Πόσα ταμειακά αποθέματα χρειάζεται μια επιχείρηση;

Τα ταμειακά αποθέματα είναι μία από τις σημαντικότερες οικονομικές δικλείδες ασφαλείας που μπορεί να δημιουργήσει μια επιχείρηση. Πολύ λίγα διαθέσιμα μετρητά σας εκθέτουν σε διαταραχές μισθοδοσίας, πελάτες που πληρώνουν αργά, καθυστερήσεις στην εφοδιαστική αλυσίδα και πτώσεις εσόδων. Πάρα πολλά αδρανή μετρητά μπορούν να περιορίσουν τις προσλήψεις, το μάρκετινγκ, το απόθεμα, την ανάπτυξη προϊόντων και άλλες επενδύσεις ανάπτυξης.

Το σωστό επίπεδο αποθεματικού δεν είναι ένας καθολικός αριθμός. Εξαρτάται από τον κλάδο σας, το στάδιο ανάπτυξης, τη δομή κόστους, την εποχικότητα, τις υποχρεώσεις χρέους και την προβλεψιμότητα των εσόδων σας. Μια startup που πουλά ένα νέο προϊόν έχει διαφορετικές ανάγκες ρευστότητας από μια εταιρεία υπηρεσιών με σταθερά επαναλαμβανόμενα συμβόλαια ή από μια ώριμη επιχείρηση με σταθερά περιθώρια κέρδους.

Για ιδρυτές που συστήνουν μια LLC ή μια εταιρεία, ο προγραμματισμός ρευστότητας πρέπει να ξεκινά νωρίς. Η σύσταση της οντότητας είναι μόνο ένα μέρος της δημιουργίας μιας ανθεκτικής επιχείρησης, αλλά η πειθαρχία στα αποθέματα είναι αυτό που βοηθά την επιχείρηση να αντέξει τις αναπόφευκτες εκπλήξεις.

Τι σκοπό έχουν τα ταμειακά αποθέματα

Τα ταμειακά αποθέματα δεν είναι απλώς επιπλέον χρήματα που κάθονται σε έναν τραπεζικό λογαριασμό. Εξυπηρετούν έναν σαφή λειτουργικό σκοπό:

• Καλύπτουν βραχυπρόθεσμες διαταραχές στα έσοδα.
• Προστατεύουν τη μισθοδοσία και τις απαραίτητες πληρωμές προμηθευτών.
• Βοηθούν την επιχείρηση να απορροφήσει καθυστερημένες πληρωμές πελατών.
• Μειώνουν την εξάρτηση από ακριβό δανεισμό έκτακτης ανάγκης.
• Δημιουργούν ευελιξία σε περιόδους αβεβαιότητας.

Ένα υγιές αποθεματικό σας δίνει επιλογές. Χωρίς αυτό, ακόμη και ένα προσωρινό πρόβλημα μπορεί να σας αναγκάσει σε κακές αποφάσεις, όπως η ανάληψη ακριβού χρέους, η πολύ γρήγορη περικοπή κρίσιμων δαπανών ή η αδυναμία εκπλήρωσης υποχρεώσεων που πλήττουν την αξιοπιστία.

Γιατί δεν υπάρχει μία σωστή απάντηση

Πολλοί προτιμούν να εφαρμόζουν έναν απλό κανόνα, όπως η διατήρηση αποθεμάτων για τρεις έως έξι μήνες δαπανών. Αυτό μπορεί να είναι ένα χρήσιμο σημείο εκκίνησης, αλλά δεν είναι αυτόματα σωστό για κάθε επιχείρηση.

Ένας στόχος αποθεματικού πρέπει να αντικατοπτρίζει τις πραγματικές συνθήκες της λειτουργίας σας:

• Μεταβλητότητα εσόδων: Πόσο προβλέψιμες είναι οι πωλήσεις από μήνα σε μήνα;
• Βάρος σταθερών δαπανών: Πόσα πρέπει να πληρώνετε ακόμη και σε έναν αργό μήνα;
• Συγκέντρωση πελατών: Η απώλεια ενός πελάτη θα δημιουργούσε μεγάλο κενό;
• Ανάγκες σε απόθεμα: Πρέπει να αγοράζετε προϊόν πριν εισπράξετε έσοδα;
• Χρονισμός πληρωμών: Οι πελάτες πληρώνουν άμεσα ή με όρους net-30, net-60 ή και περισσότερο;
• Πρόσβαση σε πίστωση: Έχετε ήδη αξιόπιστη πιστωτική γραμμή ή άλλη επιλογή χρηματοδότησης;

Όσο πιο αβέβαια είναι τα έσοδά σας και όσο βαρύτερα τα σταθερά κόστη σας, τόσο μεγαλύτερο ταμειακό «μαξιλάρι» χρειάζεστε.

Ένας πρακτικός τρόπος να υπολογίσετε τον στόχο αποθεματικού σας

Μια χρήσιμη εκτίμηση αποθεματικού ξεκινά με τα λειτουργικά έξοδα και το προφίλ κινδύνου της επιχείρησής σας. Μπορείτε να το προσεγγίσετε σε τέσσερα βήματα.

1. Προσδιορίστε τα βασικά μηνιαία έξοδα

Καταγράψτε τα κόστη που πρέπει να πληρώνει η επιχείρησή σας για να συνεχίσει να λειτουργεί:

• Μισθοδοσία και πληρωμές συνεργατών
• Ενοίκιο ή έξοδα γραφείου
• Λογισμικό και συνδρομές
• Ασφάλιση
• Πληρωμές δανείων
• Κοινόχρηστα
• Απόθεμα ή πρώτες ύλες
• Ελάχιστο προϋπολογισμό μάρκετινγκ
• Έξοδα αποστολής, αποθήκευσης ή εκτέλεσης παραγγελιών

Εστιάστε στα αναπόφευκτα έξοδα, όχι σε κάθε προαιρετική επένδυση ανάπτυξης.

2. Διαχωρίστε τα σταθερά από τα μεταβλητά κόστη

Τα σταθερά κόστη συνεχίζουν να υπάρχουν ακόμη κι αν οι πωλήσεις επιβραδυνθούν. Τα μεταβλητά κόστη αλλάζουν ανάλογα με τον όγκο των εσόδων.

Τα σταθερά κόστη χρειάζονται τη μεγαλύτερη προσοχή όταν χτίζετε αποθέματα, επειδή είναι οι δαπάνες που παραμένουν ακόμη και σε περίοδο ύφεσης.

3. Εκτιμήστε τη χρηματική σας «διάρκεια αντοχής»

Η χρηματική διάρκεια αντοχής δείχνει για πόσο μπορεί να επιβιώσει η επιχείρησή σας με τα διαθέσιμα μετρητά.

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο:

Cash runway = Available cash / Average monthly burn

Για παράδειγμα, αν έχετε 90.000 $ σε διαθέσιμα μετρητά και η μέση μηνιαία καύση σας είναι 15.000 $, η διάρκεια αντοχής σας είναι έξι μήνες.

Αυτός ο υπολογισμός σάς βοηθά να δείτε αν η επιχείρησή σας έχει αρκετό χρόνο να ανακάμψει από μια επιβράδυνση ή αν χρειάζεται να δημιουργήσετε μεγαλύτερο αποθεματικό.

4. Προσθέστε σχεδιασμό σεναρίων

Ο καλός σχεδιασμός αποθεματικών δεν βασίζεται μόνο στον μέσο μήνα. Πρέπει επίσης να λαμβάνει υπόψη σενάρια πίεσης:

• Τι γίνεται αν οι πωλήσεις πέσουν 20% για τρεις μήνες;
• Τι γίνεται αν φύγει ένας μεγάλος πελάτης;
• Τι γίνεται αν ένας βασικός προμηθευτής αυξήσει τις τιμές;
• Τι γίνεται αν χρειαστείτε μια έκτακτη επισκευή ή μια νομική πληρωμή;
• Τι γίνεται αν οι εισπράξεις επιβραδυνθούν την ίδια στιγμή που αυξάνονται τα έξοδα;

Ο προγραμματισμός αποθεματικών είναι ισχυρότερος όταν συνδέεται με συγκεκριμένους κινδύνους αντί για έναν γενικό στόχο.

Στόχοι αποθεματικών ανά τύπο επιχείρησης

Διαφορετικές επιχειρήσεις χρειάζονται συνήθως διαφορετικά επίπεδα ρευστότητας.

Startups

Οι επιχειρήσεις σε πρώιμο στάδιο έχουν συχνά αβέβαια έσοδα και ανομοιόμορφα έξοδα. Ίσως να μην μπορούν να συσσωρεύσουν μεγάλα αποθέματα αμέσως, αλλά θα πρέπει να χτίσουν τη συνήθεια να αποταμιεύουν ένα ποσοστό των εσόδων όποτε είναι δυνατό.

Μια πρακτική προσέγγιση είναι να αποταμιεύετε ένα μέρος από κάθε γύρο χρηματοδότησης, κάθε πληρωμή εσόδων ή κάθε κερδοφόρο μήνα σε έναν ξεχωριστό λογαριασμό αποθεματικού. Ακόμη κι αν το αποθεματικό ξεκινά μικρό, η συνέπεια έχει σημασία.

Επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών

Οι εταιρείες παροχής υπηρεσιών με επαναλαμβανόμενα συμβόλαια ή retainers ίσως να μην χρειάζονται τόσο μεγάλο αποθεματικό όσο μια επιχείρηση προϊόντων με απόθεμα, αλλά εξακολουθούν να χρειάζονται προστασία από αποχωρήσεις πελατών και καθυστερημένες πληρωμές.

Ένας συνηθισμένος στόχος είναι αρκετή ρευστότητα ώστε να καλύπτονται αρκετοί μήνες βασικών εξόδων, ιδιαίτερα αν η επιχείρηση εξαρτάται από μικρό αριθμό πελατών.

Εποχικές επιχειρήσεις

Οι εποχικές επιχειρήσεις χρειάζονται πιο προσεκτικό προγραμματισμό αποθεματικών επειδή τα έσοδα μπορεί να έρχονται σε «κύματα» αντί να κατανέμονται ομοιόμορφα μέσα στο έτος.

Αυτές οι εταιρείες πρέπει να δημιουργούν αποθέματα κατά τους δυνατούς μήνες ώστε να στηρίζουν την περίοδο χαμηλής ζήτησης. Αν η μισθοδοσία, το ενοίκιο και η ασφάλιση συνεχίζονται όλο τον χρόνο, το αποθεματικό πρέπει να γεφυρώνει αυτές τις ήσυχες περιόδους.

Επιχειρήσεις προϊόντων

Οι επιχειρήσεις που διατηρούν απόθεμα συχνά χρειάζονται περισσότερο μετρητό από τις εταιρείες παροχής υπηρεσιών. Μπορεί να χρειαστεί να πληρώνουν τους προμηθευτές πριν εισπράξουν από τους πελάτες, κάτι που δημιουργεί χρονικό κενό.

Αυτό το κενό καθιστά τα αποθεματικά ιδιαίτερα σημαντικά. Μια επιχείρηση μπορεί να φαίνεται κερδοφόρα στα χαρτιά και παρ’ όλα αυτά να ξεμείνει από ρευστό αν οι αγορές αποθέματος και οι απαιτήσεις δεν είναι συγχρονισμένες.

Επιχειρήσεις σε φάση ανάπτυξης

Μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση μπορεί σκόπιμα να κρατά λιγότερα μετρητά από μια συντηρητική επιχείρηση, αν έχει ισχυρό pipeline και προβλέψιμη χρηματοδότηση. Όμως η επιθετική επέκταση δεν πρέπει ποτέ να γίνεται σε βάρος της βασικής σταθερότητας.

Αν οι δαπάνες ανάπτυξης καταναλώνουν όλο το διαθέσιμο μετρητό, η διοίκηση πρέπει να επανεξετάσει αν η επιχείρηση διαθέτει επαρκή προστασία από την καθοδική πλευρά.

Πόσα μετρητά είναι αρκετά;

Για πολλές μικρές επιχειρήσεις, ένα εύλογο σημείο εκκίνησης είναι να διατηρούν μετρητά που καλύπτουν τουλάχιστον τρεις μήνες βασικών λειτουργικών εξόδων. Σε πιο ασταθείς κλάδους, έξι μήνες ή περισσότερο μπορεί να είναι πιο κατάλληλοι.

Μια πιο ισχυρή απάντηση προκύπτει συνδυάζοντας τη σκέψη βάσει χρόνου και κινδύνου:

• Βάσει χρόνου: Πόσους μήνες σταθερών εξόδων μπορείτε να αντέξετε;
• Βάσει κινδύνου: Ποιο συγκεκριμένο σοκ προσπαθείτε να απορροφήσετε;
• Βάσει χρονισμού: Πόσο γρήγορα μπορείτε να μετατρέψετε απαιτήσεις ή χρηματοδότηση σε μετρητά;

Αν μπορείτε να απαντήσετε σε αυτές τις τρεις ερωτήσεις, ο στόχος αποθεματικού σας θα είναι πολύ πιο τεκμηριωμένος από έναν γενικό εμπειρικό κανόνα.

Τι δεν πρέπει να μετράτε ως αποθεματικό

Δεν πρέπει να θεωρείται κάθε ευρώ της επιχείρησης ως πραγματικό αποθεματικό.

Αποφύγετε να υπολογίζετε ως επείγον ταμειακό απόθεμα τα εξής:

• Χρήματα που έχουν ήδη δεσμευτεί για μισθοδοσία ή φόρους
• Κεφάλαια που προορίζονται για απόθεμα ή επερχόμενους λογαριασμούς
• Προκαταβολές πελατών που ίσως χρειαστεί να επιστραφούν
• Κέρδη που σκοπεύετε να διανείμετε στους ιδιοκτήτες
• Βραχυπρόθεσμο λειτουργικό μετρητό που χρειάζεται για την καθημερινή δραστηριότητα

Ένα αποθεματικό πρέπει να είναι πραγματικά διαθέσιμο όταν προκύψει πρόβλημα, όχι ήδη δεσμευμένο.

Πώς να δημιουργήσετε αποθεματικά χωρίς να επιβραδύνετε πολύ την ανάπτυξη

Το μεγαλύτερο λάθος συνήθως δεν είναι η διατήρηση υπερβολικών μετρητών. Είναι η αποτυχία δημιουργίας οποιασδήποτε δομής αποθεματικών.

Ακολουθούν πρακτικοί τρόποι για να χτίσετε αποθεματικά ενώ συνεχίζετε να αναπτύσσεστε:

• Αυτοματοποιήστε τη μεταφορά ενός σταθερού ποσοστού εσόδων σε λογαριασμό αποθεματικού.
• Αποταμιεύστε ένα μέρος από κάθε κερδοφόρο μήνα πριν αυξήσετε τις διακριτικές δαπάνες.
• Διαχωρίστε το λειτουργικό μετρητό από το μετρητό αποθεματικού ώστε να είναι πιο εύκολο να προστατευτεί το υπόλοιπο.
• Ορίστε ένα ελάχιστο όριο αποθεματικού που δεν μπορεί να παραβιαστεί χωρίς έλεγχο από τη διοίκηση.
• Επαναξιολογείτε τον στόχο ανά τρίμηνο καθώς αλλάζουν τα έσοδα, τα κόστη και η έκθεση σε κίνδυνο.

Ο στόχος δεν είναι να «θησαυρίζετε» μετρητά. Είναι να δημιουργήσετε οικονομική ανθεκτικότητα ώστε η επιχείρηση να μπορεί να επενδύει με αυτοπεποίθηση.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Πολλές επιχειρήσεις υποχρηματοδοτούν τα αποθεματικά τους λόγω μερικών προβλέψιμων λαθών:

• Εστιάζουν μόνο σε αισιόδοξες προβλέψεις.
• Υποθέτουν ότι οι πελάτες θα πληρώνουν πάντα στην ώρα τους.
• Θεωρούν ότι η διαθέσιμη πίστωση είναι το ίδιο πράγμα με τα μετρητά.
• Αγνοούν την εποχικότητα.
• Αφήνουν το πλεονάζον μετρητό χωρίς σαφή πολιτική.
• Δεν ενημερώνουν τους στόχους αποθεματικών μετά από σημαντικές αλλαγές.

Μια πολιτική αποθεματικών πρέπει να εξελίσσεται μαζί με την εταιρεία. Μια επιχείρηση που ήταν σταθερή σε ένα στάδιο μπορεί να χρειάζεται πολύ διαφορετικό «μαξιλάρι» αφού προσλάβει προσωπικό, αναλάβει χρέος ή μπει σε νέα αγορά.

Σχεδιασμός αποθεματικών και δομή επιχείρησης

Η σύσταση της οντότητας δεν καθορίζει τον στόχο ρευστότητάς σας, αλλά επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο σκέφτεστε την οικονομική πειθαρχία.

Μια σωστά συσταθείσα LLC ή εταιρεία δίνει στους ιδιοκτήτες νομική δομή, σαφέστερο διαχωρισμό επιχειρηματικών και προσωπικών οικονομικών και καλύτερη βάση για λογιστική παρακολούθηση. Από εκεί και πέρα, ο προγραμματισμός αποθεματικών γίνεται μέρος της υπεύθυνης διακυβέρνησης.

Για παράδειγμα, ένας ιδρυτής που συστήνει μια νέα εταιρεία μέσω μιας απλοποιημένης υπηρεσίας όπως η Zenind εξακολουθεί να χρειάζεται ένα βασικό οικονομικό πλαίσιο:

• Τραπεζικό λογαριασμό επιχείρησης
• Σαφή παρακολούθηση εξόδων
• Φορολογικό προγραμματισμό
• Προγραμματισμό μισθοδοσίας αν προστεθούν εργαζόμενοι
• Λογαριασμό αποθεματικού για απρόβλεπτες διαταραχές

Η σύσταση της επιχείρησης είναι το πρώτο βήμα. Η διαχείριση μετρητών είναι αυτό που διατηρεί την επιχείρηση ανθεκτική μετά τη σύσταση.

Ένα απλό αποθεματικό policy που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε

Αν θέλετε μια απλή πολιτική, ξεκινήστε από εδώ:

• Διατηρείτε τουλάχιστον έναν μήνα βασικών εξόδων ανά πάσα στιγμή.
• Στοχεύστε σταδιακά σε τρεις μήνες βασικών εξόδων ως βασικό στόχο.
• Αυξήστε τον στόχο σε έξι μήνες ή περισσότερο αν η επιχείρησή σας είναι εποχική, κυκλική ή με υψηλή συγκέντρωση πελατών.
• Επανεξετάζετε τον στόχο αποθεματικού κάθε τρίμηνο.
• Επαναϋπολογίζετε αμέσως μετά από σημαντικές αλλαγές στα έσοδα, στο προσωπικό, στο χρέος ή στο λειτουργικό κόστος.

Αυτό δεν είναι τέλειος τύπος, αλλά είναι πρακτικός. Δημιουργεί ένα ελάχιστο πρότυπο, έναν στόχο ανάπτυξης και έναν κύκλο αναθεώρησης.

Τελική σκέψη

Το σωστό ταμειακό αποθεματικό είναι εκείνο που κρατά την επιχείρησή σας ανθεκτική χωρίς να εμποδίζει τη συνετή ανάπτυξη. Για ορισμένες εταιρείες, αυτό σημαίνει ένα μικρό αποθεματικό. Για άλλες, σημαίνει αρκετούς μήνες σταθερών εξόδων και πρόσθετα buffers για συγκεκριμένα σενάρια κινδύνου.

Αν μετράτε τον ρυθμό καύσης, μοντελοποιείτε αρνητικά σενάρια και επανεξετάζετε τακτικά τον στόχο, θα είστε πολύ καλύτερα προετοιμασμένοι από έναν ιδιοκτήτη επιχείρησης που βασίζεται σε έναν ασαφή εμπειρικό κανόνα. Ο σωστός σχεδιασμός αποθεματικών μετατρέπει τα μετρητά από πηγή άγχους σε στρατηγικό πλεονέκτημα.