Các vụ kiện kinh doanh phổ biến mà chủ doanh nghiệp cần lưu ý

Điều hành một doanh nghiệp đồng nghĩa với việc phải cân bằng giữa tăng trưởng, vận hành và rủi ro. Ngay cả một công ty được quản lý tốt cũng có thể đối mặt với vụ kiện từ khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, đối thủ cạnh tranh, chủ nhà hoặc cơ quan nhà nước. Một số tranh chấp nhỏ và có thể được giải quyết nhanh chóng. Những vụ khác có thể làm hao hụt tiền mặt, khiến ban lãnh đạo bị xao nhãng và gây tổn hại đến một thương hiệu mà bạn đã mất nhiều năm để xây dựng.

Phòng thủ tốt nhất không phải là hoảng loạn. Đó là sự chuẩn bị.

Nếu bạn hiểu những loại vụ kiện kinh doanh phổ biến nhất, bạn có thể xây dựng hợp đồng, bảo hiểm, chính sách và thực hành tuân thủ tốt hơn trước khi vấn đề phát sinh. Điều đó rất quan trọng dù bạn đang vận hành một LLC mới, một công ty cổ phần hay một doanh nghiệp nhỏ đang phát triển với nhân viên và nhà cung cấp.

Hướng dẫn này phân tích các loại vụ kiện mà chủ doanh nghiệp nên lưu ý và giải thích những cách thực tế để giảm thiểu rủi ro.

1. Khiếu nại vi phạm hợp đồng

Vi phạm hợp đồng là một trong những tranh chấp kinh doanh phổ biến nhất. Hợp đồng đặt ra kỳ vọng về thanh toán, giao hàng, thời hạn, phạm vi công việc, tiêu chuẩn chất lượng và biện pháp khắc phục nếu có sự cố xảy ra. Khi một bên cho rằng bên kia không thực hiện đúng cam kết, vụ kiện có thể xảy ra.

Ví dụ điển hình gồm:

• Nhà cung cấp trễ một thời hạn quan trọng
• Khách hàng từ chối thanh toán cho công việc đã hoàn thành
• Đối tác không thực hiện nghĩa vụ đã cam kết
• Nhà cung cấp giao hàng hóa không đúng với thỏa thuận

Tranh chấp hợp đồng có thể liên quan đến thỏa thuận bằng văn bản, cam kết miệng, đơn đặt hàng, điều khoản dịch vụ và hợp đồng lao động. Ngay cả những hiểu lầm nhỏ cũng có thể trở nên tốn kém nếu ngôn ngữ hợp đồng mơ hồ hoặc không đầy đủ.

Cách giảm thiểu rủi ro:

• Ghi các cam kết quan trọng bằng văn bản
• Xác định rõ phạm vi, điều khoản thanh toán và thời hạn
• Bổ sung điều khoản giải quyết tranh chấp khi phù hợp
• Rà soát mẫu trước khi sử dụng lại
• Lưu giữ email, hóa đơn, phê duyệt và ghi chú về hiệu suất

2. Vụ kiện liên quan đến lao động

Khi bạn tuyển dụng nhân viên, doanh nghiệp sẽ gánh thêm một tầng rủi ro pháp lý mới. Tranh chấp lao động có thể phát sinh từ tuyển dụng, kỷ luật, cách trả lương, lịch làm việc, hành vi nơi làm việc, chấm dứt hợp đồng và quản lý phúc lợi.

Các khiếu nại lao động phổ biến bao gồm:

• Chấm dứt hợp đồng trái pháp luật
• Vi phạm quy định về lương và giờ làm
• Phân loại sai nhân viên thành nhà thầu độc lập
• Khiếu nại trả đũa
• Không cung cấp thời gian nghỉ hoặc tiền làm thêm giờ theo quy định

Những khiếu nại này thường phụ thuộc vào tài liệu lưu trữ. Một doanh nghiệp chỉ dựa vào cảnh báo miệng hoặc chính sách không nhất quán sẽ gặp khó khăn hơn khi tự bảo vệ mình.

Cách giảm thiểu rủi ro:

• Sử dụng mô tả công việc và thư mời nhận việc bằng văn bản
• Duy trì chính sách nhân sự rõ ràng
• Phân loại lao động đúng cách
• Theo dõi giờ làm và tiền làm thêm giờ cẩn thận
• Áp dụng chính sách nhất quán cho toàn bộ đội ngũ

3. Khiếu nại phân biệt đối xử và quấy rối

Các khiếu nại phân biệt đối xử và quấy rối là một trong những vụ kiện nghiêm trọng nhất mà doanh nghiệp có thể đối mặt. Chúng có thể liên quan đến tuyển dụng, thăng chức, lương thưởng, chấm dứt hợp đồng, dịch vụ khách hàng hoặc cách đối xử tại nơi làm việc dựa trên một đặc điểm được pháp luật bảo vệ.

Ví dụ có thể bao gồm các cáo buộc liên quan đến:

• Chủng tộc hoặc màu da
• Giới tính hoặc bản dạng giới
• Tôn giáo
• Độ tuổi
• Khuyết tật
• Nguồn gốc quốc gia

Khiếu nại quấy rối có thể liên quan đến hành vi xúc phạm, bắt nạt, tiếp cận không mong muốn hoặc môi trường làm việc thù địch. Ngay cả khi doanh nghiệp không có ý định gây hại, việc đào tạo kém hoặc quy trình phản ánh yếu có thể khiến tình hình tồi tệ hơn.

Cách giảm thiểu rủi ro:

• Đào tạo quản lý về tuyển dụng hợp pháp và hành vi nơi làm việc
• Tạo quy trình báo cáo rõ ràng cho khiếu nại
• Điều tra vấn đề kịp thời và nhất quán
• Lưu tài liệu về biện pháp khắc phục
• Cập nhật chính sách chống quấy rối và chống phân biệt đối xử

4. Khiếu nại thương tích cá nhân và trách nhiệm đối với cơ sở

Nếu khách hàng, nhà cung cấp hoặc khách ghé vào cơ sở của bạn, bạn có thể phải chịu trách nhiệm nếu ai đó bị thương. Những khiếu nại này thường liên quan đến trượt ngã, vấp ngã, lối đi không an toàn, ánh sáng kém, thiết bị hỏng hoặc không cảnh báo mọi người về mối nguy hiểm.

Một khiếu nại cũng có thể phát sinh nếu nhân viên gây tai nạn khi lái xe phục vụ công việc hoặc sử dụng xe của công ty.

Ví dụ bao gồm:

• Khách hàng trượt trên sàn ướt mà không có biển cảnh báo
• Khách bị vấp vào dây điện lộ ra trong văn phòng
• Tài xế giao hàng bị thương tại bến bốc dỡ
• Xe của công ty gặp va chạm trong khi sử dụng cho công việc

Cách giảm thiểu rủi ro:

• Kiểm tra cơ sở thường xuyên
• Khắc phục nguy cơ nhanh chóng
• Đặt biển cảnh báo rõ ràng khi cần thiết
• Giữ hồ sơ bảo trì và báo cáo sự cố
• Duy trì bảo hiểm trách nhiệm kinh doanh và bảo hiểm xe phù hợp

5. Khiếu nại sở hữu trí tuệ

Tranh chấp sở hữu trí tuệ thường liên quan đến nhãn hiệu, bản quyền, bí mật kinh doanh hoặc bằng sáng chế. Những vụ việc này có thể xảy ra khi doanh nghiệp khác cho rằng bạn đã sử dụng tên, logo, thiết kế sản phẩm, hình ảnh hoặc nội dung viết mà không được phép.

Các ví dụ phổ biến bao gồm:

• Sử dụng tên doanh nghiệp tương tự dễ gây nhầm lẫn
• Đăng tải nội dung tiếp thị hoặc hình ảnh website bị sao chép
• Chia sẻ thông tin bí mật lẽ ra phải được bảo vệ
• Bị cáo buộc vi phạm liên quan đến thương hiệu hoặc bao bì sản phẩm

Đối với doanh nghiệp nhỏ, xung đột nhãn hiệu đặc biệt phổ biến vì quyết định đặt tên thường được đưa ra trước khi thực hiện tra cứu đầy đủ.

Cách giảm thiểu rủi ro:

• Tra cứu tên doanh nghiệp trước khi thành lập công ty
• Kiểm tra nhãn hiệu trước khi ra mắt thương hiệu
• Sử dụng nội dung nguyên bản hoặc tài sản được cấp phép hợp lệ
• Bảo vệ bí mật kinh doanh bằng quy trình bảo mật
• Làm rõ quyền sở hữu trong hợp đồng với nhà thầu

6. Khiếu nại về bảo vệ người tiêu dùng và quảng cáo

Doanh nghiệp bán sản phẩm hoặc dịch vụ cho công chúng có thể đối mặt với các khiếu nại liên quan đến quảng cáo gây hiểu lầm, tính phí không công bằng, vấn đề đăng ký dịch vụ, tranh chấp hoàn tiền hoặc hành vi bán hàng gian dối.

Những vụ kiện này có thể phát sinh khi khách hàng cho rằng doanh nghiệp:

• Đưa ra những lời hứa không đúng sự thật
• Che giấu các điều khoản hoặc phí quan trọng
• Tính phí cho dịch vụ mà khách hàng không cho phép
• Không thực hiện các cam kết khuyến mãi đã quảng cáo

Đội ngũ tiếp thị và bán hàng nên phối hợp chặt chẽ với quy trình pháp lý và tuân thủ để các chương trình quảng bá không tạo ra rủi ro có thể tránh được.

Cách giảm thiểu rủi ro:

• Chỉ đưa ra các tuyên bố có thể chứng minh được
• Công bố rõ ràng và nổi bật các điều khoản quan trọng
• Rà soát chính sách hoàn tiền, hủy dịch vụ và dùng thử
• Lưu lại bản sao quảng cáo, trang đích và ưu đãi
• Đào tạo nhân viên tránh đưa ra lời hứa không có cơ sở

7. Tranh chấp giữa đối tác và cổ đông

Khi các chủ sở hữu bất đồng, chính doanh nghiệp thường bị ảnh hưởng. Các tranh chấp nội bộ có thể gây xáo trộn không kém gì các vụ kiện bên ngoài, đặc biệt khi quyền sở hữu, quyền biểu quyết, lợi nhuận hoặc quyền kiểm soát công ty chưa rõ ràng.

Những vụ việc này có thể liên quan đến:

• Vi phạm thỏa thuận hợp danh
• Khiếu nại lạm quyền đối với cổ đông thiểu số
• Tranh chấp về phân phối lợi nhuận hoặc lương
• Bế tắc giữa các đồng chủ sở hữu
• Cáo buộc lạm dụng tài sản công ty

Một thỏa thuận vận hành, điều lệ hoặc thỏa thuận cổ đông vững chắc có thể tạo ra khác biệt lớn khi xung đột phát sinh.

Cách giảm thiểu rủi ro:

• Xác định sớm thẩm quyền ra quyết định
• Ghi các điều khoản mua bán lại cổ phần bằng văn bản
• Làm rõ cách phân chia lợi nhuận và quyền rời khỏi doanh nghiệp
• Giữ hồ sơ sở hữu chính xác
• Rà soát tài liệu quản trị khi doanh nghiệp thay đổi

8. Khiếu nại trách nhiệm sản phẩm

Nếu doanh nghiệp của bạn sản xuất, bán hoặc phân phối sản phẩm, trách nhiệm sản phẩm cần được đưa vào kế hoạch quản trị rủi ro. Một sản phẩm có thể dẫn đến vụ kiện nếu bị cho là bị lỗi, nguy hiểm, ghi nhãn sai hoặc thiếu cảnh báo phù hợp.

Những khiếu nại này có thể liên quan đến:

• Lỗi thiết kế
• Lỗi sản xuất
• Không cảnh báo người dùng về rủi ro
• Thu hồi và vấn đề an toàn

Ngay cả những doanh nghiệp không trực tiếp sản xuất sản phẩm cũng vẫn có thể bị cuốn vào vụ kiện nếu họ bán, tiếp thị hoặc phân phối sản phẩm đó.

Cách giảm thiểu rủi ro:

• Thẩm định kỹ nhà cung cấp và nhà sản xuất
• Lưu hồ sơ kiểm soát chất lượng
• Dùng nhãn và cảnh báo chính xác
• Theo dõi lô hàng, mẻ hàng và việc thu hồi
• Mua bảo hiểm trách nhiệm sản phẩm khi phù hợp

9. Khiếu nại về quyền riêng tư và an ninh dữ liệu

Doanh nghiệp hiện đại thu thập nhiều dữ liệu khách hàng hơn bao giờ hết. Nếu thông tin đó bị lộ, bị sử dụng sai mục đích hoặc được bảo vệ kém, công ty có thể đối mặt với kiện tụng, giám sát của cơ quan quản lý và thiệt hại về uy tín.

Các vấn đề phổ biến gồm:

• Xử lý sai thông tin thanh toán của khách hàng
• Không bảo vệ dữ liệu tài khoản
• Chia sẻ thông tin cá nhân mà không có sự cho phép
• Kiểm soát truy cập nội bộ yếu

Một doanh nghiệp nhỏ không cần đội ngũ công nghệ thông tin lớn để cải thiện an ninh, nhưng cần các thực hành kỷ luật.

Cách giảm thiểu rủi ro:

• Giới hạn quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm
• Sử dụng mật khẩu mạnh và xác thực đa yếu tố
• Đào tạo nhân viên về lừa đảo qua email và vệ sinh an ninh
• Sao lưu dữ liệu thường xuyên
• Cập nhật thông báo quyền riêng tư và thỏa thuận với nhà cung cấp khi cần

10. Tranh chấp với chủ nhà, hợp đồng thuê và bất động sản

Doanh nghiệp thuê văn phòng, mặt bằng bán lẻ, kho bãi hoặc cơ sở công nghiệp có thể phát sinh tranh chấp với chủ nhà hoặc các bên thuê lân cận. Những bất đồng này có thể liên quan đến việc tăng tiền thuê, nghĩa vụ bảo trì, cải tạo mặt bằng thuê, sửa chữa, hạn chế sử dụng hoặc chấm dứt sớm.

Cách giảm thiểu rủi ro:

• Đọc kỹ hợp đồng thuê trước khi ký
• Xác nhận trách nhiệm bảo trì và sửa chữa
• Thương lượng trước điều khoản gia hạn và chấm dứt
• Ghi lại mọi cam kết của chủ nhà bằng văn bản
• Lưu hồ sơ sửa chữa, thông báo và thanh toán

Cách Cấu Trúc Doanh Nghiệp Có Thể Giúp Giảm Rủi Ro

Cách bạn thành lập và duy trì doanh nghiệp sẽ không loại bỏ hoàn toàn các vụ kiện, nhưng có thể giúp giảm bớt rủi ro có thể tránh được. Một thực thể được cấu trúc đúng cách có thể cải thiện sự tách biệt giữa trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm kinh doanh, hỗ trợ ghi chép rõ ràng hơn và giúp việc tuân thủ dễ quản lý hơn.

Đó là lý do các chi tiết thành lập rất quan trọng ngay từ ngày đầu.

Chủ doanh nghiệp nên chú ý đến:

• Chọn đúng loại hình doanh nghiệp
• Giữ tách biệt tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp
• Duy trì hồ sơ nộp báo cáo thường niên và các yêu cầu tuân thủ của tiểu bang
• Lưu giữ biên bản họp, hồ sơ sở hữu và hồ sơ thuế
• Sử dụng đại lý đăng ký và hệ thống nhắc nhở tuân thủ đáng tin cậy

Đối với các chủ doanh nghiệp mới, Zenind giúp đơn giản hóa việc thành lập công ty và tuân thủ liên tục để doanh nghiệp luôn được tổ chức ngay từ đầu. Cấu trúc như vậy không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc bảo hiểm, nhưng có thể giảm khả năng một sai sót hành chính có thể phòng tránh trở thành vấn đề lớn hơn.

Các Bước Thực Tế Để Giảm Rủi Ro Bị Kiện

Không doanh nghiệp nào có thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro. Mục tiêu là giảm khả năng xảy ra vụ kiện và cải thiện vị thế của bạn nếu điều đó xảy ra.

Hãy bắt đầu với những điều cơ bản sau:

• Thành lập doanh nghiệp đúng cách và duy trì tình trạng tuân thủ
• Sử dụng hợp đồng bằng văn bản cho nhà cung cấp, khách hàng, nhà thầu và đối tác
• Mua bảo hiểm phù hợp với ngành và hoạt động của bạn
• Đào tạo nhân viên về chính sách, an toàn và kỳ vọng ứng xử
• Rà soát các tuyên bố tiếp thị và trên website trước khi đăng tải
• Giữ hồ sơ rõ ràng về thanh toán, hiệu suất, khiếu nại và sự cố
• Cập nhật chính sách khi doanh nghiệp phát triển

Kết Luận

Những vụ kiện kinh doanh phổ biến nhất thường rơi vào một số nhóm có thể dự đoán được: tranh chấp hợp đồng, vấn đề lao động, khiếu nại phân biệt đối xử, thương tích, xung đột sở hữu trí tuệ, khiếu nại của người tiêu dùng, tranh chấp giữa các đối tác, trách nhiệm sản phẩm, vấn đề quyền riêng tư và tranh chấp hợp đồng thuê.

Đó là tin tốt cho chủ doanh nghiệp, vì những rủi ro có thể dự đoán được thì có thể quản lý.

Một quy trình thành lập vững chắc, chính sách nội bộ rõ ràng, hợp đồng cẩn thận và bảo hiểm phù hợp sẽ góp phần lớn vào việc giảm rủi ro pháp lý. Nếu bạn đang bắt đầu hoặc mở rộng doanh nghiệp, việc xây dựng các biện pháp bảo vệ đó từ sớm sẽ dễ dàng và ít tốn kém hơn nhiều so với việc khắc phục sự cố sau khi một khiếu nại đã được nộp.