Cách bắt đầu và quản lý một doanh nghiệp gia đình mà không đánh mất sự gắn kết gia đình

Một doanh nghiệp gia đình có thể là một trong những cách đáng giá nhất để xây dựng tài sản, tạo di sản và làm việc với những người bạn tin tưởng. Nhưng đó cũng có thể là một trong những mô hình phức tạp nhất. Lịch sử cá nhân, kỳ vọng của gia đình và áp lực kinh doanh rất dễ chồng lấn lên nhau nếu không có cấu trúc rõ ràng.

Tin tốt là doanh nghiệp gia đình không thành công nhờ may mắn. Chúng thành công khi chủ sở hữu coi doanh nghiệp như một công ty thực thụ ngay từ ngày đầu. Điều đó có nghĩa là lựa chọn cấu trúc pháp lý phù hợp, ghi rõ trách nhiệm, thiết lập chính sách trả lương, xây dựng thói quen giao tiếp và lập kế hoạch cho tương lai trước khi vấn đề phát sinh.

Nếu bạn đang khởi sự một doanh nghiệp gia đình hoặc đưa người thân vào một công ty hiện có, hướng dẫn này sẽ đề cập đến những quyết định cốt lõi giúp bảo vệ cả doanh nghiệp lẫn mối quan hệ.

Vì sao doanh nghiệp gia đình cần có cấu trúc sớm

Nhiều doanh nghiệp gia đình bắt đầu một cách không chính thức. Một người nảy ra ý tưởng, người khác hỗ trợ bán thời gian, và chẳng bao lâu sau doanh nghiệp vận hành dựa trên sự tin tưởng và thiện chí. Điều đó có thể hiệu quả trong ngắn hạn, nhưng sẽ trở nên rủi ro ngay khi doanh nghiệp phát triển.

Nếu không có cấu trúc rõ ràng, những vấn đề phổ biến sẽ xuất hiện:

• Kỳ vọng về quyền sở hữu không rõ ràng
• Tranh chấp về lương hoặc lợi nhuận phân phối
• Nhầm lẫn về người có quyền ra quyết định
• Các thành viên gia đình trộn lẫn vấn đề kinh doanh với mâu thuẫn cá nhân
• Khó thu hút nhà đầu tư, cố vấn hoặc nhân viên bên ngoài
• Vấn đề kế thừa khi người sáng lập lùi lại phía sau

Một cấu trúc kinh doanh chính thức giúp giảm những rủi ro đó. Nó cũng khiến công ty dễ quản lý hơn, dễ giải thích với ngân hàng và nhà cung cấp hơn, đồng thời dễ bảo vệ về mặt pháp lý và tài chính hơn.

Chọn cấu trúc kinh doanh phù hợp

Bước quan trọng đầu tiên là quyết định doanh nghiệp nên được thành lập như thế nào. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào số lượng chủ sở hữu, kế hoạch tăng trưởng và mức độ tách biệt bạn muốn giữa tài sản kinh doanh và tài sản cá nhân.

Các lựa chọn phổ biến bao gồm:

Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC)

LLC là lựa chọn phổ biến cho doanh nghiệp gia đình vì tính linh hoạt và khả năng bảo vệ trách nhiệm tốt. Mô hình này phù hợp khi doanh nghiệp thuộc sở hữu của các thành viên trong gia đình và chủ sở hữu muốn có một cấu trúc quản lý đơn giản.

LLC có thể phù hợp nếu bạn muốn:

• Tỷ lệ sở hữu linh hoạt
• Quản trị nội bộ đơn giản
• Trong nhiều trường hợp, thuế chuyển qua chủ sở hữu
• Một thỏa thuận điều hành bằng văn bản quy định rõ ràng các nguyên tắc

Công ty cổ phần

Công ty cổ phần có thể phù hợp hơn với các gia đình dự kiến huy động vốn, phát hành cổ phần hoặc xây dựng một cấu trúc quản lý chính thức hơn. Một số doanh nghiệp gia đình cũng chọn mô hình này cho việc lập kế hoạch kế thừa dài hạn.

Công ty cổ phần có thể hữu ích nếu bạn muốn:

• Quyền sở hữu cổ đông được xác định rõ
• Cơ cấu hội đồng quản trị và cán bộ điều hành
• Dễ dàng hơn trong việc chuyển nhượng quyền sở hữu trong một số trường hợp
• Một khuôn khổ doanh nghiệp truyền thống hơn

Doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh tổng quát

Những cấu trúc này thường kém phù hợp hơn đối với doanh nghiệp gia đình có kế hoạch phát triển. Chúng thường tạo ra ít sự tách biệt hơn giữa trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm kinh doanh, đồng thời có thể làm tăng rủi ro nếu có sự cố.

Đối với nhiều doanh nghiệp gia đình, thành lập LLC hoặc công ty cổ phần là một điểm khởi đầu vững chắc hơn vì nó tạo ra ranh giới ngay từ đầu.

Ghi các quy tắc bằng văn bản

Doanh nghiệp gia đình tốt không dựa vào trí nhớ hay giả định. Họ ghi các quy tắc bằng văn bản.

Tùy theo cấu trúc bạn chọn, điều đó có thể bao gồm:

• Thỏa thuận điều hành cho LLC
• Điều lệ và thỏa thuận cổ đông cho công ty cổ phần
• Điều khoản mua bán chuyển nhượng
• Hợp đồng lao động
• Điều khoản bảo mật hoặc không tiết lộ
• Bản mô tả công việc và chính sách lương thưởng

Những tài liệu này không chỉ bảo vệ công ty. Chúng còn bảo vệ mối quan hệ gia đình bằng cách giảm sự mơ hồ. Khi các quy tắc được ghi lại, việc viện dẫn thỏa thuận sẽ dễ hơn thay vì biến một bất đồng kinh doanh thành một vấn đề cá nhân.

Một thỏa thuận điều hành hoặc thỏa thuận cổ đông vững chắc nên trả lời những câu hỏi như:

• Ai sở hữu bao nhiêu phần trăm doanh nghiệp?
• Ai có thể đưa ra quyết định hằng ngày?
• Những quyết định nào cần sự chấp thuận nhất trí?
• Lợi nhuận được phân phối như thế nào?
• Một thành viên gia đình được tuyển dụng hoặc bị loại bỏ ra sao?
• Điều gì xảy ra nếu ai đó muốn rời đi?
• Quyền sở hữu được chuyển nhượng như thế nào?

Những vấn đề này được giải quyết càng rõ ngay từ đầu, bạn càng ít phải đối mặt với những bất ngờ đau đầu về sau.

Xác định vai trò trước khi bắt đầu công việc

Doanh nghiệp gia đình thường gặp khó khăn khi mọi người đều tham gia vào mọi việc. Điều đó có thể có vẻ hiệu quả lúc đầu, nhưng rất nhanh sẽ tạo ra xung đột.

Thay vào đó, hãy xác định vai trò của từng người dựa trên kỹ năng, trách nhiệm và nhu cầu của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp gia đình tốt hoạt động như bất kỳ công ty chuyên nghiệp nào khác:

• Một người nên chịu trách nhiệm về vận hành
• Một người khác có thể phụ trách bán hàng hoặc tiếp thị
• Người khác có thể quản lý tài chính, tuân thủ hoặc chăm sóc khách hàng

Mỗi vai trò cần có phạm vi rõ ràng. Các thành viên gia đình nên biết mình phụ trách điều gì, có thể ra quyết định gì và thế nào là thành công.

Việc tách biệt quyền sở hữu với quản lý cũng rất quan trọng. Một thành viên gia đình có thể là chủ sở hữu nhưng không phải là người phù hợp để điều hành công việc hằng ngày. Một doanh nghiệp công bằng tôn trọng cả quyền sở hữu lẫn năng lực lãnh đạo.

Thiết lập chính sách thù lao sớm

Tiền lương là một trong những nguyên nhân nhanh nhất gây căng thẳng trong doanh nghiệp gia đình.

Nếu người thân được trả lương khác nhau mà không có lý do rõ ràng, sự bất mãn sẽ nhanh chóng nảy sinh. Nếu tất cả đều nhận cùng một mức lương bất kể vai trò, hiệu suất hay giá trị thị trường, doanh nghiệp có thể trở nên kém hiệu quả và thiếu công bằng.

Cách tiếp cận tốt hơn là xây dựng chính sách thù lao dựa trên công việc, không phải quan hệ gia đình.

Hãy cân nhắc:

• Trả lương theo giá trị thị trường của vị trí
• Phân biệt giữa lương, thưởng và phần lợi nhuận phân phối
• Sử dụng tiêu chí đánh giá hiệu suất bằng văn bản
• Rà soát lương theo lịch trình định kỳ
• Áp dụng cùng một tiêu chuẩn cho nhân viên là người thân và không phải người thân

Nếu một người thân làm việc toàn thời gian, họ nên được đối xử như một nhân viên chuyên nghiệp. Nếu một người thân là chủ sở hữu nhưng không trực tiếp điều hành, phần phân phối nên tuân theo điều khoản sở hữu thay vì các yêu cầu không chính thức.

Tách biệt khi cần thiết giữa chuyện gia đình và chuyện kinh doanh

Một trong những lợi ích lớn nhất của doanh nghiệp gia đình là sự tin tưởng. Một trong những rủi ro lớn nhất là vấn đề kinh doanh lan sang đời sống gia đình.

Một thói quen hữu ích là đặt ra ranh giới về thời điểm thảo luận chuyện kinh doanh. Điều đó có thể bao gồm:

• Không nói chuyện kinh doanh trong bữa ăn hoặc ngày lễ
• Các cuộc họp kinh doanh hằng tuần có chương trình rõ ràng
• Các kênh riêng cho các vấn đề vận hành khẩn cấp
• Quy tắc rằng việc riêng vẫn là việc riêng, trừ khi nó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp

Điều này không có nghĩa là tránh những cuộc trao đổi khó. Nó có nghĩa là chọn đúng thời điểm và địa điểm cho chúng. Khi mọi buổi gặp gỡ đều trở thành một cuộc họp kinh doanh, các mối quan hệ gia đình có thể bị tổn hại.

Dùng các cuộc họp định kỳ và chương trình họp bằng văn bản

Giao tiếp hiệu quả hơn khi nó có tính dự đoán.

Doanh nghiệp gia đình nên lên lịch các cuộc họp định kỳ với chương trình rõ ràng. Điều đó giúp tránh phản ứng cảm tính và giữ cho các cuộc thảo luận tập trung vào kết quả.

Một cấu trúc họp thực tế có thể bao gồm:

• Họp quản lý hằng tuần hoặc hai tuần một lần
• Rà soát tài chính hằng tháng
• Họp chủ sở hữu hằng quý
• Phiên lập kế hoạch hằng năm

Mỗi cuộc họp nên có mục đích riêng. Ví dụ, cuộc họp quản lý hằng tuần có thể tập trung vào vận hành, vấn đề khách hàng và thời hạn, trong khi cuộc họp chủ sở hữu có thể tập trung vào chiến lược, lợi nhuận và định hướng dài hạn.

Chương trình họp và biên bản họp bằng văn bản tạo ra trách nhiệm giải trình. Chúng cũng giúp dễ theo dõi các quyết định khi trí nhớ của mọi người khác nhau sau này.

Thuê chuyên gia bên ngoài

Doanh nghiệp gia đình thường được hưởng lợi từ sự hỗ trợ bên ngoài. Một cố vấn trung lập có thể giúp giảm cảm xúc trong những vấn đề vốn mang tính cá nhân với gia đình.

Các chuyên gia hữu ích có thể bao gồm:

• Luật sư hỗ trợ thành lập doanh nghiệp và soạn thảo thỏa thuận
• Kế toán hoặc CPA để hỗ trợ thuế và ghi sổ
• Nhà cung cấp dịch vụ tính lương cho việc thanh toán và nộp hồ sơ cho nhân viên
• Cố vấn hoặc chuyên gia kinh doanh cho kế hoạch và tăng trưởng

Các chuyên gia bên ngoài đặc biệt hữu ích khi gia đình cần hỗ trợ trong các quyết định về sở hữu, kế thừa hoặc giải quyết xung đột. Họ có thể mang lại góc nhìn mà các thành viên gia đình có thể không thể mang lại cho nhau.

Xử lý xung đột trước khi nó trở nên lớn hơn

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có bất đồng. Trong doanh nghiệp gia đình, xung đột chưa được giải quyết có thể gây thiệt hại lớn hơn vì mối quan hệ vẫn tiếp tục ngoài công việc.

Đó là lý do nên xây dựng quy trình giải quyết xung đột trước khi cần đến nó.

Một quy trình thực tế có thể bao gồm:

1. Nêu vấn đề trực tiếp và tôn trọng với người liên quan
2. Xem lại thỏa thuận bằng văn bản, bản mô tả công việc hoặc chính sách công ty
3. Mời một bên thứ ba trung lập nếu vấn đề chưa được giải quyết
4. Chuyển các tranh chấp lớn lên theo quy trình sở hữu hoặc quản lý đã thống nhất

Mục tiêu không phải là loại bỏ bất đồng. Mục tiêu là ngăn bất đồng trở thành tổn hại lâu dài.

Chú ý đến tuân thủ và hồ sơ

Doanh nghiệp gia đình vẫn phải vận hành như bất kỳ doanh nghiệp nào khác. Điều đó có nghĩa là phải cập nhật các hồ sơ thành lập, thuế, giấy phép và nghĩa vụ lao động.

Tùy theo cấu trúc và tiểu bang của bạn, bạn có thể cần duy trì:

• Báo cáo thường niên
• Thông tin đại diện đăng ký
• Giấy phép và giấy cho phép kinh doanh
• Hồ sơ kê khai thuế lương và thuế lao động
• Biên bản công ty hoặc hồ sơ quyền sở hữu
• Cập nhật thỏa thuận điều hành hoặc điều lệ

Tuân thủ rất quan trọng vì những sai sót nhỏ có thể trở nên tốn kém theo thời gian. Nó cũng quan trọng vì một doanh nghiệp được quản lý hồ sơ tốt sẽ dễ điều hành, tài trợ và chuyển giao hơn.

Nếu bạn muốn có một nền tảng rõ ràng, bắt đầu bằng việc thành lập doanh nghiệp đúng cách và hỗ trợ tuân thủ liên tục có thể giúp tiết kiệm thời gian về sau.

Lập kế hoạch kế thừa sớm

Nhiều doanh nghiệp gia đình trì hoãn kế hoạch kế thừa cho đến khi người sáng lập sắp nghỉ hưu hoặc một tình huống khẩn cấp buộc phải xử lý. Thường thì như vậy là quá muộn.

Cách làm tốt hơn là quyết định sớm cách quyền sở hữu và vai trò lãnh đạo sẽ chuyển giao theo thời gian.

Những câu hỏi cần trả lời bao gồm:

• Ai sẽ lãnh đạo nếu người sáng lập lùi lại?
• Quyền sở hữu sẽ chuyển cho con cái, vợ chồng hay một thành viên gia đình khác?
• Thế hệ tiếp theo có cần mua vào hay không?
• Quyền biểu quyết sẽ thay đổi như thế nào theo thời gian?
• Điều gì xảy ra nếu một thành viên gia đình muốn rút lui và người khác muốn tham gia?

Lập kế hoạch kế thừa giúp bảo đảm tính liên tục. Nó cũng làm giảm khả năng việc thay đổi lãnh đạo sẽ gây ra tranh chấp trong gia đình.

Biết khi nào không nên tuyển một thành viên gia đình

Không phải người thân nào cũng phù hợp với công ty.

Một doanh nghiệp gia đình nên đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên năng lực, mức độ phù hợp và nhu cầu của doanh nghiệp. Nếu một người thân thiếu bộ kỹ năng cần thiết, không đáng tin cậy hoặc có thể gây xáo trộn, tốt hơn là không nên tuyển.

Điều này rất khó, nhưng thường sẽ lành mạnh hơn nếu từ chối sớm thay vì tạo ra một vấn đề dài hạn. Doanh nghiệp gia đình vẫn có thể hỗ trợ người thân theo những cách khác mà không đưa họ vào danh sách trả lương.

Xây dựng doanh nghiệp hỗ trợ gia đình, không phải ngược lại

Một doanh nghiệp gia đình vững mạnh nên cải thiện cuộc sống của những người tham gia, chứ không phải nuốt chửng nó.

Điều đó có nghĩa là:

• Đưa ra quyết định dựa trên sức khỏe dài hạn của công ty
• Bảo vệ mối quan hệ gia đình bằng ranh giới rõ ràng
• Đối xử công bằng và chuyên nghiệp với người thân
• Xây dựng hệ thống không phụ thuộc vào trí nhớ hay cảm xúc của một người
• Sử dụng cấu trúc pháp lý và tài chính để giảm rủi ro

Khi doanh nghiệp được tổ chức tốt, các thành viên gia đình có thể tập trung vào điều quan trọng nhất: cùng nhau xây dựng một điều gì đó bền vững.

Cách Zenind có thể hỗ trợ

Đối với các gia đình bắt đầu kinh doanh tại Hoa Kỳ, bước đầu tiên thường là chọn đúng loại thực thể pháp lý và thành lập nó đúng cách. Zenind hỗ trợ các nhà sáng lập xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc với các dịch vụ thành lập được thiết kế cho doanh nghiệp nhỏ hiện đại.

Nền tảng đó rất quan trọng trong doanh nghiệp gia đình vì cấu trúc phù hợp giúp dễ xác định quyền sở hữu, quản lý vai trò và giữ hồ sơ ngăn nắp ngay từ đầu.

Kết luận

Doanh nghiệp gia đình có thể là một cách mạnh mẽ để xây dựng điều gì đó có ý nghĩa qua nhiều thế hệ. Nhưng chỉ có sự tin tưởng thôi là chưa đủ. Những doanh nghiệp tồn tại lâu dài là những doanh nghiệp kết hợp được sự gắn bó gia đình với cấu trúc thực sự.

Hãy chọn đúng loại thực thể, ghi các quy tắc bằng văn bản, xác định rõ vai trò và lập kế hoạch cho tương lai từ sớm. Nếu làm được như vậy, bạn sẽ cho doanh nghiệp của mình cơ hội thành công cao hơn nhiều mà không đặt mối quan hệ gia đình vào rủi ro.