Πώς πρέπει να ανταποκρίνονται οι μικρές επιχειρήσεις σε λεκτικές απειλές και βία στον χώρο εργασίας

Η ασφάλεια στον χώρο εργασίας δεν αφορά μόνο τις μεγάλες εταιρείες. Για μια μικρή επιχείρηση, μία και μόνο λεκτική απειλή μπορεί να διαταράξει τη λειτουργία, να πλήξει το ηθικό και να δημιουργήσει σοβαρό νομικό και reputational κίνδυνο. Οι ιδιοκτήτες συχνά πρέπει να δράσουν γρήγορα, συνήθως με περιορισμένη υποστήριξη HR και χωρίς εσωτερική ομάδα ασφάλειας.

Το κλειδί είναι να υπάρξει διαδικασία, όχι πανικός. Μια σαφής πολιτική, μια τεκμηριωμένη έρευνα και ένα συνεπές σχέδιο κλιμάκωσης βοηθούν στην προστασία των εργαζομένων και μειώνουν την πιθανότητα λανθασμένης απόφασης. Αν ιδρύετε μια νέα LLC ή corporation, αυτό είναι το είδος θεμελίου πολιτικής που πρέπει να υπάρχει πριν από την πρώτη πρόσληψη.

Γιατί οι λεκτικές απειλές έχουν σημασία

Δεν οδηγεί κάθε θυμωμένο σχόλιο σε βία στον χώρο εργασίας, όμως οι λεκτικές απειλές δεν πρέπει ποτέ να αγνοούνται. Μια δήλωση που φαίνεται παρορμητική μπορεί να σηματοδοτεί κίνδυνο, ειδικά όταν είναι συγκεκριμένη, επαναλαμβανόμενη ή συνοδεύεται από επιθετική συμπεριφορά.

Για τις μικρές επιχειρήσεις, το διακύβευμα είναι υψηλό:

• Οι εργαζόμενοι μπορεί να νιώσουν ανασφάλεια και να αποστασιοποιηθούν.
• Οι προϊστάμενοι μπορεί να παραβλέψουν προειδοποιητικά σημάδια αν δεν έχουν εκπαίδευση.
• Η επιχείρηση μπορεί να βρεθεί αντιμέτωπη με ευθύνη αν αγνοήσει αξιόπιστες απειλές.
• Η παραγωγικότητα μπορεί να μειωθεί αμέσως μετά από ένα περιστατικό.

Ο ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης πρέπει να θεωρεί ότι οι απειλές είναι πρωτίστως ζήτημα ασφάλειας στον χώρο εργασίας και δευτερευόντως πειθαρχικό ζήτημα. Αυτή η νοοτροπία οδηγεί σε καλύτερες αποφάσεις.

Τι κάνει μια απειλή αξιόπιστη

Μια αξιόπιστη απειλή συνήθως δεν πηγάζει μόνο από εκνευρισμό. Τα ισχυρότερα προειδοποιητικά σημάδια συχνά περιλαμβάνουν ένα ή περισσότερα από τα ακόλουθα:

• Συγκεκριμένη αναφορά σε βλάβη, τοποθεσία, χρόνο ή τρόπο
• Επαναλαμβανόμενα εχθρικά σχόλια με την πάροδο του χρόνου
• Απειλές που στρέφονται κατά συγκεκριμένου προσώπου
• Απειλές που αφορούν μέλη της οικογένειας, περιουσία ή όπλα
• Θυμωμένες χειρονομίες, συμπεριφορά παρακολούθησης ή σημάδια φυσικής κλιμάκωσης
• Ιστορικό σύγκρουσης, βίας ή εκφοβισμού

Το πλαίσιο έχει σημασία. Ένα μεμονωμένο αόριστο σχόλιο σε μια έντονη συζήτηση δεν είναι το ίδιο με μια λεπτομερή δήλωση που διατυπώνεται ψύχραιμα και επανειλημμένα. Παρ’ όλα αυτά, οι εργοδότες δεν πρέπει να κρίνουν την αξιοπιστία μόνο με το ένστικτο. Πρέπει να τεκμηριώνουν τι συνέβη, να εξετάζουν το ιστορικό του εργαζομένου και να ενεργούν συντηρητικά όταν η ασφάλεια είναι αβέβαιη.

Πρώτα βήματα μετά από μια απειλή

Όταν αναφέρεται μια λεκτική απειλή, η ανταπόκριση πρέπει να είναι άμεση και δομημένη.

1. Διαχωρίστε τα εμπλεκόμενα άτομα

Αν υπάρχει έστω και η παραμικρή πιθανότητα κλιμάκωσης, απομακρύνετε αμέσως τον εργαζόμενο που δέχθηκε την απειλή και τον εργαζόμενο που κατηγορείται. Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι στέλνετε ένα άτομο στο σπίτι, αλλάζετε βάρδιες ή μετακινείτε ένα από τα δύο σε διαφορετικό χώρο εργασίας.

2. Διατηρήστε τα γεγονότα

Ζητήστε από τον εργαζόμενο που έκανε την αναφορά να καταγράψει ακριβώς τι ειπώθηκε, πότε συνέβη, πού συνέβη και ποιος ήταν μάρτυρας. Όσο περνά ο χρόνος, τόσο αυξάνεται η πιθανότητα να ξεχαστούν ή να αλλοιωθούν λεπτομέρειες.

3. Ενημερώστε τον σωστό υπεύθυνο απόφασης

Σε μια μικρή εταιρεία, αυτό μπορεί να είναι ο ιδιοκτήτης, ο office manager ή ένας εξωτερικός σύμβουλος HR. Το άτομο που χειρίζεται την αναφορά δεν πρέπει να είναι κάποιος που εμπλέκεται άμεσα στη διαμάχη.

4. Αξιολογήστε τον άμεσο κίνδυνο

Αν η απειλή περιλαμβάνει όπλο, συγκεκριμένο στόχο ή λεπτομερές σχέδιο, εμπλέξτε αμέσως την αστυνομία ή τις υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης. Μην περιμένετε μια συνηθισμένη διαδικασία HR αν υπάρχει πιθανότητα να κινδυνεύει κάποιος.

5. Τεκμηριώστε κάθε βήμα

Κρατήστε σημειώσεις για την αναφορά, τις συνεντεύξεις, τις αποφάσεις και τα επόμενα βήματα. Η καλή τεκμηρίωση είναι σημαντική τόσο για την ασφάλεια όσο και για την υπεράσπιση των ενεργειών της εταιρείας αργότερα.

Έρευνα χωρίς καθυστέρηση

Ακόμη και όταν τα γεγονότα φαίνονται προφανή, η επιχείρηση πρέπει να διεξάγει έρευνα. Αυτό δεν σημαίνει δημιουργία επίσημης νομικής διαδικασίας. Σημαίνει συλλογή επαρκών αξιόπιστων πληροφοριών ώστε να ληφθεί μια δίκαιη απόφαση.

Πραγματοποιήστε χωριστές συνεντεύξεις με τον εργαζόμενο που υπέβαλε την αναφορά, τον εργαζόμενο που κατηγορείται και τυχόν μάρτυρες. Εστιάστε σε άμεσες παρατηρήσεις και όχι σε απόψεις. Κάντε ερωτήσεις όπως:

• Τι ακριβώς ειπώθηκε;
• Ήταν η δήλωση άμεση ή υπονοούμενη;
• Έκανε το άτομο κάποια χειρονομία ή φυσική ενέργεια;
• Υπήρχε άλλος παρών;
• Υπήρχε προηγούμενη σύγκρουση;
• Έκανε ο εργαζόμενος παρόμοια σχόλια στο παρελθόν;

Ο στόχος είναι να προσδιοριστεί αν το ζήτημα είναι παρεξήγηση, πειθαρχικό πρόβλημα ή πραγματική απειλή για την ασφάλεια.

Πιθανές αντιδράσεις

Η σωστή αντίδραση εξαρτάται από τη σοβαρότητα της συμπεριφοράς. Μια μικρή επιχείρηση έχει αρκετές επιλογές και δεν χρειάζεται να επιλέξει μόνο μία.

Γραπτή προειδοποίηση

Αν η συμπεριφορά ήταν ακατάλληλη αλλά όχι σοβαρή απειλή για την ασφάλεια, μια γραπτή προειδοποίηση μπορεί να αρκεί. Η προειδοποίηση πρέπει να εξηγεί τι συνέβη, γιατί ήταν απαράδεκτο και τι πρέπει να αλλάξει.

Προσωρινή άδεια

Η αμειβόμενη ή μη αμειβόμενη άδεια μπορεί να δημιουργήσει απόσταση όσο η εταιρεία διερευνά το περιστατικό. Αυτό είναι συχνά κατάλληλο όταν τα συναισθήματα είναι έντονα και η επιχείρηση χρειάζεται χρόνο για να συγκεντρώσει στοιχεία.

Τελική συμφωνία προειδοποίησης

Σε ορισμένες περιπτώσεις, η συνέχιση της απασχόλησης μπορεί να συνδεθεί με σαφείς όρους, όπως καμία περαιτέρω απειλή, καμία επικοινωνία με τον εργαζόμενο που δέχθηκε την απειλή και συμμόρφωση με απαιτήσεις συμβουλευτικής ή αξιολόγησης καταλληλότητας για εργασία, όπου αυτό επιτρέπεται και είναι κατάλληλο.

Απόλυση

Μια άμεση, συγκεκριμένη και αξιόπιστη απειλή συχνά δικαιολογεί άμεση απόλυση. Όσο πιο λεπτομερής είναι η απειλή, τόσο πιο επείγουσα πρέπει να είναι η ανταπόκριση. Η ασφάλεια προηγείται της ευκολίας.

Δημιουργία ασφαλέστερης πολιτικής στον χώρο εργασίας

Μια μικρή επιχείρηση δεν πρέπει να περιμένει κρίση για να δημιουργήσει πολιτική πρόληψης βίας. Η πολιτική πρέπει να είναι αρκετά σύντομη ώστε να χρησιμοποιείται, αλλά και αρκετά συγκεκριμένη ώστε να καθοδηγεί τη δράση.

Τουλάχιστον, πρέπει να καλύπτει:

• Μηδενική ανοχή σε απειλές, εκφοβισμό και βία
• Πώς πρέπει οι εργαζόμενοι να αναφέρουν περιστατικά
• Ποιος λαμβάνει τις αναφορές και πόσο γρήγορα πρέπει να αντιδρά
• Πώς θα διεκπεραιώνονται οι έρευνες
• Πότε μπορεί να επικοινωνήσει η εταιρεία με τις αρχές
• Ποια προσωρινά μέτρα προστασίας μπορεί να χρησιμοποιηθούν
• Πώς θα τεκμηριώνονται οι πειθαρχικές αποφάσεις

Αν η εταιρεία έχει εργαζόμενους σε πολλές πολιτείες, οι πολιτικές πρέπει επίσης να λαμβάνουν υπόψη διαφορετικούς πολιτειακούς και τοπικούς νόμους εργασίας. Ένα βασικό πρότυπο πολιτικής είναι χρήσιμο, αλλά πρέπει να εξεταστεί ως προς τη νομική του καταλληλότητα πριν υιοθετηθεί.

Εκπαιδεύστε προϊσταμένους και εργαζομένους να αναφέρουν έγκαιρα

Πολλές απειλές αντιμετωπίζονται εσφαλμένα επειδή κανείς δεν ξέρει πώς να τις αναφέρει ή ποια στοιχεία έχουν σημασία. Η εκπαίδευση πρέπει να διδάσκει στους εργαζομένους να αναφέρουν έγκαιρα και στους προϊσταμένους να λαμβάνουν σοβαρά τις αναφορές.

Οι εργαζόμενοι πρέπει να ενθαρρύνονται να αναφέρουν:

1. Τις ακριβείς λέξεις που χρησιμοποιήθηκαν, αν τις θυμούνται
2. Την ημερομηνία, την ώρα και τον τόπο του περιστατικού
3. Τα ονόματα τυχόν μαρτύρων
4. Τυχόν προηγούμενα περιστατικά ή συνεχιζόμενη σύγκρουση
5. Οποιαδήποτε χειρονομία, αντικείμενα ή σωματική συμπεριφορά που έκανε την απειλή να φαίνεται αξιόπιστη

Οι προϊστάμενοι πρέπει να εκπαιδεύονται ώστε να μην υποβαθμίζουν τα παράπονα. Η φράση «μάλλον δεν είναι τίποτα» μπορεί να δημιουργήσει επικίνδυνη καθυστέρηση.

Υποστήριξη του εργαζομένου που δέχθηκε την απειλή

Ο εργαζόμενος που αναφέρει την απειλή μπορεί να χρειάζεται άμεση υποστήριξη. Ακόμη κι αν αργότερα αποδειχθεί ότι η απειλή δεν ήταν τόσο σοβαρή όσο φαινόταν αρχικά, ο συναισθηματικός αντίκτυπος μπορεί να είναι πραγματικός.

Εξετάστε πρακτικά μέτρα όπως:

• Προσαρμογή βαρδιών ή θέσεων εργασίας
• Περιορισμός της επαφής μεταξύ των εμπλεκόμενων εργαζομένων
• Παροχή άδειας από την εργασία, αν χρειάζεται
• Πρόσβαση σε πρόγραμμα υποστήριξης εργαζομένων, εφόσον υπάρχει
• Επαναξιολόγηση για να επιβεβαιωθεί ότι ο εργαζόμενος νιώθει ασφαλής να επιστρέψει στη δουλειά

Ένας ασφαλής χώρος εργασίας δεν είναι μόνο εκείνος που απομακρύνει τον επιτιθέμενο. Είναι εκείνος που βοηθά την υπόλοιπη ομάδα να επανέλθει σε σταθερότητα.

Ειδικές ανησυχίες για νέες επιχειρήσεις

Οι ιδρυτές συχνά επικεντρώνονται στα έγγραφα σύστασης, στη φορολογία και στην απόκτηση των πρώτων πελατών. Αυτά είναι σημαντικά, αλλά το ίδιο ισχύει και για το εσωτερικό πλαίσιο που προστατεύει την επιχείρηση μόλις προσληφθούν άτομα. Μια σωστά οργανωμένη εταιρεία πρέπει να έχει κάτι περισσότερο από μια νομική οντότητα. Πρέπει να έχει μια βασική λειτουργική δομή, με προσδοκίες για τη συμπεριφορά και την κλιμάκωση.

Γι’ αυτό οι επιχειρήσεις που ιδρύονται μέσω Zenind και παρόμοιων υπηρεσιών πρέπει επίσης να σκέφτονται νωρίς την ένταξη εργαζομένων, τα εγχειρίδια προσωπικού, την αναφορά περιστατικών και τις γραπτές πειθαρχικές διαδικασίες. Η καθαρή διαδικασία σύστασης είναι μόνο η αρχή· οι καλές εσωτερικές πολιτικές βοηθούν την επιχείρηση να παραμένει συμμορφωμένη και ανθεκτική.

Το συμπέρασμα

Οι λεκτικές απειλές στον χώρο εργασίας πρέπει να αντιμετωπίζονται ως σοβαρός επιχειρηματικός κίνδυνος, ιδιαίτερα για μικρές εταιρείες με περιορισμένο περιθώριο λάθους. Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι η άμεση τεκμηρίωση, η προσεκτική έρευνα και η αποφασιστική αντίδραση όταν μια απειλή είναι αξιόπιστη.

Μια εταιρεία που δημιουργεί σαφείς κανόνες πριν από μια κρίση έχει περισσότερες πιθανότητες να προστατεύσει τους ανθρώπους της, να διατηρήσει την εμπιστοσύνη και να αποφύγει δαπανηρά λάθη. Για μια νέα επιχείρηση, αυτή η προετοιμασία πρέπει να αποτελεί μέρος του θεμελίου από την πρώτη ημέρα.