Πώς να παρακινείτε τους εργαζομένους μέσω σαφούς επικοινωνίας και ισχυρής ηγεσίας

Μια επιχείρηση σπάνια αναπτύσσεται μόνο με στρατηγική. Ακόμη και το καλύτερο προϊόν, το καλύτερο μοντέλο τιμολόγησης ή η καλύτερη δομή σύστασης εταιρείας θα βαλτώσει αν η ομάδα που βρίσκεται πίσω του αισθάνεται μπερδεμένη, αγνοημένη ή χωρίς υποστήριξη. Για τους ιδρυτές και τους μικρούς επιχειρηματίες, η παρακίνηση δεν είναι μια «ήπια» δεξιότητα. Είναι εργαλείο απόδοσης.

Πολλοί μάνατζερ πιστεύουν ότι η παρακίνηση προέρχεται από πίεση, επείγουσα ανάγκη ή συνεχή διόρθωση. Στην πράξη, όμως, αυτές οι τακτικές συχνά έχουν το αντίθετο αποτέλεσμα. Οι εργαζόμενοι αποδίδουν καλύτερα όταν κατανοούν τι αναμένεται από αυτούς, γιατί έχει σημασία και πώς θα τους στηρίξει ο προϊστάμενός τους στην πορεία. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα σε startups και αναπτυσσόμενες εταιρείες, όπου οι προτεραιότητες αλλάζουν γρήγορα και κάθε ρόλος έχει δυσανάλογα μεγάλη ευθύνη.

Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς λειτουργεί η ηγεσία που παρακινεί, γιατί η αποθαρρυντική επικοινωνία βλάπτει την απόδοση και τι μπορούν να κάνουν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων για να δημιουργήσουν μια πιο αξιόπιστη και αφοσιωμένη ομάδα.

Γιατί η παρακίνηση ξεκινά από το στυλ διοίκησης

Οι εργαζόμενοι δεν εργάζονται σε κενό. Η απόδοσή τους διαμορφώνεται από την ποιότητα της καθοδήγησης που λαμβάνουν, το επίπεδο εμπιστοσύνης που αισθάνονται και τον βαθμό ελέγχου που έχουν πάνω στη δουλειά τους.

Ένας μάνατζερ που επικοινωνεί καθαρά δημιουργεί σταθερότητα. Ένας μάνατζερ που επικοινωνεί αόριστα δημιουργεί άγχος. Ένας μάνατζερ που ακούει και συνεργάζεται χτίζει αίσθηση υπευθυνότητας. Ένας μάνατζερ που απλώς ασκεί κριτική συνήθως χτίζει αντίσταση.

Αυτό έχει σημασία σε κάθε επιχείρηση, αλλά είναι ιδιαίτερα σημαντικό για ιδρυτές που ακόμα διαμορφώνουν διαδικασίες. Όταν μια εταιρεία είναι νέα, τα μέλη της ομάδας συχνά καλούνται να εργάζονται σε πολλές λειτουργίες, να μαθαίνουν γρήγορα και να προσαρμόζονται συχνά. Αν οι προτεραιότητες δεν επικοινωνούνται σωστά, ακόμη και ικανοί εργαζόμενοι μπορεί να χάσουν τη δυναμική τους.

Η παρακίνηση δεν αφορά τη συνεχή επιβράβευση ή τη μείωση των προτύπων. Αφορά το να βοηθάς τους ανθρώπους να καταλαβαίνουν πώς να πετυχαίνουν.

Τι αποθαρρύνει τους εργαζομένους

Η αποθάρρυνση συχνά ξεκινά από την ασάφεια. Όταν οι εργαζόμενοι δεν ξέρουν τι έχει μεγαλύτερη σημασία, αναγκάζονται να μαντεύουν. Αυτό οδηγεί σε λάθη, σπατάλη προσπάθειας και απογοήτευση και από τις δύο πλευρές.

Συνηθισμένοι παράγοντες αποθάρρυνσης περιλαμβάνουν:

• Ασαφείς προσδοκίες
• Αλλαγές στις προτεραιότητες χωρίς εξήγηση
• Δημόσια κριτική χωρίς δρόμο βελτίωσης
• Μικροδιαχείριση που αφαιρεί την αυτονομία
• Καθυστερημένη ανατροφοδότηση μέχρι τα προβλήματα να γίνουν σοβαρά
• Έλλειψη πλαισίου γύρω από προθεσμίες ή επιχειρηματικούς στόχους
• Ασυνεπείς κανόνες που εφαρμόζονται διαφορετικά σε διαφορετικούς ανθρώπους

Αυτές οι συμπεριφορές μπορούν να κάνουν τους εργαζομένους να νιώθουν ότι τους παρακολουθούν αντί να τους εμπιστεύονται. Μπορεί να συμμορφώνονται βραχυπρόθεσμα, αλλά η δέσμευσή τους συνήθως μειώνεται. Με τον καιρό, η επιχείρηση το πληρώνει μέσω αποχωρήσεων, πιο αργής εκτέλεσης και χαμηλότερου ηθικού.

Για τους μικρούς επιχειρηματίες, το κόστος της κακής επικοινωνίας είναι ακόμη μεγαλύτερο, επειδή οι ομάδες είναι μικρότερες. Ένας απογοητευμένος εργαζόμενος μπορεί να επηρεάσει την εξυπηρέτηση πελατών, τον εσωτερικό συντονισμό και τον ρυθμό ανάπτυξης.

Τι κάνουν διαφορετικά οι ηγέτες που παρακινούν

Οι ηγέτες που παρακινούν δεν αποφεύγουν τις δύσκολες συζητήσεις. Τις χειρίζονται με τρόπο που διατηρεί την αξιοπρέπεια και δείχνει τον δρόμο προς τη λύση.

Κάνουν τέσσερα πράγματα σταθερά:

1. Κάνουν τις προτεραιότητες σαφείς.
2. Εξηγούν τον λόγο πίσω από τη δουλειά.
3. Προσκαλούν σε επίλυση προβλημάτων αντί να δίνουν μόνο εντολές.
4. Αναγνωρίζουν την πρόοδο όσο και τα αποτελέσματα.

Αυτή η προσέγγιση δίνει στους εργαζομένους αίσθηση ασφάλειας και ελέγχου. Οι άνθρωποι δουλεύουν σκληρότερα όταν βλέπουν τη διαδρομή προς τα εμπρός και πιστεύουν ότι ο προϊστάμενός τους είναι στο πλευρό τους.

Ένας ισχυρός ηγέτης δεν χαμηλώνει τα πρότυπα για να είναι αρεστός. Αντίθετα, τα κάνει εφικτά παρέχοντας τις πληροφορίες, τον χρόνο και την υποστήριξη που απαιτούνται για να επιτευχθούν.

Πώς να δίνετε σαφείς προσδοκίες

Οι σαφείς προσδοκίες είναι το θεμέλιο της παρακίνησης. Αν η ομάδα δεν ξέρει πώς μοιάζει η επιτυχία, δεν μπορεί να την αποδώσει αξιόπιστα.

Όταν αναθέτετε εργασία, να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με:

• Το επιθυμητό αποτέλεσμα
• Την προθεσμία
• Το επίπεδο ποιότητας που αναμένεται
• Το άτομο που είναι υπεύθυνο για την εργασία
• Τυχόν περιορισμούς ή εξαρτήσεις
• Πώς θα μετρηθεί η πρόοδος

Αντί να λέτε «φρόντισέ το σύντομα», πείτε «Παρακαλώ ολοκλήρωσε το προσχέδιο μέχρι την Πέμπτη στις 3 μ.μ., ώστε να το εξετάσουμε πριν από τη συνάντηση με τον πελάτη την Παρασκευή».

Η συγκεκριμένη καθοδήγηση μειώνει τη σύγχυση και αποτρέπει τα περιττά follow-up. Δείχνει επίσης σεβασμό στον χρόνο του εργαζομένου. Μπορεί να οργανώσει τον φόρτο εργασίας του με σιγουριά, αντί να ελέγχει συνεχώς για διευκρινίσεις.

Γιατί το πλαίσιο βελτιώνει την απόδοση

Οι άνθρωποι δεσμεύονται περισσότερο όταν καταλαβαίνουν γιατί έχει σημασία μια εργασία.

Αν ένας ιδρυτής πει «Χρειάζομαι αυτή την αναφορά επειδή επηρεάζει την ενημέρωση των επενδυτών μας», ο εργαζόμενος καταλαβαίνει τον επιχειρηματικό αντίκτυπο. Αν το μήνυμα είναι μόνο «Κάν’ το επειδή το είπα εγώ», η εργασία μοιάζει αυθαίρετη.

Το πλαίσιο βοηθά τους εργαζομένους να παίρνουν καλύτερες αποφάσεις όταν οι συνθήκες αλλάζουν. Επίσης, τους ενθαρρύνει να λύνουν προβλήματα προληπτικά αντί να περιμένουν οδηγίες σε κάθε βήμα.

Για τις αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις, αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο. Οι ομάδες συχνά χρειάζεται να προσαρμόζονται γρήγορα καθώς η εταιρεία περνά από τη σύσταση, την έναρξη λειτουργίας, τις προσλήψεις και την επέκταση. Οι εργαζόμενοι που κατανοούν τη μεγάλη εικόνα είναι καλύτερα εξοπλισμένοι για να στηρίξουν αυτή την ανάπτυξη.

Πώς να αντιμετωπίζετε τη χαμηλή απόδοση χωρίς να αποθαρρύνετε την ομάδα

Κάθε μάνατζερ κάποια στιγμή πρέπει να αντιμετωπίσει χαμένες προθεσμίες, χαμηλής ποιότητας εργασία ή επαναλαμβανόμενα λάθη. Το κλειδί είναι να διορθώνετε την απόδοση χωρίς να δημιουργείτε φόβο.

Μια παραγωγική συζήτηση συνήθως έχει τρία μέρη:

1. Περιγράψτε το ζήτημα με συγκεκριμένους όρους.
2. Εξηγήστε τον επιχειρηματικό αντίκτυπο.
3. Συνεργαστείτε για το επόμενο βήμα.

Για παράδειγμα:

«Οι δύο τελευταίες υποβολές σου ήταν ελλιπείς, κάτι που καθυστέρησε την αξιολόγηση από τον πελάτη. Θέλω να καταλάβω τι σε εμποδίζει και να βρούμε πώς μπορούμε να επαναφέρουμε την κατάσταση σε σωστή πορεία.»

Αυτή η προσέγγιση είναι πιο αποτελεσματική από μια αόριστη ή επιθετική αντίδραση, επειδή κρατά τη συζήτηση εστιασμένη στη δουλειά. Επίσης, δίνει στον εργαζόμενο την ευκαιρία να εξηγήσει εμπόδια που μπορεί να μην είναι ορατά στον μάνατζερ.

Σε πολλές περιπτώσεις, το πραγματικό πρόβλημα δεν είναι η στάση. Μπορεί να είναι ασαφείς προτεραιότητες, ανεπαρκής εκπαίδευση ή πάρα πολλά ανταγωνιστικά αιτήματα.

Ο ρόλος της ανατροφοδότησης στην παρακίνηση των εργαζομένων

Η ανατροφοδότηση λειτουργεί καλύτερα όταν είναι έγκαιρη, συγκεκριμένη και ισορροπημένη.

Αν περιμένετε πολύ, οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να συνδέσουν την ανατροφοδότηση με την πράξη. Αν η ανατροφοδότηση είναι πολύ γενική, δεν ξέρουν τι να αλλάξουν. Αν όλη η ανατροφοδότηση είναι αρνητική, μπορεί να θεωρήσουν ότι τίποτα από όσα κάνουν δεν θα είναι ποτέ αρκετό.

Η αποτελεσματική ανατροφοδότηση πρέπει να:

• Δίνεται κοντά στο γεγονός
• Εστιάζει στη συμπεριφορά, όχι στην προσωπικότητα
• Εξηγεί την επίδραση της συμπεριφοράς
• Περιλαμβάνει ένα σαφές επόμενο βήμα
• Αναγνωρίζει τη βελτίωση όταν συμβαίνει

Η καλή ανατροφοδότηση δεν έχει στόχο να κάνει τους ανθρώπους να νιώθουν καλά. Έχει στόχο να τους βοηθήσει να βελτιωθούν, διατηρώντας παράλληλα την εμπιστοσύνη.

Γιατί η αναγνώριση έχει σημασία

Η αναγνώριση συχνά παραβλέπεται επειδή οι ηγέτες υποθέτουν ότι η απόδοση θα μιλήσει από μόνη της. Όμως οι άνθρωποι ανταποκρίνονται έντονα στην επιβεβαίωση, ειδικά όταν η δουλειά είναι απαιτητική ή αόρατη στους πελάτες.

Η αναγνώριση δεν χρειάζεται να είναι περίτεχνη. Ένα συγκεκριμένο, ειλικρινές σχόλιο συχνά αρκεί.

Παραδείγματα:

• «Εντόπισες αυτό το ζήτημα πριν φτάσει στον πελάτη. Αυτό μας έσωσε χρόνο.»
• «Η οργάνωσή σου κράτησε το έργο σε κίνηση αυτή την εβδομάδα.»
• «Εκτιμώ τον τρόπο που χειρίστηκες εκείνη τη δύσκολη συζήτηση.»

Όταν οι εργαζόμενοι ξέρουν ότι η προσπάθειά τους φαίνεται, είναι πιο πιθανό να επαναλάβουν τη συμπεριφορά. Η αναγνώριση ενισχύει τη σύνδεση ανάμεσα στη συνεισφορά και την αξία.

Πώς να παρακινείτε τους εργαζομένους σε μια αναπτυσσόμενη εταιρεία

Οι μικρές επιχειρήσεις και οι startups χρειάζονται συστήματα παρακίνησης που είναι αρκετά απλά ώστε να χρησιμοποιούνται σταθερά. Οι καλύτερες μέθοδοι είναι συνήθως οι πιο πρακτικές.

Ένας ιδρυτής μπορεί να βελτιώσει την παρακίνηση με το να:

• Κάνει τακτικά check-ins
• Θέτει μία ξεκάθαρη προτεραιότητα τη φορά, όταν είναι δυνατόν
• Εξηγεί τις ανταλλαγές όταν οι προτεραιότητες συγκρούονται
• Καταγράφει επαναλαμβανόμενες διαδικασίες
• Ζητά τη γνώμη των εργαζομένων για βελτιώσεις στη ροή εργασίας
• Αφαιρεί τα εμπόδια που σπαταλούν χρόνο
• Τηρεί τις δεσμεύσεις του

Αυτές οι συνήθειες δημιουργούν ένα πιο προβλέψιμο περιβάλλον. Η προβλεψιμότητα δεν σημαίνει ακαμψία. Σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι ξέρουν πώς λαμβάνονται οι αποφάσεις και τι υποστήριξη μπορούν να περιμένουν.

Αυτή η σταθερότητα είναι πολύτιμη όταν η εταιρεία ασχολείται επίσης με σύσταση επιχείρησης, απαιτήσεις συμμόρφωσης, φορολογικές δηλώσεις και αποφάσεις ανάπτυξης. Μια καλά οργανωμένη ομάδα μπορεί να απορροφήσει περισσότερη αλλαγή χωρίς να χάσει τη δυναμική της.

Ένα πρακτικό μοντέλο επικοινωνίας για μάνατζερ

Όταν χρειάζεται να καθοδηγήσετε ή να διορθώσετε κάποιον, δοκιμάστε αυτή τη δομή:

1. Δηλώστε καθαρά το ζήτημα.
2. Εξηγήστε γιατί έχει σημασία.
3. Ζητήστε την οπτική του εργαζομένου.
4. Ορίστε το επόμενο βήμα.
5. Επιβεβαιώστε τις προσδοκίες παρακολούθησης.

Αυτό το μοντέλο διατηρεί τη συζήτηση σεβαστική και πρακτική. Επίσης, μειώνει την αμυντικότητα επειδή ο εργαζόμενος συμμετέχει στη λύση.

Για παράδειγμα:

«Η τελευταία σου ενημέρωση ήρθε μετά την προθεσμία και αυτό επηρέασε τον προγραμματισμό μας για την εβδομάδα. Μπορείς να μου εξηγήσεις τι συνέβη; Ας αποφασίσουμε τι θα σε βοηθήσει να παραδίδεις την επόμενη ενημέρωση εγκαίρως, και θα επανέλθω την Τετάρτη.»

Αυτό είναι σταθερό, συγκεκριμένο και υποστηρικτικό.

Χτίζοντας μια παρακινημένη κουλτούρα από πάνω προς τα κάτω

Η κουλτούρα δεν προκύπτει μόνο από μια αποστολή ή ένα όραμα. Προκύπτει από επαναλαμβανόμενη διοικητική συμπεριφορά.

Αν οι ηγέτες είναι συνεπείς, διαφανείς και δίκαιοι, οι εργαζόμενοι τείνουν να αντανακλούν αυτή τη συμπεριφορά. Αν οι ηγέτες είναι αντιδραστικοί, ασαφείς ή απορριπτικοί, η ομάδα συνήθως γίνεται επιφυλακτική και αποστασιοποιημένη.

Για να χτίσετε μια παρακινημένη κουλτούρα, φροντίστε οι μάνατζερ σας να:

• Επικοινωνούν τις προτεραιότητες με συνέπεια
• Αντιμετωπίζουν τους εργαζομένους με σεβασμό κατά τη διάρκεια συγκρούσεων
• Παρέχουν πλαίσιο πριν απαιτήσουν αποτέλεσμα
• Προσφέρουν υποστήριξη αντί μόνο πίεση
• Επιβραβεύουν τη συνέπεια και την πρωτοβουλία

Όσο πιο σταθερό είναι το στυλ ηγεσίας, τόσο πιο εύκολο είναι για τους εργαζομένους να αναλαμβάνουν την ευθύνη της δουλειάς τους.

Τελικές σκέψεις

Η παρακίνηση δεν είναι μυστήριο. Είναι το αποτέλεσμα της σαφούς επικοινωνίας, των αξιόπιστων προσδοκιών και της σεβαστικής ηγεσίας.

Όταν οι εργαζόμενοι ξέρουν τι να κάνουν, γιατί έχει σημασία και πώς θα υποστηριχθούν, είναι πολύ πιο πιθανό να αποδώσουν καλά. Όταν τους αφήνουμε να μαντεύουν, γίνονται αγχωμένοι, αμυντικοί ή αποστασιοποιημένοι.

Για ιδρυτές και επιχειρηματίες, το συμπέρασμα είναι απλό: αν θέλετε μια παρακινημένη ομάδα, ξεκινήστε κάνοντας το στυλ διοίκησής σας πιο χρήσιμο για τους ανθρώπους που κάνουν τη δουλειά. Η σαφής καθοδήγηση, η έγκαιρη ανατροφοδότηση και η ουσιαστική συνεργασία θα υπερισχύουν πάντα της σύγχυσης και της πίεσης.

Η Zenind βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να χτίσουν ισχυρά θεμέλια, ώστε να μπορούν να εστιάζουν στη διαχείριση και την ανάπτυξη των εταιρειών τους με αυτοπεποίθηση. Η ίδια αρχή ισχύει και μέσα στην ομάδα: η σαφήνεια οδηγεί σε καλύτερη εκτέλεση και η καλύτερη εκτέλεση οδηγεί σε καλύτερα αποτελέσματα.