Kuinka valita oikea coworking-tila yhdysvaltalaiselle startupille

Monille perustajille ensimmäinen työtilaa koskeva päätös ei liity neliöihin. Kyse on joustavuudesta, kustannusten hallinnasta ja ympäristön luomisesta, jossa uusi yritys voi aidosti saada vauhtia. Hyvin valittu coworking-tila voi tarjota startupille toimiston rakenteen ilman pitkää vuokrasopimusta, suuria aloitusinvestointeja tai monimutkaisia toimitilavelvoitteita.

Tämä on erityisen arvokasta yrityksen perustamisen alkuvaiheessa, kun perustajat tasapainoilevat vielä yhtiöittämisen, pankkiasioiden, rekrytoinnin, brändäyksen ja asiakashankinnan välillä. Jos perustat LLC:n tai corporationin Yhdysvalloissa, coworking-tila voi toimia käytännöllisenä lähtöalustana samalla kun liiketoimintamalli ja tiimin koko vielä kehittyvät.

Miksi coworking-tilat houkuttelevat startup-yrityksiä

Coworking-tilat ovat suosittuja startupien keskuudessa syystä: ne ratkaisevat useita alkupään haasteita kerralla.

Ne tarjoavat ammattimaisen ympäristön asiakastapaamisiin, vakaan paikan keskittyneelle työlle sekä palveluita, joita olisi kallista järjestää itse. Ne myös helpottavat toiminnan skaalaamista ylös tai alas liiketoiminnan muuttuessa. Sen sijaan, että sitoudut monivuotiseen toimitilasopimukseen, voit valita jäsenyyden, joka vastaa tämänhetkisiä tarpeitasi.

Yritystä alusta asti rakentaville perustajille tämä joustavuus on tärkeää. Alkuvaiheen päätösten tulisi säästää kassaa, vähentää kitkaa ja jättää tilaa kokeilulle. Coworking tekee usein kaikki nämä asiat.

Mitä coworking-tilassa kannattaa arvioida

Kaikki jaetut toimistot eivät ole samanlaisia. Oikea valinta riippuu toimialastasi, työskentelytavastasi ja siitä, miten yrityksesi todennäköisesti kasvaa.

1. Sijainti ja saavutettavuus

Sijainti vaikuttaa muuhunkin kuin pelkkään mukavuuteen. Se muokkaa sitä, miten asiakkaat kokevat yrityksesi ja kuinka helposti tiiminne voi tavata kasvotusten.

Etsi tila, joka on:

• Lähellä julkista liikennettä
• Helposti asiakkaiden saavutettavissa
• Turvallinen ja viihtyisä myös työajan jälkeen
• Lähellä pysäköintiä, ravintoloita ja muita hyödyllisiä palveluja

Jos startupisi palvelee paikallisia asiakkaita, tunnistettava liikealue voi vahvistaa uskottavuutta. Jos tiimisi on hybridi- tai etätyöpainotteinen, saavutettavuus satunnaisia tapaamisia varten voi olla tärkeämpää kuin arvostettu osoite.

2. Jäsenyyden joustavuus

Start-upit harvoin pysyvät samanlaisina pitkään. Hyvän coworking-tilan pitäisi tarjota jäsenyysvaihtoehtoja, jotka mukautuvat tilanteeseesi.

Yleisiä malleja ovat:

• Hot desk -paikat yksinyrittäjille tai hyvin pienille tiimeille
• Nimikoidut työpisteet säännölliseen käyttöön
• Yksityiset toimistot kasvaville tiimeille tai luottamukselliseen työhön
• Päiväliput satunnaiseen käyttöön
• Kokoustilakrediitit asiakasesityksiin tai haastatteluihin

Ennen sopimuksen allekirjoittamista kysy, kuinka helposti voit päivittää, alentaa tai irtisanoa jäsenyyden. Startup-ystävällisin tila on yleensä se, joka ei rankaise kasvusta tai muutoksesta.

3. Sisältyvät palvelut

Palvelut voivat vaikuttaa merkittävästi jäsenyyden kokonaisarvoon. Alempi kuukausihinta ei ole edullinen, jos joudut maksamaan erikseen välttämättömistä palveluista.

Hyödyllisiä palveluja ovat usein:

• Nopea internet
• Turvallinen kulunvalvonta
• Neuvotteluhuoneet
• Tulostus ja skannaus
• Puhelinkopit
• Postipalvelu
• Kahvi, keittiötilat tai lounge-alue
• Tila tapahtumille, verkostoitumiselle tai työpajoille

Jos tapaat asiakkaita usein, neuvotteluhuoneiden laatu on tärkeä. Jos työsi vaatii keskittymistä, puhelinkopit ja hiljaiset alueet voivat olla avointa istumista tärkeämpiä.

4. Yksityisyys ja ammattimaisuus

Monet startupit käsittelevät arkaluonteisia tietoja, erityisesti laki-, talous-, terveydenhuolto- tai ohjelmistoaloilla. Tällaisissa tapauksissa yksityisyys ei saa olla jälkiajatus.

Tarkista, tarjoaako tila:

• Lukittavia toimistoja tai säilytystilaa
• Akustista erottelua työalueiden välillä
• Luotettavaa vierashallintaa
• Turvallista Wi-Fiä ja kulunvalvontaa
• Yksityisiä huoneita puheluille tai haastatteluille

Viimeistelty ympäristö voi myös vahvistaa brändin luottamusta. Jos odotat sijoittajien, asiakkaiden tai kumppaneiden vierailevan, tilan tulisi heijastaa sitä ammattimaisuuden tasoa, jonka haluat liittää yritykseesi.

5. Yhteisö ja verkostoituminen

Yksi coworking-tilan suurimmista eduista on pääsy muiden perustajien, freelancereiden ja pienyritysten pariin. Vahvimmat tilat eivät vain vuokraa työpisteitä, vaan luovat mahdollisuuksia yhteyksiin.

Hyödyllisiä yhteisöominaisuuksia ovat:

• Jäsen­tapahtumat
• Perustajatapaamiset
• Koulutustyöpajat
• Esittelyt paikallisille ammattilaisille
• Mahdollisuudet löytää toimittajia, yhteistyökumppaneita tai osaajia

Kaikki perustajat eivät kuitenkaan halua hyvin sosiaalista ympäristöä. Jos tiimisi arvostaa rauhallista keskittymistä enemmän kuin jatkuvaa verkostoitumista, valitse tila, joka tasapainottaa yhteisöllisyyden ja tuottavuuden.

6. Kokonaiskustannus, ei vain otsikkohinta

Kuukausijäsenyyden hinta voi olla harhaanjohtava, jos et huomioi lisämaksuja.

Vertaile:

• Perusjäsenyyden hinta
• Kokoustilamaksut
• Tulostus- ja postikulut
• Vieras- tai iltakäytön ehdot
• Vakuusmaksut tai käyttöönotto­maksut
• Vähimmäissopimuskaudet

Tila, joka näyttää ensi silmäyksellä edulliselta, voi olla ajan mittaan kalliimpi, jos tiimisi tarvitsee tiloja, pääsyä ja palveluja, joista veloitetaan erikseen.

Kysymykset, jotka kannattaa esittää ennen allekirjoittamista

Käytä kierrosta tai kokeilupäivää arvioidaksesi tilaa paikan päällä. Esite merkitsee vähemmän kuin se, miten toimisto toimii käytännössä.

Kysy nämä kysymykset:

• Mitä jäsenyyteen sisältyy?
• Voinko myöhemmin nostaa tai laskea tasoa?
• Onko palveluissa tai mukavuuksissa piilokuluja?
• Kuinka luotettava internet on ruuhka-aikoina?
• Mitkä ovat hiljaisuusajat ja vierassäännöt?
• Onko käytössä 24/7-pääsy, jos aikataulusi muuttuu?
• Miten posti ja paketit käsitellään?
• Mitä tapahtuu, jos tila käy liian ahtaaksi?

Jos mahdollista, käy paikalla siihen aikaan päivästä, jolloin tiimisi normaalisti työskentelisi. Rauhallinen aamu voi näyttää hyvin erilaiselta kuin kiireinen iltapäivä.

Miten coworking sopii yrityksen perustamisprosessiin

Coworking-jäsenyys on vain yksi osa yrityksen käynnistämistä. Perustajien on ajateltava myös yhtiömuotoa, sääntelyä ja päivittäisiä toimintatapoja.

Siksi jäsennelty perustamisprosessi auttaa. Ennen työtilan valintaa monet yrittäjät hoitavat ensin juridiset perusasiat:

• LLC:n tai corporationin perustaminen
• Yrityksen nimen valitseminen
• EIN-tunnuksen hankkiminen
• Toimintasopimusten tai sääntöjen laatiminen
• Postiosoitteen ja yritysasiakirjojen hallintaprosessin määrittäminen

Zenind tukee perustajia, jotka haluavat rakentaa yhdysvaltalaisen yrityksensä vakaalle pohjalle. Kun juridinen rakenne on kunnossa, coworking-tila voi toimia käytännöllisenä toimintakeskuksena yrityksen kasvaessa.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Perustajat kiirehtivät usein työtilapäätöksen kanssa. Se voi aiheuttaa myöhemmin tarpeetonta kitkaa.

Vältä näitä virheitä:

• Edullisimman vaihtoehdon valitseminen tarkistamatta, mitä siihen sisältyy
• Pitkän sopimuksen allekirjoittaminen ennen kasvupolun ymmärtämistä
• Työmatka-ajan ja tiimin saavutettavuuden sivuuttaminen
• Yksityisyystarpeiden unohtaminen asiakaspuheluissa tai luottamuksellisessa työssä
• Ulkonäköön keskittyminen, mutta melun, internetin laadun ja tuen unohtaminen
• Tilaan päätyminen, joka ei vastaa todellisia työskentelytapoja

Hienolta näyttävä toimisto, joka häiritsee työnkulkuasi, on silti huono valinta.

Käytännöllinen valintamalli

Jos vertailet useita tiloja, käytä yksinkertaista viitekehystä:

1. Määritä välttämättömät tarpeesi.
2. Erottele olennaiset ominaisuudet mukavista lisäeduista.
3. Vertaile kokonaiskuukausikustannusta.
4. Tarkista joustavuus ja sopimusehdot.
5. Testaa tila oikeina työaikoina.
6. Valitse vaihtoehto, joka tukee seuraavan 6–12 kuukauden kasvua, ei vain seuraavaa viikkoa.

Tämä viimeinen kohta on tärkeä. Startupit kehittyvät nopeasti, ja työtilan pitäisi auttaa sinua etenemään, ei sitoa sinua ratkaisuun, joka ei enää sovi.

Loppupäätelmä

Paras coworking-tila yhdysvaltalaiselle startupille ei välttämättä ole suurin, trendikkäin tai halvin. Se on tila, joka antaa yrityksellesi mahdollisuuden toimia ammattimaisesti, säilyttää joustavuuden ja kasvaa pienemmillä yleiskustannuksilla.

Perustajille, jotka rakentavat yritystään alusta alkaen, coworking voi olla tehokas silta etätyön ja perinteisen toimiston välillä. Yhdistettynä oikeaan yrityksen perustamisstrategiaan se voi auttaa startupia pysymään kevyenä samalla kun se säilyttää uskottavuuden ja kasvun vauhdin.

Jos olet perustamassa yritystä Yhdysvalloissa, varmista, että sekä juridinen perusta että työtila tukevat tapaa, jolla aiot kasvaa.