Doanh nghiệp cần bao nhiêu tiền dự trữ tiền mặt?

Dự trữ tiền mặt là một trong những biện pháp bảo vệ tài chính quan trọng nhất mà doanh nghiệp có thể xây dựng. Quá ít tiền mặt khiến bạn dễ bị ảnh hưởng bởi biến động bảng lương, khách hàng thanh toán chậm, chậm trễ nguồn cung và sụt giảm doanh thu. Quá nhiều tiền mặt nhàn rỗi có thể làm chậm tuyển dụng, marketing, tồn kho, phát triển sản phẩm và các khoản đầu tư tăng trưởng khác.

Mức dự trữ phù hợp không phải là một con số áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp. Nó phụ thuộc vào ngành nghề, giai đoạn tăng trưởng, cấu trúc chi phí, tính mùa vụ, nghĩa vụ nợ và mức độ dự đoán được của doanh thu. Một startup bán sản phẩm mới sẽ có nhu cầu tiền mặt khác với một doanh nghiệp dịch vụ có hợp đồng định kỳ hoặc một công ty trưởng thành với biên lợi nhuận ổn định.

Đối với các nhà sáng lập đang thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, việc lập kế hoạch tiền mặt nên bắt đầu sớm. Thành lập pháp nhân chỉ là một phần trong việc xây dựng doanh nghiệp bền vững, nhưng kỷ luật về dự trữ mới là yếu tố giúp doanh nghiệp vượt qua những bất ngờ không tránh khỏi.

Dự trữ tiền mặt dùng để làm gì

Dự trữ tiền mặt không chỉ đơn giản là tiền dư nằm trong tài khoản ngân hàng. Nó phục vụ một mục đích vận hành rõ ràng:

• Bù đắp gián đoạn ngắn hạn về doanh thu.
• Bảo vệ bảng lương và các khoản thanh toán thiết yếu cho nhà cung cấp.
• Giúp doanh nghiệp hấp thụ các khoản thanh toán bị trì hoãn từ khách hàng.
• Giảm phụ thuộc vào các khoản vay khẩn cấp chi phí cao.
• Tạo sự linh hoạt trong những giai đoạn bất ổn.

Một khoản dự trữ lành mạnh sẽ cho bạn nhiều lựa chọn. Nếu không có nó, ngay cả một vấn đề tạm thời cũng có thể buộc bạn đưa ra quyết định tồi, chẳng hạn như vay nợ đắt đỏ, cắt giảm chi tiêu thiết yếu quá nhanh hoặc bỏ lỡ nghĩa vụ làm tổn hại uy tín.

Vì sao không có một câu trả lời duy nhất

Nhiều người thích áp dụng một quy tắc đơn giản như giữ từ ba đến sáu tháng chi phí. Đó có thể là điểm khởi đầu hữu ích, nhưng không tự động phù hợp với mọi doanh nghiệp.

Mục tiêu dự trữ nên phản ánh thực tế hoạt động của bạn:

• Biến động doanh thu: Doanh số có thể dự đoán được đến mức nào từ tháng này sang tháng khác?
• Gánh nặng chi phí cố định: Bạn phải chi bao nhiêu ngay cả trong tháng chậm?
• Mức độ tập trung khách hàng: Nếu mất một khách hàng lớn, doanh nghiệp có bị hụt nghiêm trọng không?
• Nhu cầu tồn kho: Bạn có phải mua hàng trước khi có doanh thu không?
• Thời điểm thanh toán: Khách hàng trả ngay hay theo điều khoản net-30, net-60 hoặc lâu hơn?
• Khả năng tiếp cận tín dụng: Bạn đã có hạn mức tín dụng hoặc phương án tài trợ đáng tin cậy chưa?

Doanh thu càng bất ổn và chi phí cố định càng cao, bạn càng cần nhiều đệm tiền mặt hơn.

Cách thực tế để tính mục tiêu dự trữ

Một ước tính dự trữ hữu ích bắt đầu từ chi phí vận hành và hồ sơ rủi ro của doanh nghiệp. Bạn có thể làm theo bốn bước.

1. Xác định các chi phí thiết yếu hằng tháng

Liệt kê những chi phí doanh nghiệp bắt buộc phải trả để tiếp tục hoạt động:

• Lương nhân viên và thanh toán cho nhà thầu
• Tiền thuê hoặc chi phí văn phòng
• Phần mềm và các gói đăng ký
• Bảo hiểm
• Khoản trả nợ vay
• Tiện ích
• Tồn kho hoặc nguyên vật liệu
• Chi tiêu marketing tối thiểu
• Chi phí vận chuyển, lưu kho hoặc hoàn tất đơn hàng

Tập trung vào các khoản không thể tránh, không phải mọi sáng kiến tăng trưởng tùy chọn.

2. Tách chi phí cố định và chi phí biến đổi

Chi phí cố định vẫn tiếp tục ngay cả khi doanh số chậm lại. Chi phí biến đổi thay đổi theo khối lượng doanh thu.

Khi xây dựng dự trữ, chi phí cố định cần được chú ý nhiều nhất, vì đó là những khoản vẫn tồn tại trong giai đoạn suy giảm.

3. Ước tính thời gian cầm cự tiền mặt

Thời gian cầm cự tiền mặt cho biết doanh nghiệp của bạn có thể tồn tại được bao lâu với lượng tiền hiện có.

Dùng công thức sau:

Cash runway = Available cash / Average monthly burn

Ví dụ, nếu bạn có 90.000 đô la tiền mặt khả dụng và mức đốt tiền trung bình hằng tháng là 15.000 đô la, thì thời gian cầm cự của bạn là sáu tháng.

Cách tính này giúp bạn thấy doanh nghiệp có đủ thời gian để phục hồi sau đợt giảm tốc hay không, hoặc liệu bạn có cần một bộ đệm lớn hơn.

4. Bổ sung phân tích kịch bản

Lập kế hoạch dự trữ tốt không chỉ dựa trên tháng trung bình. Nó cũng nên tính đến các kịch bản căng thẳng:

• Nếu doanh số giảm 20% trong ba tháng thì sao?
• Nếu một khách hàng lớn rời đi thì sao?
• Nếu một nhà cung cấp chính tăng giá thì sao?
• Nếu bạn phải chi một khoản sửa chữa hoặc thanh toán pháp lý một lần thì sao?
• Nếu việc thu tiền chậm lại trong khi chi phí tăng lên thì sao?

Lập kế hoạch dự trữ sẽ mạnh hơn khi gắn với các rủi ro cụ thể thay vì một mục tiêu chung chung.

Mục tiêu dự trữ theo loại hình doanh nghiệp

Các doanh nghiệp khác nhau thường cần mức thanh khoản khác nhau.

Startup

Các công ty giai đoạn đầu thường có doanh thu chưa chắc chắn và chi phí không đều. Họ có thể chưa tích lũy được khoản dự trữ lớn ngay lập tức, nhưng nên xây dựng thói quen dành ra một tỷ lệ doanh thu bất cứ khi nào có thể.

Một cách thực tế là trích một phần từ mỗi vòng gọi vốn, mỗi khoản thanh toán doanh thu hoặc mỗi tháng có lợi nhuận vào một tài khoản dự trữ riêng. Ngay cả khi khoản dự trữ ban đầu còn nhỏ, sự nhất quán vẫn rất quan trọng.

Doanh nghiệp dịch vụ

Các công ty dịch vụ có hợp đồng định kỳ hoặc phí duy trì có thể không cần dự trữ lớn như doanh nghiệp bán sản phẩm có tồn kho, nhưng vẫn cần bảo vệ trước tình trạng khách hàng rời bỏ và thanh toán chậm.

Một mục tiêu phổ biến là đủ thanh khoản để chi trả vài tháng chi phí cốt lõi, đặc biệt nếu doanh nghiệp phụ thuộc vào một nhóm khách hàng nhỏ.

Doanh nghiệp theo mùa

Doanh nghiệp theo mùa cần lập kế hoạch dự trữ cẩn thận hơn vì doanh thu có thể đến theo từng đợt thay vì đều trong năm.

Các công ty này nên xây dựng dự trữ trong những tháng mạnh để hỗ trợ giai đoạn thấp điểm. Nếu bảng lương, tiền thuê và bảo hiểm vẫn phải trả quanh năm, khoản dự trữ phải đủ để bù qua những giai đoạn yên ắng đó.

Doanh nghiệp sản phẩm

Doanh nghiệp có hàng tồn kho thường cần nhiều tiền mặt hơn doanh nghiệp dịch vụ. Họ có thể phải trả cho nhà cung cấp trước khi thu tiền từ khách hàng, tạo ra khoảng lệch thời gian.

Khoảng lệch đó làm cho dự trữ trở nên đặc biệt quan trọng. Một doanh nghiệp có thể trông có lãi trên giấy tờ nhưng vẫn cạn tiền nếu việc mua tồn kho và các khoản phải thu không khớp nhau.

Doanh nghiệp đang tăng trưởng

Một doanh nghiệp tăng trưởng có thể cố ý giữ ít tiền mặt hơn một doanh nghiệp thận trọng nếu có pipeline mạnh và nguồn tài trợ ổn định. Tuy nhiên, mở rộng quyết liệt không bao giờ nên đánh đổi sự ổn định cơ bản.

Nếu chi tiêu cho tăng trưởng đang hút cạn toàn bộ tiền mặt hiện có, ban lãnh đạo nên xem lại liệu doanh nghiệp đã có đủ lớp bảo vệ trước rủi ro đi xuống hay chưa.

Bao nhiêu tiền mặt là đủ?

Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, một điểm khởi đầu hợp lý là giữ đủ tiền mặt để chi trả ít nhất ba tháng chi phí vận hành thiết yếu. Trong những ngành biến động hơn, sáu tháng hoặc hơn có thể phù hợp hơn.

Một câu trả lời tốt hơn đến từ việc kết hợp tư duy theo thời gian và theo rủi ro:

• Theo thời gian: Bạn có thể sống sót bao nhiêu tháng với chi phí cố định?
• Theo rủi ro: Bạn đang cố hấp thụ cú sốc cụ thể nào?
• Theo thời điểm: Bạn có thể chuyển các khoản phải thu hoặc nguồn tài trợ thành tiền mặt nhanh đến mức nào?

Nếu bạn trả lời được ba câu hỏi này, mục tiêu dự trữ của bạn sẽ có cơ sở hơn nhiều so với một quy tắc kinh nghiệm chung chung.

Những gì không nên tính là dự trữ

Không phải mọi đồng tiền trong doanh nghiệp đều nên được xem là khoản dự trữ thực sự.

Tránh coi những khoản sau là tiền khẩn cấp:

• Tiền đã cam kết cho bảng lương hoặc thuế
• Quỹ đã dành cho tồn kho hoặc hóa đơn sắp tới
• Tiền đặt cọc của khách hàng có thể phải hoàn lại
• Lợi nhuận bạn dự định phân phối cho chủ sở hữu
• Vốn lưu động ngắn hạn cần cho hoạt động hằng ngày

Một khoản dự trữ phải thực sự sẵn sàng khi rủi ro xảy ra, chứ không phải đã được sử dụng cho mục đích khác.

Cách xây dựng dự trữ mà không làm chậm tăng trưởng quá nhiều

Sai lầm lớn nhất thường không phải là giữ quá nhiều tiền mặt. Đó là không thiết lập bất kỳ cấu trúc dự trữ nào.

Dưới đây là những cách thực tế để xây dựng dự trữ trong khi vẫn tiếp tục tăng trưởng:

• Tự động chuyển một tỷ lệ cố định của doanh thu vào tài khoản dự trữ.
• Dành một phần của mỗi tháng có lãi trước khi tăng chi tiêu tùy ý.
• Tách tiền vận hành khỏi tiền dự trữ để số dư dễ bảo vệ hơn.
• Đặt mức sàn dự trữ tối thiểu không được vượt xuống nếu chưa có xem xét của ban quản lý.
• Rà soát lại mục tiêu hằng quý khi doanh thu, chi phí và mức độ rủi ro thay đổi.

Mục tiêu không phải là tích trữ tiền mặt. Mục tiêu là tạo ra khả năng chống chịu tài chính để doanh nghiệp có thể đầu tư một cách tự tin.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Nhiều doanh nghiệp xây dựng dự trữ chưa đủ vì một vài sai lầm có thể đoán trước:

• Họ chỉ tập trung vào các dự báo lạc quan.
• Họ cho rằng khách hàng sẽ luôn thanh toán đúng hạn.
• Họ xem hạn mức tín dụng như thể đó cũng là tiền mặt.
• Họ bỏ qua tính mùa vụ.
• Họ để tiền dư nằm yên mà không có chính sách rõ ràng.
• Họ không cập nhật mục tiêu dự trữ sau những thay đổi lớn.

Chính sách dự trữ nên phát triển cùng công ty. Một doanh nghiệp vốn ổn định ở giai đoạn này có thể cần lớp đệm rất khác sau khi tuyển thêm nhân sự, vay nợ hoặc bước vào thị trường mới.

Lập kế hoạch dự trữ và cấu trúc doanh nghiệp

Thành lập pháp nhân không quyết định mục tiêu dự trữ tiền mặt của bạn, nhưng nó ảnh hưởng đến cách bạn nghĩ về kỷ luật tài chính.

Một LLC hoặc công ty cổ phần được thành lập đúng cách mang lại cấu trúc pháp lý cho chủ sở hữu, sự tách bạch rõ hơn giữa tài chính doanh nghiệp và cá nhân, và nền tảng tốt hơn cho kế toán. Từ đó, lập kế hoạch dự trữ trở thành một phần của quản trị có trách nhiệm.

Ví dụ, một nhà sáng lập thành lập công ty mới thông qua dịch vụ tinh gọn như Zenind vẫn cần một nền tảng tài chính cơ bản:

• Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Theo dõi chi phí rõ ràng
• Lập kế hoạch thuế
• Lập kế hoạch bảng lương nếu có nhân viên
• Một tài khoản dự trữ cho các gián đoạn bất ngờ

Thành lập doanh nghiệp là bước đầu tiên. Quản lý tiền mặt mới là yếu tố giúp doanh nghiệp bền vững sau khi thành lập.

Một chính sách dự trữ đơn giản bạn có thể áp dụng

Nếu bạn muốn một chính sách đơn giản, hãy bắt đầu như sau:

• Duy trì ít nhất một tháng chi phí thiết yếu vào mọi thời điểm.
• Hướng tới ba tháng chi phí thiết yếu như một mục tiêu cơ sở.
• Tăng mục tiêu lên sáu tháng hoặc hơn nếu doanh nghiệp theo mùa, chu kỳ hoặc phụ thuộc tập trung cao.
• Rà soát mục tiêu dự trữ mỗi quý.
• Tính lại ngay sau khi doanh thu, số lượng nhân sự, nợ hoặc chi phí vận hành thay đổi lớn.

Đây không phải công thức hoàn hảo, nhưng là công thức thực tế. Nó tạo ra một chuẩn tối thiểu, một mục tiêu tăng dần và một chu kỳ rà soát.

Lời kết

Khoản dự trữ tiền mặt phù hợp là mức giúp doanh nghiệp của bạn đủ linh hoạt mà không cản trở tăng trưởng thông minh. Với một số công ty, đó là một khoản đệm vừa phải. Với những công ty khác, đó là vài tháng chi phí cố định và các bộ đệm theo từng kịch bản cụ thể.

Nếu bạn đo lường tốc độ đốt tiền, mô hình hóa các kịch bản đi xuống và rà soát mục tiêu thường xuyên, bạn sẽ chuẩn bị tốt hơn rất nhiều so với một chủ doanh nghiệp chỉ dựa vào quy tắc kinh nghiệm mơ hồ. Lập kế hoạch dự trữ tốt biến tiền mặt từ một nguồn lo lắng thành lợi thế chiến lược.