Hogyan motiváljuk az alkalmazottakat világos kommunikációval és erős vezetői attitűddel

Egy vállalkozás ritkán nő pusztán stratégiára építve. Még a legjobb termék, árképzési modell vagy cégalapítási struktúra is elakad, ha a csapat, amely mögötte áll, zavarodottnak, figyelmen kívül hagyottnak vagy támogatás nélkülinek érzi magát. Az alapítók és a kisvállalkozók számára a motiváció nem puha készség. Teljesítménynövelő eszköz.

Sok vezető azt hiszi, hogy a motiváció nyomásból, sürgetésből vagy állandó korrigálásból születik. A gyakorlatban ezek a taktikák gyakran épp az ellenkező hatást váltják ki. Az alkalmazottak jobban teljesítenek, ha értik, mit várnak el tőlük, miért fontos az adott feladat, és hogyan támogatja őket a vezetőjük az út során. Ez különösen igaz a startupok és a növekvő cégek világában, ahol a prioritások gyorsan változnak, és minden szerepkörnek aránytalanul nagy a felelőssége.

Ez a cikk bemutatja, hogyan működik a motiváló vezetés, miért rontja a teljesítményt a demotiváló kommunikáció, és mit tehetnek a vállalkozástulajdonosok egy megbízhatóbb, elkötelezettebb csapat felépítéséért.

Miért a vezetési stílus indítja el a motivációt

Az alkalmazottak nem vákuumban dolgoznak. A teljesítményüket befolyásolja az általuk kapott iránymutatás minősége, a bizalom szintje, amelyet éreznek, és az a mérték, amennyire kontrolljuk van a munkájuk felett.

A világosan kommunikáló vezető stabilitást teremt. A homályosan kommunikáló vezető szorongást kelt. Az a vezető, aki figyel és együttműködik, tulajdonosi szemléletet épít. Az a vezető, aki csak kritizál, általában ellenállást vált ki.

Ez minden vállalkozásban számít, de különösen fontos az alapítók számára, akik még kialakítás alatt álló folyamatokkal dolgoznak. Amikor egy cég új, a csapattagoktól gyakran elvárják, hogy több funkcióban is helytálljanak, gyorsan tanuljanak és gyakran alkalmazkodjanak. Ha a prioritások nincsenek jól kommunikálva, még a hozzáértő alkalmazottak is elveszíthetik a lendületüket.

A motiváció nem állandó dicséretet vagy alacsonyabb elvárásokat jelent. Hanem annak segítését, hogy az emberek megértsék, hogyan lehetnek sikeresek.

Mi demotiválja az alkalmazottakat

A demotiváció gyakran a bizonytalansággal kezdődik. Ha az alkalmazottak nem tudják, mi a legfontosabb, akkor találgatni kezdenek. Ez hibákhoz, felesleges erőfeszítéshez és frusztrációhoz vezet mindkét oldalon.

Gyakori demotiváló tényezők:

• Homályos elvárások
• Indoklás nélküli, folyamatosan változó prioritások
• Nyilvános kritika javítási lehetőség nélkül
• A túlzott mikromenedzsment, amely elveszi az önállóságot
• Késleltetett visszajelzés, amikor a problémák már súlyossá válnak
• A határidők vagy üzleti célok mögötti összefüggések hiánya
• Következetlen szabályok, amelyek különböző emberekre eltérően vonatkoznak

Ezek a viselkedésminták azt az érzést kelthetik az alkalmazottakban, hogy megfigyelik őket, nem pedig megbíznak bennük. Rövid távon talán engedelmeskednek, de az elköteleződésük általában csökken. Idővel ezt a vállalkozás fluktuációban, lassabb végrehajtásban és gyengébb morálban fizeti meg.

Kisvállalkozók számára a rossz kommunikáció költsége még magasabb, mert a csapatok kisebbek. Egyetlen frusztrált alkalmazott is befolyásolhatja az ügyfélszolgálatot, a belső koordinációt és a növekedés ütemét.

Mit csinálnak másként a motiváló vezetők

A motiváló vezetők nem kerülik a nehéz beszélgetéseket. Úgy kezelik őket, hogy közben megőrzik a méltóságot, és a megoldás felé terelik a helyzetet.

Négy dolgot tesznek következetesen:

1. Egyértelművé teszik a prioritásokat.
2. Elmagyarázzák a munka mögötti okot.
3. Meghívnak a problémamegoldásba ahelyett, hogy csak utasításokat adnának.
4. Elismerik az előrehaladást, nem csak az eredményeket.

Ez a megközelítés biztonság- és kontrollérzetet ad az alkalmazottaknak. Az emberek keményebben dolgoznak, ha látják az előre vezető utat, és hiszik, hogy a vezetőjük mellettük áll.

Az erős vezető nem engedi le az elvárásokat azért, hogy kedveljék. Ehelyett elérhetővé teszi az elvárásokat azzal, hogy biztosítja a teljesítésükhöz szükséges információt, időt és támogatást.

Hogyan adjunk világos elvárásokat

A világos elvárások a motiváció alapját jelentik. Ha a csapat nem tudja, milyen a siker, nem is tudja megbízhatóan teljesíteni.

Feladatkiadáskor legyen konkrét a következőkben:

• A kívánt eredmény
• A határidő
• Az elvárt minőségi szint
• A feladatért felelős személy
• Az esetleges korlátok vagy függőségek
• Hogyan mérik az előrehaladást

Ahelyett, hogy azt mondaná: „Intézd el hamarosan”, mondja inkább: „Kérlek, csütörtök 15:00-ig készítsd el a vázlatot, hogy pénteken az ügyféltalálkozó előtt átnézhessük.”

A pontos iránymutatás csökkenti a bizonytalanságot és megelőzi a felesleges utánkövetést. Emellett tiszteletet is mutat az alkalmazott ideje iránt. Magabiztosan tudja megszervezni a munkáját, ahelyett hogy folyamatosan pontosításért kellene visszajeleznie.

Miért javítja a teljesítményt a kontextus

Az emberek elkötelezettebbek, ha értik, miért fontos egy feladat.

Ha egy alapító azt mondja: „Szükségem van erre a jelentésre, mert befolyásolja a befektetői frissítésünket”, az alkalmazott érti az üzleti hatást. Ha az üzenet csak ennyi: „Csináld meg, mert azt mondtam”, akkor a feladat önkényesnek tűnik.

A kontextus segít az alkalmazottaknak jobb döntéseket hozni, amikor változnak a körülmények. Arra is ösztönzi őket, hogy proaktívan oldjanak meg problémákat ahelyett, hogy minden lépésnél utasításra várnának.

A növekvő vállalkozásoknál ez különösen hasznos. A csapatoknak gyakran gyorsan kell alkalmazkodniuk, ahogy a cég a megalapítás, indulás, felvétel és bővülés szakaszain halad át. Azok az alkalmazottak, akik értik a nagyobb képet, jobban tudják támogatni ezt a növekedést.

Hogyan kezeljük a gyenge teljesítményt úgy, hogy ne demotiváljuk a csapatot

Minden vezetőnek előbb-utóbb foglalkoznia kell elmulasztott határidőkkel, gyenge minőségű munkával vagy ismétlődő hibákkal. A kulcs az, hogy a teljesítményt úgy javítsuk, hogy közben ne keltsünk félelmet.

Egy eredményes beszélgetés általában három részből áll:

1. A probléma konkrét leírása.
2. Az üzleti hatás elmagyarázása.
3. A következő lépés közös kidolgozása.

Például:

„Az utolsó két leadott anyagod hiányos volt, ami késleltette az ügyféláttekintést. Szeretném megérteni, mi áll ennek az útjában, és megnézni, hogyan tudjuk visszaterelni a folyamatot a megfelelő mederbe.”

Ez a megközelítés hatékonyabb, mint egy homályos vagy agresszív reakció, mert a beszélgetést a munkára fókuszálja. Emellett lehetőséget ad az alkalmazottnak, hogy elmondja azokat az akadályokat, amelyek a vezető számára nem láthatók.

Sok esetben a valódi probléma nem a hozzáállás. Lehet, hogy inkább a tisztázatlan prioritások, a nem megfelelő betanítás vagy a túl sok párhuzamos kérés okozza.

A visszajelzés szerepe az alkalmazotti motivációban

A visszajelzés akkor működik a legjobban, ha időszerű, konkrét és kiegyensúlyozott.

Ha túl sokat vár, az alkalmazott nem tudja összekapcsolni a visszajelzést a cselekedettel. Ha a visszajelzés túl általános, nem tudja, mit kell megváltoztatnia. Ha minden visszajelzés negatív, azt feltételezheti, hogy amit csinál, az soha nem lesz elég.

A hatékony visszajelzésnek:

• Az eseményhez közel kell érkeznie
• A viselkedésre kell fókuszálnia, nem a személyiségre
• El kell magyaráznia a viselkedés hatását
• Egyértelmű következő lépést kell tartalmaznia
• El kell ismernie a javulást, amikor az megtörténik

A jó visszajelzés nem arról szól, hogy jól érezzék magukat az emberek. Arról szól, hogy segítsen nekik fejlődni, miközben megőrzi a bizalmat.

Miért fontos az elismerés

Az elismerés gyakran háttérbe szorul, mert a vezetők feltételezik, hogy a teljesítmény önmagáért beszél. Pedig az emberek erősen reagálnak az elismerésre, különösen akkor, ha a munka megterhelő vagy a vevők számára láthatatlan.

Az elismerésnek nem kell bonyolultnak lennie. Egy konkrét, őszinte megjegyzés gyakran elég.

Példák:

• „Még azelőtt kiszúrtad a problémát, hogy eljutott volna az ügyfélhez. Ezzel időt spóroltál nekünk.”
• „A szervezőkészséged segítette, hogy a projekt ezen a héten haladjon.”
• „Nagyra értékelem, ahogyan azt a nehéz beszélgetést kezelted.”

Amikor az alkalmazottak látják, hogy az erőfeszítésüket észreveszik, nagyobb valószínűséggel ismétlik meg ugyanazt a viselkedést. Az elismerés erősíti a kapcsolatot a hozzájárulás és az érték között.

Hogyan motiváljuk az alkalmazottakat növekvő vállalkozásban

A kisvállalkozásoknak és startupoknak olyan motivációs rendszerekre van szükségük, amelyek elég egyszerűek ahhoz, hogy következetesen lehessen használni őket. A legjobb módszerek általában a legpraktikusabbak.

Egy alapító javíthatja a motivációt azzal, hogy:

• Rendszeres egyeztetéseket tart
• Lehetőség szerint egyszerre csak egy világos prioritást határoz meg
• Elmagyarázza az ellentmondó prioritások közötti kompromisszumokat
• Dokumentálja az ismétlődő folyamatokat
• Kikéri az alkalmazottak véleményét a munkafolyamatok javításáról
• Eltávolítja az időrabló szűk keresztmetszeteket
• Betartja az ígéreteit

Ezek a szokások kiszámíthatóbb környezetet teremtenek. A kiszámíthatóság nem merevséget jelent. Azt jelenti, hogy az alkalmazottak tudják, hogyan születnek a döntések, és milyen támogatásra számíthatnak.

Ez a stabilitás értékes, amikor a cég emellett üzleti alapítási feladatokkal, megfelelőségi határidőkkel, adóbevallásokkal és növekedési döntésekkel is foglalkozik. Egy jól működő csapat több változást tud kezelni a lendület elvesztése nélkül.

Egy gyakorlati kommunikációs modell vezetőknek

Amikor valakit irányítani vagy korrigálni kell, próbálja ki ezt a szerkezetet:

1. Mondja ki világosan a problémát.
2. Magyarázza el, miért fontos.
3. Kérje ki az alkalmazott nézőpontját.
4. Határozza meg a következő lépést.
5. Erősítse meg az utánkövetés elvárásait.

Ez a modell tiszteletteljesen és cselekvésre ösztönzően tartja a beszélgetést. Emellett csökkenti a védekező reakciót is, mert az alkalmazott részt vesz a megoldásban.

Például:

„Az utolsó frissítésed a határidő után érkezett, és ez befolyásolta a heti tervezésünket. El tudod mondani, mi történt? Döntsük el, mi segít abban, hogy a következő frissítés időben elkészüljön, és szerdán visszanézek erre.”

Ez határozott, konkrét és támogató.

Motivált kultúra építése felülről lefelé

A vállalati kultúra nem csupán egy küldetésnyilatkozatból áll. Ismétlődő vezetői viselkedésből épül fel.

Ha a vezetők következetesek, átláthatók és igazságosak, az alkalmazottak általában ezt a viselkedést tükrözik vissza. Ha a vezetők reaktívak, homályosak vagy elutasítóak, a csapat többnyire óvatossá és elkötelezetlenné válik.

A motivált kultúra felépítéséhez gondoskodjon arról, hogy a vezetők:

• Következetesen kommunikálják a prioritásokat
• Tiszteletet tanúsítsanak konfliktushelyzetben is
• Konkrét kontextust adjanak, mielőtt teljesítést várnak el
• Támogatást nyújtsanak a puszta nyomás helyett
• Jutalmazzák a következetes végrehajtást és a kezdeményezést

Minél stabilabb a vezetési stílus, annál könnyebben vállalnak felelősséget az alkalmazottak a munkájukért.

Záró gondolatok

A motiváció nem rejtély. A világos kommunikáció, a hiteles elvárások és a tiszteletteljes vezetés eredménye.

Ha az alkalmazottak tudják, mit kell tenniük, miért fontos, és hogyan támogatják őket, sokkal nagyobb eséllyel teljesítenek jól. Ha találgatniuk kell, stresszessé, védekezővé vagy elkötelezetlenné válnak.

Az alapítók és vállalkozástulajdonosok számára az üzenet egyszerű: ha motivált csapatot szeretne, kezdje azzal, hogy a vezetési stílusát hasznosabbá teszi azok számára, akik a munkát végzik. A világos iránymutatás, az időszerű visszajelzés és az őszinte együttműködés mindig jobb eredményt hoz, mint a zavar és a nyomás.

Zenind segít a vállalkozástulajdonosoknak erős alapokat építeni, hogy magabiztosan összpontosíthassanak a cégük működtetésére és növekedésére. Ugyanez az elv érvényes a csapaton belül is: a tisztaság jobb végrehajtáshoz vezet, a jobb végrehajtás pedig jobb eredményeket hoz.