Πώς λειτουργεί η επεξεργασία πληρωμών με πιστωτική κάρτα για μικρές επιχειρήσεις

Η αποδοχή πληρωμών με πιστωτική κάρτα δεν είναι πλέον προαιρετική για τις περισσότερες επιχειρήσεις. Οι πελάτες περιμένουν να μπορούν να πληρώσουν με κάρτα στο φυσικό κατάστημα, online και σε κινητές συσκευές, και πολλοί θα επιλέξουν έναν ανταγωνιστή αν δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν τον τρόπο πληρωμής που προτιμούν.

Για τους νέους επιχειρηματίες, η επεξεργασία πληρωμών με πιστωτική κάρτα μπορεί να φαίνεται ασαφής. Υπάρχουν επεξεργαστές πληρωμών, πύλες πληρωμών, λογαριασμοί εμπόρου, δίκτυα καρτών, εκδότριες τράπεζες, αποδεκτήριες τράπεζες, τέλη interchange, αντιλογισμοί χρεώσεων και χρονοδιαγράμματα εκταμίευσης. Το σύστημα είναι πιο οργανωμένο απ’ ό,τι φαίνεται αρχικά, αλλά βοηθά να κατανοήσετε πώς συνδέονται τα επιμέρους στοιχεία πριν υπογράψετε μια σύμβαση.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς λειτουργεί η επεξεργασία πληρωμών με πιστωτική κάρτα, ποιοι είναι οι βασικοί εμπλεκόμενοι, πώς κινούνται οι συναλλαγές μέσα στο σύστημα, ποια τέλη μπορείτε να περιμένετε και πώς να επιλέξετε μια ρύθμιση που ταιριάζει στην επιχείρησή σας.

Γιατί έχει σημασία η επεξεργασία πληρωμών με πιστωτική κάρτα

Η επεξεργασία πληρωμών με πιστωτική κάρτα επηρεάζει περισσότερα από την ευκολία. Επηρεάζει:

• πόσο γρήγορα πληρώνεστε
• πόσα έσοδα χάνετε σε τέλη
• αν οι πελάτες σας μπορούν να ολοκληρώνουν εύκολα την αγορά τους
• πόσο κίνδυνο απάτης και αμφισβητήσεων αναλαμβάνει η επιχείρησή σας
• πόσο κλιμακώσιμη είναι η υποδομή πληρωμών σας καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει

Αν ιδρύετε μια νέα επιχείρηση, η έγκαιρη ρύθμιση της υποδομής πληρωμών μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο αργότερα. Μια σωστά δομημένη εταιρεία, σαφή τραπεζικά αρχεία και μια αξιόπιστη ροή πληρωμών διευκολύνουν την αποδοχή εσόδων χωρίς περιττές τριβές.

Τι είναι η επεξεργασία πληρωμών με πιστωτική κάρτα

Η επεξεργασία πληρωμών με πιστωτική κάρτα είναι το σύστημα που επιτρέπει σε έναν έμπορο να δέχεται πληρωμή από τον κάτοχο της κάρτας και να λαμβάνει τα κεφάλαια σε επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό αφού η συναλλαγή εγκριθεί και οριστικοποιηθεί.

Στην πράξη, η διαδικασία κάνει τρία πράγματα:

1. ελέγχει αν η κάρτα είναι έγκυρη και αν ο πελάτης διαθέτει επαρκές διαθέσιμο πιστωτικό υπόλοιπο ή κεφάλαια
2. δρομολογεί τη συναλλαγή μέσω των σχετικών τραπεζών και του δικτύου καρτών
3. μεταφέρει τα χρήματα από τον λογαριασμό του πελάτη στον έμπορο, μείον τα τέλη

Η διαδικασία χρησιμοποιείται για:

• πληρωμές με κάρτα στο φυσικό κατάστημα
• online checkout
• επαναλαμβανόμενες συνδρομές
• τηλεφωνικές παραγγελίες
• τιμολόγια που εξοφλούνται με κάρτα

Οι βασικοί εμπλεκόμενοι στο σύστημα πληρωμών

Πολλοί φορείς συνεργάζονται κάθε φορά που χρησιμοποιείται μια κάρτα.

Κάτοχος κάρτας

Ο κάτοχος κάρτας είναι ο πελάτης που χρησιμοποιεί πιστωτική ή χρεωστική κάρτα για να πληρώσει.

Έμπορος

Ο έμπορος είναι η επιχείρηση που δέχεται την πληρωμή.

Επεξεργαστής πληρωμών

Ο επεξεργαστής πληρωμών χειρίζεται τη δρομολόγηση της συναλλαγής και την επικοινωνία μεταξύ του εμπόρου, του δικτύου καρτών και των χρηματοπιστωτικών ιδρυμάτων που εμπλέκονται.

Πύλη πληρωμών

Η πύλη πληρωμών είναι το ψηφιακό εργαλείο που συλλέγει και μεταδίδει με ασφάλεια τα στοιχεία της κάρτας, ειδικά για online πληρωμές.

Δίκτυο καρτών

Δίκτυα καρτών όπως η Visa, η Mastercard, η American Express και η Discover βοηθούν στη δρομολόγηση των συναλλαγών και στην επιβολή των κανόνων που διέπουν τις πληρωμές με κάρτα.

Εκδότρια τράπεζα

Η εκδότρια τράπεζα είναι το ίδρυμα που εξέδωσε την κάρτα του πελάτη. Αυτή αποφασίζει αν η συναλλαγή θα εγκριθεί ή θα απορριφθεί.

Αποδεκτήρια τράπεζα

Η αποδεκτήρια τράπεζα, γνωστή και ως τράπεζα εμπόρου, συνεργάζεται με τον έμπορο για να δέχεται πληρωμές με κάρτα και να καταθέτει τα διακανονισμένα κεφάλαια στον λογαριασμό του εμπόρου.

Τα δύο κύρια στάδια της επεξεργασίας πληρωμών με πιστωτική κάρτα

Η επεξεργασία πληρωμών με πιστωτική κάρτα συνήθως γίνεται σε δύο φάσεις:

• έγκριση
• διακανονισμός

Η έγκριση καθορίζει αν η συναλλαγή θα εγκριθεί.
Ο διακανονισμός μεταφέρει τα χρήματα αφού οι συναλλαγές ομαδοποιηθούν και εκκαθαριστούν.

Έγκριση: το στάδιο της έγκρισης

Η έγκριση είναι η στιγμή κατά την οποία η πληρωμή ελέγχεται σε πραγματικό χρόνο.

Αυτό που συμβαίνει είναι το εξής:

1. Ο πελάτης παρουσιάζει μια κάρτα.
2. Ο έμπορος καταχωρεί τη συναλλαγή μέσω τερματικού, ιστότοπου ή εφαρμογής πληρωμών.
3. Ο επεξεργαστής πληρωμών στέλνει τα δεδομένα της συναλλαγής στο δίκτυο καρτών.
4. Η εκδότρια τράπεζα εξετάζει την κατάσταση της κάρτας, το διαθέσιμο πιστωτικό όριο ή τα διαθέσιμα κεφάλαια και τα σήματα κινδύνου απάτης.
5. Η τράπεζα εγκρίνει ή απορρίπτει την πληρωμή.
6. Η απάντηση επιστρέφει μέσω του δικτύου και του επεξεργαστή στον έμπορο.

Αν η συναλλαγή εγκριθεί, η εκδότρια τράπεζα δεσμεύει το διαθέσιμο υπόλοιπο ή το πιστωτικό όριο για το ποσό της αγοράς.

Αν απορριφθεί, ο έμπορος δεν πληρώνεται και ο πελάτης πρέπει να δοκιμάσει άλλη μέθοδο πληρωμής.

Διακανονισμός: το στάδιο της εκταμίευσης

Ο διακανονισμός γίνεται αφού οι εγκεκριμένες συναλλαγές συγκεντρωθούν και σταλούν σε παρτίδα.

Σε πολλές επιχειρήσεις, αυτό συμβαίνει στο τέλος της ημέρας. Ο έμπορος κλείνει την παρτίδα και ο επεξεργαστής πληρωμών στέλνει τις εγκεκριμένες συναλλαγές για εκκαθάριση.

Έπειτα:

1. Το δίκτυο καρτών δρομολογεί τις ομαδοποιημένες συναλλαγές.
2. Η εκδότρια τράπεζα καταχωρεί τη χρέωση στον λογαριασμό του κατόχου της κάρτας.
3. Εφαρμόζονται τα τέλη interchange και τα τέλη δικτύου.
4. Τα υπόλοιπα κεφάλαια μεταφέρονται μέσω της αποδεκτήριας τράπεζας και του επεξεργαστή.
5. Ο έμπορος λαμβάνει την εκταμίευση σε επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό.

Γι’ αυτό μια πώληση μπορεί να εγκριθεί αμέσως αλλά να χρειαστεί μία ή περισσότερες εργάσιμες ημέρες για να φτάσει στον λογαριασμό σας.

Πώς λειτουργεί μια συναλλαγή στο φυσικό κατάστημα

Μια πληρωμή με κάρτα στο φυσικό κατάστημα συνήθως ακολουθεί αυτή τη σειρά:

1. Ο πελάτης ακουμπά, εισάγει ή σαρώνει την κάρτα.
2. Το τερματικό κρυπτογραφεί τα δεδομένα της κάρτας.
3. Ο επεξεργαστής δρομολογεί το αίτημα στο δίκτυο καρτών.
4. Η εκδότρια τράπεζα ελέγχει την κάρτα και εγκρίνει ή απορρίπτει τη χρέωση.
5. Το τερματικό εκτυπώνει ή εμφανίζει απόδειξη.
6. Η συναλλαγή περιλαμβάνεται στην παρτίδα για διακανονισμό.

Οι πληρωμές με chip και ανέπαφες πληρωμές είναι γενικά πιο ασφαλείς από τις σάρωσεις μαγνητικής ταινίας, επειδή δημιουργούν ισχυρότερα δεδομένα συναλλαγής και μειώνουν την πιθανότητα αντιγραφής της κάρτας.

Πώς λειτουργεί μια online συναλλαγή

Οι online συναλλαγές χρησιμοποιούν την ίδια βασική ροή πληρωμής, αλλά αντί για φυσικό τερματικό η επιχείρηση χρησιμοποιεί σελίδα checkout και πύλη πληρωμών.

Μια τυπική πληρωμή e-commerce λειτουργεί ως εξής:

1. Ο πελάτης εισάγει τα στοιχεία της κάρτας στο checkout.
2. Η πύλη κρυπτογραφεί τις πληροφορίες.
3. Ο επεξεργαστής πληρωμών στέλνει το αίτημα μέσω του δικτύου καρτών.
4. Η εκδότρια τράπεζα εγκρίνει ή απορρίπτει τη χρέωση.
5. Η παραγγελία ολοκληρώνεται αν η πληρωμή είναι επιτυχής.
6. Η συναλλαγή διακανονίζεται αργότερα μέσω της διαδικασίας παρτίδας.

Οι online πληρωμές συχνά απαιτούν πρόσθετους ελέγχους απάτης, επειδή η κάρτα δεν είναι παρούσα φυσικά.

Πώς δομούνται τα τέλη στην επεξεργασία πληρωμών με πιστωτική κάρτα

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων συχνά εστιάζουν στη βασική χρέωση επεξεργασίας, αλλά το πραγματικό κόστος αποδοχής καρτών συνήθως αποτελείται από πολλά μέρη.

Τέλη interchange

Τα τέλη interchange καταβάλλονται στην εκδότρια τράπεζα. Διαφέρουν ανάλογα με παράγοντες όπως ο τύπος της κάρτας, ο τύπος της συναλλαγής και το επίπεδο κινδύνου.

Τέλη δικτύου ή assessment

Τα δίκτυα καρτών χρεώνουν τέλη για τη χρήση των υποδομών τους και τη συντήρηση του οικοσυστήματος πληρωμών.

Προσαύξηση επεξεργαστή

Ο επεξεργαστής προσθέτει τη δική του τιμολόγηση πάνω από τα υπόλοιπα τέλη. Έτσι ο πάροχος αποκομίζει έσοδα.

Μηνιαία και επιπλέον τέλη

Ανάλογα με τον πάροχο, μπορεί επίσης να δείτε:

• μηνιαίες χρεώσεις υπηρεσίας
• τέλη εκκαθαριστικού
• τέλη συμμόρφωσης PCI
• τέλη αντιλογισμού χρέωσης
• τέλη παρτίδας
• τέλη πύλης
• τέλη ενοικίασης τερματικού ή υλικού
• τέλη πρόωρης λήξης

Η δομή έχει τόση σημασία όσο και το ποσοστό. Ένα χαμηλό διαφημιζόμενο ποσοστό μπορεί να κοστίζει περισσότερο αν ο επεξεργαστής προσθέτει πολλαπλές διοικητικές χρεώσεις.

Συνήθη μοντέλα τιμολόγησης

Οι επεξεργαστές συνήθως προσφέρουν υπηρεσίες πιστωτικών καρτών με ένα από αρκετά μοντέλα τιμολόγησης.

Τιμολόγηση σταθερού ποσοστού

Πληρώνετε ένα απλό ποσοστό και ενδεχομένως ένα σταθερό τέλος ανά συναλλαγή.

Κατάλληλο για:

• πολύ μικρές επιχειρήσεις
• νέους ιδιοκτήτες που θέλουν προβλέψιμη τιμολόγηση
• εμπόρους με χαμηλό όγκο συναλλαγών

Μειονέκτημα:

• η απλότητα συχνά κοστίζει περισσότερο σε μεγαλύτερα ή μικτά χαρτοφυλάκια καρτών

Τιμολόγηση interchange-plus

Πληρώνετε το πραγματικό κόστος interchange συν ένα διαφανές περιθώριο κέρδους του επεξεργαστή.

Κατάλληλο για:

• επιχειρήσεις που θέλουν πιο καθαρή εικόνα των τελών
• εταιρείες με αυξανόμενο όγκο
• εμπόρους που συγκρίνουν προσεκτικά παρόχους

Μειονέκτημα:

• οι καταστάσεις μπορεί να είναι πιο αναλυτικές και πιο δύσκολες στην ανάγνωση στην αρχή

Κλιμακωτή τιμολόγηση

Οι συναλλαγές ομαδοποιούνται σε κατηγορίες όπως qualified, mid-qualified και non-qualified.

Κατάλληλο για:

• επεξεργαστές που θέλουν μια απλουστευμένη δομή προσφοράς

Μειονέκτημα:

• η τιμολόγηση είναι συχνά λιγότερο διαφανής και δυσκολότερη στη σύγκριση

Για πολλούς καθιερωμένους εμπόρους, η τιμολόγηση interchange-plus προσφέρει την πιο καθαρή ισορροπία διαφάνειας και ελέγχου.

Χρονοδιαγράμματα εκταμίευσης

Το ότι μια πληρωμή εγκρίθηκε δεν σημαίνει ότι τα χρήματα έχουν ήδη μπει στον λογαριασμό σας.

Συνήθη χρονοδιαγράμματα εκταμίευσης περιλαμβάνουν:

• εκταμίευση την ίδια ημέρα
• εκταμίευση την επόμενη εργάσιμη ημέρα
• εκταμίευση σε μία έως τρεις εργάσιμες ημέρες

Ο χρόνος εξαρτάται από τον επεξεργαστή, τις τραπεζικές σχέσεις, την ώρα κλεισίματος της παρτίδας, τα Σαββατοκύριακα, τις αργίες και τις ρυθμίσεις κινδύνου. Η ταχύτερη εκταμίευση μπορεί να είναι χρήσιμη, αλλά μπορεί να συνοδεύεται από πρόσθετα τέλη.

Αντιλογισμοί χρέωσης και αμφισβητήσεις

Ένας αντιλογισμός χρέωσης συμβαίνει όταν ο κάτοχος της κάρτας αμφισβητεί μια συναλλαγή και ζητά από την εκδότρια τράπεζα να την αντιστρέψει.

Οι αντιλογισμοί χρέωσης μπορεί να προκύψουν για διάφορους λόγους:

• ο πελάτης δεν αναγνωρίζει τη συναλλαγή
• η κάρτα χρησιμοποιήθηκε χωρίς άδεια
• ο πελάτης ισχυρίζεται ότι το προϊόν δεν παραδόθηκε
• το προϊόν ή η υπηρεσία δεν ανταποκρινόταν στην περιγραφή
• ο κάτοχος της κάρτας λέει ότι η συναλλαγή ήταν διπλή ή λανθασμένη

Οι αντιλογισμοί χρέωσης δημιουργούν περισσότερα από απώλεια εσόδων. Μπορούν επίσης να προκαλέσουν χρεώσεις, λειτουργικό φόρτο εργασίας και, σε ορισμένες περιπτώσεις, υψηλότερο κίνδυνο επεξεργασίας.

Για να μειώσετε τις αμφισβητήσεις:

• χρησιμοποιήστε σαφείς περιγραφές χρέωσης
• διατηρείτε αποδεικτικά παράδοσης ή ολοκλήρωσης υπηρεσίας
• απαντάτε γρήγορα σε παράπονα πελατών
• διατηρείτε ακριβείς πολιτικές επιστροφών και ακυρώσεων
• χρησιμοποιείτε εργαλεία απάτης για online παραγγελίες

Πρόληψη απάτης και ασφάλεια

Μια ισχυρή υποδομή πληρωμών πρέπει να προστατεύει τόσο τους πελάτες σας όσο και την επιχείρησή σας.

Χρήσιμα μέτρα προστασίας περιλαμβάνουν:

• υποστήριξη EMV chip για πληρωμές στο φυσικό κατάστημα
• κρυπτογράφηση σημείο προς σημείο
• tokenization για αποθηκευμένα δεδομένα καρτών
• επαλήθευση διεύθυνσης για online παραγγελίες
• επαλήθευση CVV για συναλλαγές χωρίς φυσική παρουσία κάρτας
• πολυπαραγοντικό έλεγχο ταυτότητας για πρόσβαση διαχειριστή
• εργαλεία πληρωμών συμβατά με PCI

Η ασφάλεια δεν είναι μόνο τεχνικό ζήτημα. Επηρεάζει επίσης την εμπιστοσύνη των πελατών και την έγκριση από τον επεξεργαστή.

Τι πρέπει να αναζητούν οι επιχειρήσεις σε έναν επεξεργαστή

Η επιλογή επεξεργαστή είναι εν μέρει θέμα τιμής και εν μέρει θέμα καταλληλότητας.

Αξιολογήστε:

• διαφάνεια τιμολόγησης
• διάρκεια σύμβασης και όρους τερματισμού
• ταχύτητα εκταμίευσης
• συμβατότητα hardware
• επιλογές ενσωμάτωσης e-commerce
• ποιότητα υποστήριξης πελατών
• εργαλεία απάτης και αντιλογισμών χρέωσης
• υποστήριξη PCI και χαρακτηριστικά ασφάλειας
• αν ο πάροχος λειτουργεί καλά με τον κλάδο σας

Ένας πάροχος που φαίνεται φθηνός στα χαρτιά μπορεί να είναι ακριβός στην πράξη αν η σύμβαση είναι περιοριστική ή τα τέλη δύσκολα προβλέψιμα.

Πώς να ξεκινήσετε να δέχεστε πληρωμές

Αν ιδρύετε μια νέα εταιρεία, μια καθαρή ρύθμιση μπορεί να κάνει πιο ομαλή την ένταξη στις πληρωμές.

Μια τυπική λίστα εκκίνησης περιλαμβάνει:

• σύσταση της επιχειρηματικής οντότητας
• άνοιγμα επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού
• απόκτηση EIN, αν χρειάζεται
• ρύθμιση λογιστικής και τήρησης βιβλίων
• επιλογή hardware ή λογισμικού πληρωμών
• προετοιμασία πολιτικών επιστροφών και αμφισβητήσεων
• διασφάλιση ότι το όνομα της επιχείρησης, ο ιστότοπος και τα τραπεζικά αρχεία είναι συνεπή

Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες να ιδρύσουν LLCs και corporations στις Ηνωμένες Πολιτείες, προσφέροντας στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μια επίσημη δομή πριν αρχίσουν να δέχονται έσοδα. Αυτή η βάση μπορεί να διευκολύνει τον διαχωρισμό επαγγελματικών και προσωπικών οικονομικών και να συνεργάζεστε με τράπεζες και επεξεργαστές με μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση.

Ερωτήσεις που κάνουν συχνά οι νέοι επιχειρηματίες

Χρειάζομαι merchant account;

Όχι πάντα. Ορισμένοι πάροχοι υπηρεσιών πληρωμών ενσωματώνουν τη λειτουργία merchant account σε μια ενιαία πλατφόρμα, ενώ άλλες ρυθμίσεις χρησιμοποιούν ξεχωριστό merchant account με αποδεκτήρια τράπεζα.

Μπορώ να δέχομαι κάρτες χωρίς τερματικό;

Ναι. Πολλές επιχειρήσεις δέχονται κάρτες μέσω online checkout, εργαλείων τιμολόγησης, εφαρμογών κινητού ή virtual terminals.

Γιατί απορρίφθηκε μια πληρωμή;

Συνηθισμένοι λόγοι περιλαμβάνουν ανεπαρκή κεφάλαια, ληγμένα στοιχεία κάρτας, ελέγχους απάτης, ασυμφωνίες χρέωσης ή περιορισμούς της τράπεζας.

Μπορώ να μειώσω το κόστος επεξεργασίας;

Συνήθως δεν μπορείτε να εξαλείψετε τα τέλη επεξεργασίας, αλλά μπορείτε να μειώσετε τη σπατάλη συγκρίνοντας μοντέλα τιμολόγησης, περιορίζοντας τους αντιλογισμούς χρέωσης, χρησιμοποιώντας τον σωστό τύπο συναλλαγής και ελέγχοντας προσεκτικά τις μηνιαίες καταστάσεις.

Είναι ασφαλές να αποθηκεύω κάρτες πελατών;

Μπορεί να είναι ασφαλές αν χρησιμοποιείτε tokenization και μια συμβατή πλατφόρμα πληρωμών. Η αποθήκευση ακατέργαστων αριθμών καρτών στα δικά σας συστήματα αποτελεί σοβαρό κίνδυνο ασφαλείας.

Τελικές σκέψεις

Η επεξεργασία πληρωμών με πιστωτική κάρτα είναι ένα πολυστρωματικό σύστημα, αλλά η βασική ιδέα είναι απλή: μια πληρωμή εγκρίνεται σε πραγματικό χρόνο και στη συνέχεια εκκαθαρίζεται και διακανονίζεται ώστε ο έμπορος να μπορέσει να λάβει τα κεφάλαια.

Μόλις κατανοήσετε τους ρόλους του επεξεργαστή, της πύλης, του δικτύου καρτών, της εκδότριας τράπεζας και της αποδεκτήριας τράπεζας, γίνεται πολύ πιο εύκολο να συγκρίνετε παρόχους, να αξιολογήσετε τα τέλη και να επιλέξετε εργαλεία που υποστηρίζουν το επιχειρηματικό σας μοντέλο.

Για τους νέους επιχειρηματίες, αυτή η γνώση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη. Όσο νωρίτερα χτίσετε μια καθαρή νομική και οικονομική δομή, τόσο πιο εύκολο είναι να δέχεστε πληρωμές, να διαχειρίζεστε αρχεία και να αναπτύσσεστε με αυτοπεποίθηση.