Как да стартирате и управлявате семеен бизнес, без да губите семейната връзка

Семейният бизнес може да бъде един от най-възнаграждаващите начини да изградите богатство, да създадете наследство и да работите с хора, на които имате доверие. Той може да бъде и един от най-сложните. Личната история, семейните очаквания и бизнес натискът лесно се преплитат, ако няма ясна структура.

Добрата новина е, че семейните бизнеси не успяват по случайност. Те успяват, когато собствениците третират компанията като истински бизнес още от първия ден. Това означава да изберете подходяща правна форма, да документирате отговорностите, да определите правила за възнаграждение, да изградите навици за комуникация и да планирате бъдещето, преди да се появят проблеми.

Ако стартирате семеен бизнес или включвате роднини в вече съществуваща компания, това ръководство разглежда основните решения, които помагат да защитите както бизнеса, така и отношенията.

Защо семейните бизнеси се нуждаят от структура още в началото

Много семейни бизнеси започват неформално. Един човек има идеята, друг помага на непълно работно време и преди да се усетите, бизнесът се управлява на доверие и добра воля. Това може да работи в краткосрочен план, но става рисково веднага щом бизнесът започне да расте.

Без ясна структура се появяват често срещани проблеми:

• Неясни очаквания за собствеността
• Спорове за заплати или разпределения
• Объркване относно това кой има право да взема решения
• Смесване на бизнес въпроси с лични конфликти между членовете на семейството
• Трудности при привличане на външни инвеститори, съветници или служители
• Проблеми с наследяването, когато основателят се оттегли

Формалната бизнес структура помага да се намалят тези рискове. Тя също така прави компанията по-лесна за управление, по-лесна за обяснение пред банки и доставчици и по-лесна за правна и финансова защита.

Изберете подходящата бизнес структура

Първата голяма стъпка е да решите как трябва да бъде учреден бизнесът. Правилният избор зависи от това колко собственици имате, как планирате да растете и колко разделение искате между бизнеса и личните активи.

Често срещаните варианти включват:

Дружество с ограничена отговорност (LLC)

LLC е популярен избор за семейни бизнеси, защото предлага гъвкавост и силна защита от отговорност. То може да бъде много подходящо, когато бизнесът е тясно притежаван от членове на семейството и собствениците искат ясна и опростена управленска структура.

LLC може да е добър избор, ако искате:

• Гъвкави дялове на собственост
• Опростено вътрешно управление
• Преходно данъчно облагане в много случаи
• Писмено operating agreement, което ясно определя правилата

Корпорация

Корпорацията може да е по-подходяща за семейства, които очакват да привличат капитал, да издават акции или да създадат по-формална управленска структура. Някои семейни бизнеси избират корпорация и за дългосрочно планиране на наследяването.

Корпорацията може да е полезна, ако искате:

• Ясно определена акционерна собственост
• Структура с board и officers
• По-лесно прехвърляне на собственост в някои ситуации
• По-традиционна корпоративна рамка

Едноличен търговец или обикновено съдружие

Тези структури обикновено са по-малко подходящи за семеен бизнес, който очаква да расте. Те често осигуряват по-слабо разделение между личната и бизнес отговорността и могат да създадат повече риск, ако нещо се обърка.

За много семейни бизнеси учредяването на LLC или корпорация е по-силен старт, защото създава граници още от първия ден.

Запишете правилата в писмен вид

Добрите семейни бизнеси не разчитат на памет или предположения. Те записват правилата в писмен вид.

В зависимост от избраната структура това може да включва:

• Operating agreement за LLC
• Устав и акционерни споразумения за корпорация
• Buy-sell клаузи
• Трудови договори
• Клаузи за поверителност или неразкриване на информация
• Описания на длъжности и правила за възнаграждение

Тези документи правят повече от това да защитават компанията. Те защитават семейните отношения, като намаляват несигурността. Когато правилата са записани, е по-лесно да се позовете на споразумението, вместо да превръщате бизнес спор в личен.

Силен operating agreement или акционерно споразумение трябва да отговаря на въпроси като:

• Кой притежава какъв процент от бизнеса?
• Кой може да взема ежедневни решения?
• Кои решения изискват единодушно одобрение?
• Как се разпределят печалбите?
• Как се наема или освобождава член на семейството?
• Какво се случва, ако някой иска да напусне?
• Как се прехвърлят дяловете на собственост?

Колкото по-ясно са уредени тези въпроси предварително, толкова по-малко болезнени изненади ще имате по-късно.

Определете ролите преди да започне работата

Семейните бизнеси често се затрудняват, когато всички помагат с всичко. В началото това може да изглежда ефективно, но бързо може да създаде напрежение.

Вместо това определете ролята на всеки човек според уменията, отговорностите и нуждите на бизнеса. Един добър семеен бизнес се държи като всяка друга професионална компания:

• Един човек трябва да носи отговорност за операциите
• Друг може да ръководи продажбите или маркетинга
• Някой друг може да управлява финансите, съответствието или обслужването на клиенти

Всяка роля трябва да има ясен обхват. Членовете на семейството трябва да знаят за какво отговарят, какви решения могат да вземат и как изглежда успехът.

Важно е и да се отдели собствеността от управлението. Един член на семейството може да е собственик, без да е подходящ човек за ежедневното управление. Един справедлив бизнес уважава едновременно правата на собственост и управленската компетентност.

Определете правилата за възнаграждение отрано

Заплащането е един от най-бързите начини да се създаде напрежение в семеен бизнес.

Ако роднини получават различно възнаграждение без ясна причина, недоволството бързо се натрупва. Ако всички получават еднакво, независимо от ролята, резултатите или пазарната стойност, бизнесът може да стане неефективен и несправедлив.

По-добър подход е да създадете правила за възнаграждение, базирани на длъжността, а не на семейната връзка.

Обмислете:

• Плащане на заплати според пазарната стойност на позицията
• Разграничаване между заплата, бонуси и разпределение на печалба
• Използване на писмени критерии за представяне
• Преглед на възнаграждението по редовен график
• Прилагане на едни и същи стандарти към семейни и външни служители

Ако роднина работи на пълен работен ден, трябва да бъде третиран като професионален служител. Ако роднина е собственик, но не участва в управлението, разпределенията трябва да следват условията на собствеността, а не неформални искания.

Поддържайте бизнес и семейните разговори отделно, когато е необходимо

Едно от най-големите предимства на семейния бизнес е доверието. Един от най-големите рискове е бизнес въпросите да навлизат в семейния живот.

Полезен навик е да се създадат граници за това кога се обсъжда бизнесът. Това може да означава:

• Без бизнес разговори по време на хранене или празници
• Седмични бизнес срещи с дневен ред
• Специални канали за спешни оперативни въпроси
• Правило, че личните събития си остават лични, освен ако бизнесът не е пряко засегнат

Това не означава да се избягват трудните разговори. Означава да избирате правилното място и време за тях. Когато всяко събиране се превръща в бизнес среща, семейните отношения могат да пострадат.

Използвайте редовни срещи и писмени дневни редове

Комуникацията работи по-добре, когато е предвидима.

Семейните бизнеси трябва да планират регулярни срещи с ясен дневен ред. Това помага да се избегнат емоционални реакции и поддържа разговорите фокусирани върху резултатите.

Практична структура за срещи може да включва:

• Седмични или двуседмични управленски срещи
• Месечни финансови прегледи
• Тримесечни срещи на собствениците
• Годишни планиращи сесии

Всяка среща трябва да има цел. Например седмична управленска среща може да се фокусира върху операциите, клиентските проблеми и сроковете, а среща на собствениците може да е насочена към стратегията, печалбите и дългосрочното развитие.

Писмените дневни редове и протоколите от срещите създават отчетност. Те също така улесняват проследяването на решенията, когато по-късно спомените се разминават.

Включете външни специалисти

Семейните бизнеси често печелят от външна подкрепа. Неутрален консултант може да помогне да се махнат емоциите от въпроси, които за семейството изглеждат лични.

Полезни специалисти могат да бъдат:

• Адвокат за учредяване на бизнеса и договори
• Счетоводител или CPA за данъчна и счетоводна подкрепа
• Payroll provider за изплащане на възнаграждения и подаване на декларации
• Бизнес консултант за планиране и растеж

Външните специалисти са особено полезни, когато семейството има нужда от помощ при решения за собственост, наследяване или разрешаване на конфликти. Те могат да дадат перспектива, която членовете на семейството не винаги могат да си дадат един на друг.

Решавайте конфликтите, преди да се задълбочат

Всеки бизнес има разногласия. В семеен бизнес неразрешеният конфликт може да нанесе по-големи щети, защото отношенията продължават и извън работата.

Затова е полезно да се създаде процес за разрешаване на конфликти, преди да е нужен.

Практичен процес може да включва:

1. Повдигнете въпроса директно и с уважение пред човека, който е замесен
2. Прегледайте писменото споразумение, длъжностната характеристика или фирмената политика
3. Включете неутрална трета страна, ако проблемът не бъде решен
4. Ескалирайте сериозните спорове чрез договорения процес на собственост или управление

Целта не е да се елиминира несъгласието. Целта е то да не се превръща в трайна вреда.

Обърнете внимание на съответствието и документите

Семейните бизнеси все пак трябва да работят като всеки друг бизнес. Това означава да сте в крак с регистрационните документи, данъците, лицензите и задълженията към служителите.

В зависимост от структурата и щата може да се наложи да поддържате:

• Годишни отчети
• Данни за registered agent
• Бизнес лицензи и разрешителни
• Подаване на payroll и данъчни документи за служители
• Протоколи на корпорацията или записи за собственост
• Обновявания на operating agreement или устава

Съответствието е важно, защото малките грешки могат да станат скъпи с времето. То е важно и защото добре поддържаният бизнес е по-лесен за управление, финансиране и прехвърляне.

Ако искате стабилна основа, започването с правилно учредяване и текуща подкрепа за съответствие може да ви спести време по-късно.

Планирайте наследяването отрано

Много семейни бизнеси отлагат планирането на наследяването, докато основателят не е готов да се пенсионира или извънредна ситуация не наложи темата. Това обикновено е твърде късно.

По-добър подход е отрано да решите как собствеността и управлението трябва да се прехвърлят с времето.

Въпроси, на които трябва да отговорите, включват:

• Кой ще ръководи, ако основателят се оттегли?
• Собствеността ще премине ли към деца, съпрузи или друг член на семейството?
• Следващото поколение ще трябва ли да изкупи дял?
• Как ще се променят правата на глас с времето?
• Какво се случва, ако един член на семейството иска да напусне, а друг иска да влезе?

Планирането на наследяването защитава непрекъснатостта. То също така намалява шанса промяна в ръководството да предизвика семеен спор.

Знайте кога член на семейството не трябва да бъде наеман

Не всеки роднина е подходящ за компанията.

Семейният бизнес трябва да взема решения за наемане въз основа на качества, подходящост и нуждите на бизнеса. Ако роднина няма нужните умения, не е надежден или би създал смущения, може да е по-добре да не бъде наеман.

Това е трудно, но често е по-здравословно да се каже „не“ отрано, отколкото да се създаде дългосрочен проблем. Семейният бизнес все пак може да подкрепя роднини по други начини, без да ги включва в заплатите.

Изградете бизнес, който подкрепя семейството, а не обратното

Силният семеен бизнес трябва да подобрява живота на хората, които участват в него, а не да го поглъща.

Това означава:

• Да вземате решения въз основа на дългосрочното здраве на компанията
• Да защитавате семейните отношения с ясни граници
• Да третирате роднините справедливо и професионално
• Да изграждате системи, които не зависят от паметта или настроението на един човек
• Да използвате правна и финансова структура за намаляване на риска

Когато бизнесът е добре организиран, членовете на семейството могат да се съсредоточат върху най-важното: да изграждат нещо устойчиво заедно.

Как Zenind може да помогне

За семействата, които стартират бизнес в Съединените щати, първата стъпка често е да изберат правилното юридическо лице и да го учредят правилно. Zenind помага на основателите да създадат здрава правна основа с услуги по учредяване, създадени за модерни малки бизнеси.

Тази основа е важна в семеен бизнес, защото правилната структура улеснява определянето на собствеността, управлението на ролите и поддържането на организирани записи още от самото начало.

Заключителни мисли

Семейният бизнес може да бъде мощен начин да създадете нещо значимо през поколенията. Но доверието само по себе си не е достатъчно. Бизнесите, които издържат, са тези, които съчетават семейна отдаденост с реална структура.

Изберете правилното юридическо лице, запишете правилата, определете ясно ролите и планирайте бъдещето отрано. Ако направите това, давате на бизнеса си много по-добър шанс да успее, без да излагате семейната връзка на риск.