Πώς να αξιολογείτε τις εμπορικές ευκαιρίες πιο γρήγορα χωρίς να χάνετε χρόνο

Για ιδρυτές και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, ο χρόνος είναι ένας από τους πιο περιορισμένους πόρους. Αφού έχετε ιδρύσει την εταιρεία σας, έχετε καταχωρίσει την LLC σας ή έχετε λανσάρει μια νέα corporation, κάθε ώρα που αφιερώνεται στον λάθος υποψήφιο πελάτη είναι μια ώρα που δεν αφιερώνεται στην ανάπτυξη προϊόντος, στις λειτουργίες, στη συμμόρφωση ή στο κλείσιμο πραγματικών συμφωνιών.

Γι’ αυτό η αξιολόγηση των πωλησιακών ευκαιριών έχει σημασία. Ο στόχος δεν είναι να είστε καχύποπτοι με κάθε lead. Ο στόχος είναι να εντοπίζετε, όσο το δυνατόν νωρίτερα, αν ένας υποψήφιος πελάτης έχει πραγματική ανάγκη, δυνατότητα αγοράς, εξουσία λήψης αποφάσεων και χρονοδιάγραμμα για να προχωρήσει.

Μια πιο ισχυρή διαδικασία αξιολόγησης σάς βοηθά να:

• Αφιερώσετε περισσότερο χρόνο σε αγοραστές που είναι πιθανό να μετατραπούν
• Μειώσετε τις απλήρωτες κλήσεις διερεύνησης και τα μη παραγωγικά follow-up
• Θέσετε καλύτερες προσδοκίες από την αρχή
• Βελτιώσετε τη ρευστότητα μειώνοντας τον κύκλο πωλήσεων
• Προστατεύσετε την ομάδα σας από περιττή εργασία

Αν η επιχείρησή σας είναι ακόμη νέα, ειδικά μετά την έναρξη μιας νέας οντότητας, αυτή η πειθαρχία είναι ακόμη πιο σημαντική. Μια ευέλικτη εταιρεία δεν μπορεί να αντέξει να κυνηγά κάθε αίτημα. Η καλύτερη προσέγγιση είναι ένα απλό, επαναλήψιμο σύστημα που φιλτράρει τις ακατάλληλες ευκαιρίες χωρίς να βλάπτει τις σχέσεις.

Ξεκινήστε με γρήγορη πρώτη απάντηση

Η ταχύτητα μετράει. Όταν ένας υποψήφιος πελάτης επικοινωνήσει, απαντήστε γρήγορα όσο το ενδιαφέρον είναι υψηλό. Μια γρήγορη απάντηση δεν σημαίνει μακροσκελή πρόταση πώλησης. Σημαίνει ότι αναγνωρίζετε το αίτημα, επιβεβαιώνετε το επόμενο βήμα και τον βάζετε σε μια δομημένη διαδικασία.

Μια σύντομη απάντηση μπορεί να είναι η εξής:

• Ευχαριστήστε τον για την επικοινωνία
• Επιβεβαιώστε την υπηρεσία ή το προϊόν για το οποίο ρωτά
• Ζητήστε του να επιλέξει ώρα για μια σύντομη κλήση ή να συμπληρώσει μια μικρή φόρμα αρχικής καταγραφής
• Εξηγήστε ότι ο στόχος είναι να διαπιστωθεί αν είστε η κατάλληλη επιλογή

Αυτή η προσέγγιση εξοικονομεί χρόνο με δύο τρόπους. Πρώτον, φιλτράρει όσους δεν είναι αρκετά σοβαροί για να συνεχίσουν. Δεύτερον, δημιουργεί επαγγελματικό τόνο από την αρχή.

Αν ένας υποψήφιος πελάτης δεν μπορεί να αφιερώσει χρόνο για μια σύντομη συζήτηση ή αγνοεί ένα απλό αίτημα αρχικής καταγραφής, αυτό είναι χρήσιμη πληροφορία. Δεν σημαίνει απαραίτητα ότι δεν θα αγοράσει ποτέ, αλλά δείχνει ότι ίσως δεν είναι έτοιμος να προχωρήσει.

Ρωτήστε για το πραγματικό πρόβλημα

Πολλοί υποψήφιοι περιγράφουν τα συμπτώματα αντί για το πραγματικό πρόβλημα. Ένας επιχειρηματίας μπορεί να πει ότι θέλει περισσότερα leads, ενώ το πραγματικό ζήτημα είναι η χαμηλή μετατροπή. Κάποιος άλλος μπορεί να θέλει χαμηλότερη τιμή, ενώ το πραγματικό πρόβλημα είναι ότι δεν έχει ορίσει το εύρος της εργασίας.

Για να αξιολογείτε αποτελεσματικά, κάντε ερωτήσεις που αποκαλύπτουν την πραγματική ανάγκη:

• Τι προσπαθείτε να λύσετε;
• Γιατί αποτελεί προτεραιότητα τώρα;
• Τι θα συμβεί αν δεν κάνετε τίποτα;
• Τι έχετε δοκιμάσει μέχρι τώρα;
• Πώς θα έμοιαζε ένα επιτυχημένο αποτέλεσμα;

Αυτές οι ερωτήσεις δεν συλλέγουν απλώς πληροφορίες. Δείχνουν αν ο υποψήφιος κατανοεί αρκετά καλά την πρόκληση ώστε να αγοράσει τη σωστή λύση. Οι ισχυροί αγοραστές συνήθως περιγράφουν καθαρά το πρόβλημα και μπορούν να εξηγήσουν γιατί το ζήτημα έχει σημασία.

Οι πιο αδύναμοι αγοραστές συχνά παραμένουν ασαφείς. Μπορεί να θέλουν απλώς να “ψάξουν λίγο” ή να “δουν τι υπάρχει” χωρίς καθορισμένο στόχο. Αυτές οι συζητήσεις μπορεί να πάρουν πολύ χρόνο και να μην οδηγήσουν πουθενά.

Επιβεβαιώστε έγκαιρα τον υπεύθυνο λήψης απόφασης

Ένας από τους πιο εύκολους τρόπους να χάσετε χρόνο είναι να μιλάτε για πολύ ώρα με κάποιον που δεν μπορεί να εγκρίνει την αγορά.

Πριν επενδύσετε σε λεπτομερή πρόταση, ρωτήστε:

• Ποιοι άλλοι συμμετέχουν στην απόφαση;
• Θα χρειαστεί να εξετάσει κάποιος άλλος την προσφορά;
• Υπάρχει ήδη εγκεκριμένος προϋπολογισμός;
• Ποια είναι η διαδικασία έγκρισης;

Σε μικρές επιχειρήσεις, ο υπεύθυνος λήψης απόφασης είναι συχνά ο ιδιοκτήτης. Σε μεγαλύτερους οργανισμούς, ο αγοραστής μπορεί να χρειάζεται έγκριση από manager, οικονομική ομάδα, συνέταιρο ή νομικό έλεγχο. Το να το γνωρίζετε νωρίς σάς βοηθά να κρίνετε αν η ευκαιρία αξίζει να κυνηγηθεί.

Αν η διαδικασία λήψης απόφασης είναι σύνθετη, ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε το χρονοδιάγραμμα και την επικοινωνία σας. Αν ο υποψήφιος δεν είναι ο υπεύθυνος λήψης απόφασης και δεν μπορεί να σας φέρει σε επαφή με αυτόν, η ευκαιρία ίσως είναι πολύ μακρινή για να δικαιολογήσει σημαντική προσπάθεια.

Μιλήστε για τον προϋπολογισμό χωρίς να γίνει άβολο

Ο προϋπολογισμός δεν είναι ο μόνος παράγοντας σε μια πώληση, αλλά είναι πρακτικός. Αν ένας υποψήφιος δεν μπορεί να αντέξει οικονομικά την υπηρεσία σας, η σχέση μπορεί να μην προχωρήσει ποτέ, όσο ενδιαφέρον κι αν δείχνει.

Δεν χρειάζεται να κάνετε μια αγενή ή απότομη ερώτηση. Μπορείτε να το εντάξετε σε μια φυσιολογική συζήτηση αξιολόγησης:

• Έχετε προβλέψει προϋπολογισμό γι’ αυτό;
• Ποιο εύρος θεωρείτε άνετο;
• Συγκρίνετε επιλογές με βάση την τιμή, την ταχύτητα ή το εύρος;
• Χρειάζεστε ένα βασικό πακέτο ή μια πιο ολοκληρωμένη λύση;

Αυτές οι ερωτήσεις σάς βοηθούν να καταλάβετε αν ο αγοραστής είναι ρεαλιστής. Επίσης, σας αποτρέπουν από το να ξοδέψετε πολύ χρόνο προετοιμάζοντας μια λεπτομερή προσφορά για κάποιον που δεν επρόκειτο ποτέ να αγοράσει.

Αν η επιχείρησή σας προσφέρει τιμολόγηση σε επίπεδα, οι συζητήσεις για τον προϋπολογισμό μπορούν να σας βοηθήσουν να ταιριάξετε το σωστό πακέτο με τον σωστό αγοραστή. Αυτό είναι πολύ καλύτερο από το να δημιουργείτε μια προσαρμοσμένη πρόταση για κάποιον που ήθελε μόνο τη χαμηλότερη δυνατή τιμή.

Ρωτήστε για το χρονοδιάγραμμα

Ένας υποψήφιος με πραγματική ανάγκη αλλά χωρίς χρονοδιάγραμμα ίσως να μην είναι ακόμη πραγματική πωλησιακή ευκαιρία.

Κάντε ερωτήσεις όπως:

• Πότε θέλετε να πάρετε απόφαση;
• Είναι αυτό επείγουσα προτεραιότητα ή μελλοντικό έργο;
• Ποιο γεγονός καθορίζει το χρονοδιάγραμμα;
• Υπάρχει κάποια προθεσμία που πρέπει να γνωρίζουμε;

Το χρονοδιάγραμμα είναι ισχυρός δείκτης σοβαρότητας. Οι αγοραστές με προθεσμία συνήθως κινούνται πιο γρήγορα και συμμετέχουν πιο σταθερά. Οι αγοραστές χωρίς χρονοδιάγραμμα μπορεί να αξίζουν τη φροντίδα σας, αλλά συνήθως δεν πρέπει να λαμβάνουν το ίδιο επίπεδο προσπάθειας με κάποιον που είναι έτοιμος να κινηθεί τώρα.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών που βασίζονται σε διαβουλεύσεις, εξατομικευμένη εργασία ή συμβουλευτική υποστήριξη. Αν ένας υποψήφιος απλώς συλλέγει ιδέες, ίσως είναι καλύτερο να τον βάλετε σε nurture sequence αντί να συνεχίσετε με μακρόχρονο one-on-one follow-up.

Χρησιμοποιήστε σύντομη φόρμα αρχικής καταγραφής

Μια σύντομη φόρμα μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο πριν από την πρώτη κλήση. Δεν πρέπει να είναι τόσο μεγάλη ώστε να αποθαρρύνει τους ανθρώπους, αλλά πρέπει να συλλέγει αρκετές πληροφορίες για να ξεχωρίζει τους σοβαρούς αγοραστές από τους περιστασιακούς επισκέπτες.

Μια καλή φόρμα αρχικής καταγραφής μπορεί να περιλαμβάνει:

• Επωνυμία εταιρείας
• Στοιχεία επικοινωνίας
• Τύπο επιχείρησης ή υπηρεσίας που χρειάζεται
• Κύρια πρόκληση ή στόχο
• Εκτιμώμενο προϋπολογισμό
• Επιθυμητό χρονοδιάγραμμα
• Αν είναι ο υπεύθυνος λήψης απόφασης

Με αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να προετοιμαστείτε για τη συζήτηση και να αποφασίσετε αν το lead αξίζει μια πλήρη κλήση πωλήσεων.

Για τις μικρές εταιρείες, μια φόρμα δημιουργεί επίσης συνέπεια. Αντί να βασίζεστε στη μνήμη ή σε άτυπες σημειώσεις, μπορείτε να συγκρίνετε τους υποψηφίους με τα ίδια κριτήρια κάθε φορά.

Θέστε ξεκάθαρα τις προσδοκίες

Ένας λόγος που οι συζητήσεις πωλήσεων τραβούν σε μάκρος είναι ότι ο αγοραστής και ο πωλητής δεν ορίζουν ποτέ τους κανόνες συνεργασίας.

Θέστε προσδοκίες από νωρίς:

• Τι συμβαίνει κατά την πρώτη κλήση
• Τι πληροφορίες χρειάζεστε πριν ετοιμάσετε προσφορά
• Πόσος χρόνος χρειάζεται για να λάβουν πρόταση
• Τι περιλαμβάνει και τι δεν περιλαμβάνει η υπηρεσία σας
• Πώς λειτουργούν η πληρωμή και τα επόμενα βήματα αν και οι δύο πλευρές προχωρήσουν

Οι ξεκάθαρες προσδοκίες μειώνουν τις παρεξηγήσεις και αποτρέπουν τη σπατάλη χρόνου αργότερα. Επίσης, κάνουν την επιχείρησή σας να φαίνεται πιο οργανωμένη και αξιόπιστη.

Αν λειτουργείτε μια νεοσύστατη εταιρεία, αυτή είναι μια έξυπνη συνήθεια να χτίσετε από νωρίς. Η καλή διαχείριση διαδικασιών σάς βοηθά να παραμένετε συγκεντρωμένοι, να προστατεύετε τα περιθώριά σας και να παρουσιάζετε επαγγελματική εικόνα από την πρώτη μέρα.

Ξέρετε πότε να απορρίψετε έναν υποψήφιο

Δεν πρέπει κάθε lead να γίνει πελάτης. Αυτό δεν είναι αποτυχία. Είναι μέρος της καλής πειθαρχίας στις πωλήσεις.

Θα πρέπει να σκεφτείτε την απόρριψη ενός υποψηφίου όταν:

• Δεν μπορεί να εξηγήσει ξεκάθαρα την ανάγκη του
• Δεν απαντά ποτέ εγκαίρως
• Δεν έχει προϋπολογισμό και δεν υπάρχει επείγουσα ανάγκη
• Δεν θέλει να μοιραστεί βασικές πληροφορίες
• Οι προσδοκίες του είναι μη ρεαλιστικές
• Το χρονοδιάγραμμα, το εύρος ή η καταλληλότητα δεν ταιριάζουν με αυτό που προσφέρετε

Η απόρριψη μπορεί να γίνει ευγενικά και βοηθητικά. Μπορείτε να εξηγήσετε ότι η υπηρεσία σας δεν είναι η καλύτερη επιλογή και, όταν είναι κατάλληλο, να τον παραπέμψετε αλλού. Αυτό προστατεύει τον χρόνο σας ενώ διατηρεί τη φήμη σας.

Ένα καθαρό όχι είναι συχνά καλύτερο από ένα παρατεταμένο ίσως.

Χτίστε σύστημα follow-up που δεν σπαταλά χρόνο

Η αξιολόγηση δεν είναι το ίδιο με το να αγνοείτε ένα lead. Ορισμένοι υποψήφιοι χρειάζονται μια υπενθύμιση, όχι μια οριστική διακοπή.

Το κλειδί είναι να χτίσετε ένα δομημένο και αποδοτικό σύστημα follow-up:

• Χρησιμοποιήστε πρότυπα για συνηθισμένα μηνύματα
• Ορίστε υπενθυμίσεις για μελλοντικό έλεγχο
• Ομαδοποιήστε τους υποψήφιους ανά στάδιο
• Παρακολουθείτε ποιοι είναι ενεργοί, αδρανείς ή απορριφθέντες
• Αυτοματοποιήστε τις επαναλαμβανόμενες ενέργειες παρακολούθησης όπου είναι δυνατό

Έτσι δεν κυνηγάτε χειροκίνητα κάθε lead και παραμένετε σε επαφή με τους υποψηφίους που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία.

Ένα ισχυρό σύστημα follow-up προστατεύει επίσης τα έσοδα. Ορισμένοι υποψήφιοι δεν είναι έτοιμοι σήμερα, αλλά μπορεί να είναι έτοιμοι αργότερα. Αν καταγράφετε σωστά τις ανάγκες και το χρονοδιάγραμμά τους, μπορείτε να επανασυνδεθείτε τη σωστή στιγμή χωρίς να ξεκινήσετε από το μηδέν.

Μετατρέψτε τις άσκοπες συζητήσεις σε καλύτερους κανόνες

Ακόμη κι όταν μια συζήτηση πωλήσεων δεν οδηγήσει πουθενά, μπορεί να σας διδάξει κάτι.

Μετά από κάθε μη παραγωγικό lead, ρωτήστε:

• Ποιο προειδοποιητικό σημάδι δεν πρόσεξα;
• Ποια ερώτηση θα είχε αποκαλύψει νωρίτερα την ασυμφωνία;
• Δεν απάντησε ο υποψήφιος ή δεν τον αξιολόγησα αρκετά ξεκάθαρα;
• Ήταν το ζήτημα η τιμή, ο χρόνος, η εξουσία ή η καταλληλότητα;

Με τον καιρό, αυτά τα μοτίβα βελτιώνουν τη διαδικασία πωλήσεών σας. Μαθαίνετε ποιοι υποψήφιοι αξίζουν προσπάθεια και ποιοι είναι πιθανό να καταναλώσουν υπερβολικά πολύ χρόνο.

Αυτό είναι ένα από τα πλεονεκτήματα του να λειτουργείτε μια επιχείρηση με σαφή δομή. Όταν η εταιρεία σας είναι οργανωμένη, η διαδικασία πωλήσεων, οι λειτουργίες και οι οικονομικές αποφάσεις γίνονται πιο εύκολα διαχειρίσιμες.

Μια καλύτερη νοοτροπία prospecting

Οι καλύτερες ομάδες πωλήσεων δεν προσπαθούν να μιλήσουν με όλους. Προσπαθούν να μιλήσουν με τους σωστούς ανθρώπους.

Αυτή η νοοτροπία είναι ιδιαίτερα πολύτιμη για επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες νεοσύστατων εταιρειών. Όταν οι πόροι είναι περιορισμένοι, χρειάζεστε μια διαδικασία που σας βοηθά να εστιάζετε στους υποψηφίους που μπορούν πραγματικά να προωθήσουν την επιχείρησή σας.

Ένα καλό σύστημα αξιολόγησης δεν σας κάνει λιγότερο χρήσιμους. Σας κάνει πιο αποτελεσματικούς. Ξοδεύετε λιγότερο χρόνο κυνηγώντας αδιέξοδα, ετοιμάζετε πιο ισχυρές προτάσεις και δημιουργείτε περισσότερο χώρο για τη δουλειά που πραγματικά αναπτύσσει την εταιρεία.

Αν θέλετε καλύτερα αποτελέσματα στις πωλήσεις, ξεκινήστε με καλύτερες ερωτήσεις, καλύτερα φίλτρα και καλύτερη διαδικασία. Το αποτέλεσμα δεν είναι απλώς λιγότερος χαμένος χρόνος. Είναι μια πιο υγιής, πιο πειθαρχημένη επιχείρηση.