη και λιγότερο δαπανηρή από τη διόρθωση προβλημάτων αφού έχει κατατεθεί μια αξίωση.