Cum să începi și să gestionezi o afacere de familie fără să pierzi legătura de familie

O afacere de familie poate fi una dintre cele mai satisfăcătoare modalități de a construi avere, de a crea o moștenire și de a lucra cu oameni în care ai încredere. Poate fi, de asemenea, una dintre cele mai complicate. Istoricul personal, așteptările familiei și presiunea afacerii se pot suprapune ușor dacă nu există o structură clară.

Vestea bună este că afacerile de familie nu reușesc din noroc. Ele reușesc atunci când proprietarii tratează afacerea ca pe o companie reală încă din prima zi. Asta înseamnă alegerea structurii juridice potrivite, documentarea responsabilităților, stabilirea politicilor de plată, construirea unor obiceiuri de comunicare și planificarea viitorului înainte să apară probleme.

Dacă începi o afacere de familie sau aduci rude într-o companie existentă, acest ghid acoperă deciziile esențiale care ajută la protejarea atât a afacerii, cât și a relației.

De ce afacerile de familie au nevoie devreme de structură

Multe afaceri de familie încep informal. O persoană are ideea, alta ajută part-time și, înainte să-ți dai seama, afacerea funcționează pe bază de încredere și bunăvoință. Asta poate merge pe termen scurt, dar devine riscant imediat ce afacerea crește.

Fără o structură clară apar probleme frecvente:

• Așteptări neclare privind proprietatea
• Dispute despre salarii sau distribuiri
• Confuzie cu privire la cine are autoritatea de a lua decizii
• Membri ai familiei care amestecă problemele de afaceri cu conflictele personale
• Dificultăți în atragerea investitorilor, consultanților sau angajaților din afara familiei
• Probleme de succesiune atunci când fondatorul se retrage

O structură formală a afacerii ajută la reducerea acestor riscuri. De asemenea, face compania mai ușor de administrat, mai ușor de explicat băncilor și furnizorilor și mai ușor de protejat din punct de vedere juridic și financiar.

Alege structura potrivită a afacerii

Primul pas major este să decizi cum ar trebui înființată afacerea. Alegerea corectă depinde de câți proprietari ai, cum intenționezi să crești și cât de multă separare vrei între activele afacerii și cele personale.

Opțiunile obișnuite includ:

Societate cu răspundere limitată (LLC)

Un LLC este o alegere populară pentru afacerile de familie deoarece oferă flexibilitate și o protecție solidă împotriva răspunderii. Poate funcționa bine atunci când afacerea este deținută strâns de membrii familiei și proprietarii vor o structură de management simplă.

Un LLC poate fi potrivit dacă îți dorești:

• Procente de proprietate flexibile
• Guvernanță internă simplă
• Impozitare de tip pass-through în multe cazuri
• Un acord de operare scris care stabilește clar regulile

Corporație

O corporație poate fi o alegere mai bună pentru familiile care se așteaptă să atragă capital, să emită acțiuni sau să creeze o structură de management mai formală. Unele afaceri de familie aleg, de asemenea, o corporație pentru planificarea succesiunii pe termen lung.

O corporație poate fi utilă dacă îți dorești:

• Proprietate clar definită a acționarilor
• O structură de consiliu și funcții executive
• Transfer mai ușor al intereselor de proprietate în anumite situații
• Un cadru corporativ mai tradițional

Întreprindere individuală sau parteneriat general

Aceste structuri sunt, de obicei, mai puțin potrivite pentru o afacere de familie care se așteaptă să crească. Ele oferă adesea mai puțină separare între răspunderea personală și cea a afacerii și pot crea mai mult risc dacă ceva merge prost.

Pentru multe afaceri de familie, înființarea unui LLC sau a unei corporații este un punct de pornire mai bun, deoarece creează limite încă din prima zi.

Pune regulile în scris

Afaceriile bune de familie nu se bazează pe memorie sau presupuneri. Ele pun regulile în scris.

În funcție de structura aleasă, asta poate include:

• Un acord de operare pentru un LLC
• Statutul și acorduri ale acționarilor pentru o corporație
• Prevederi de tip buy-sell
• Contracte de muncă
• Clauze de confidențialitate sau nondisclosure
• Fișe de post și politici de compensare

Aceste documente fac mai mult decât să protejeze compania. Ele protejează relația de familie prin reducerea incertitudinii. Când regulile sunt consemnate în scris, este mai ușor să te raportezi la acord în loc să transformi o dispută de afaceri într-una personală.

Un acord de operare sau un acord al acționarilor puternic ar trebui să abordeze întrebări precum:

• Cine deține ce procent din afacere?
• Cine poate lua decizii de zi cu zi?
• Ce decizii necesită aprobare unanimă?
• Cum sunt distribuite profiturile?
• Cum este angajat sau înlăturat un membru al familiei?
• Ce se întâmplă dacă cineva vrea să plece?
• Cum sunt transferate participațiile de proprietate?

Cu cât aceste aspecte sunt clar stabilite de la început, cu atât vei avea mai puține surprize neplăcute mai târziu.

Definește rolurile înainte să înceapă munca

Afacerile de familie se confruntă adesea cu dificultăți atunci când toată lumea ajută la toate. Asta poate părea eficient la început, dar poate crea rapid tensiuni.

În schimb, definește rolul fiecărei persoane pe baza competențelor, responsabilităților și nevoilor afacerii. O afacere de familie bună se comportă ca orice altă companie profesionistă:

• O persoană ar trebui să fie responsabilă pentru operațiuni
• O altă persoană poate coordona vânzările sau marketingul
• Altcineva poate gestiona finanțele, conformitatea sau relația cu clienții

Fiecare rol ar trebui să aibă o arie clară. Membrii familiei ar trebui să știe ce gestionează, ce decizii pot lua și cum arată succesul.

De asemenea, este important să separi proprietatea de management. Un membru al familiei poate fi proprietar fără să fie persoana potrivită pentru a conduce activitățile zilnice. O afacere corectă respectă atât drepturile de proprietate, cât și competența de leadership.

Stabilește devreme politicile de compensare

Salariile sunt una dintre cele mai rapide modalități de a crea tensiune într-o afacere de familie.

Dacă rudele sunt plătite diferit fără o explicație clară, resentimentele apar repede. Dacă toată lumea este plătită la fel, indiferent de rol, performanță sau valoare de piață, afacerea poate deveni ineficientă și nedreaptă.

O abordare mai bună este să creezi politici de compensare bazate pe funcție, nu pe relația de familie.

Ia în considerare:

• Plata salariilor în funcție de valoarea de piață pentru poziție
• Distincția între salarii, bonusuri și distribuiri de profit
• Folosirea unor criterii de performanță scrise
• Revizuirea salariilor la intervale regulate
• Aplicarea acelorași standarde angajaților din familie și celor din afara familiei

Dacă o rudă lucrează cu normă întreagă, ar trebui tratată ca un angajat profesionist. Dacă o rudă este proprietar, dar nu este operator, distribuțiile ar trebui să urmeze termenii de proprietate, nu cereri informale.

Păstrează separate discuțiile de familie și cele de afaceri când este nevoie

Unul dintre cele mai mari beneficii ale unei afaceri de familie este încrederea. Unul dintre cele mai mari riscuri este ca problemele de afaceri să se răsfrângă în viața de familie.

Un obicei util este să creezi limite cu privire la momentul în care se discută despre afacere. Asta poate însemna:

• Fără discuții despre afaceri la masă sau de sărbători
• Ședințe săptămânale de afaceri cu agendă
• Canale dedicate pentru probleme operaționale urgente
• O regulă conform căreia evenimentele personale rămân personale, cu excepția cazului în care afacerea este afectată direct

Asta nu înseamnă evitarea conversațiilor dificile. Înseamnă alegerea locului și momentului potrivit pentru ele. Când fiecare întâlnire devine o ședință de afaceri, relațiile de familie pot avea de suferit.

Folosește ședințe regulate și agende scrise

Comunicarea funcționează mai bine atunci când este previzibilă.

Afacerile de familie ar trebui să programeze întâlniri recurente cu agende clare. Asta ajută la evitarea reacțiilor emoționale și menține discuțiile concentrate pe rezultate.

O structură practică de întâlnire poate include:

• Ședințe de management săptămânale sau bilunare
• Revizuiri financiare lunare
• Întâlniri trimestriale ale proprietarilor
• Sesiuni anuale de planificare

Fiecare întâlnire ar trebui să aibă un scop. De exemplu, o ședință săptămânală de management se poate concentra pe operațiuni, probleme ale clienților și termene limită, în timp ce o întâlnire a proprietarilor se poate concentra pe strategie, profituri și direcția pe termen lung.

Agendele scrise și notițele de ședință creează responsabilitate. De asemenea, fac mai ușoară urmărirea deciziilor atunci când amintirile diferă mai târziu.

Apelează la profesioniști externi

Afacerile de familie beneficiază adesea de sprijin extern. Un consilier neutru poate ajuta la eliminarea emoțiilor din probleme care par personale pentru familie.

Profesioniștii utili pot include:

• Un avocat pentru înființarea afacerii și acorduri
• Un contabil sau CPA pentru taxe și contabilitate
• Un furnizor de payroll pentru plăți și depuneri ale angajaților
• Un consultant de afaceri pentru planificare și creștere

Profesioniștii externi sunt deosebit de utili atunci când familia are nevoie de ajutor pentru decizii legate de proprietate, succesiune sau rezolvarea conflictelor. Ei pot oferi o perspectivă pe care membrii familiei nu și-o pot oferi unii altora.

Gestionează conflictul înainte să crească

Fiecare afacere are neînțelegeri. Într-o afacere de familie, conflictul nerezolvat poate face mai multe daune, deoarece relația continuă și în afara muncii.

De aceea este util să creezi un proces de rezolvare a conflictelor înainte să ai nevoie de el.

Un proces practic ar putea include:

1. Ridică problema direct și cu respect în fața persoanei implicate
2. Revizuiește acordul scris, fișa postului sau politica companiei
3. Adu o terță parte neutră dacă problema nu se rezolvă
4. Escaladează disputele majore prin procesul agreat de proprietate sau management

Scopul nu este eliminarea dezacordului. Scopul este să împiedici ca dezacordul să devină o daună permanentă.

Acordă atenție conformității și documentelor

Afacerile de familie trebuie totuși să funcționeze ca orice altă afacere. Asta înseamnă să fii la zi cu documentele de înființare, taxele, licențele și obligațiile privind angajarea.

În funcție de structură și stat, poate fi nevoie să menții:

• Rapoarte anuale
• Informații despre agentul înregistrat
• Licențe și autorizații de afaceri
• Depuneri de taxe pentru payroll și angajare
• Procese-verbale corporative sau evidențe ale proprietății
• Actualizări ale acordului de operare sau ale statutului

Conformitatea contează deoarece greșelile mici pot deveni costisitoare în timp. Contează, de asemenea, pentru că o afacere bine administrată este mai ușor de condus, finanțat și transferat.

Dacă vrei o bază solidă, începerea cu o înființare corectă și cu suport continuu pentru conformitate poate economisi timp mai târziu.

Planifică succesiunea din timp

Multe afaceri de familie amână planificarea succesiunii până când fondatorul este gata să se retragă sau o urgență forțează discuția. De obicei, asta este prea târziu.

O abordare mai bună este să decizi devreme cum ar trebui să se facă trecerea proprietății și a conducerii în timp.

Întrebările la care trebuie răspuns includ:

• Cine va conduce dacă fondatorul se retrage?
• Va fi transferată proprietatea către copii, soți sau alt membru al familiei?
• Va trebui generația următoare să cumpere participații?
• Cum se vor schimba drepturile de vot în timp?
• Ce se întâmplă dacă un membru al familiei vrea să iasă, iar altul vrea să intre?

Planificarea succesiunii protejează continuitatea. De asemenea, reduce șansa ca o schimbare de leadership să declanșeze un conflict în familie.

Știi când un membru al familiei nu ar trebui angajat

Nu orice rudă este potrivită pentru companie.

O afacere de familie ar trebui să ia deciziile de angajare pe baza meritelor, a compatibilității și a nevoilor afacerii. Dacă o rudă nu are competențele necesare, nu este de încredere sau ar crea perturbări, poate fi mai bine să nu fie angajată.

Este dificil, dar adesea este mai sănătos să spui nu din timp decât să creezi o problemă pe termen lung. O afacere de familie poate totuși să sprijine rudele în alte moduri fără a le include în statul de plată.

Construiește o afacere care susține familia, nu invers

O afacere de familie puternică ar trebui să îmbunătățească viața oamenilor implicați, nu să o consume.

Asta înseamnă:

• Luarea deciziilor pe baza sănătății pe termen lung a companiei
• Protejarea relației de familie prin limite clare
• Tratarea rudelor corect și profesional
• Construirea unor sisteme care nu depind de memoria sau dispoziția unei singure persoane
• Folosirea structurii juridice și financiare pentru a reduce riscul

Când afacerea este bine organizată, membrii familiei se pot concentra pe ceea ce contează cel mai mult: să construiască împreună ceva durabil.

Cum poate ajuta Zenind

Pentru familiile care încep o afacere în Statele Unite, primul pas este adesea alegerea entității potrivite și înființarea ei corectă. Zenind îi ajută pe fondatori să creeze o bază juridică solidă, cu servicii de înființare concepute pentru afacerile mici moderne.

Această bază contează într-o afacere de familie, deoarece structura potrivită face mai ușoară definirea proprietății, gestionarea rolurilor și păstrarea evidențelor organizate încă de la început.

Gânduri finale

O afacere de familie poate fi o modalitate puternică de a construi ceva semnificativ peste generații. Dar încrederea singură nu este suficientă. Afacerile care rezistă sunt cele care combină implicarea familiei cu o structură reală.

Alege entitatea potrivită, pune regulile în scris, definește clar rolurile și planifică din timp pentru viitor. Dacă faci asta, oferi afacerii tale șanse mult mai bune de succes fără a pune în pericol legătura de familie.