Често срещани бизнес дела, за които всеки собственик трябва да следи

Управлението на бизнес означава да балансирате растежа, операциите и риска. Дори добре управлявана компания може да се изправи пред дело от клиент, доставчик, служител, конкурент, наемодател или държавна агенция. Някои спорове са незначителни и се уреждат бързо. Други могат да източат парични средства, да отклонят вниманието на ръководството и да увредят марка, изграждана с години.

Най-добрата защита не е паника. Тя е подготовка.

Ако разбирате най-често срещаните видове бизнес дела, можете да въведете по-добри договори, застраховки, политики и практики за съответствие, преди да възникнат проблеми. Това е важно независимо дали работите като ново LLC, корпорация или развиващ се малък бизнес със служители и доставчици.

Това ръководство разглежда видовете дела, за които собствениците на бизнес трябва да следят, и обяснява практични начини за намаляване на риска.

1. Искове за нарушение на договор

Нарушението на договор е един от най-често срещаните бизнес спорове. Договорът определя очакванията за плащане, доставка, срокове, обхват на работа, стандарти за качество и средства за защита, ако нещо се обърка. Когато едната страна смята, че другата не е изпълнила ангажимента си, може да последва дело.

Типични примери включват:

• Доставчик пропуска критичен срок
• Клиент отказва да плати за завършена работа
• Партньор не изпълнява обещано задължение
• Доставчик доставя стоки, които не съответстват на споразумението

Договорните спорове могат да включват писмени споразумения, устни обещания, поръчки за покупка, условия за услуги и трудови договори. Дори малки недоразумения могат да станат скъпи, ако текстът на договора е неясен или непълен.

Как да намалите риска:

• Поставяйте важните обещания в писмена форма
• Определяйте ясно обхвата, условията за плащане и сроковете
• Включвайте клаузи за разрешаване на спорове, когато е уместно
• Преглеждайте шаблоните, преди да ги използвате повторно
• Съхранявайте имейли, фактури, одобрения и бележки за изпълнение

2. Трудови дела

След като наемете служители, бизнесът поема нов слой правен риск. Трудовите спорове могат да възникнат при наемане, дисциплина, практики за заплащане, графици, поведение на работното място, прекратяване на договора и администриране на придобивки.

Чести трудови искове включват:

• Незаконно уволнение
• Нарушения на правилата за заплащане и работно време
• Неправилно класифициране на служители като независими изпълнители
• Искове за ответни действия
• Неспазване на задължителни почивки или извънредно заплащане

Тези искове често се свеждат до документацията. Бизнес, който разчита на устни предупреждения или непоследователни политики, може по-трудно да се защити.

Как да намалите риска:

• Използвайте писмени длъжностни характеристики и оферти за назначение
• Поддържайте ясни политики за служителите
• Класифицирайте правилно работниците
• Следете внимателно часовете и извънредния труд
• Прилагайте политиките последователно към целия екип

3. Искове за дискриминация и тормоз

Исковете за дискриминация и тормоз са сред най-сериозните дела, с които един бизнес може да се сблъска. Те могат да засягат наемане, повишения, възнаграждение, освобождаване, обслужване на клиенти или отношение на работното място въз основа на защитена характеристика.

Примери могат да включват твърдения, свързани с:

• Раса или цвят на кожата
• Пол или полова идентичност
• Религия
• Възраст
• Инвалидност
• Национален произход

Исковете за тормоз могат да включват обидно поведение, тормоз, нежелани намеци или враждебна работна среда. Дори бизнесът да не е имал намерение да причини вреда, слабото обучение или неефективните процедури за сигнализиране могат да влошат ситуацията.

Как да намалите риска:

• Обучавайте ръководителите по законно наемане и поведение на работното място
• Създайте ясен процес за подаване на оплаквания
• Разследвайте проблемите бързо и последователно
• Документирайте коригиращите действия
• Поддържайте актуални политиките срещу тормоз и дискриминация

4. Искове за лични травми и отговорност на имота

Ако клиенти, доставчици или посетители идват на вашия имот, може да носите отговорност, ако някой се нарани. Тези искове често включват подхлъзвания, спъвания, падания, опасни пътеки, лошо осветление, счупено оборудване или липса на предупреждение за опасности.

Иск може да възникне и ако служител причини инцидент, докато шофира по работа или използва фирмен автомобил.

Примери включват:

• Клиент се подхлъзва на мокър под без предупредителен знак
• Посетител се спъва в открит кабел в офис
• Доставчик се наранява на товарна рампа
• Фирмен автомобил участва в сблъсък по време на служебна употреба

Как да намалите риска:

• Проверявайте редовно имота
• Отстранявайте опасностите бързо
• Поставяйте ясни предупредителни знаци, когато е нужно
• Водете дневници за поддръжка и протоколи за инциденти
• Поддържайте подходяща застраховка „Обща гражданска отговорност“ и авто застраховка

5. Искове за интелектуална собственост

Споровете за интелектуална собственост често включват търговски марки, авторски права, търговски тайни или патенти. Тези дела могат да възникнат, когато друг бизнес смята, че сте използвали име, лого, дизайн на продукт, снимка или писмено съдържание без разрешение.

Чести примери включват:

• Използване на подобно до объркване търговско име
• Публикуване на копиран маркетингов текст или снимки от уебсайт
• Споделяне на поверителна информация, която е трябвало да остане защитена
• Обвинение в нарушение, свързано с брандиране или опаковка на продукт

За малките бизнеси конфликтите за търговски марки са особено чести, защото решенията за именуване често се вземат преди да бъде направена пълна проверка.

Как да намалите риска:

• Проверявайте бизнес имената, преди да учредите компанията
• Преглеждайте търговските марки, преди да стартирате марка
• Използвайте оригинално съдържание или правилно лицензирани активи
• Защитавайте търговските тайни с процедури за конфиденциалност
• Уточнявайте ясно правата на собственост в договорите с изпълнители

6. Искове, свързани със защита на потребителите и реклама

Бизнеси, които продават продукти или услуги на широката публика, могат да се изправят пред искове, свързани с подвеждаща реклама, несправедливо фактуриране, абонаментни проблеми, спорове за възстановяване на средства или измамни практики при продажби.

Тези дела могат да възникнат, когато клиент твърди, че бизнесът:

• Е направил обещания, които не са били верни
• Е скрил важни условия или такси
• Е начислил суми за услуги, които клиентът не е одобрил
• Не е спазил рекламирани гаранции

Маркетинговите и търговските екипи трябва да работят в тясно сътрудничество с процесите по правно и регулаторно съответствие, за да не създават рекламите избегнат риск.

Как да намалите риска:

• Правете твърдения, които могат да бъдат доказани
• Разкривайте ключовите условия ясно и на видно място
• Преглеждайте правилата за възстановяване, анулиране и пробни периоди
• Съхранявайте копия от реклами, целеви страници и оферти
• Обучавайте служителите да не правят неподкрепени обещания

7. Спорове между съдружници и акционери

Когато собствениците не са съгласни, самият бизнес често страда. Вътрешните спорове могат да бъдат също толкова разрушителни, колкото и външните дела, особено когато правата на собственост, правата на глас, печалбите или контролът върху компанията не са ясни.

Тези случаи могат да включват:

• Нарушение на партньорско споразумение
• Искове за притискане на миноритарни собственици
• Спорове за разпределения или заплати
• Блокаж между съсобственици
• Твърдения за неправомерно използване на активи на компанията

Силен operating agreement, устав или акционерно споразумение може да направи голяма разлика, когато възникне конфликт.

Как да намалите риска:

• Определете рано кой взема решенията
• Уредете условията за изкупуване в писмен вид
• Уточнете разпределението на печалбата и правата при напускане
• Поддържайте точни записи за собствеността
• Преглеждайте документите за управление, когато бизнесът се променя

8. Искове за отговорност за продукт

Ако вашият бизнес произвежда, продава или разпространява продукти, отговорността за продукт трябва да бъде част от планирането на риска. Един продукт може да доведе до дело, ако се твърди, че е дефектен, опасен, неправилно етикетиран или без нужните предупреждения.

Тези искове могат да включват:

• Дефекти в дизайна
• Производствени дефекти
• Липса на предупреждение за рискове
• Изтегляния от пазара и проблеми със сигурността

Дори бизнес, който не произвежда продукта, може да бъде въвлечен в иск, ако го е продавал, маркетирал или разпространявал.

Как да намалите риска:

• Проверявайте внимателно доставчиците и производителите
• Съхранявайте записи за контрол на качеството
• Използвайте точни етикети и предупреждения
• Проследявайте партиди, серии и изтегляния
• Поддържайте застраховка за продуктова отговорност, когато е подходящо

9. Искове за защита на данните и киберсигурност

Съвременните бизнеси събират повече данни за клиентите от всякога. Ако тази информация бъде разкрита, използвана неправомерно или защитена слабо, компанията може да се изправи пред дела, регулаторен контрол и увреждане на репутацията.

Чести проблеми включват:

• Неправилно боравене с данни за плащане на клиенти
• Неспособност да се защитят данни за акаунти
• Споделяне на лична информация без разрешение
• Слаби вътрешни контроли за достъп

Малък бизнес не се нуждае от голям ИТ екип, за да подобри сигурността, но се нуждае от дисциплинирани практики.

Как да намалите риска:

• Ограничете достъпа до чувствителна информация
• Използвайте силни пароли и многофакторна автентикация
• Обучавайте служителите за фишинг и хигиена на сигурността
• Правете редовни резервни копия на данните
• Актуализирайте политиките за поверителност и договорите с доставчици, когато е необходимо

10. Спорове с наемодатели, наеми и недвижими имоти

Бизнеси, които наемат офис, търговски, складови или индустриални помещения, могат да имат спорове с наемодатели или съседни наематели. Тези несъгласия могат да се отнасят до увеличение на наема, задължения за поддръжка, подобрения в наетия имот, ремонти, ограничения за ползване или предсрочно прекратяване.

Как да намалите риска:

• Прочетете договора за наем внимателно, преди да подпишете
• Потвърдете отговорностите за поддръжка и ремонт
• Договорете предварително условията за подновяване и излизане
• Документирайте писмено всички обещания на наемодателя
• Съхранявайте записи за ремонти, уведомления и плащания

Как бизнес структурата може да помогне за намаляване на риска

Начинът, по който учредявате и поддържате бизнеса си, няма да елиминира делата, но може да помогне за намаляване на избегаемата експозиция. Правилно структурираната правна форма може да подобри разграничението между личните и бизнес задължения, да подпомогне по-ясното водене на документация и да улесни спазването на изискванията.

Затова детайлите по учредяването са важни още от първия ден.

Собственикът на бизнес трябва да обръща внимание на:

• Избор на правилния тип правна форма
• Поддържане на разделение между бизнес и лични финанси
• Спазване на годишните декларации и държавните изисквания за съответствие
• Съхраняване на протоколи от срещи, документи за собственост и данъчни записи
• Използване на регистриран агент и надеждни напомняния за съответствие

За новите собственици Zenind помага да се опрости учредяването на компания и текущото съответствие, така че бизнесът да остане организиран от самото начало. Такава структура не замества правния съвет или застраховката, но може да намали вероятността предотвратима административна грешка да се превърне в по-голям проблем.

Практически стъпки за намаляване на риска от дела

Нито един бизнес не може да премахне напълно риска. Целта е да се намали вероятността от дело и да се подобри позицията ви, ако все пак се случи.

Започнете с тези основни стъпки:

• Учредете бизнеса правилно и поддържайте текущо съответствие
• Използвайте писмени договори с доставчици, клиенти, изпълнители и партньори
• Купете подходяща застраховка според вашата индустрия и дейност
• Обучавайте служителите по политики, безопасност и очаквания за поведение
• Преглеждайте маркетинговите твърдения и съдържанието на уебсайта преди публикуване
• Поддържайте ясни записи за плащания, изпълнение, оплаквания и инциденти
• Актуализирайте политиките, докато бизнесът расте

Заключителни мисли

Най-често срещаните бизнес дела обикновено попадат в няколко предвидими категории: договорни спорове, трудови проблеми, искове за дискриминация, травми, конфликти за интелектуална собственост, потребителски оплаквания, партньорски спорове, продуктова отговорност, проблеми с поверителността и спорове по наеми.

Това е добра новина за собствениците на бизнес, защото предвидимите рискове могат да се управляват.

Силен процес на учредяване, ясни вътрешни политики, внимателно изготвени договори и подходящо застрахователно покритие могат значително да намалят правната експозиция. Ако започвате или развивате бизнес, изграждането на тези защити отрано е по-лесно и по-евтино, отколкото да се решават проблеми след като бъде подаден иск.