Πώς να ξεκινήσετε και να διαχειριστείτε μια οικογενειακή επιχείρηση χωρίς να χάσετε τον οικογενειακό δεσμό

Μια οικογενειακή επιχείρηση μπορεί να είναι ένας από τους πιο ανταποδοτικούς τρόπους για να χτίσετε πλούτο, να δημιουργήσετε μια κληρονομιά και να εργαστείτε με ανθρώπους που εμπιστεύεστε. Μπορεί επίσης να είναι ένας από τους πιο περίπλοκους. Η προσωπική ιστορία, οι οικογενειακές προσδοκίες και η επιχειρηματική πίεση μπορούν εύκολα να αλληλεπικαλυφθούν αν δεν υπάρχει δομή.

Τα καλά νέα είναι ότι οι οικογενειακές επιχειρήσεις δεν πετυχαίνουν από τύχη. Πετυχαίνουν όταν οι ιδιοκτήτες αντιμετωπίζουν την επιχείρηση σαν πραγματική εταιρεία από την πρώτη ημέρα. Αυτό σημαίνει επιλογή της σωστής νομικής δομής, τεκμηρίωση αρμοδιοτήτων, καθορισμό πολιτικών αμοιβών, δημιουργία συνηθειών επικοινωνίας και σχεδιασμό για το μέλλον πριν εμφανιστούν προβλήματα.

Αν ξεκινάτε μια οικογενειακή επιχείρηση ή φέρνετε συγγενείς σε μια υπάρχουσα εταιρεία, αυτός ο οδηγός καλύπτει τις βασικές αποφάσεις που βοηθούν στην προστασία τόσο της επιχείρησης όσο και της σχέσης.

Γιατί οι οικογενειακές επιχειρήσεις χρειάζονται δομή από νωρίς

Πολλές οικογενειακές επιχειρήσεις ξεκινούν ανεπίσημα. Ένα άτομο έχει την ιδέα, ένα άλλο βοηθά μερικής απασχόλησης και σύντομα η επιχείρηση λειτουργεί με βάση την εμπιστοσύνη και την καλή θέληση. Αυτό μπορεί να λειτουργήσει βραχυπρόθεσμα, αλλά γίνεται επικίνδυνο μόλις η επιχείρηση αναπτυχθεί.

Χωρίς σαφή δομή, εμφανίζονται συχνά προβλήματα:

• Ασαφείς προσδοκίες ιδιοκτησίας
• Διαφωνίες σχετικά με μισθούς ή διανομές κερδών
• Σύγχυση για το ποιος έχει εξουσία λήψης αποφάσεων
• Μέλη της οικογένειας που αναμειγνύουν επιχειρηματικά ζητήματα με προσωπικές συγκρούσεις
• Δυσκολία προσέλκυσης εξωτερικών επενδυτών, συμβούλων ή εργαζομένων
• Προβλήματα διαδοχής όταν ένας ιδρυτής αποχωρεί σταδιακά

Μια επίσημη επιχειρηματική δομή βοηθά στη μείωση αυτών των κινδύνων. Κάνει επίσης την εταιρεία ευκολότερη στη διαχείριση, ευκολότερη στην παρουσίαση σε τράπεζες και προμηθευτές και ευκολότερη στη νομική και οικονομική προστασία.

Επιλέξτε τη σωστή επιχειρηματική δομή

Το πρώτο σημαντικό βήμα είναι να αποφασίσετε πώς πρέπει να συσταθεί η επιχείρηση. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από το πόσους ιδιοκτήτες έχετε, πώς σχεδιάζετε να αναπτυχθείτε και πόσο διαχωρισμό θέλετε μεταξύ επιχειρηματικών και προσωπικών περιουσιακών στοιχείων.

Συνηθισμένες επιλογές περιλαμβάνουν:

Εταιρεία περιορισμένης ευθύνης (LLC)

Μια LLC είναι δημοφιλής επιλογή για οικογενειακές επιχειρήσεις επειδή προσφέρει ευελιξία και ισχυρή προστασία ευθύνης. Μπορεί να λειτουργήσει καλά όταν μια επιχείρηση κατέχεται στενά από μέλη της οικογένειας και οι ιδιοκτήτες θέλουν μια απλή δομή διαχείρισης.

Μια LLC μπορεί να είναι κατάλληλη αν θέλετε:

• Ευέλικτα ποσοστά ιδιοκτησίας
• Απλή εσωτερική διακυβέρνηση
• Φορολόγηση μέσω των ιδιοκτητών σε πολλές περιπτώσεις
• Γραπτή συμφωνία λειτουργίας που καθορίζει σαφώς τους κανόνες

Corporation

Μια corporation μπορεί να ταιριάζει καλύτερα σε οικογένειες που αναμένουν να αντλήσουν κεφάλαια, να εκδώσουν μετοχές ή να δημιουργήσουν μια πιο επίσημη δομή διοίκησης. Ορισμένες οικογενειακές επιχειρήσεις επιλέγουν επίσης corporation για μακροπρόθεσμο σχεδιασμό διαδοχής.

Μια corporation μπορεί να είναι χρήσιμη αν θέλετε:

• Καθορισμένη ιδιοκτησία μετόχων
• Δομή διοικητικού συμβουλίου και στελεχών
• Ευκολότερη μεταβίβαση συμμετοχών ιδιοκτησίας σε ορισμένες περιπτώσεις
• Ένα πιο παραδοσιακό εταιρικό πλαίσιο

Ατομική επιχείρηση ή ομόρρυθμη εταιρική σχέση

Αυτές οι δομές είναι συνήθως λιγότερο κατάλληλες για μια οικογενειακή επιχείρηση που αναμένεται να αναπτυχθεί. Συχνά παρέχουν λιγότερο διαχωρισμό μεταξύ προσωπικής και επιχειρηματικής ευθύνης και μπορεί να δημιουργήσουν μεγαλύτερο κίνδυνο αν κάτι πάει στραβά.

Για πολλές οικογενειακές επιχειρήσεις, η σύσταση LLC ή corporation είναι ισχυρότερη αφετηρία, επειδή δημιουργεί όρια από την πρώτη ημέρα.

Βάλτε τους κανόνες γραπτώς

Οι καλές οικογενειακές επιχειρήσεις δεν βασίζονται στη μνήμη ή σε υποθέσεις. Βάζουν τους κανόνες γραπτώς.

Ανάλογα με τη δομή που επιλέγετε, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Συμφωνία λειτουργίας για LLC
• Καταστατικό και συμφωνίες μετόχων για corporation
• Ρήτρες αγοράς και πώλησης συμμετοχών
• Συμβάσεις εργασίας
• Όρους εμπιστευτικότητας ή μη αποκάλυψης
• Περιγραφές θέσεων εργασίας και πολιτικές αποζημίωσης

Αυτά τα έγγραφα κάνουν περισσότερα από το να προστατεύουν την εταιρεία. Προστατεύουν την οικογενειακή σχέση μειώνοντας την αβεβαιότητα. Όταν οι κανόνες είναι καταγεγραμμένοι, είναι ευκολότερο να ανατρέξετε στη συμφωνία αντί να μετατρέψετε μια επιχειρηματική διαφωνία σε προσωπική.

Μια ισχυρή συμφωνία λειτουργίας ή συμφωνία μετόχων πρέπει να απαντά σε ερωτήματα όπως:

• Ποιος κατέχει ποιο ποσοστό της επιχείρησης;
• Ποιος μπορεί να λαμβάνει καθημερινές αποφάσεις;
• Ποιες αποφάσεις απαιτούν ομόφωνη έγκριση;
• Πώς διανέμονται τα κέρδη;
• Πώς προσλαμβάνεται ή απομακρύνεται ένα μέλος της οικογένειας;
• Τι συμβαίνει αν κάποιος θέλει να αποχωρήσει;
• Πώς μεταβιβάζονται οι συμμετοχές ιδιοκτησίας;

Όσο πιο ξεκάθαρα αντιμετωπίζονται αυτά τα ζητήματα εκ των προτέρων, τόσο λιγότερες δυσάρεστες εκπλήξεις θα αντιμετωπίσετε αργότερα.

Καθορίστε ρόλους πριν ξεκινήσει η εργασία

Οι οικογενειακές επιχειρήσεις συχνά δυσκολεύονται όταν όλοι βοηθούν σε όλα. Αυτό μπορεί να φαίνεται αποδοτικό στην αρχή, αλλά μπορεί γρήγορα να δημιουργήσει τριβές.

Αντί γι' αυτό, καθορίστε τον ρόλο κάθε ατόμου με βάση τις δεξιότητες, την ευθύνη και τις ανάγκες της επιχείρησης. Μια καλή οικογενειακή επιχείρηση λειτουργεί όπως κάθε άλλη επαγγελματική εταιρεία:

• Ένα άτομο πρέπει να είναι υπεύθυνο για τις λειτουργίες
• Ένα άλλο μπορεί να επιβλέπει τις πωλήσεις ή το μάρκετινγκ
• Κάποιος άλλος μπορεί να διαχειρίζεται τα οικονομικά, τη συμμόρφωση ή την υποστήριξη πελατών

Κάθε ρόλος πρέπει να έχει σαφές πεδίο. Τα μέλη της οικογένειας πρέπει να γνωρίζουν τι τους ανήκει, ποιες αποφάσεις μπορούν να λάβουν και πώς μοιάζει η επιτυχία.

Είναι επίσης σημαντικό να διαχωρίζεται η ιδιοκτησία από τη διαχείριση. Ένα μέλος της οικογένειας μπορεί να είναι ιδιοκτήτης χωρίς να είναι το κατάλληλο άτομο για τη διαχείριση των καθημερινών λειτουργιών. Μια δίκαιη επιχείρηση σέβεται τόσο τα δικαιώματα ιδιοκτησίας όσο και την ηγετική ικανότητα.

Καθορίστε πολιτικές αποζημίωσης από νωρίς

Η αμοιβή είναι ένας από τους ταχύτερους τρόπους δημιουργίας έντασης σε μια οικογενειακή επιχείρηση.

Αν οι συγγενείς πληρώνονται διαφορετικά χωρίς σαφή εξήγηση, η δυσαρέσκεια χτίζεται γρήγορα. Αν όλοι πληρώνονται το ίδιο ανεξάρτητα από ρόλο, απόδοση ή αγοραία αξία, η επιχείρηση μπορεί να γίνει αναποτελεσματική και άδικη.

Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να δημιουργήσετε πολιτικές αποζημίωσης με βάση τη θέση εργασίας, όχι την οικογενειακή σχέση.

Σκεφτείτε:

• Πληρωμή μισθών με βάση την αγοραία αξία για τη θέση
• Διάκριση μεταξύ μισθών, μπόνους και διανομών κερδών
• Χρήση γραπτών κριτηρίων απόδοσης
• Αναθεώρηση αμοιβών σε τακτικό πρόγραμμα
• Εφαρμογή των ίδιων προτύπων σε οικογενειακούς και μη οικογενειακούς εργαζομένους

Αν ένας συγγενής εργάζεται πλήρους απασχόλησης, πρέπει να αντιμετωπίζεται σαν επαγγελματίας εργαζόμενος. Αν ένας συγγενής είναι ιδιοκτήτης αλλά όχι ενεργός διαχειριστής, οι διανομές πρέπει να ακολουθούν τους όρους ιδιοκτησίας και όχι ανεπίσημα αιτήματα.

Κρατήστε χωριστές τις οικογενειακές και επιχειρηματικές συζητήσεις όταν χρειάζεται

Ένα από τα μεγαλύτερα οφέλη μιας οικογενειακής επιχείρησης είναι η εμπιστοσύνη. Ένας από τους μεγαλύτερους κινδύνους είναι ότι τα επιχειρηματικά ζητήματα εισβάλλουν στην οικογενειακή ζωή.

Μια χρήσιμη συνήθεια είναι να δημιουργήσετε όρια γύρω από το πότε συζητούνται επιχειρηματικά θέματα. Αυτό μπορεί να σημαίνει:

• Καμία επιχειρηματική συζήτηση κατά τη διάρκεια γευμάτων ή διακοπών
• Εβδομαδιαίες επιχειρηματικές συναντήσεις με ατζέντα
• Αφιερωμένα κανάλια για επείγοντα λειτουργικά ζητήματα
• Κανόνα ότι τα προσωπικά γεγονότα παραμένουν προσωπικά εκτός αν επηρεάζουν άμεσα την επιχείρηση

Αυτό δεν σημαίνει αποφυγή δύσκολων συζητήσεων. Σημαίνει επιλογή του σωστού τόπου και χρόνου για αυτές. Όταν κάθε συγκέντρωση γίνεται επιχειρηματική συνάντηση, οι οικογενειακές σχέσεις μπορεί να υποφέρουν.

Χρησιμοποιήστε τακτικές συναντήσεις και γραπτές ατζέντες

Η επικοινωνία λειτουργεί καλύτερα όταν είναι προβλέψιμη.

Οι οικογενειακές επιχειρήσεις πρέπει να προγραμματίζουν επαναλαμβανόμενες συναντήσεις με σαφείς ατζέντες. Αυτό βοηθά στην αποφυγή συναισθηματικών αντιδράσεων και κρατά τις συζητήσεις εστιασμένες στα αποτελέσματα.

Μια πρακτική δομή συναντήσεων μπορεί να περιλαμβάνει:

• Εβδομαδιαίες ή δεκαπενθήμερες συναντήσεις διοίκησης
• Μηνιαίες οικονομικές ανασκοπήσεις
• Τριμηνιαίες συναντήσεις ιδιοκτητών
• Ετήσιες συνεδρίες σχεδιασμού

Κάθε συνάντηση πρέπει να έχει σκοπό. Για παράδειγμα, μια εβδομαδιαία συνάντηση διοίκησης μπορεί να εστιάζει στις λειτουργίες, τα ζητήματα πελατών και τις προθεσμίες, ενώ μια συνάντηση ιδιοκτητών μπορεί να εστιάζει στη στρατηγική, τα κέρδη και τη μακροπρόθεσμη κατεύθυνση.

Οι γραπτές ατζέντες και οι σημειώσεις συναντήσεων δημιουργούν λογοδοσία. Κάνουν επίσης ευκολότερη την παρακολούθηση αποφάσεων όταν οι αναμνήσεις διαφέρουν αργότερα.

Φέρτε εξωτερικούς επαγγελματίες

Οι οικογενειακές επιχειρήσεις συχνά ωφελούνται από εξωτερική υποστήριξη. Ένας ουδέτερος σύμβουλος μπορεί να βοηθήσει στην απομάκρυνση του συναισθήματος από ζητήματα που φαίνονται προσωπικά στην οικογένεια.

Χρήσιμοι επαγγελματίες μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Δικηγόρο για σύσταση επιχείρησης και συμφωνίες
• Λογιστή ή CPA για φορολογική και λογιστική υποστήριξη
• Πάροχο μισθοδοσίας για πληρωμές εργαζομένων και δηλώσεις
• Επιχειρηματικό σύμβουλο ή consultant για σχεδιασμό και ανάπτυξη

Οι εξωτερικοί επαγγελματίες είναι ιδιαίτερα χρήσιμοι όταν η οικογένεια χρειάζεται βοήθεια στη λήψη αποφάσεων σχετικά με ιδιοκτησία, διαδοχή ή επίλυση συγκρούσεων. Μπορούν να προσφέρουν προοπτική που τα μέλη της οικογένειας ίσως να μην μπορούν να προσφέρουν το ένα στο άλλο.

Αντιμετωπίστε τη σύγκρουση πριν μεγαλώσει

Κάθε επιχείρηση έχει διαφωνίες. Σε μια οικογενειακή επιχείρηση, η άλυτη σύγκρουση μπορεί να προκαλέσει μεγαλύτερη ζημιά, επειδή η σχέση συνεχίζεται και εκτός εργασίας.

Γι' αυτό βοηθά να δημιουργήσετε μια διαδικασία επίλυσης συγκρούσεων πριν χρειαστεί.

Μια πρακτική διαδικασία μπορεί να περιλαμβάνει:

1. Θέστε το ζήτημα άμεσα και με σεβασμό στο εμπλεκόμενο άτομο
2. Εξετάστε τη γραπτή συμφωνία, την περιγραφή θέσης εργασίας ή την εταιρική πολιτική
3. Φέρτε έναν ουδέτερο τρίτο αν το ζήτημα δεν επιλυθεί
4. Κλιμακώστε σημαντικές διαφωνίες μέσω της συμφωνημένης διαδικασίας ιδιοκτησίας ή διαχείρισης

Ο στόχος δεν είναι να εξαλειφθεί η διαφωνία. Ο στόχος είναι να αποτραπεί η μετατροπή της διαφωνίας σε μόνιμη ζημιά.

Δώστε προσοχή στη συμμόρφωση και τα αρχεία

Οι οικογενειακές επιχειρήσεις πρέπει ακόμη να λειτουργούν όπως κάθε άλλη επιχείρηση. Αυτό σημαίνει να παραμένουν ενημερωμένες ως προς τις καταχωρίσεις σύστασης, τους φόρους, τις άδειες και τις εργασιακές υποχρεώσεις.

Ανάλογα με τη δομή και την πολιτεία σας, μπορεί να χρειαστεί να διατηρείτε:

• Ετήσιες αναφορές
• Πληροφορίες registered agent
• Επιχειρηματικές άδειες και εγκρίσεις
• Δηλώσεις μισθοδοσίας και φόρων απασχόλησης
• Πρακτικά corporation ή αρχεία ιδιοκτησίας
• Ενημερώσεις συμφωνίας λειτουργίας ή καταστατικού

Η συμμόρφωση έχει σημασία επειδή μικρά λάθη μπορούν να γίνουν ακριβά με την πάροδο του χρόνου. Έχει επίσης σημασία επειδή μια καλά συντηρημένη επιχείρηση είναι ευκολότερη στη διαχείριση, τη χρηματοδότηση και τη μεταβίβαση.

Αν θέλετε μια καθαρή βάση, η έναρξη με σωστή σύσταση επιχείρησης και συνεχή υποστήριξη συμμόρφωσης μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο αργότερα.

Σχεδιάστε τη διαδοχή από νωρίς

Πολλές οικογενειακές επιχειρήσεις καθυστερούν τον σχεδιασμό διαδοχής μέχρι ο ιδρυτής να είναι έτοιμος να συνταξιοδοτηθεί ή μέχρι μια έκτακτη ανάγκη να επιβάλει το ζήτημα. Αυτό συνήθως είναι πολύ αργά.

Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να αποφασίσετε από νωρίς πώς πρέπει να μεταβιβαστούν η ιδιοκτησία και η ηγεσία με την πάροδο του χρόνου.

Ερωτήματα που πρέπει να απαντηθούν περιλαμβάνουν:

• Ποιος θα ηγηθεί αν ο ιδρυτής αποχωρήσει σταδιακά;
• Θα μεταβιβαστεί η ιδιοκτησία σε παιδιά, συζύγους ή άλλο μέλος της οικογένειας;
• Θα χρειαστεί η επόμενη γενιά να αγοράσει συμμετοχή;
• Πώς θα αλλάξουν τα δικαιώματα ψήφου με την πάροδο του χρόνου;
• Τι συμβαίνει αν ένα μέλος της οικογένειας θέλει να αποχωρήσει και ένα άλλο θέλει να εισέλθει;

Ο σχεδιασμός διαδοχής προστατεύει τη συνέχεια. Μειώνει επίσης την πιθανότητα μια αλλαγή ηγεσίας να προκαλέσει οικογενειακή διαφωνία.

Να ξέρετε πότε ένα μέλος της οικογένειας δεν πρέπει να προσληφθεί

Δεν είναι κάθε συγγενής κατάλληλος για την εταιρεία.

Μια οικογενειακή επιχείρηση πρέπει να λαμβάνει αποφάσεις πρόσληψης με βάση την αξία, την καταλληλότητα και τις ανάγκες της επιχείρησης. Αν ένας συγγενής δεν διαθέτει τις απαραίτητες δεξιότητες, δεν είναι αξιόπιστος ή θα δημιουργούσε αναστάτωση, μπορεί να είναι καλύτερο να μην προσληφθεί.

Αυτό είναι δύσκολο, αλλά συχνά είναι πιο υγιές να πείτε όχι από νωρίς παρά να δημιουργήσετε ένα μακροπρόθεσμο πρόβλημα. Μια οικογενειακή επιχείρηση μπορεί ακόμη να στηρίξει συγγενείς με άλλους τρόπους χωρίς να τους εντάξει στη μισθοδοσία.

Χτίστε μια επιχείρηση που στηρίζει την οικογένεια, όχι το αντίστροφο

Μια ισχυρή οικογενειακή επιχείρηση πρέπει να βελτιώνει τη ζωή των ανθρώπων που συμμετέχουν, όχι να την καταναλώνει.

Αυτό σημαίνει:

• Λήψη αποφάσεων με βάση τη μακροπρόθεσμη υγεία της εταιρείας
• Προστασία της οικογενειακής σχέσης με σαφή όρια
• Δίκαιη και επαγγελματική μεταχείριση των συγγενών
• Δημιουργία συστημάτων που δεν εξαρτώνται από τη μνήμη ή τη διάθεση ενός ατόμου
• Χρήση νομικής και οικονομικής δομής για μείωση του κινδύνου

Όταν η επιχείρηση είναι καλά οργανωμένη, τα μέλη της οικογένειας μπορούν να εστιάσουν σε αυτό που έχει μεγαλύτερη σημασία: να χτίσουν μαζί κάτι ανθεκτικό.

Πώς μπορεί να βοηθήσει η Zenind

Για οικογένειες που ξεκινούν επιχείρηση στις Ηνωμένες Πολιτείες, το πρώτο βήμα είναι συχνά η επιλογή της σωστής οντότητας και η σωστή σύστασή της. Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να δημιουργήσουν ισχυρή νομική βάση με υπηρεσίες σύστασης σχεδιασμένες για σύγχρονες μικρές επιχειρήσεις.

Αυτή η βάση έχει σημασία σε μια οικογενειακή επιχείρηση, επειδή η σωστή δομή διευκολύνει τον καθορισμό ιδιοκτησίας, τη διαχείριση ρόλων και την οργάνωση αρχείων από την αρχή.

Τελικές σκέψεις

Μια οικογενειακή επιχείρηση μπορεί να είναι ένας ισχυρός τρόπος για να χτίσετε κάτι ουσιαστικό σε βάθος γενεών. Αλλά η εμπιστοσύνη από μόνη της δεν αρκεί. Οι επιχειρήσεις που αντέχουν είναι εκείνες που συνδυάζουν την οικογενειακή δέσμευση με πραγματική δομή.

Επιλέξτε τη σωστή οντότητα, βάλτε τους κανόνες γραπτώς, καθορίστε σαφώς τους ρόλους και σχεδιάστε το μέλλον από νωρίς. Αν το κάνετε αυτό, δίνετε στην επιχείρησή σας πολύ καλύτερες πιθανότητες επιτυχίας χωρίς να θέσετε σε κίνδυνο τον οικογενειακό δεσμό.