Hogyan indítsunk és működtessünk családi vállalkozást a családi kötelék megőrzése mellett

A családi vállalkozás az egyik legkifizetődőbb módja lehet a vagyonépítésnek, az örökség teremtésének és annak, hogy olyan emberekkel dolgozzunk együtt, akiket megbízunk. Ugyanakkor az egyik legösszetettebb forma is lehet. A személyes múlt, a családi elvárások és az üzleti nyomás könnyen egymásra rakódhatnak, ha nincs kialakított keret.

A jó hír az, hogy a családi vállalkozások nem szerencséből sikeresek. Akkor működnek jól, ha a tulajdonosok az első naptól kezdve valódi cégként kezelik az üzletet. Ez azt jelenti, hogy a megfelelő jogi formát választják, dokumentálják a feladatokat, kialakítják a bérezési szabályokat, tudatos kommunikációs szokásokat építenek ki, és előre tervezik a jövőt, még mielőtt problémák jelentkeznének.

Ha családi vállalkozást indít, vagy rokonokat von be egy már működő cégbe, ez az útmutató bemutatja azokat az alapvető döntéseket, amelyek segítenek megóvni mind az üzletet, mind a kapcsolatot.

Miért van szüksége a családi vállalkozásoknak korai struktúrára

Sok családi vállalkozás informálisan indul. Egyik családtag előáll az ötlettel, egy másik részmunkaidőben segít, és mire észbe kapnak, a vállalkozás már bizalomra és jóindulatra épül. Rövid távon ez működhet, de amint a vállalkozás növekedni kezd, kockázatossá válik.

Világos struktúra nélkül gyakran jelennek meg az alábbi problémák:

• Nem egyértelmű tulajdonosi elvárások
• Viták a fizetésekről vagy a nyereségfelosztásról
• Zavar abban, hogy ki hozhat döntéseket
• A családtagok az üzleti kérdéseket személyes konfliktussal keverik össze
• Nehézségek külső befektetők, tanácsadók vagy alkalmazottak bevonásakor
• Utódlási problémák, amikor az alapító visszalép

A formális üzleti struktúra segít csökkenteni ezeket a kockázatokat. Emellett könnyebbé teszi a vállalkozás irányítását, a bankok és beszállítók számára való bemutatását, valamint a jogi és pénzügyi védelem biztosítását.

Válassza ki a megfelelő üzleti formát

Az első nagy lépés annak eldöntése, hogyan érdemes létrehozni a vállalkozást. A megfelelő választás attól függ, hány tulajdonos van, hogyan tervezi a növekedést, és mennyire szeretné elválasztani az üzleti és a magánvagyont.

A gyakori lehetőségek közé tartozik:

Korlátolt felelősségű társaság (LLC)

Az LLC népszerű választás a családi vállalkozások számára, mert rugalmas és erős felelősségvédelmet nyújt. Jól működhet olyan esetekben, amikor a vállalkozás szorosan a családon belül marad, és a tulajdonosok egyszerű irányítási struktúrát szeretnének.

Az LLC jó választás lehet, ha az alábbiakat szeretné:

• Rugalmas tulajdoni arányok
• Egyszerű belső irányítás
• Sok esetben átfolyó adózás
• Írásos működési szabályzat, amely világosan rögzíti a szabályokat

Részvénytársaság

A részvénytársaság jobban megfelelhet azoknak a családoknak, amelyek tőkebevonást terveznek, részvényeket kívánnak kibocsátani, vagy formálisabb irányítási struktúrát szeretnének. Egyes családi vállalkozások hosszú távú utódlástervezéshez is ezt választják.

A részvénytársaság hasznos lehet, ha az alábbiakat szeretné:

• Jól meghatározott tulajdonosi részesedéseket
• Igazgatósági és tisztségviselői struktúrát
• Bizonyos helyzetekben egyszerűbb tulajdonrész-átadást
• Hagyományosabb vállalati keretrendszert

Egyéni vállalkozás vagy betéti társaság

Ezek a formák általában kevésbé alkalmasak olyan családi vállalkozás számára, amely növekedni szeretne. Gyakran kisebb védelmet nyújtanak a magán- és üzleti felelősség elkülönítésére, és nagyobb kockázatot jelenthetnek, ha valami rosszul alakul.

Sok családi vállalkozás számára az LLC vagy a részvénytársaság erősebb kiindulópont, mert már az elején határokat teremt.

Minden szabályt írjon le

A jó családi vállalkozások nem emlékezetre vagy feltételezésekre támaszkodnak. Minden szabályt írásba foglalnak.

A választott struktúrától függően ez tartalmazhatja az alábbiakat:

• Működési szabályzat LLC esetén
• Alapszabály és részvényesi megállapodás részvénytársaság esetén
• Adásvételi kikötések
• Munkaszerződések
• Titoktartási vagy közzétételi tilalmi feltételek
• Munkaköri leírások és bérezési szabályok

Ezek a dokumentumok nemcsak a céget védik, hanem a családi kapcsolatot is, mert csökkentik a bizonytalanságot. Ha a szabályok le vannak írva, könnyebb a megállapodásra hivatkozni, ahelyett hogy egy üzleti vitát személyes konfliktussá alakítanánk.

Egy erős működési szabályzatnak vagy részvényesi megállapodásnak olyan kérdéseket kell rendeznie, mint:

• Ki mekkora százalékban tulajdonos?
• Ki hozhat napi döntéseket?
• Mely döntésekhez kell egyhangú jóváhagyás?
• Hogyan osztják fel a nyereséget?
• Hogyan vesznek fel vagy távolítanak el egy családtagot?
• Mi történik, ha valaki távozni szeretne?
• Hogyan ruházhatók át a tulajdonrészek?

Minél világosabban rendezi ezeket a kérdéseket előre, annál kevesebb kellemetlen meglepetés éri később.

Határozza meg a szerepeket a munka megkezdése előtt

A családi vállalkozások gyakran akkor kerülnek nehéz helyzetbe, amikor mindenki mindenbe besegít. Ez kezdetben hatékonynak tűnhet, de gyorsan feszültséget okozhat.

Ehelyett minden személy szerepét a készségek, a felelősség és az üzleti igények alapján kell meghatározni. Egy jó családi vállalkozás úgy működik, mint bármely más professzionális cég:

• Valakinek felelősnek kell lennie az operatív működésért
• Más valaki felügyelheti az értékesítést vagy a marketinget
• Egy másik személy kezelheti a pénzügyeket, a megfelelést vagy az ügyfélszolgálatot

Minden szerepkörnek világos hatókörrel kell rendelkeznie. A családtagoknak tudniuk kell, mi tartozik hozzájuk, milyen döntéseket hozhatnak meg, és hogyan mérik a sikert.

Az is fontos, hogy elkülönítsük a tulajdonosi és az irányítási szerepet. Előfordulhat, hogy egy családtag tulajdonos, de nem ő a megfelelő személy a napi működés vezetésére. Az igazságos vállalkozás tiszteletben tartja a tulajdonosi jogokat és a vezetői alkalmasságot is.

Állítson fel bérezési szabályokat korán

A fizetés az egyik leggyorsabb módja annak, hogy feszültség keletkezzen egy családi vállalkozásban.

Ha a rokonok eltérő fizetést kapnak világos magyarázat nélkül, gyorsan nő a sérelem. Ha mindenki ugyanannyit kap szereptől, teljesítménytől vagy piaci értéktől függetlenül, a vállalkozás hatékonnyágtalan és igazságtalan lehet.

Jobb megoldás olyan bérezési szabályokat kialakítani, amelyek a munkakörön alapulnak, nem a családi kapcsolaton.

Érdemes figyelembe venni:

• A pozíció piaci értékéhez igazított fizetést
• A munkabér, a bónusz és a nyereségfelosztás elkülönítését
• Írásos teljesítménykritériumok használatát
• A fizetések rendszeres felülvizsgálatát
• Ugyanazon szabályok alkalmazását a családtagokra és a nem családi alkalmazottakra

Ha egy rokon teljes munkaidőben dolgozik, professzionális munkavállalóként kell kezelni. Ha egy rokon tulajdonos, de nem operatív vezető, a kifizetéseknek a tulajdoni feltételeket kell követniük, nem az informális kéréseket.

Tartsa külön a családi és az üzleti beszélgetéseket, amikor szükséges

A családi vállalkozás egyik legnagyobb előnye a bizalom. Az egyik legnagyobb kockázata viszont az, hogy az üzleti kérdések átszivárognak a családi életbe.

Hasznos szokás lehet határokat kijelölni arra vonatkozóan, hogy mikor beszélnek üzletről. Ez jelentheti például azt, hogy:

• Étkezések és ünnepek alatt nincs üzleti téma
• Heti üzleti megbeszélések napirenddel
• Külön csatornák az azonnali működési kérdésekre
• Szabály, hogy a személyes események személyesek maradnak, hacsak az üzletet közvetlenül nem érintik

Ez nem azt jelenti, hogy kerülni kell a nehéz beszélgetéseket. Inkább azt, hogy a megfelelő helyet és időpontot kell választani hozzájuk. Ha minden családi összejövetel üzleti megbeszéléssé válik, a családi kapcsolatok megsérülhetnek.

Tartson rendszeres megbeszéléseket és írásos napirendet

A kommunikáció akkor működik jobban, ha kiszámítható.

A családi vállalkozásoknak rendszeres megbeszéléseket kell tartaniuk világos napirenddel. Ez segít elkerülni az érzelmi reakciókat, és a beszélgetéseket az eredményekre összpontosítja.

Egy gyakorlati megbeszélési struktúra lehet például:

• Heti vagy kétheti vezetői megbeszélések
• Havi pénzügyi áttekintések
• Negyedéves tulajdonosi megbeszélések
• Éves tervezési ülések

Minden megbeszélésnek legyen célja. Például egy heti vezetői megbeszélés az operatív működésre, az ügyfélproblémákra és a határidőkre összpontosíthat, míg egy tulajdonosi ülés a stratégiára, a nyereségre és a hosszú távú irányra.

Az írásos napirend és a jegyzőkönyv elszámoltathatóságot teremt. Emellett megkönnyíti a döntések nyomon követését, amikor később eltérnek az emlékek.

Vonjon be külső szakembereket

A családi vállalkozások gyakran profitálnak a külső támogatásból. Egy semleges tanácsadó segíthet elvenni az érzelmi töltetet az olyan kérdésekből, amelyek a család számára személyesnek érződnek.

Hasznos szakemberek lehetnek:

• Ügyvéd az alapítás és a megállapodások területén
• Könyvelő vagy adótanácsadó a könyvelési és adózási támogatáshoz
• Bérszámfejtési szolgáltató az alkalmazotti kifizetésekhez és bejelentésekhez
• Üzleti tanácsadó vagy konzultáns a tervezéshez és a növekedéshez

A külső szakemberek különösen hasznosak, amikor a családnak segítségre van szüksége a tulajdonosi kérdések, az utódlás vagy a konfliktuskezelés terén. Olyan nézőpontot adhatnak, amelyet a családtagok egymásnak nem feltétlenül tudnak biztosítani.

Kezelje a konfliktust, mielőtt tovább nőne

Minden vállalkozásban vannak nézeteltérések. Egy családi vállalkozásban a rendezetlen konfliktus nagyobb kárt okozhat, mert a kapcsolat a munkán kívül is folytatódik.

Ezért hasznos már előre kialakítani egy konfliktuskezelési folyamatot, mielőtt szükség lenne rá.

Egy gyakorlati folyamat lehet például:

1. A problémát közvetlenül és tiszteletteljesen jelezni az érintett személynek
2. Áttekinteni az írásos megállapodást, a munkaköri leírást vagy a vállalati szabályzatot
3. Bevonni egy semleges harmadik felet, ha a probléma nem oldódik meg
4. A nagyobb vitákat a megállapodott tulajdonosi vagy vezetői folyamat szerint kezelni

A cél nem a nézeteltérések megszüntetése. A cél az, hogy a nézeteltérés ne okozzon maradandó kárt.

Figyeljen a megfelelésre és a nyilvántartásokra

A családi vállalkozásoknak is ugyanúgy működniük kell, mint bármely más cégnek. Ez azt jelenti, hogy naprakészen kell tartani az alapítási bejelentéseket, az adókat, az engedélyeket és a munkáltatói kötelezettségeket.

A struktúrától és az államtól függően szükség lehet az alábbiak fenntartására:

• Éves jelentések
• Bejegyzett kézbesítési megbízotti adatok
• Üzleti licencek és engedélyek
• Bérszámfejtési és munkáltatói adóbevallások
• Vállalati jegyzőkönyvek vagy tulajdonosi nyilvántartások
• A működési szabályzat vagy az alapszabály frissítései

A megfelelés azért fontos, mert a kisebb hibák idővel költségessé válhatnak. Azért is fontos, mert egy jól karbantartott vállalkozást könnyebb kezelni, finanszírozni és átadni.

Ha tiszta alapot szeretne, a megfelelő cégalapítás és a folyamatos megfelelési támogatás később időt takaríthat meg.

Tervezze meg időben az utódlást

Sok családi vállalkozás elhalasztja az utódlástervezést addig, amíg az alapító már nyugdíjba készül, vagy egy vészhelyzet rákényszeríti őket a kérdés megoldására. Ez általában túl késő.

Jobb megközelítés előre eldönteni, hogyan kell az idő múlásával az irányításnak és a tulajdonosi szerkezetnek átalakulnia.

A megválaszolandó kérdések közé tartozik:

• Ki vezeti a céget, ha az alapító visszalép?
• A tulajdonjog gyermekekre, házastársakra vagy egy másik családtagra száll át?
• A következő generációnak be kell-e szállnia a tulajdonba?
• Hogyan változnak idővel a szavazati jogok?
• Mi történik, ha az egyik családtag ki akar szállni, a másik pedig be akar lépni?

Az utódlástervezés biztosítja a folytonosságot. Emellett csökkenti annak esélyét, hogy a vezetőváltás családi vitát indítson el.

Tudja, mikor nem szabad felvenni egy családtagot

Nem minden rokon megfelelő a vállalkozás számára.

A családi vállalkozásnak a felvételi döntéseket a rátermettség, az alkalmasság és az üzleti igények alapján kell meghoznia. Ha egy rokon nem rendelkezik a szükséges készségekkel, megbízhatatlan, vagy zavart okozna, jobb lehet nem felvenni.

Ez nehéz döntés, de gyakran egészségesebb időben nemet mondani, mint hosszú távú problémát létrehozni. A családi vállalkozás ettől még más módokon is támogathatja a rokonokat anélkül, hogy a bérlistára venné őket.

Építsen olyan vállalkozást, amely a családot támogatja, nem fordítva

Az erős családi vállalkozásnak javítania kell az érintettek életén, nem felemésztenie azt.

Ez azt jelenti, hogy:

• A döntéseket a vállalat hosszú távú egészsége alapján hozzák meg
• A családi kapcsolatot világos határokkal védik
• A rokonokat tisztességesen és professzionálisan kezelik
• Olyan rendszereket építenek, amelyek nem függenek egyetlen ember emlékezetétől vagy hangulatától
• Jogi és pénzügyi struktúrával csökkentik a kockázatot

Ha a vállalkozás jól van megszervezve, a családtagok arra összpontosíthatnak, ami a legfontosabb: közösen valami tartósat építeni.

Hogyan segíthet a Zenind

Azoknak a családoknak, akik az Egyesült Államokban indítanak vállalkozást, az első lépés gyakran a megfelelő jogi forma kiválasztása és a cég helyes alapítása. A Zenind segít az alapítóknak erős jogi alapot teremteni modern kisvállalkozásoknak szánt alapítási szolgáltatásaival.

Ez az alap különösen fontos egy családi vállalkozásban, mert a megfelelő struktúra megkönnyíti a tulajdon meghatározását, a szerepek kezelését és a nyilvántartások rendezett vezetését már a kezdetektől.

Záró gondolatok

A családi vállalkozás erős módja lehet annak, hogy valami jelentőséget hordozót építsenek fel generációkon át. De a bizalom önmagában nem elég. Azok a vállalkozások maradnak fenn, amelyek a családi elkötelezettséget valódi struktúrával párosítják.

Válassza ki a megfelelő jogi formát, írja le a szabályokat, határozza meg világosan a szerepeket, és tervezze meg időben a jövőt. Ha ezt megteszi, sokkal nagyobb esélyt ad a vállalkozásának arra, hogy sikeres legyen anélkül, hogy veszélybe sodorná a családi köteléket.