Kuinka paljon käteisvarantoa yritys tarvitsee?

Käteisvarannot ovat yksi tärkeimmistä taloudellisista turvamekanismeista, joita yritys voi rakentaa. Liian vähäinen käteinen altistaa sinut palkkasokkeille, hitaasti maksaville asiakkaille, toimitusviiveille ja liikevaihdon notkahduksille. Liian paljon käyttämätöntä käteistä voi puolestaan hidastaa rekrytointia, markkinointia, varastohankintoja, tuotekehitystä ja muita kasvusijoituksia.

Oikea varannon taso ei ole kaikille sama luku. Se riippuu toimialasta, kasvuvaiheesta, kustannusrakenteesta, kausivaihtelusta, velvoitteista ja liikevaihdon ennustettavuudesta. Uutta tuotetta myyvällä startupilla on erilainen kassatarve kuin palveluyrityksellä, jolla on toistuvia sopimuksia, tai vakiintuneella yhtiöllä, jonka katteet ovat vakaat.

Yrittäjien, jotka perustavat LLC-yhtiön tai corporationin, kannattaa aloittaa kassasuunnittelu varhain. Yrityksen perustaminen on vain yksi osa kestävän liiketoiminnan rakentamista, mutta varantokuri on se tekijä, joka auttaa yritystä selviytymään väistämättömistä yllätyksistä.

Mihin käteisvarannot on tarkoitettu

Käteisvarannot eivät ole vain ylimääräistä rahaa pankkitilillä. Niillä on selkeä operatiivinen tarkoitus:

• Kattaa lyhytaikaiset häiriöt liikevaihdossa.
• Suojata palkkoja ja välttämättömiä toimittajamaksuja.
• Auttaa yritystä selviytymään viivästyneistä asiakasmaksuista.
• Vähentää riippuvuutta kalliista hätärahoituksesta.
• Luoda joustoa epävarmoina aikoina.

Hyvä varanto antaa vaihtoehtoja. Ilman sitä jopa tilapäinen ongelma voi pakottaa huonoihin päätöksiin, kuten kalliiseen velkaan, välttämättömien kulujen liian nopeaan leikkaamiseen tai velvoitteiden laiminlyöntiin, joka heikentää uskottavuutta.

Miksi yhtä oikeaa vastausta ei ole

Moni pitää yksinkertaisesta säännöstä, kuten kolmen tai kuuden kuukauden kulujen pitämisestä käteisessä. Se voi olla hyvä lähtökohta, mutta se ei ole automaattisesti oikea jokaiselle yritykselle.

Varantotavoitteen tulisi heijastaa liiketoimintasi todellisuutta:

• Liikevaihdon vaihtelu: Kuinka ennustettavaa myynti on kuukausi kuukaudelta?
• Kiinteiden kulujen määrä: Kuinka paljon sinun on pakko käyttää myös hiljaisena kuukautena?
• Asiakaskeskittymä: Johtaako yhden asiakkaan menettäminen suureen aukkoon?
• Varastotarpeet: Pitääkö sinun ostaa tavaraa ennen kuin liikevaihto realisoituu?
• Maksuaikataulu: Maksavatko asiakkaat heti vai 30, 60 tai pidemmässä maksuajassa?
• Luoton saatavuus: Onko sinulla jo luotettava luottolimiitti tai muu rahoitusvaihtoehto?

Mitä epävarmempi liikevaihto ja mitä suurempi kiinteiden kulujen taakka, sitä enemmän käteispuskuria tarvitset.

Käytännöllinen tapa laskea varantotavoite

Hyödyllinen arvio käteisvarannolle alkaa käyttökuluista ja liiketoiminnan riskiprofiilista. Voit edetä neljässä vaiheessa.

1. Tunnista välttämättömät kuukausikulut

Listaa kulut, jotka yrityksen on pakko maksaa toimiakseen:

• Palkat ja alihankkijoiden maksut
• Vuokra tai toimitilakulut
• Ohjelmistot ja tilaukset
• Vakuutukset
• Lainanlyhennykset
• Sähkö, vesi ja muut käyttökulut
• Varasto tai raaka-aineet
• Minimitason markkinointikulu
• Toimitus-, varastointi- tai logistiikkakulut

Keskity väistämättömiin kuluihin, älä kaikkiin valinnaisiin kasvupanostuksiin.

2. Erottele kiinteät ja muuttuvat kulut

Kiinteät kulut jatkuvat, vaikka myynti hidastuisi. Muuttuvat kulut vaihtelevat myyntivolyymin mukana.

Kiinteät kulut ansaitsevat suurimman huomion varantoja rakennettaessa, koska ne säilyvät myös taantumassa.

3. Arvioi kassasi kesto

Kassakesto kertoo, kuinka pitkään yritys voi selviytyä käytettävissä olevalla käteisellä.

Käytä tätä kaavaa:

Kassakesto = Käytettävissä oleva käteinen / Keskimääräinen kuukausittainen nettokulutus

Jos sinulla on esimerkiksi 90 000 dollaria käytettävissä olevaa käteistä ja keskimääräinen kuukausittainen nettokulutus on 15 000 dollaria, kassakestosi on kuusi kuukautta.

Tämä laskelma auttaa näkemään, onko yrityksellä tarpeeksi aikaa toipua hidastumisesta vai pitääkö puskuria kasvattaa.

4. Lisää skenaarioajattelu

Hyvä varautuminen ei perustu vain keskimääräiseen kuukauteen. Siinä on huomioitava myös stressiskenaariot:

• Entä jos myynti laskee 20 % kolmen kuukauden ajan?
• Entä jos suuri asiakas lähtee?
• Entä jos avaintoimittaja nostaa hintojaan?
• Entä jos joudut tekemään kertaluonteisen korjaus- tai oikeudenkäyntimaksun?
• Entä jos saatavat hidastuvat samaan aikaan, kun kulut kasvavat?

Varautuminen on vahvempaa, kun se sidotaan tiettyihin riskeihin eikä yleiseen tavoitteeseen.

Varantotavoitteet yritystyypeittäin

Eri yritykset tarvitsevat yleensä eri määrän likviditeettiä.

Startupit

Alkuvaiheen yrityksillä on usein epävarma liikevaihto ja epätasaiset kulut. Ne eivät välttämättä voi kerryttää suuria varantoja heti, mutta niiden kannattaa luoda tapa säästää prosenttiosuus liikevaihdosta aina kun mahdollista.

Käytännöllinen tapa on ohjata osa jokaisesta rahoituskierroksesta, myyntisuorituksesta tai voitollisesta kuukaudesta erilliselle varantotilille. Vaikka varanto alkaisi pienestä, johdonmukaisuus on tärkeintä.

Palveluyritykset

Palveluyritykset, joilla on toistuvia sopimuksia tai retainer-maksuja, eivät välttämättä tarvitse yhtä suurta varantoa kuin varastoa pitävä tuoteyritys, mutta nekin tarvitsevat suojaa asiakaspoistumaa ja maksujen viivästymistä vastaan.

Yleinen tavoite on likviditeetti, joka riittää kattamaan useiden kuukausien ydinkulut, etenkin jos yritys riippuu pienestä asiakaskunnasta.

Kausiluonteiset yritykset

Kausiluonteiset yritykset tarvitsevat tarkempaa varantosuunnittelua, koska liikevaihto voi tulla jaksoittain eikä tasaisesti ympäri vuoden.

Näiden yritysten tulisi kasvattaa varantoa vahvoina kuukausina katkaistakseen hiljaisen kauden. Jos palkat, vuokra ja vakuutukset jatkuvat ympäri vuoden, varannon on kannettava noiden hiljaisten jaksojen yli.

Tuoteyritykset

Yritykset, jotka pitävät varastoa, tarvitsevat usein enemmän käteistä kuin palveluyritykset. Ne saattavat joutua maksamaan toimittajille ennen kuin saavat rahat asiakkailta, mikä luo ajoituseron.

Tämä rako tekee varannoista erityisen tärkeitä. Yritys voi näyttää paperilla kannattavalta ja silti joutua kassakriisiin, jos varasto-ostot ja myyntisaamiset eivät ole linjassa.

Kasvuyritykset

Kasvava yritys voi tarkoituksella pitää vähemmän käteistä kuin varovainen yritys, jos sillä on vahva myyntiputki ja ennustettava rahoitus. Aggressiivinen kasvu ei kuitenkaan saa koskaan tapahtua perusvakautta vaarantaen.

Jos kasvupanostukset kuluttavat kaiken käytettävissä olevan käteisen, johdon kannattaa arvioida uudelleen, onko yrityksellä riittävä suoja heikkeneviä olosuhteita vastaan.

Kuinka paljon käteistä on riittävästi?

Monille pienyrityksille hyvä lähtökohta on pitää käteistä vähintään kolmen kuukauden välttämättömiä käyttökuluja varten. Epävakaammilla toimialoilla kuusi kuukautta tai enemmän voi olla sopivampi tavoite.

Vahvempi vastaus syntyy, kun yhdistät aikaperusteisen ja riskiperusteisen ajattelun:

• Aikaperusteinen: Kuinka monta kuukautta kiinteitä kuluja pystyt selviytymään?
• Riskiperusteinen: Mitä tiettyä iskua olet varautumassa vastaanottamaan?
• Ajoitusperusteinen: Kuinka nopeasti voit muuttaa saatavat tai rahoituksen käteiseksi?

Jos pystyt vastaamaan näihin kolmeen kysymykseen, varantotavoitteesi on paljon perustellumpi kuin pelkkä yleisohje.

Mitä ei pidä laskea varannoksi

Kaikkea yrityksen rahaa ei pidä käsitellä todellisena varantona.

Vältä laskemasta näitä hätärahaksi:

• Raha, joka on jo varattu palkkoihin tai veroihin
• Varat, jotka on osoitettu varastoon tai tuleviin laskuihin
• Asiakastalletukset, jotka voidaan joutua palauttamaan
• Voitot, jotka aiot jakaa omistajille
• Lyhytaikainen käyttökassa, jota tarvitaan päivittäiseen toimintaan

Varannon on oltava aidosti käytettävissä, kun ongelma iskee, eikä jo etukäteen sitoutettu.

Miten rakentaa varantoa hidastamatta liikaa kasvua

Suurin virhe ei yleensä ole liian suuren käteismäärän pitäminen. Se on se, ettei varantorakennetta luoda lainkaan.

Tässä käytännöllisiä tapoja kasvattaa varantoa samalla kun jatkat kasvua:

• Automatisoi kiinteä prosenttiosuus liikevaihdosta siirrettäväksi varantotilille.
• Säästä osa jokaisesta voitollisesta kuukaudesta ennen kuin lisäät harkinnanvaraisia kuluja.
• Pidä käyttökassa ja varantokassa erillään, jotta saldoa on helpompi suojata.
• Aseta vähimmäisvarantotaso, jota ei saa alittaa ilman johdon tarkastusta.
• Arvioi tavoite uudelleen neljännesvuosittain, kun liikevaihto, kulut ja riskit muuttuvat.

Tavoite ei ole kerätä käteistä varastoon. Tavoite on rakentaa taloudellista kestävyyttä, jotta yritys voi investoida luottavaisin mielin.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Moni yritys alivarautuu muutaman ennustettavan virheen takia:

• Keskitytään vain optimistisiin ennusteisiin.
• Oletetaan, että asiakkaat maksavat aina ajallaan.
• Arvioidaan luoton saatavuus samaksi asiaksi kuin käteinen.
• Jätetään kausivaihtelu huomiotta.
• Annetaan ylimääräisen käteisen maata ilman selkeää politiikkaa.
• Päivitetään varantotavoitteita liian harvoin suurten muutosten jälkeen.

Varantopolitiikan tulisi elää yrityksen mukana. Yritys, joka oli vakaa yhdessä vaiheessa, voi tarvita hyvin toisenlaisen puskurin henkilöstön palkkaamisen, velan ottamisen tai uusille markkinoille siirtymisen jälkeen.

Varantosuunnittelu ja yritysmuoto

Yrityksen perustaminen ei määritä käteisvarantotavoitetta, mutta se vaikuttaa siihen, miten ajattelet taloudellista kuria.

Oikein perustettu LLC tai corporation antaa omistajille juridisen rakenteen, selkeämmän eron yrityksen ja henkilökohtaisten varojen välillä sekä paremman perustan kirjanpidolle. Sen jälkeen varantosuunnittelu on osa vastuullista hallintoa.

Esimerkiksi perustaja, joka luo uuden yhtiön Zenindin kaltaisen sujuvan palvelun avulla, tarvitsee silti perusrahoitusjärjestelmän:

• Yrityksen pankkitili
• Selkeä kuluseuranta
• Verosuunnittelu
• Palkkahallinnon suunnittelu, jos työntekijöitä palkataan
• Varantotili odottamattomia häiriöitä varten

Yrityksen perustaminen on ensimmäinen askel. Kassanhallinta pitää yrityksen kestävänä myös perustamisen jälkeen.

Yksinkertainen varantopolitiikka, jota voit käyttää

Jos haluat suoraviivaisen politiikan, aloita tästä:

• Pidä aina vähintään yhden kuukauden välttämättömät kulut käteisenä.
• Tavoittele kolmen kuukauden välttämättömiä kuluja perustasoksi.
• Nosta tavoite kuuteen kuukauteen tai enemmän, jos yrityksesi on kausiluonteinen, syklinen tai erittäin keskittynyt.
• Tarkista varantotavoite neljännesvuosittain.
• Laske tavoite uudelleen heti, kun liikevaihdossa, henkilöstössä, velassa tai käyttökuluissa tapahtuu merkittävä muutos.

Tämä ei ole täydellinen kaava, mutta se on käytännöllinen. Se luo vähimmäistason, kasvutavoitteen ja tarkistussyklin.

Lopuksi

Oikea käteisvaranto on määrä, joka pitää yrityksesi kestävänä estämättä samalla järkevää kasvua. Joillekin yrityksille se tarkoittaa pientä puskuria. Toisille se tarkoittaa useiden kuukausien kiinteitä kuluja ja skenaarikohtaisia lisäpuskuria.

Kun mittaat kulutusvauhtia, mallinnat heikkoja skenaarioita ja tarkistat tavoitetta säännöllisesti, olet paljon paremmin valmistautunut kuin yrittäjä, joka nojaa epämääräiseen nyrkkisääntöön. Vahva varantosuunnittelu muuttaa käteisen ahdistuksen lähteestä strategiseksi eduksi.