Πώς αλλάζει ο κόσμος της εργασίας και τι πρέπει να κάνουν οι νέες επιχειρήσεις γι’ αυτό

Ο τρόπος με τον οποίο εργάζονται οι άνθρωποι έχει αλλάξει πιο γρήγορα τα τελευταία χρόνια από ό,τι μέσα στην προηγούμενη δεκαετία. Οι απομακρυσμένες ομάδες, τα υβριδικά ωράρια, η συνεργασία στο cloud και οι χώροι εργασίας κατά παραγγελία δεν είναι πλέον εξαιρέσεις. Αποτελούν μέρος του βασικού λειτουργικού περιβάλλοντος των σύγχρονων επιχειρήσεων.

Για τους ιδρυτές, αυτή η αλλαγή δημιουργεί τόσο ευκαιρίες όσο και πίεση. Ευκαιρίες, επειδή μια επιχείρηση μπορεί πλέον να προσλαμβάνει ταλέντα πέρα από μία πόλη, να μειώνει τα γενικά έξοδα και να κινείται πιο γρήγορα. Πίεση, επειδή ένα κατανεμημένο εργατικό δυναμικό απαιτεί ισχυρότερα συστήματα, πιο ξεκάθαρη επικοινωνία και πιο συνειδητή εταιρική δομή.

Αν ξεκινάτε ή αναπτύσσετε μια επιχείρηση, δεν μπορείτε να αντιμετωπίζετε αυτές τις αλλαγές ως προσωρινές τάσεις. Επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο προσλαμβάνετε, πώς διαχειρίζεστε τον κίνδυνο, πώς επικοινωνείτε και πώς οργανώνετε τη νομική και λειτουργική βάση της εταιρείας σας.

Γιατί η εργασία άλλαξε τόσο γρήγορα

Αρκετοί παράγοντες ώθησαν την εργασία σε ένα νέο μοντέλο.

Πρώτον, η τεχνολογία αφαίρεσε την ανάγκη για σταθερή φυσική εγγύτητα. Η αποθήκευση στο cloud, οι βιντεοκλήσεις, τα εργαλεία διαχείρισης έργων, οι ψηφιακές υπογραφές και τα ασφαλή συστήματα μηνυμάτων κατέστησαν πρακτική τη συνεργασία ομάδων από οπουδήποτε.

Δεύτερον, οι εργαζόμενοι άρχισαν να απαιτούν περισσότερο έλεγχο στο πότε και πού εργάζονται. Πολλοί επαγγελματίες πλέον εκτιμούν την ευελιξία όσο και τον μισθό, ενώ κάποιοι την εκτιμούν περισσότερο. Αυτό καθιστά την απομακρυσμένη και την υβριδική εργασία ισχυρό πλεονέκτημα προσέλκυσης προσωπικού.

Τρίτον, οι επιχειρήσεις έμαθαν ότι πολλές λειτουργίες μπορούν να εκτελεστούν αποτελεσματικά χωρίς παραδοσιακό γραφείο. Οι πωλήσεις, η εξυπηρέτηση πελατών, η λογιστική, το μάρκετινγκ, ο σχεδιασμός, ακόμη και οι νομικές και κανονιστικές ροές εργασίας μπορούν να γίνουν σε ένα κατανεμημένο περιβάλλον όταν υπάρχουν τα σωστά συστήματα.

Τέλος, η σύγχρονη οικονομία επιβραβεύει την ταχύτητα. Οι μικρότερες και πιο ευέλικτες ομάδες συχνά ξεπερνούν μεγαλύτερους οργανισμούς που επιβραδύνονται από βαριές διαδικασίες και άκαμπτες δομές γραφείου. Μια επιχείρηση που προσαρμόζεται γρήγορα είναι καλύτερα τοποθετημένη για ανάπτυξη.

Τι σημαίνει αυτό για τους ιδρυτές

Για έναν ιδρυτή, τα μεταβαλλόμενα πρότυπα εργασίας δεν είναι απλώς ζήτημα ανθρώπινου δυναμικού. Επηρεάζουν ολόκληρο τον σχεδιασμό της εταιρείας.

Μια επιχείρηση που έχει χτιστεί για κουλτούρα γραφείου μπορεί να δυσκολευτεί αν ξαφνικά χρειαστεί να υποστηρίξει απομακρυσμένους εργαζομένους. Ένας ιδρυτής που δεν σχεδιάζει για ψηφιακή επικοινωνία, ασφαλή αποθήκευση εγγράφων και ξεκάθαρη λογοδοσία θα ξοδεύει περισσότερο χρόνο διορθώνοντας προβλήματα που θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί.

Αντίθετα, μια εταιρεία που έχει σχεδιαστεί με ευελιξία από την αρχή μπορεί να κλιμακωθεί πιο αποτελεσματικά. Οι ιδρυτές μπορούν να προσλάβουν ταλέντα σε πολλές πολιτείες, να αξιοποιήσουν στρατηγικά συνεργάτες και να κρατήσουν χαμηλότερα τα γενικά έξοδα στα αρχικά στάδια.

Αυτή η ευελιξία έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία όταν ιδρύετε μια νέα επιχείρηση. Οι επιλογές που κάνετε στην αρχή, συμπεριλαμβανομένου του τύπου νομικής οντότητας, της ρύθμισης συμμόρφωσης και των εσωτερικών διαδικασιών, μπορούν είτε να στηρίξουν την ανάπτυξη είτε να γίνουν αργότερα πηγή τριβών.

Χτίστε την επιχείρηση για ευελιξία, όχι μόνο για ευκολία

Μια ευέλικτη εταιρεία δεν είναι μια ακατάστατη εταιρεία. Οι καλύτερες σύγχρονες επιχειρήσεις είναι δομημένες, τεκμηριωμένες και εύκολες στη διαχείριση, ακόμη και όταν οι άνθρωποι δεν βρίσκονται στο ίδιο δωμάτιο.

1. Επιλέξτε μια δομή σύστασης που υποστηρίζει τους στόχους σας

Η επιχειρηματική σας οντότητα πρέπει να ταιριάζει με τα σχέδιά σας για ανάπτυξη, προστασία ευθύνης, φορολογία και εξωτερική επένδυση. Πολλοί ιδρυτές ξεκινούν συγκρίνοντας δομές όπως η LLC ή μια corporation. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από το επιχειρηματικό μοντέλο, τον αριθμό των ιδιοκτητών και το μακροπρόθεσμο όραμα.

Αν δεν είστε βέβαιοι, είναι προτιμότερο να πάρετε μια τεκμηριωμένη απόφαση νωρίς παρά να διορθώσετε αργότερα ένα δομικό λάθος. Η σύσταση επιχείρησης δεν είναι απλώς μια διαδικασία κατάθεσης εγγράφων. Θέτει το νομικό πλαίσιο για ό,τι ακολουθεί.

2. Κρατήστε τη συμμόρφωση απλή και προβλέψιμη

Οι κατανεμημένες ομάδες κάνουν πιο εύκολο να παραβλεφθούν προθεσμίες και απαιτήσεις που διαφέρουν ανά πολιτεία. Αυτό είναι λάθος. Μια επιχείρηση εξακολουθεί να πρέπει να παραμένει ενήμερη σε καταθέσεις, απαιτήσεις εγγεγραμμένου αντιπροσώπου, ετήσιες εκθέσεις και τήρηση αρχείων.

Οι καλές συνήθειες συμμόρφωσης προστατεύουν τη νομική υπόσταση της εταιρείας και βοηθούν στην αποφυγή δαπανηρών διακοπών. Όσο πιο ευέλικτη είναι η λειτουργία σας, τόσο πιο σημαντικό είναι να διατηρείτε την διοικητική πλευρά καθαρή και οργανωμένη.

3. Θέστε από νωρίς συστήματα επικοινωνίας

Η απομακρυσμένη και η υβριδική εργασία μπορούν να αποτύχουν για έναν απλό λόγο: κανείς δεν ξέρει πού να βρει πληροφορίες ή πώς λαμβάνονται οι αποφάσεις.

Οι ιδρυτές θα πρέπει να ορίσουν:

• Πού γίνονται οι συζητήσεις της ομάδας
• Πώς κοινοποιούνται οι ενημερώσεις έργων
• Ποια εργαλεία φιλοξενούν τα επίσημα έγγραφα
• Πώς παρακολουθούνται οι εγκρίσεις
• Ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε αρμοδιότητα

Μια επιχείρηση δεν χρειάζεται δεκάδες εργαλεία. Χρειάζεται λίγα αξιόπιστα που χρησιμοποιούνται με συνέπεια.

4. Δώστε προτεραιότητα στην ασφάλεια και στον έλεγχο πρόσβασης

Όταν τα αρχεία της εταιρείας βρίσκονται στο cloud, η πρόσβαση πρέπει να είναι σκόπιμη. Δεν χρειάζεται κάθε μέλος της ομάδας κάθε έγγραφο, και δεν πρέπει κάθε εργαλείο να είναι ανοιχτό σε όλους.

Βασικά μέτρα, όπως μοναδικοί λογαριασμοί σύνδεσης, δικαιώματα βάσει ρόλων, έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων και ασφαλής αποθήκευση εγγράφων, πρέπει να είναι στάνταρ. Αυτά τα βήματα είναι ιδιαίτερα σημαντικά αν η επιχείρησή σας χειρίζεται δεδομένα πελατών, οικονομικά αρχεία ή ευαίσθητα συμβόλαια.

Η άνοδος της cloud-first εταιρείας

Οι λειτουργίες που βασίζονται στο cloud δεν είναι πλέον πολυτέλεια. Αποτελούν τη ραχοκοκαλιά της σύγχρονης εργασίας.

Μια cloud-first εταιρεία μπορεί να κινείται πιο γρήγορα επειδή οι πληροφορίες δεν είναι κλειδωμένες σε έναν φορητό υπολογιστή ή σε ένα γραφείο. Οι εργαζόμενοι μπορούν να συνεργάζονται στα ίδια έγγραφα, να ελέγχουν αρχεία σε πραγματικό χρόνο και να συνεχίζουν τη δουλειά τους σε διαφορετικές ζώνες ώρας.

Αυτό έχει σημασία για τις startups, όπου η ταχύτητα και η αποδοτικότητα είναι κρίσιμες. Έχει επίσης σημασία για τις μικρές επιχειρήσεις που δεν μπορούν να αντέξουν χαμένο χρόνο ή διπλή εργασία.

Τα εργαλεία cloud καθιστούν δυνατή τη δημιουργία λιτών εταιρειών με ευρεία εμβέλεια. Μια μικρή ομάδα μπορεί πλέον να λειτουργεί σαν πολύ μεγαλύτερος οργανισμός, εφόσον έχει ισχυρά συστήματα και ξεκάθαρη ανάθεση ευθύνης.

Ο φυσικός χώρος εξακολουθεί να έχει ρόλο

Η στροφή προς την ευέλικτη εργασία δεν σημαίνει ότι τα γραφεία έγιναν άχρηστα. Αντίθετα, ο σκοπός του φυσικού χώρου έχει αλλάξει.

Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν πλέον τα γραφεία για συγκεκριμένες λειτουργίες και όχι ως καθημερινή απαίτηση. Οι ομαδικές συναντήσεις, οι συναντήσεις με πελάτες, οι δημιουργικές συνεδρίες και ο στρατηγικός σχεδιασμός ωφελούνται από την παρουσία στον ίδιο χώρο. Οι κοινόχρηστοι χώροι εργασίας και τα coworking περιβάλλοντα μπορούν επίσης να δώσουν στους ιδρυτές ένα επαγγελματικό περιβάλλον χωρίς το κόστος μιας πλήρους μίσθωσης.

Αυτό το υβριδικό μοντέλο δίνει στις επιχειρήσεις το καλύτερο και από τους δύο κόσμους:

• Χαμηλότερα γενικά έξοδα όταν ο χώρος δεν χρειάζεται κάθε μέρα
• Πρόσβαση σε επαγγελματικό περιβάλλον όταν χρειάζεται
• Περισσότερες επιλογές για εργαζομένους και συνεργάτες
• Μεγαλύτερη προσαρμοστικότητα καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει

Για πολλές startups, αυτή η ισορροπία είναι η πιο αποδοτική πορεία προς τα εμπρός.

Η πρόσληψη είναι πλέον στρατηγικό πλεονέκτημα

Η ευέλικτη εργασία διευρύνει το διαθέσιμο ταλέντο. Μια επιχείρηση δεν χρειάζεται πια να περιορίζει τις προσλήψεις σε μία πόλη ή σε μία ακτίνα μετακίνησης.

Αυτό δημιουργεί σημαντικό πλεονέκτημα, ειδικά για μικρές επιχειρήσεις που ανταγωνίζονται μεγαλύτερες εταιρείες. Μπορείτε να προσλάβετε με βάση την ικανότητα, την εμπειρία και το ταίριασμα, και όχι μόνο τη γεωγραφία.

Όμως οι ευρύτερες προσλήψεις σημαίνουν και περισσότερη ευθύνη. Αν η ομάδα σας εκτείνεται σε πολλές τοποθεσίες ή πολιτείες, πρέπει να σκεφτείτε προσεκτικά τη μισθοδοσία, την ταξινόμηση συνεργατών, τους φορολογικούς κανόνες και τις τοπικές απαιτήσεις απασχόλησης. Αυτά τα ζητήματα είναι διαχειρίσιμα, αλλά δεν πρέπει να αυτοσχεδιάζονται.

Ένας ιδρυτής που κατανοεί έγκαιρα αυτές τις υποχρεώσεις είναι καλύτερα προετοιμασμένος να αναπτυχθεί με υπευθυνότητα.

Τι πρέπει να κάνουν οι ιδρυτές τώρα

Αν λανσάρετε ή αναδιαρθρώνετε μια επιχείρηση, η καλύτερη απάντηση στις αλλαγές της εργασίας δεν είναι να κυνηγάτε κάθε τάση. Είναι να χτίσετε μια εταιρεία που μπορεί να προσαρμόζεται.

Ξεκινήστε από τα βασικά:

• Ιδρύστε σωστά την επιχείρηση
• Διαχωρίστε τα προσωπικά από τα εταιρικά οικονομικά
• Στήστε ξεκάθαρες ρουτίνες συμμόρφωσης
• Επιλέξτε εργαλεία που υποστηρίζουν την απομακρυσμένη συνεργασία
• Τεκμηριώστε βασικές εσωτερικές διαδικασίες
• Προστατέψτε τα δεδομένα και την πρόσβαση
• Σχεδιάστε προσλήψεις σε πολλές τοποθεσίες, αν το απαιτεί η ανάπτυξη

Αυτά τα βήματα δημιουργούν μια σταθερή βάση για μια επιχείρηση που μπορεί να λειτουργεί από οπουδήποτε.

Πώς η Zenind ταιριάζει στο σύγχρονο επιχειρηματικό μοντέλο

Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να χτίσουν τη νομική και κανονιστική βάση που στηρίζει ευέλικτες, σύγχρονες λειτουργίες. Όταν η επιχείρησή σας είναι σωστά δομημένη από την αρχή, είναι ευκολότερο να προσλάβετε απομακρυσμένα, να διαχειριστείτε καταθέσεις, να παραμείνετε οργανωμένοι και να εστιάσετε στην ανάπτυξη αντί για τη γραφειοκρατία.

Αυτό έχει σημασία επειδή το μέλλον της εργασίας επιβραβεύει τις επιχειρήσεις που είναι ταυτόχρονα ευέλικτες και πειθαρχημένες. Μια εταιρεία μπορεί να είναι κατανεμημένη, λιτή και γρήγορη χωρίς να είναι απρόσεκτη. Το κλειδί είναι ισχυρές συνήθειες σύστασης και συμμόρφωσης από την πρώτη μέρα.

Τελική σκέψη

Ο κόσμος της εργασίας δεν αλλάζει απλώς. Έχει ήδη αλλάξει.

Οι επιχειρήσεις που κατανοούν αυτή τη μετατόπιση θα τη χρησιμοποιήσουν προς όφελός τους. Θα χτίσουν πιο λιτές ομάδες, θα λειτουργούν πιο αποτελεσματικά και θα προσελκύουν ταλέντο με τους δικούς τους όρους. Όμως η ευελιξία λειτουργεί καλύτερα όταν υποστηρίζεται από δομή.

Για τους ιδρυτές, αυτό σημαίνει να παίρνουν έξυπνες αποφάσεις νωρίς: να επιλέγουν τη σωστή επιχειρηματική οντότητα, να διατηρούν τη συμμόρφωση και να χτίζουν ροές εργασίας που μπορούν να κλιμακωθούν πέρα από ένα γραφείο ή μία πόλη. Οι επιχειρήσεις που το κάνουν σωστά θα είναι καλύτερα προετοιμασμένες για ό,τι ακολουθήσει.