Πώς να διατηρείτε ένα επιχειρηματικό σχέδιο για μακροπρόθεσμη ανάπτυξη

Ένα επιχειρηματικό σχέδιο πρέπει να κάνει περισσότερα από το να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε. Πρέπει να σας βοηθά να διαχειρίζεστε, να μετράτε και να βελτιώνετε την επιχείρηση που χτίζετε. Για πολλούς ιδρυτές, το πιο δύσκολο μέρος δεν είναι η σύνταξη του σχεδίου. Είναι η διατήρησή του χρήσιμου αφού η εταιρεία ανοίξει τις πόρτες της.

Αν έχετε ιδρύσει μια LLC ή μια εταιρεία, το επιχειρηματικό σας σχέδιο μπορεί να γίνει ένα εργαλείο εργασίας για τη λήψη αποφάσεων, όχι απλώς ένα έγγραφο για δανειστές ή επενδυτές. Όταν συντηρείται σωστά, σας βοηθά να παραμένετε συγκεντρωμένοι στις προτεραιότητες, να παρακολουθείτε τις οικονομικές επιδόσεις και να ανταποκρίνεστε στις αλλαγές της αγοράς πριν αυτές εξελιχθούν σε προβλήματα.

Γιατί ένα επιχειρηματικό σχέδιο χρειάζεται συντήρηση

Ένα επιχειρηματικό σχέδιο αποτυπώνει υποθέσεις. Αυτές οι υποθέσεις αλλάζουν καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει, οι πελάτες συμπεριφέρονται διαφορετικά, οι ανταγωνιστές μπαίνουν στην αγορά και το κόστος μεταβάλλεται. Αν το σχέδιο δεν ενημερώνεται ποτέ, σύντομα αποσυνδέεται από την πραγματικότητα.

Η συντήρηση είναι σημαντική επειδή ένα επιχειρηματικό σχέδιο πρέπει να σας βοηθά να απαντάτε σε πρακτικά ερωτήματα:

• Πλησιάζουμε τους στόχους που θέσαμε;
• Παραμένουν ρεαλιστικές οι υποθέσεις μας για έσοδα και έξοδα;
• Έχει αλλάξει τόσο πολύ η αγορά μας ώστε να απαιτείται νέα προσέγγιση;
• Χρειάζεται να προσαρμόσουμε το προσωπικό, την τιμολόγηση ή τις λειτουργίες;
• Χρησιμοποιούμε τους πόρους μας στα σωστά σημεία;

Η αξία ενός επιχειρηματικού σχεδίου δεν βρίσκεται στις σελίδες του. Η αξία προκύπτει από τις αποφάσεις που βελτιώνει.

Τι σας βοηθά να κάνετε ένα συντηρημένο επιχειρηματικό σχέδιο

Ένα ενημερωμένο επιχειρηματικό σχέδιο σας δίνει δομή σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον που αλλάζει γρήγορα. Μπορεί να σας βοηθήσει να:

• Θέτετε προτεραιότητες για τον επόμενο μήνα, τρίμηνο ή χρόνο.
• Συγκρίνετε τα προγραμματισμένα αποτελέσματα με τα πραγματικά αποτελέσματα.
• Παρακολουθείτε τη ρευστότητα, τα περιθώρια και άλλους οικονομικούς δείκτες.
• Επικοινωνείτε καθαρά με συνιδρυτές, εργαζομένους, δανειστές και επενδυτές.
• Εντοπίζετε έγκαιρα τους κινδύνους και αντιδράτε με συγκεκριμένα βήματα δράσης.

Για τους νέους επιχειρηματίες, αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό. Τα έγγραφα σύστασης καθορίζουν τη νομική δομή της εταιρείας, αλλά το επιχειρηματικό σχέδιο βοηθά να οριστεί πώς θα λειτουργεί και θα αναπτύσσεται η εταιρεία.

Η σωστή συχνότητα ανασκόπησης

Ένα επιχειρηματικό σχέδιο πρέπει να αναθεωρείται σε συγκεκριμένο πρόγραμμα. Οι περισσότερες εταιρείες ωφελούνται από μηνιαία ή τριμηνιαία ανασκόπηση, ανάλογα με το πόσο γρήγορα αλλάζει η επιχείρηση.

Μηνιαίες ανασκοπήσεις

Οι μηνιαίες ανασκοπήσεις λειτουργούν καλά για εταιρείες με ενεργούς κύκλους πωλήσεων, περιορισμένη ρευστότητα ή λειτουργίες που μεταβάλλονται γρήγορα. Κατά τη διάρκεια μιας μηνιαίας ανασκόπησης, συγκρίνετε τα προϋπολογισμένα μεγέθη με την πραγματική απόδοση και σημειώστε πού η επιχείρηση κινείται ταχύτερα ή πιο αργά από το αναμενόμενο.

Τριμηνιαίες ανασκοπήσεις

Οι τριμηνιαίες ανασκοπήσεις είναι συχνά αρκετές για επιχειρήσεις με μεγαλύτερους κύκλους πωλήσεων ή πιο σταθερές λειτουργίες. Μια τριμηνιαία ανασκόπηση σάς επιτρέπει να κάνετε ένα βήμα πίσω και να αξιολογήσετε αν η στρατηγική εξακολουθεί να λειτουργεί, χωρίς να αντιδράτε υπερβολικά σε βραχυπρόθεσμες διακυμάνσεις.

Ετήσιες ανασκοπήσεις

Μια ετήσια ανασκόπηση πρέπει να εξετάζει τη συνολική εικόνα. Τότε επανεξετάζετε την αποστολή, τους μακροπρόθεσμους στόχους, τις ανάγκες στελέχωσης, τη θέση στην αγορά και τις οικονομικές υποθέσεις για τον επόμενο χρόνο.

Το κλειδί είναι η συνέπεια. Ένα επιχειρηματικό σχέδιο πρέπει να αναθεωρείται αρκετά συχνά ώστε να καθοδηγεί τη δράση, αλλά όχι τόσο συχνά ώστε η εταιρεία να χάνει τη στρατηγική της κατεύθυνση.

Τι να ελέγχετε στο σχέδιό σας

Ένα ισχυρό επιχειρηματικό σχέδιο συνήθως οργανώνεται γύρω από λίγους βασικούς τομείς. Κάθε ένας από αυτούς πρέπει να ελέγχεται ως προς την ακρίβεια και τη χρησιμότητά του.

1. Στόχοι και προτεραιότητες

Εξετάστε αν οι τρέχοντες στόχοι σας εξακολουθούν να έχουν σημασία. Ορισμένοι στόχοι μπορεί να έχουν επιτευχθεί. Άλλοι μπορεί να μην ταιριάζουν πλέον με την κατεύθυνση της εταιρείας. Ενημερώστε τις προτεραιότητες ώστε το σχέδιο να αντικατοπτρίζει τι πραγματικά χρειάζεται η επιχείρηση στη συνέχεια.

2. Υποθέσεις εσόδων

Εξετάστε την τιμολόγηση, τον όγκο πωλήσεων, τη ροή υποψήφιων πελατών, τα ποσοστά μετατροπής και τη διατήρηση πελατών. Αν τα έσοδα είναι κάτω από τον στόχο, προσδιορίστε αν το πρόβλημα αφορά το μάρκετινγκ, την τιμολόγηση, το product-market fit ή την εκτέλεση των πωλήσεων.

3. Έξοδα και ρευστότητα

Η ρευστότητα είναι ένα από τα σημαντικότερα μέρη της συντήρησης ενός σχεδίου. Μια επιχείρηση μπορεί να είναι κερδοφόρα στα χαρτιά και παρ’ όλα αυτά να αντιμετωπίσει προβλήματα αν τα μετρητά είναι δεσμευμένα σε αποθέματα, απαιτήσεις ή γενικά έξοδα.

Ελέγξτε αν οι υποθέσεις σας για τα έξοδα παραμένουν ακριβείς. Ενημερώστε τις προβλέψεις για μισθοδοσία, ενοίκιο, συνεργάτες, λογισμικό, ασφάλιση και φόρους.

4. Συνθήκες της αγοράς

Οι αγορές αλλάζουν. Οι προτιμήσεις των πελατών, οι κανονισμοί, η τεχνολογία και τα κανάλια διανομής μπορούν όλα να επηρεάσουν την απόδοση της επιχείρησής σας. Εξετάστε αν οι αρχικές υποθέσεις για την αγορά εξακολουθούν να ισχύουν.

5. Ανταγωνισμός

Οι ανταγωνιστές σας μπορεί να έχουν αλλάξει την τιμολόγησή τους, να έχουν επεκτείνει τις υπηρεσίες τους, να έχουν βελτιώσει το branding τους ή να έχουν μπει στην αγορά σας με μια νέα προσφορά. Συγκρίνετε τη θέση σας με την τρέχουσα αγορά και όχι με την αγορά όπως ήταν όταν γράφτηκε το σχέδιο.

6. Λειτουργίες

Εξετάστε τη δυναμικότητα παραγωγής, τις σχέσεις με προμηθευτές, τις ανάγκες πρόσληψης, την εξυπηρέτηση πελατών και την εκτέλεση παραγγελιών. Ένα επιχειρηματικό σχέδιο πρέπει να αντικατοπτρίζει πώς λειτουργεί πραγματικά η εταιρεία, όχι μόνο πώς ήλπιζε να λειτουργεί κατά την εκκίνηση.

7. Νομικές και δομικές παράμετροι

Για τις LLC και τις εταιρείες, η ανάπτυξη της επιχείρησης μπορεί να δημιουργήσει νέες νομικές και λειτουργικές ανάγκες. Μπορεί να χρειαστεί να επανεξετάσετε τις ευθύνες ιδιοκτησίας, τους ρόλους διοίκησης, τις αδειοδοτήσεις ή τις διαδικασίες τήρησης αρχείων καθώς η εταιρεία επεκτείνεται.

Σημάδια ότι ήρθε η ώρα να αναθεωρήσετε το σχέδιο

Ορισμένες αλλαγές απαιτούν κάτι περισσότερο από τη συνηθισμένη συντήρηση. Απαιτούν πλήρη αναθεώρηση του σχεδίου.

Μεγάλες αλλαγές στην αγορά

Αν η ζήτηση αλλάξει σημαντικά, η συμπεριφορά των πελατών εξελιχθεί ή μια νέα τεχνολογία αναδιαμορφώσει τον κλάδο σας, το σχέδιο μπορεί να χρειάζεται ουσιαστική ενημέρωση.

Νέος ανταγωνισμός

Όταν νέοι ανταγωνιστές εισέρχονται στην αγορά ή οι υπάρχοντες ανταγωνιστές αλλάζουν τους κανόνες, η στρατηγική σας ίσως χρειαστεί προσαρμογή.

Εσωτερικές αλλαγές

Αλλαγές στην ιδιοκτησία, διαφωνίες μεταξύ συνεργατών, μεταβάσεις ηγεσίας, ταχεία πρόσληψη ή σημαντικές οικονομικές αναποδιές συχνά απαιτούν νέο σχέδιο.

Αλλαγές σε προϊόν ή υπηρεσία

Αν η προσφορά σας έχει επεκταθεί, περιοριστεί ή μετακινηθεί σε νέο τμήμα της αγοράς, το σχέδιό σας πρέπει να το αντικατοπτρίζει.

Κενά απόδοσης

Αν τα αποτελέσματα απέχουν σταθερά πολύ από τις προβλέψεις, το ζήτημα μπορεί να μην είναι μόνο η εκτέλεση. Οι υποκείμενες υποθέσεις μπορεί να είναι λανθασμένες και το σχέδιο να χρειάζεται επαναπροσδιορισμό.

Πώς να συγκρίνετε το σχέδιο με τα πραγματικά αποτελέσματα

Οι πιο χρήσιμες ανασκοπήσεις σχεδίων επικεντρώνονται στη σύγκριση. Εξετάστε τα στοιχεία και αναρωτηθείτε τι σημαίνουν.

Ξεκινήστε με απλά ερωτήματα:

• Τι σχεδιάζαμε να πετύχουμε;
• Τι συνέβη στην πραγματικότητα;
• Πού υπάρχει το κενό;
• Προκλήθηκε το κενό από τον χρόνο, το κόστος, τη ζήτηση, τη στελέχωση ή κάτι άλλο;
• Τι πρέπει να αλλάξει στη συνέχεια;

Αυτή η διαδικασία ανασκόπησης πρέπει να οδηγεί σε αποφάσεις. Αν ένας στόχος ήταν μη ρεαλιστικός, αναθεωρήστε τον. Αν μια τακτική απέδωσε καλύτερα από το αναμενόμενο, επεκτείνετέ την. Αν τα έξοδα αυξήθηκαν, προσαρμόστε τον προϋπολογισμό. Αν ένα κανάλι είχε χαμηλή απόδοση, ανακατανείμετε τους πόρους.

Μια καλή ανασκόπηση επιχειρηματικού σχεδίου παράγει ενέργειες, υπευθύνους και προθεσμίες.

Κάντε το σχέδιο λειτουργικό

Ένα επιχειρηματικό σχέδιο είναι πιο εύκολο να συντηρηθεί όταν έχει σχεδιαστεί για χρήση.

Συμπεριλάβετε στο σχέδιο τα εξής:

• Συγκεκριμένους στόχους με ημερομηνίες.
• Εύρη προϋπολογισμού αντί για ασαφείς εκτιμήσεις.
• Ευθύνες ανατεθειμένες σε συγκεκριμένα άτομα.
• Ορόσημα που μπορούν να παρακολουθούνται.
• Υποθέσεις διατυπωμένες αρκετά καθαρά ώστε να μπορούν να ελεγχθούν αργότερα.

Όσο πιο πρακτικό είναι το σχέδιο, τόσο πιο χρήσιμο γίνεται κατά την ανασκόπηση. Αν ένα σχέδιο είναι υπερβολικά γενικό ή αφηρημένο, θα είναι δύσκολο να συγκριθεί με την πραγματική απόδοση.

Ένα απλό πλαίσιο συντήρησης

Δεν χρειάζεστε ένα πολύπλοκο σύστημα για να διατηρείτε ένα επιχειρηματικό σχέδιο ενημερωμένο. Ένα απλό πλαίσιο λειτουργεί καλά για πολλές μικρές επιχειρήσεις.

Βήμα 1: Συγκεντρώστε τρέχοντα δεδομένα

Συλλέξτε στοιχεία πωλήσεων, έξοδα, υπόλοιπα μετρητών, αριθμό πελατών και οποιεσδήποτε άλλες μετρήσεις έχουν σημασία για την επιχείρησή σας.

Βήμα 2: Συγκρίνετε με το σχέδιο

Εξετάστε την αρχική πρόβλεψη ή τον στόχο. Εντοπίστε πού η επιχείρηση είναι μπροστά, πίσω ή εντός πορείας.

Βήμα 3: Αναλύστε τη διαφορά

Προσδιορίστε αν η διαφορά είναι προσωρινή ή δομική. Μια προσωρινή καθυστέρηση μπορεί να μη χρειάζεται αλλαγή στρατηγικής. Ένα δομικό πρόβλημα συνήθως τη χρειάζεται.

Βήμα 4: Αποφασίστε τις προσαρμογές

Ενημερώστε την τιμολόγηση, τις δαπάνες μάρκετινγκ, το προσωπικό, το απόθεμα, τα χρονοδιαγράμματα ή τους στόχους ανάλογα με τις ανάγκες.

Βήμα 5: Τεκμηριώστε τις αλλαγές

Γράψτε τι άλλαξε και γιατί. Αυτό διατηρεί το σχέδιο χρήσιμο για μελλοντική ανασκόπηση και βοηθά να παραμένουν όλοι ευθυγραμμισμένοι.

Συνήθη λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Πολλές επιχειρήσεις γράφουν ένα σχέδιο μία φορά και δεν το χρησιμοποιούν ποτέ ξανά. Άλλες το αναθεωρούν, αλλά μόνο τυπικά. Και οι δύο προσεγγίσεις μειώνουν την αξία της δουλειάς.

Αποφύγετε αυτά τα λάθη:

• Να αντιμετωπίζετε το σχέδιο ως έγγραφο μιας χρήσης.
• Να ενημερώνετε τα νούμερα χωρίς να αλλάζετε τη στρατηγική.
• Να αλλάζετε κατεύθυνση πολύ συχνά χωρίς επαρκή δεδομένα.
• Να αγνοείτε τη ρευστότητα ενώ εστιάζετε μόνο στο κέρδος.
• Να μην αναθέτετε ευθύνη για τις ενημερώσεις του σχεδίου.
• Να χρησιμοποιείτε στόχους που είναι πολύ ασαφείς για να μετρηθούν.

Ένα σχέδιο βοηθά μόνο αν οδηγεί σε αποφάσεις και συνέπεια στην υλοποίηση.

Πώς μπορούν οι επιχειρηματίες να παραμένουν συνεπείς

Η συνέπεια είναι το πιο δύσκολο μέρος της συντήρησης ενός σχεδίου. Ορίστε μια σταθερή ημερομηνία ανασκόπησης και κάντε τη διαδικασία μέρος της λειτουργικής σας ρουτίνας.

Μερικές πρακτικές συνήθειες βοηθούν:

• Προγραμματίστε τις συναντήσεις ανασκόπησης εκ των προτέρων.
• Κρατήστε μία ενιαία πηγή αλήθειας για τα οικονομικά και λειτουργικά δεδομένα.
• Καταγράφετε γραπτώς τις βασικές υποθέσεις.
• Επανεξετάζετε το σχέδιο μετά από σημαντικές αλλαγές στην επιχείρηση.
• Εστιάζετε σε έναν μικρό αριθμό δεικτών υψηλού αντίκτυπου.

Αυτή η προσέγγιση κρατά το σχέδιο διαχειρίσιμο και αποτρέπει να μετατραπεί σε γραφειοκρατική εργασία που κανείς δεν χρησιμοποιεί.

Γιατί αυτό έχει σημασία για νέες εταιρείες

Οι ιδρυτές που δημιουργούν μια επιχείρηση συχνά επικεντρώνονται στη νομική σύσταση, το branding, τις τραπεζικές συναλλαγές και τις εργασίες εκκίνησης. Αυτά τα βήματα είναι σημαντικά, αλλά η μακροπρόθεσμη επιτυχία εξαρτάται από την εκτέλεση μετά τη σύσταση.

Ένα επιχειρηματικό σχέδιο γεφυρώνει το χάσμα ανάμεσα στην έναρξη της εταιρείας και στη σωστή λειτουργία της. Βοηθά μια νέα LLC ή εταιρεία να περάσει από την ιδέα στη μεθοδική ανάπτυξη.

Η Zenind υποστηρίζει τους επιχειρηματίες στη σύσταση και τη συμμόρφωση, και ένα καλά συντηρημένο επιχειρηματικό σχέδιο συμπληρώνει αυτή τη βάση δίνοντας στην εταιρεία μια σαφή λειτουργική κατεύθυνση.

Τελικό συμπέρασμα

Η διατήρηση ενός επιχειρηματικού σχεδίου δεν σημαίνει να ξαναγράφετε το ίδιο έγγραφο ξανά και ξανά. Σημαίνει να χρησιμοποιείτε το σχέδιο για να βελτιώνετε πραγματικά επιχειρηματικά αποτελέσματα.

Ελέγξτε το τακτικά. Συγκρίνετέ το με την πραγματική απόδοση. Ενημερώστε τις υποθέσεις όταν αλλάζει η αγορά. Διατηρήστε τη στρατηγική συνεπή όταν λειτουργεί και αναθεωρήστε την όταν τα δεδομένα το απαιτούν.

Ένα συντηρημένο επιχειρηματικό σχέδιο σας δίνει καλύτερη εικόνα για την εταιρεία σας, τους πελάτες σας και τις επόμενες αποφάσεις σας. Αυτό το καθιστά ένα από τα πιο πρακτικά εργαλεία που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένας επιχειρηματίας.