Cách tạo động lực cho nhân viên thông qua giao tiếp rõ ràng và lãnh đạo vững vàng

Một doanh nghiệp hiếm khi tăng trưởng chỉ nhờ chiến lược. Dù sản phẩm có tốt đến đâu, mô hình định giá có hợp lý thế nào, hay cấu trúc thành lập công ty có vững vàng ra sao, mọi thứ vẫn sẽ chững lại nếu đội ngũ phía sau cảm thấy bối rối, bị bỏ qua hoặc không được hỗ trợ. Với người sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, động lực không phải là một kỹ năng mềm. Đó là một công cụ tạo hiệu suất.

Nhiều nhà quản lý cho rằng động lực đến từ áp lực, sự gấp gáp hoặc việc liên tục sửa sai. Trên thực tế, những cách đó thường tạo ra tác dụng ngược. Nhân viên làm việc tốt hơn khi họ hiểu rõ mình được kỳ vọng điều gì, vì sao điều đó quan trọng, và người quản lý sẽ hỗ trợ họ như thế nào trong suốt quá trình. Điều này đặc biệt đúng với các startup và doanh nghiệp đang phát triển, nơi ưu tiên thay đổi nhanh và mỗi vai trò đều mang trách nhiệm lớn.

Bài viết này giải thích cách thức lãnh đạo tạo động lực hoạt động, vì sao giao tiếp làm giảm động lực sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất, và chủ doanh nghiệp có thể làm gì để xây dựng một đội ngũ gắn kết và đáng tin cậy hơn.

Vì sao động lực bắt đầu từ phong cách quản lý

Nhân viên không làm việc trong chân không. Hiệu suất của họ bị định hình bởi chất lượng định hướng mà họ nhận được, mức độ tin tưởng mà họ cảm thấy, và mức độ chủ động họ có đối với công việc của mình.

Một nhà quản lý giao tiếp rõ ràng sẽ tạo ra sự ổn định. Một nhà quản lý giao tiếp mơ hồ sẽ tạo ra sự lo lắng. Một nhà quản lý biết lắng nghe và hợp tác sẽ xây dựng tinh thần làm chủ. Một nhà quản lý chỉ biết chỉ trích thường sẽ tạo ra sự chống đối.

Điều này quan trọng trong mọi doanh nghiệp, nhưng càng quan trọng hơn với những người sáng lập vẫn đang định hình quy trình. Khi công ty còn mới, các thành viên trong nhóm thường phải làm việc chéo nhiều chức năng, học nhanh và thích nghi liên tục. Nếu ưu tiên không được truyền đạt tốt, ngay cả những nhân viên giỏi cũng có thể mất đà.

Tạo động lực không phải là khen ngợi liên tục hay hạ thấp tiêu chuẩn. Đó là giúp mọi người hiểu cách để thành công.

Điều gì làm nhân viên mất động lực

Sự mất động lực thường bắt đầu từ sự mơ hồ. Khi nhân viên không biết điều gì là quan trọng nhất, họ sẽ phải đoán. Điều đó dẫn đến sai sót, lãng phí công sức và gây bực bội cho cả hai phía.

Những yếu tố thường làm giảm động lực gồm:

• Kỳ vọng không rõ ràng
• Ưu tiên thay đổi mà không có giải thích
• Chỉ trích công khai mà không có hướng cải thiện
• Quản lý vi mô làm mất tính tự chủ
• Phản hồi bị trì hoãn cho đến khi vấn đề trở nên nghiêm trọng
• Thiếu bối cảnh về thời hạn hoặc mục tiêu kinh doanh
• Quy tắc không nhất quán, áp dụng khác nhau cho từng người

Những hành vi này có thể khiến nhân viên cảm thấy mình bị giám sát hơn là được tin tưởng. Họ có thể vẫn làm theo trong ngắn hạn, nhưng mức độ gắn kết thường giảm. Theo thời gian, doanh nghiệp sẽ phải trả giá bằng tỷ lệ nghỉ việc cao hơn, tốc độ triển khai chậm hơn và tinh thần tập thể yếu hơn.

Với chủ doanh nghiệp nhỏ, chi phí của việc giao tiếp kém còn cao hơn vì đội ngũ thường nhỏ. Chỉ một nhân viên không hài lòng cũng có thể ảnh hưởng đến dịch vụ khách hàng, phối hợp nội bộ và tốc độ tăng trưởng.

Những gì nhà lãnh đạo tạo động lực làm khác đi

Những nhà lãnh đạo tạo động lực không né tránh các cuộc trao đổi khó. Họ xử lý chúng theo cách giữ được sự tôn trọng và hướng đến giải pháp.

Họ làm bốn việc một cách nhất quán:

1. Làm rõ các ưu tiên.
2. Giải thích lý do đằng sau công việc.
3. Khuyến khích cùng giải quyết vấn đề thay vì chỉ ra lệnh.
4. Ghi nhận tiến bộ cũng như kết quả.

Cách tiếp cận này mang lại cho nhân viên cảm giác an toàn và kiểm soát. Mọi người làm việc chăm chỉ hơn khi họ nhìn thấy con đường phía trước và tin rằng người quản lý đang đứng về phía họ.

Một nhà lãnh đạo giỏi không hạ thấp tiêu chuẩn để được yêu thích. Thay vào đó, họ khiến các tiêu chuẩn trở nên khả thi bằng cách cung cấp thông tin, thời gian và sự hỗ trợ cần thiết để đạt được chúng.

Cách đặt kỳ vọng rõ ràng

Kỳ vọng rõ ràng là nền tảng của động lực. Nếu đội ngũ không biết thế nào là thành công, họ sẽ không thể tạo ra kết quả đó một cách ổn định.

Khi giao việc, hãy cụ thể về:

• Kết quả mong muốn
• Hạn chót
• Mức chất lượng kỳ vọng
• Người chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ
• Các ràng buộc hoặc phụ thuộc liên quan
• Cách đo lường tiến độ

Thay vì nói, “Làm việc này sớm nhé,” hãy nói, “Vui lòng hoàn thành bản nháp trước 3 giờ chiều thứ Năm để chúng ta có thể xem lại trước cuộc họp với khách hàng vào thứ Sáu.”

Chỉ dẫn cụ thể giúp giảm nhầm lẫn và tránh phải trao đổi qua lại không cần thiết. Nó cũng thể hiện sự tôn trọng thời gian của nhân viên. Họ có thể sắp xếp công việc của mình một cách tự tin thay vì phải liên tục hỏi lại để làm rõ.

Vì sao bối cảnh giúp cải thiện hiệu suất

Con người cam kết hơn khi họ hiểu vì sao một nhiệm vụ lại quan trọng.

Nếu người sáng lập nói, “Tôi cần báo cáo này vì nó ảnh hưởng đến bản cập nhật cho nhà đầu tư,” nhân viên sẽ hiểu tác động kinh doanh của việc đó. Nếu thông điệp chỉ là, “Làm việc này vì tôi nói vậy,” thì nhiệm vụ sẽ có cảm giác tùy tiện.

Bối cảnh giúp nhân viên đưa ra quyết định tốt hơn khi điều kiện thay đổi. Nó cũng khuyến khích họ chủ động giải quyết vấn đề thay vì chờ chỉ dẫn ở từng bước.

Với doanh nghiệp đang tăng trưởng, điều này đặc biệt hữu ích. Các nhóm thường phải thích nghi nhanh khi công ty đi qua giai đoạn thành lập, ra mắt, tuyển dụng và mở rộng. Những nhân viên hiểu bức tranh lớn sẽ có khả năng hỗ trợ quá trình đó tốt hơn.

Cách xử lý hiệu suất kém mà không làm giảm động lực của đội ngũ

Cuối cùng, mọi nhà quản lý đều phải đối mặt với việc trễ hạn, chất lượng công việc thấp hoặc lặp lại sai sót. Điều quan trọng là sửa hiệu suất mà không tạo ra nỗi sợ.

Một cuộc trao đổi hiệu quả thường có ba phần:

1. Mô tả vấn đề bằng các chi tiết cụ thể.
2. Giải thích tác động đến doanh nghiệp.
3. Cùng nhau xác định bước tiếp theo.

Ví dụ:

“Hai lần nộp gần nhất của bạn đều chưa đầy đủ, và điều đó đã làm chậm quá trình xem xét của khách hàng. Tôi muốn hiểu điều gì đang cản trở và cùng bạn tìm cách đưa mọi thứ trở lại đúng hướng.”

Cách tiếp cận đó hiệu quả hơn phản ứng mơ hồ hoặc gay gắt vì nó giữ cuộc trò chuyện tập trung vào công việc. Nó cũng cho nhân viên cơ hội giải thích những trở ngại mà nhà quản lý có thể chưa thấy.

Trong nhiều trường hợp, vấn đề thực sự không phải là thái độ. Có thể là ưu tiên không rõ ràng, đào tạo chưa đủ, hoặc quá nhiều yêu cầu cạnh tranh nhau.

Vai trò của phản hồi trong động lực nhân viên

Phản hồi hiệu quả nhất khi kịp thời, cụ thể và cân bằng.

Nếu đợi quá lâu, nhân viên sẽ không thể liên kết phản hồi với hành động. Nếu phản hồi quá chung chung, họ sẽ không biết cần thay đổi điều gì. Nếu tất cả phản hồi đều tiêu cực, họ có thể cho rằng làm gì cũng không bao giờ đủ tốt.

Phản hồi hiệu quả nên:

• Được đưa ra gần thời điểm sự việc xảy ra
• Tập trung vào hành vi, không phải tính cách
• Giải thích tác động của hành vi đó
• Bao gồm bước tiếp theo rõ ràng
• Ghi nhận sự tiến bộ khi nó xảy ra

Phản hồi tốt không phải để khiến người khác cảm thấy dễ chịu. Nó là để giúp họ cải thiện trong khi vẫn duy trì được sự tin tưởng.

Vì sao sự ghi nhận quan trọng

Sự ghi nhận thường bị bỏ qua vì các nhà lãnh đạo cho rằng hiệu suất nên tự thể hiện. Nhưng con người phản ứng rất mạnh với sự công nhận, đặc biệt khi công việc đòi hỏi cao hoặc khách hàng không nhìn thấy trực tiếp.

Sự ghi nhận không cần phải cầu kỳ. Một lời nhận xét cụ thể và chân thành thường là đủ.

Ví dụ:

• “Bạn đã phát hiện vấn đề đó trước khi nó đến tay khách hàng. Điều đó giúp chúng ta tiết kiệm thời gian.”
• “Khả năng tổ chức của bạn đã giúp dự án tiếp tục tiến triển trong tuần này.”
• “Tôi đánh giá cao cách bạn xử lý cuộc trao đổi khó đó.”

Khi nhân viên biết nỗ lực của họ được nhìn thấy, họ sẽ có xu hướng lặp lại hành vi đó nhiều hơn. Ghi nhận củng cố mối liên hệ giữa đóng góp và giá trị.

Cách tạo động lực cho nhân viên trong một công ty đang phát triển

Các doanh nghiệp nhỏ và startup cần những hệ thống tạo động lực đủ đơn giản để duy trì nhất quán. Những phương pháp tốt nhất thường là những phương pháp thực tế nhất.

Người sáng lập có thể cải thiện động lực bằng cách:

• Tổ chức các buổi trao đổi định kỳ
• Ưu tiên một mục tiêu rõ ràng tại một thời điểm khi có thể
• Giải thích các đánh đổi khi ưu tiên xung đột
• Ghi chép các quy trình lặp lại
• Hỏi ý kiến nhân viên về cách cải thiện quy trình làm việc
• Loại bỏ các điểm nghẽn làm lãng phí thời gian
• Thực hiện đúng những gì đã cam kết

Những thói quen này tạo ra một môi trường dễ dự đoán hơn. Dễ dự đoán không có nghĩa là cứng nhắc. Nó có nghĩa là nhân viên biết quyết định được đưa ra như thế nào và họ có thể mong đợi sự hỗ trợ gì.

Sự ổn định đó rất hữu ích khi công ty cũng đang phải xử lý việc thành lập doanh nghiệp, thời hạn tuân thủ, hồ sơ thuế và các quyết định tăng trưởng. Một đội ngũ vận hành tốt có thể thích ứng với nhiều thay đổi hơn mà không mất đà.

Một mô hình giao tiếp thực tế cho nhà quản lý

Khi bạn cần hướng dẫn hoặc chỉnh sửa ai đó, hãy thử cấu trúc này:

1. Nêu rõ vấn đề.
2. Giải thích vì sao nó quan trọng.
3. Hỏi quan điểm của nhân viên.
4. Xác định bước tiếp theo.
5. Xác nhận kỳ vọng theo dõi.

Mô hình này giúp cuộc trò chuyện vừa tôn trọng vừa có tính hành động. Nó cũng giảm phòng thủ vì nhân viên được tham gia vào giải pháp.

Ví dụ:

“Bản cập nhật gần nhất của bạn được gửi sau hạn chót, và điều đó đã ảnh hưởng đến kế hoạch của chúng ta trong tuần. Bạn có thể chia sẻ điều gì đã xảy ra không? Hãy cùng xác định điều gì sẽ giúp bạn gửi bản cập nhật tiếp theo đúng hạn, và tôi sẽ kiểm tra lại vào thứ Tư.”

Đó là cách giao tiếp dứt khoát, cụ thể và hỗ trợ.

Xây dựng văn hóa có động lực từ trên xuống

Văn hóa không chỉ đến từ một tuyên bố sứ mệnh. Nó đến từ hành vi quản lý lặp đi lặp lại.

Nếu lãnh đạo nhất quán, minh bạch và công bằng, nhân viên thường sẽ phản chiếu lại những hành vi đó. Nếu lãnh đạo phản ứng thất thường, mơ hồ hoặc coi thường, đội ngũ thường trở nên dè dặt và mất gắn kết.

Để xây dựng một văn hóa có động lực, hãy đảm bảo các nhà quản lý của bạn:

• Giao tiếp ưu tiên một cách nhất quán
• Tôn trọng nhân viên khi có xung đột
• Cung cấp bối cảnh trước khi yêu cầu đầu ra
• Hỗ trợ thay vì chỉ tạo áp lực
• Ghi nhận sự theo sát và tinh thần chủ động

Phong cách lãnh đạo càng ổn định, nhân viên càng dễ làm chủ công việc của mình.

Kết luận

Động lực không phải là điều bí ẩn. Nó là kết quả của giao tiếp rõ ràng, kỳ vọng đáng tin cậy và sự lãnh đạo tôn trọng.

Khi nhân viên biết mình cần làm gì, vì sao điều đó quan trọng và họ sẽ được hỗ trợ như thế nào, họ sẽ có nhiều khả năng làm việc tốt hơn. Khi họ bị để tự đoán, họ trở nên căng thẳng, phòng thủ hoặc mất gắn kết.

Với người sáng lập và chủ doanh nghiệp, bài học rất rõ ràng: nếu bạn muốn một đội ngũ có động lực, hãy bắt đầu bằng việc làm cho phong cách quản lý của mình hữu ích hơn đối với những người đang làm công việc đó. Định hướng rõ ràng, phản hồi kịp thời và hợp tác thực chất sẽ luôn hiệu quả hơn sự mơ hồ và áp lực.

Zenind giúp các chủ doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc để họ có thể tập trung vận hành và phát triển công ty với sự tự tin. Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng trong đội ngũ: sự rõ ràng dẫn đến thực thi tốt hơn, và thực thi tốt hơn tạo ra kết quả tốt hơn.