Hogyan reagáljanak a kisvállalkozások a szóbeli fenyegetésekre és a munkahelyi erőszakra

A munkahelyi biztonság nem csak a nagyvállalatok ügye. Egy kisvállalkozás számára egyetlen szóbeli fenyegetés is megzavarhatja a működést, ronthatja a morált, és komoly jogi, valamint reputációs kockázatot teremthet. A tulajdonosoknak gyakran gyorsan kell cselekedniük, sokszor korlátozott HR-támogatás mellett és házon belüli biztonsági csapat nélkül.

A kulcs az, hogy ne pánikból, hanem egy folyamat szerint reagáljunk. Egy világos szabályzat, egy dokumentált vizsgálat és egy következetes eszkalációs terv segít megvédeni az alkalmazottakat, miközben csökkenti a rossz döntés esélyét. Ha új LLC-t vagy társaságot alapít, ez az a fajta szabályzati alap, amelynek az első munkavállaló előtt már léteznie kellene.

Miért számítanak a szóbeli fenyegetések

Nem minden dühös megjegyzés minősül munkahelyi erőszaknak, de a szóbeli fenyegetéseket soha nem szabad félvállról venni. Egy elsőre impulzívnak tűnő kijelentés is jelezhet veszélyt, különösen akkor, ha konkrét, ismétlődő, vagy agresszív viselkedés kíséri.

Kisvállalkozásoknál a tét magas:

• Az alkalmazottak bizonytalannak és elkötelezetlennek érezhetik magukat.
• A vezetők elmulaszthatják a figyelmeztető jeleket, ha nincs képzésük.
• A vállalkozás felelősségre vonható lehet, ha figyelmen kívül hagy egy hiteles fenyegetést.
• A termelékenység az incidens után azonnal visszaeshet.

A vállalkozás tulajdonosának úgy kell tekintenie a fenyegetésekre, mint elsődlegesen munkahelyi biztonsági kérdésre, és csak másodsorban fegyelmi ügyre. Ez a szemlélet jobb döntésekhez vezet.

Mi tesz egy fenyegetést hitelessé

Egy hiteles fenyegetés mögött általában nem puszta frusztráció áll. A legerősebb figyelmeztető jelek gyakran az alábbiak közül egyet vagy többet tartalmaznak:

• Konkrét utalások a sérülésre, helyszínre, időpontra vagy módszerre
• Ismétlődő ellenséges megjegyzések hosszabb időn át
• Egy név szerint megjelölt személy elleni fenyegetések
• Családtagokra, vagyontárgyakra vagy fegyverekre vonatkozó fenyegetések
• Dühös gesztusok, követő viselkedés vagy a fizikai eszkaláció jelei
• Konfliktus, erőszak vagy megfélemlítés korábbi története

A kontextus számít. Egyetlen homályos megjegyzés egy felfokozott vita közben nem ugyanaz, mint egy részletesen elmondott kijelentés, amelyet valaki nyugodtan és ismételten tesz. Mégis, a munkáltatóknak nem szabad pusztán ösztönre hagyatkozva megítélniük a hitelességet. Dokumentálniuk kell, mi történt, át kell tekinteniük az érintett személy előzményeit, és óvatosan kell eljárniuk, ha a biztonság bizonytalan.

Első lépések fenyegetés után

Amikor egy szóbeli fenyegetést jelentenek be, a reakciónak azonnalinak és szervezettnek kell lennie.

1. Válassza szét az érintetteket

Ha bármilyen esély van az eszkalációra, azonnal távolítsa el egymás közeléből a fenyegetett alkalmazottat és a megvádolt alkalmazottat. Ez jelentheti azt, hogy az egyik személyt hazaküldik, módosítják a beosztását, vagy áthelyezik egy másik munkaterületre.

2. Őrizze meg a tényeket

Kérje meg a bejelentő alkalmazottat, hogy pontosan írja le, mi hangzott el, mikor történt, hol történt, és kik voltak a tanúk. Minél több idő telik el, annál valószínűbb, hogy a részletek elhalványulnak vagy torzulnak.

3. Értesítse a megfelelő döntéshozót

Egy kisvállalkozásban ez lehet a tulajdonos, az irodavezető vagy egy külső HR-tanácsadó. A bejelentés kezeléséért felelős személy ne legyen közvetlenül érintett a vitában.

4. Mérje fel az azonnali kockázatot

Ha a fenyegetés fegyvert, konkrét célpontot vagy részletes tervet tartalmaz, azonnal vonja be a rendőrséget vagy a sürgősségi szolgálatot. Ne várjon rutinszerű HR-folyamatra, ha valaki veszélyben lehet.

5. Dokumentáljon minden lépést

Őrizze meg a bejelentésről, az interjúkról, a döntésekről és az utókövető intézkedésekről szóló jegyzeteket. A jó dokumentáció fontos a biztonság szempontjából, és ahhoz is, hogy később meg lehessen védeni a vállalat intézkedéseit.

Késedelem nélküli vizsgálat

Még akkor is, ha a tények egyértelműnek tűnnek, a vállalkozásnak akkor is ki kell vizsgálnia az ügyet. Ez nem azt jelenti, hogy formális jogi eljárást kell létrehozni. Azt jelenti, hogy elegendő megbízható információt kell gyűjteni egy méltányos döntéshez.

Külön interjúban beszéljen a bejelentő alkalmazottal, a megvádolt alkalmazottal és minden tanúval. A közvetlen megfigyelésekre összpontosítson, ne a véleményekre. Tegyen fel például ilyen kérdéseket:

• Pontosan mi hangzott el?
• A kijelentés közvetlen volt, vagy csak utalt valamire?
• Tett-e a személy bármilyen gesztust vagy fizikai mozdulatot?
• Volt ott más is?
• Volt korábbi konfliktus?
• Mondott-e az alkalmazott hasonló megjegyzéseket korábban?

A cél annak megállapítása, hogy félreértésről, fegyelmi problémáról vagy valódi biztonsági fenyegetésről van-e szó.

Lehetséges válaszok

A megfelelő reakció a magatartás súlyosságától függ. Egy kisvállalkozásnak több lehetősége is van, és nem kell csak egyet választania.

Írásbeli figyelmeztetés

Ha a viselkedés helytelen volt, de nem jelentett komoly biztonsági fenyegetést, egy írásbeli figyelmeztetés elegendő lehet. A figyelmeztetésnek el kell magyaráznia, mi történt, miért elfogadhatatlan, és minek kell megváltoznia.

Ideiglenes szabadságolás

Fizetett vagy fizetés nélküli szabadság segíthet távolságot teremteni, amíg a vállalat kivizsgálja az ügyet. Ez gyakran akkor megfelelő, amikor az érzelmek felfokozottak, és a cégnek időre van szüksége a tények összegyűjtéséhez.

Utolsó esély megállapodás

Egyes esetekben a munkaviszony folytatása egyértelmű feltételekhez köthető, például ahhoz, hogy ne legyen több fenyegetés, ne legyen kapcsolat a fenyegetett alkalmazottal, és szükség esetén, ahol ez jogszerű és megfelelő, tanácsadásnak vagy alkalmassági vizsgálatnak is eleget tegyen.

Felmondás

Egy közvetlen, konkrét és hiteles fenyegetés gyakran azonnali felmondást indokol. Minél részletesebb a fenyegetés, annál sürgetőbb a reakció. A biztonság megelőzi a kényelmet.

Biztonságosabb munkahelyi szabályzat kialakítása

Egy kisvállalkozásnak nem szabad válságig várnia egy erőszakmegelőzési szabályzat létrehozásával. A szabályzatnak elég rövidnek kell lennie ahhoz, hogy használható legyen, de elég konkrétnak is, hogy irányt adjon a cselekvésnek.

Legalább az alábbiakat kell tartalmaznia:

• Zéró tolerancia a fenyegetésekkel, megfélemlítéssel és erőszakkal szemben
• Hogyan jelentsék az alkalmazottak az eseteket
• Ki fogadja a bejelentéseket, és milyen gyorsan kell reagálnia
• Hogyan történnek a vizsgálatok
• Mikor lehet a rendőrséget értesíteni
• Milyen ideiglenes védelmi intézkedések alkalmazhatók
• Hogyan kell dokumentálni a fegyelmi döntéseket

Ha a vállalat több államban foglalkoztat alkalmazottakat, a szabályzatnak figyelembe kell vennie az eltérő állami és helyi foglalkoztatási jogszabályokat is. Egy alap szabályzati sablon hasznos, de bevezetés előtt jogi megfelelés szempontjából át kell tekinteni.

Képezze a vezetőket és az alkalmazottakat az időbeni bejelentésre

Sok fenyegetést azért kezelnek rosszul, mert senki sem tudja, hogyan kell jelenteni, vagy mely részletek fontosak. A képzésnek meg kell tanítania az alkalmazottakat arra, hogy időben jelentsenek, és a vezetőket arra, hogy komolyan vegyék a bejelentéseket.

Az alkalmazottakat arra kell bátorítani, hogy jelentsék:

1. A pontosan elhangzott szavakat, ha emlékeznek rájuk
2. Az eset dátumát, idejét és helyszínét
3. Az esetleges tanúk nevét
4. Az előző incidenseket vagy az fennálló konfliktust
5. Azokat a gesztusokat, tárgyakat vagy fizikai viselkedést, amelyek miatt a fenyegetés hitelesnek tűnt

A vezetőket ki kell képezni arra, hogy ne bagatellizálják a panaszokat. Az, hogy „ez valószínűleg semmiség”, veszélyes késedelmet okozhat.

Támogassa a fenyegetett alkalmazottat

A fenyegetést bejelentő alkalmazottnak azonnali támogatásra lehet szüksége. Még ha később kiderül is, hogy a fenyegetés kevésbé volt súlyos, mint elsőre tűnt, az érzelmi hatás valós lehet.

Gyakorlati lépések lehetnek például:

• A beosztások vagy ülésrend módosítása
• Az érintett alkalmazottak közötti kapcsolat korlátozása
• Szükség esetén idő biztosítása a munkából való távolmaradásra
• Hozzáférés biztosítása munkavállalói támogatási programhoz, ha rendelkezésre áll
• Utánkövetés annak ellenőrzésére, hogy az alkalmazott biztonságban érzi-e magát a munkába való visszatéréshez

A biztonságos munkahely nemcsak az, amely eltávolítja az agresszort. Hanem az is, amely segít a csapat többi tagjának visszanyerni a stabilitását.

Különleges szempontok új vállalkozásoknál

Az alapítók gyakran a cégalapítási papírokra, az adókra és az első ügyfelek megszerzésére összpontosítanak. Ezek fontosak, de legalább ilyen fontos az a belső keretrendszer is, amely megvédi a vállalkozást, amikor már vannak munkavállalók. Egy jól létrehozott cégnek többnek kell lennie, mint egy jogi entitásnak. Kell lennie alapvető működési szerkezetnek is, beleértve a magatartásra és az eszkalációra vonatkozó elvárásokat.

Ezért a Zenind és hasonló szolgáltatások segítségével alapított vállalkozásoknak korán át kell gondolniuk a beléptetést, a munkavállalói kézikönyvet, az incidensbejelentést és az írásos fegyelmi eljárásokat is. A rendezett alapítás csak a kezdet; a jó belső szabályok segítenek a vállalkozásnak megfelelni az előírásoknak és rugalmasnak maradni.

A lényeg

A munkahelyi szóbeli fenyegetéseket komoly üzleti kockázatként kell kezelni, különösen a kis cégeknél, ahol kevés a hibalehetőség. A legbiztonságosabb megközelítés az, ha gyorsan dokumentálunk, körültekintően vizsgálódunk, és határozottan reagálunk, amikor egy fenyegetés hiteles.

Az a vállalat, amely már a válság előtt világos szabályokat alakít ki, nagyobb valószínűséggel védi meg az embereit, őrzi meg a bizalmat, és kerüli el a költséges hibákat. Egy új vállalkozás számára ennek az előkészületnek a kezdetektől a fundamentum része kell lennie.