Πώς να επιλέξετε τον κατάλληλο χώρο co-working για μια νεοφυή επιχείρηση στις ΗΠΑ

Για πολλούς ιδρυτές, η πρώτη απόφαση σχετικά με τον χώρο εργασίας δεν αφορά τα τετραγωνικά μέτρα. Αφορά την ευελιξία, τον έλεγχο του κόστους και τη δημιουργία ενός περιβάλλοντος όπου μια νέα επιχείρηση μπορεί πραγματικά να αποκτήσει δυναμική. Ένας καλά επιλεγμένος χώρος co-working μπορεί να προσφέρει σε μια startup τη δομή ενός γραφείου χωρίς το βάρος ενός μακροχρόνιου μισθωτηρίου, τα αρχικά κόστη διαμόρφωσης ή μια περίπλοκη δέσμευση για τις εγκαταστάσεις.

Αυτό είναι ιδιαίτερα πολύτιμο στα πρώτα στάδια της σύστασης εταιρείας, όταν οι ιδρυτές εξακολουθούν να ισορροπούν μεταξύ σύστασης, τραπεζικών υπηρεσιών, προσλήψεων, branding και απόκτησης πελατών. Αν ιδρύετε μια LLC ή μια εταιρεία στις Ηνωμένες Πολιτείες, ένας χώρος co-working μπορεί να αποτελέσει μια πρακτική αφετηρία όσο το επιχειρηματικό σας μοντέλο και το μέγεθος της ομάδας σας εξελίσσονται.

Γιατί οι χώροι co-working ελκύουν τις startups

Οι χώροι co-working είναι δημοφιλείς στις startups για έναν λόγο: λύνουν πολλά προβλήματα του πρώιμου σταδίου ταυτόχρονα.

Προσφέρουν ένα επαγγελματικό περιβάλλον για συναντήσεις με πελάτες, έναν σταθερό χώρο για συγκεντρωμένη εργασία και παροχές που θα ήταν ακριβές αν οργανώνονταν ανεξάρτητα. Επίσης, διευκολύνουν την κλιμάκωση προς τα πάνω ή προς τα κάτω καθώς αλλάζει η επιχείρησή σας. Αντί να δεσμευτείτε σε ένα εμπορικό μισθωτήριο πολλών ετών, μπορείτε να επιλέξετε ένα μοντέλο συνδρομής που ταιριάζει στις τρέχουσες ανάγκες σας.

Για ιδρυτές που χτίζουν μια επιχείρηση από το μηδέν, αυτή η ευελιξία έχει σημασία. Οι πρώτες αποφάσεις πρέπει να διαφυλάσσουν ρευστότητα, να μειώνουν τις τριβές και να αφήνουν χώρο για πειραματισμό. Το co-working συχνά επιτυγχάνει και τα τρία.

Τι να αναζητήσετε σε έναν χώρο co-working

Δεν είναι όλοι οι κοινόχρηστοι χώροι γραφείου ίδιοι. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τον κλάδο σας, τον τρόπο εργασίας σας και τον τρόπο με τον οποίο αναμένετε να αναπτυχθεί η εταιρεία σας.

1. Τοποθεσία και προσβασιμότητα

Η τοποθεσία επηρεάζει περισσότερα από την ευκολία. Διαμορφώνει το πώς αντιλαμβάνονται οι πελάτες την επιχείρησή σας και το πόσο εύκολα μπορεί η ομάδα σας να συναντιέται από κοντά.

Αναζητήστε έναν χώρο που είναι:

• Κοντά σε μέσα μαζικής μεταφοράς
• Εύκολα προσβάσιμος για τους πελάτες
• Ασφαλής και άνετος μετά το τέλος του ωραρίου
• Κοντά σε πάρκινγκ, εστιατόρια και άλλες χρήσιμες υπηρεσίες

Αν η startup σας εξυπηρετεί τοπικούς πελάτες, μια αναγνωρίσιμη επιχειρηματική περιοχή μπορεί να ενισχύσει την αξιοπιστία. Αν η ομάδα σας είναι υβριδική ή εξ αποστάσεως, η προσβασιμότητα για περιστασιακές συναντήσεις μπορεί να έχει μεγαλύτερη σημασία από το κύρος.

2. Ευελιξία συνδρομής

Οι startups σπάνια παραμένουν ίδιες για πολύ. Ένας καλός χώρος co-working πρέπει να προσφέρει επιλογές συνδρομής που προσαρμόζονται μαζί σας.

Συνήθη μοντέλα περιλαμβάνουν:

• Hot desks για μεμονωμένους ιδρυτές ή πολύ μικρές ομάδες
• Dedicated desks για σταθερή πρόσβαση σε χώρο εργασίας
• Ιδιωτικά γραφεία για ομάδες που μεγαλώνουν ή για εργασία με εμπιστευτικότητα
• Ημερήσιες κάρτες για περιστασιακή χρήση
• Πιστώσεις για αίθουσες συσκέψεων για παρουσιάσεις σε πελάτες ή συνεντεύξεις

Πριν υπογράψετε, ρωτήστε πόσο εύκολο είναι να αναβαθμίσετε, να υποβαθμίσετε ή να ακυρώσετε. Ο πιο φιλικός προς τις startups χώρος είναι συνήθως αυτός που δεν θα σας τιμωρήσει επειδή αναπτύσσεστε ή αλλάζετε.

3. Παροχές που περιλαμβάνονται

Οι παροχές μπορούν να επηρεάσουν σημαντικά τη συνολική αξία μιας συνδρομής. Ένα χαμηλότερο μηνιαίο ποσό μπορεί να μην είναι πραγματική ευκαιρία αν πρέπει να πληρώνετε επιπλέον για βασικές υπηρεσίες.

Χρήσιμες παροχές συχνά περιλαμβάνουν:

• Γρήγορο internet
• Ασφαλή πρόσβαση
• Αίθουσες συνεδριάσεων
• Εκτύπωση και σάρωση
• Phone booths
• Διαχείριση αλληλογραφίας
• Καφέ, πρόσβαση σε κουζίνα ή χώρο lounge
• Χώρους εκδηλώσεων για networking ή workshops

Αν συναντάτε συχνά πελάτες, η ποιότητα των αιθουσών συνεδριάσεων έχει σημασία. Αν η εργασία σας απαιτεί συγκέντρωση, τα phone booths και οι ήσυχες ζώνες μπορεί να είναι σημαντικότερα από τα ανοιχτά καθίσματα.

4. Ιδιωτικότητα και επαγγελματισμός

Πολλές startups διαχειρίζονται ευαίσθητες πληροφορίες, ιδιαίτερα στους τομείς των νομικών υπηρεσιών, των οικονομικών, της υγείας ή του λογισμικού. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η ιδιωτικότητα δεν πρέπει να αποτελεί δευτερεύον ζήτημα.

Ελέγξτε αν ο χώρος προσφέρει:

• Κλειδωμένα γραφεία ή αποθηκευτικούς χώρους
• Ακουστική απομόνωση μεταξύ των χώρων εργασίας
• Αξιόπιστη διαχείριση επισκεπτών
• Ασφαλές Wi-Fi και ελέγχους πρόσβασης
• Ιδιωτικούς χώρους για κλήσεις ή συνεντεύξεις

Ένα προσεγμένο περιβάλλον μπορεί επίσης να ενισχύσει την εμπιστοσύνη προς το brand. Αν περιμένετε επενδυτές, πελάτες ή συνεργάτες να επισκεφθούν τον χώρο, αυτός πρέπει να αντικατοπτρίζει το επίπεδο επαγγελματισμού που θέλετε να συνδέεται με την εταιρεία σας.

5. Κοινότητα και networking

Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα του co-working είναι η πρόσβαση σε άλλους ιδρυτές, freelancers και μικρές επιχειρήσεις. Οι πιο δυνατοί χώροι δεν νοικιάζουν απλώς γραφεία, αλλά δημιουργούν ευκαιρίες για σύνδεση.

Χρήσιμα χαρακτηριστικά κοινότητας περιλαμβάνουν:

• Εκδηλώσεις για τα μέλη
• Συναντήσεις ιδρυτών
• Εκπαιδευτικά workshops
• Γνωριμίες με τοπικούς επαγγελματίες
• Ευκαιρίες για εύρεση προμηθευτών, συνεργατών ή ταλέντων

Ωστόσο, δεν θέλουν όλοι οι ιδρυτές ένα ιδιαίτερα κοινωνικό περιβάλλον. Αν η ομάδα σας εκτιμά περισσότερο τη συγκεντρωμένη εργασία από το συνεχές networking, επιλέξτε έναν χώρο που ισορροπεί ανάμεσα στην κοινότητα και την παραγωγικότητα.

6. Συνολικό κόστος, όχι μόνο η τιμή στην κορυφή

Τα μηνιαία τέλη συνδρομής μπορεί να είναι παραπλανητικά αν δεν υπολογίσετε τις επιπλέον χρεώσεις.

Συγκρίνετε:

• Βασικό κόστος συνδρομής
• Χρεώσεις για αίθουσες συνεδριάσεων
• Κόστη εκτύπωσης και αλληλογραφίας
• Πολιτικές για επισκέπτες ή πρόσβαση εκτός ωραρίου
• Εγγυήσεις ή τέλη ενεργοποίησης
• Ελάχιστες συμβατικές δεσμεύσεις

Ένας χώρος που φαίνεται φθηνός με την πρώτη ματιά μπορεί να είναι πιο ακριβός με την πάροδο του χρόνου, αν η ομάδα σας χρειάζεται δωμάτια, πρόσβαση και υπηρεσίες που χρεώνονται ξεχωριστά.

Ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε πριν υπογράψετε

Χρησιμοποιήστε μια ξενάγηση ή μια δοκιμαστική ημέρα για να αξιολογήσετε τον χώρο από κοντά. Το φυλλάδιο έχει μικρότερη σημασία από το πώς λειτουργεί πραγματικά το γραφείο.

Ρωτήστε τα εξής:

• Τι περιλαμβάνει η συνδρομή;
• Μπορώ να αναβαθμίσω ή να μειώσω το πλάνο αργότερα;
• Υπάρχουν κρυφές χρεώσεις για παροχές ή υπηρεσίες;
• Πόσο αξιόπιστο είναι το internet στις ώρες αιχμής;
• Ποιες είναι οι ώρες ησυχίας και οι πολιτικές για επισκέπτες;
• Υπάρχει πρόσβαση 24/7 αν αλλάξει το πρόγραμμά μου;
• Πώς διαχειρίζονται την αλληλογραφία και τα δέματα;
• Τι συμβαίνει αν ο χώρος υπερπληρωθεί;

Αν είναι δυνατόν, επισκεφθείτε τον χώρο την ώρα της ημέρας που συνήθως θα εργάζεται η ομάδα σας. Ένα ήσυχο πρωινό μπορεί να μοιάζει πολύ διαφορετικό από ένα πολυσύχναστο απόγευμα.

Πώς το co-working εντάσσεται στη διαδικασία σύστασης μιας startup

Μια συνδρομή σε χώρο co-working είναι μόνο ένα μέρος της δημιουργίας μιας επιχείρησης. Οι ιδρυτές πρέπει επίσης να σκεφτούν τη σύσταση της οντότητας, τη συμμόρφωση και τις καθημερινές λειτουργίες.

Εδώ βοηθά μια δομημένη διαδικασία σύστασης. Πριν επιλέξουν χώρο εργασίας, πολλοί επιχειρηματίες τακτοποιούν πρώτα τα νομικά βασικά:

• Σύσταση LLC ή εταιρείας
• Επιλογή εμπορικής επωνυμίας
• Έκδοση EIN
• Δημιουργία συμφωνιών λειτουργίας ή καταστατικών
• Καθιέρωση διεύθυνσης αλληλογραφίας και διαδικασίας τήρησης επιχειρηματικών αρχείων

Η Zenind υποστηρίζει ιδρυτές που θέλουν να χτίσουν την αμερικανική επιχείρησή τους πάνω σε σταθερή βάση. Μόλις η νομική δομή τεθεί σε ισχύ, ένας χώρος co-working μπορεί να λειτουργήσει ως πρακτική επιχειρησιακή βάση όσο η εταιρεία αναπτύσσεται.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Οι ιδρυτές συχνά βιάζονται στην απόφαση για τον χώρο εργασίας. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει περιττές τριβές αργότερα.

Αποφύγετε αυτά τα λάθη:

• Να επιλέξετε το φθηνότερο πλάνο χωρίς να ελέγξετε τι περιλαμβάνει
• Να υπογράψετε μακροχρόνιο συμβόλαιο πριν κατανοήσετε την πορεία ανάπτυξής σας
• Να αγνοήσετε τον χρόνο μετακίνησης και την προσβασιμότητα για την ομάδα
• Να παραβλέψετε τις ανάγκες ιδιωτικότητας για κλήσεις με πελάτες ή εμπιστευτική εργασία
• Να εστιάσετε στην αισθητική ενώ αγνοείτε τον θόρυβο, την ποιότητα του internet και την υποστήριξη
• Να επιλέξετε έναν χώρο που δεν ταιριάζει στις πραγματικές εργασιακές σας συνήθειες

Ένα όμορφο γραφείο που διαταράσσει τη ροή της εργασίας σας παραμένει κακή επιλογή.

Ένα πρακτικό πλαίσιο επιλογής

Αν συγκρίνετε πολλούς χώρους, χρησιμοποιήστε ένα απλό πλαίσιο:

1. Καταγράψτε τα απαραίτητα.
2. Ξεχωρίστε τα βασικά χαρακτηριστικά από τα προαιρετικά πλεονεκτήματα.
3. Συγκρίνετε το συνολικό μηνιαίο κόστος.
4. Ελέγξτε την ευελιξία και τους όρους του συμβολαίου.
5. Δοκιμάστε τον χώρο σε πραγματικές ώρες εργασίας.
6. Επιλέξτε την επιλογή που υποστηρίζει τους επόμενους 6 έως 12 μήνες ανάπτυξης, όχι μόνο την επόμενη εβδομάδα.

Αυτό το τελευταίο σημείο είναι σημαντικό. Οι startups εξελίσσονται γρήγορα και ο χώρος εργασίας σας πρέπει να σας βοηθά να προχωράτε, όχι να σας παγιδεύει σε μια διάταξη που δεν ταιριάζει πλέον.

Τελικές σκέψεις

Ο καλύτερος χώρος co-working για μια startup στις ΗΠΑ δεν είναι απαραίτητα ο μεγαλύτερος, ο πιο μοντέρνος ή ο πιο φθηνός. Είναι αυτός που δίνει στην επιχείρησή σας χώρο να λειτουργεί επαγγελματικά, να παραμένει ευέλικτη και να αναπτύσσεται με χαμηλότερα γενικά έξοδα.

Για ιδρυτές που χτίζουν από το μηδέν, το co-working μπορεί να αποτελέσει μια αποτελεσματική γέφυρα ανάμεσα στην εργασία από το σπίτι και τη δέσμευση σε ένα παραδοσιακό γραφείο. Σε συνδυασμό με τη σωστή στρατηγική σύστασης επιχείρησης, μπορεί να βοηθήσει μια startup να παραμείνει λιτή ενώ εξακολουθεί να προβάλλει αξιοπιστία και δυναμική.

Αν ξεκινάτε μια εταιρεία στις Ηνωμένες Πολιτείες, βεβαιωθείτε ότι τόσο η νομική σας βάση όσο και ο χώρος εργασίας σας υποστηρίζουν τον τρόπο με τον οποίο σχεδιάζετε να αναπτυχθείτε.