Πώς να χρησιμοποιήσετε τους φακέλους δράσης για να οργανώσετε τα έγγραφα της μικρής σας επιχείρησης

Ένα ακατάστατο γραφείο μπορεί να κάνει ακόμη και απλή εργασία να φαίνεται πιο δύσκολη από όσο θα έπρεπε. Για ιδρυτές, διαχειριστές και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, η πρόκληση είναι ακόμη μεγαλύτερη: καθημερινές εργασίες, έγγραφα σύστασης, υπενθυμίσεις συμμόρφωσης, τιμολόγια, αποδείξεις και ενέργειες παρακολούθησης μπορούν γρήγορα να συσσωρευτούν σε ένα σύστημα που μοιάζει μη διαχειρίσιμο.

Οι φάκελοι δράσης προσφέρουν έναν πρακτικό τρόπο να μπει τάξη σε αυτό το χάος. Αντί να αφήνετε κάθε έγγραφο πάνω στο γραφείο σας ή να χάνεται σε ένα υπερφορτωμένο συρτάρι, οι φάκελοι δράσης δίνουν σε κάθε χαρτί μια προσωρινή θέση, με βάση το τι πρέπει να γίνει στη συνέχεια. Το αποτέλεσμα είναι ένας πιο καθαρός χώρος εργασίας, ταχύτερη λήψη αποφάσεων και λιγότερες χαμένες προθεσμίες.

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που χτίζουν μια εταιρεία από το μηδέν, αυτή η οργάνωση έχει σημασία. Όταν διαχειρίζεστε έγγραφα σύστασης οντότητας, υποβολές στην πολιτεία, ειδοποιήσεις εγγεγραμμένου αντιπροσώπου, φορολογικά έγγραφα, συμβόλαια και έγγραφα πελατών, ένα απλό σύστημα μπορεί να αποτρέψει την απώλεια σημαντικών στοιχείων.

Τι είναι ένας φάκελος δράσης

Ένας φάκελος δράσης είναι ένας προσωρινός χώρος αποθήκευσης για έγγραφα που απαιτούν ένα επόμενο βήμα. Σε αντίθεση με ένα μόνιμο σύστημα αρχειοθέτησης, το οποίο αποθηκεύει αρχεία που θέλετε να διατηρήσετε, ο φάκελος δράσης προορίζεται για αντικείμενα που εξακολουθούν να χρειάζονται προσοχή.

Ένα έγγραφο σε φάκελο δράσης βρίσκεται εκεί επειδή πρέπει να κάνετε κάτι με αυτό. Αυτή η ενέργεια μπορεί να είναι να:

• Επιστρέψετε ένα τηλεφώνημα
• Ελέγξετε ένα έγγραφο
• Πληρώσετε έναν λογαριασμό
• Υποβάλετε μια φόρμα
• Στείλετε κάτι ταχυδρομικά
• Στείλετε ένα email
• Αποφασίσετε αν θα το κρατήσετε ή θα το απορρίψετε

Όταν ολοκληρωθεί η ενέργεια, το έγγραφο βγαίνει από τον φάκελο δράσης και πηγαίνει στον τελικό προορισμό του. Αρχειοθετείται, αποθηκεύεται, σαρώνονται ή καταστρέφεται, ανάλογα με το τι είναι.

Το βασικό πλεονέκτημα είναι η ταχύτητα. Όταν τα χαρτιά ταξινομούνται με βάση την ενέργεια και όχι ανακατεμένα σε έναν ενιαίο σωρό, μπορείτε να δείτε αμέσως τι χρειάζεται προσοχή.

Γιατί οι μικρές επιχειρήσεις χρειάζονται σύστημα φακέλων δράσης

Πολλοί επιχειρηματίες ξεκινούν με τις καλύτερες προθέσεις και τελικά βασίζονται στη μνήμη. Αυτό λειτουργεί μόνο μέχρι να πάψει να λειτουργεί. Μόλις η επιχείρηση μεγαλώσει, αυξάνεται και ο όγκος των εγγράφων.

Οι φάκελοι δράσης βοηθούν τις μικρές επιχειρήσεις με το να:

• Μειώνουν την ακαταστασία στο γραφείο
• Δημιουργούν ορατή ροή εργασίας για εκκρεμείς εργασίες
• Αποτρέπουν την παράβλεψη προθεσμιών
• Διαχωρίζουν τα επείγοντα στοιχεία από τα υλικά αναφοράς
• Κάνουν ευκολότερη την ανάθεση εργασιών σε συνεργάτη ή βοηθό
• Υποστηρίζουν καλύτερες συνήθειες συμμόρφωσης

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για επιχειρήσεις που διαχειρίζονται έγγραφα σύστασης, ειδοποιήσεις ετήσιων εκθέσεων, φορολογική αλληλογραφία, έγγραφα αδειοδότησης και αρχεία πελατών. Ένα απλό σύστημα διαχείρισης χαρτιών μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να μειώσει το άγχος.

Συνήθεις κατηγορίες φακέλων δράσης

Το πιο αποτελεσματικό σύστημα φακέλων δράσης είναι αυτό που θα χρησιμοποιείτε πραγματικά. Ξεκινήστε με ένα μικρό σύνολο κατηγοριών και επεκτείνετέ το μόνο αν χρειάζεται.

Συνήθεις ετικέτες φακέλων δράσης περιλαμβάνουν:

• Προς Αρχειοθέτηση
• Προς Ανάγνωση
• Προς Πληρωμή
• Προς Τηλεφώνημα
• Προς Αποστολή
• Προς Υπογραφή
• Προς Έλεγχο
• Αναμονή για
• Παρακολούθηση
• Επείγον

Αν διευθύνετε επιχείρηση, ίσως θέλετε κατηγορίες προσαρμοσμένες στη δουλειά σας:

• Έγγραφα Σύστασης
• Ειδοποιήσεις Πολιτείας
• Φορολογικά Έγγραφα
• Τιμολόγια Πελατών
• Ζητήματα Προμηθευτών
• Συμβόλαια
• Εργασίες Συμμόρφωσης
• Ιδέες Μάρκετινγκ

Οι καλύτερες ετικέτες είναι σύντομες, σαφείς και προσανατολισμένες στη δράση. Αν ένα έγγραφο δεν ταιριάζει καθαρά σε μια κατηγορία, το σύστημα είναι πιθανόν υπερβολικά περίπλοκο.

Πώς να στήσετε φακέλους δράσης

Δεν χρειάζεστε περίπλοκη εγκατάσταση για να λειτουργήσουν οι φάκελοι δράσης. Αρκούν λίγοι φάκελοι, δίσκοι ή επισημασμένα καλάθια.

1. Επιλέξτε τη μέθοδο αποθήκευσης

Οι φάκελοι δράσης μπορούν να βρίσκονται σε:

• Οργανωτή εγγράφων στο γραφείο
• Συρτάρι αρχείων
• Επικαλυμμένους φακέλους σε δίσκο
• Σύνολο από κουτιά εισερχομένων
• Ψηφιακό σύστημα εργασιών σε συνδυασμό με σαρωμένα έγγραφα

Ο κύριος στόχος είναι η ορατότητα. Αν δεν βλέπετε τους φακέλους, είναι λιγότερο πιθανό να τους χρησιμοποιήσετε.

2. Δημιουργήστε περιορισμένο αριθμό ετικετών

Ξεκινήστε με 5 έως 10 κατηγορίες. Πάρα πολλές ετικέτες δημιουργούν κόπωση αποφάσεων και καθυστερούν την ταξινόμηση.

Ένα απλό σύστημα μπορεί να περιλαμβάνει:

• Απαιτείται Ενέργεια
• Αναμονή για
• Προς Αρχειοθέτηση
• Προς Πληρωμή
• Προς Έλεγχο

Αφού δείτε πώς χειρίζεστε φυσικά τα έγγραφα, μπορείτε να βελτιώσετε τις κατηγορίες.

3. Τοποθετήστε τους φακέλους εκεί όπου γίνεται η εργασία

Οι φάκελοι δράσης πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμοι από το γραφείο σας ή τον κύριο χώρο εργασίας σας. Αν βρίσκονται κρυμμένοι σε άλλο δωμάτιο, το σύστημα θα αποτύχει.

4. Κάντε την ταξινόμηση μέρος της καθημερινής σας ρουτίνας

Αφιερώστε λίγα λεπτά κάθε ημέρα για να επεξεργάζεστε το περιεχόμενό τους. Το σύστημα λειτουργεί μόνο αν τα χαρτιά προχωρούν γρήγορα. Οι φάκελοι δράσης είναι προσωρινοί, όχι δεύτερο αρχείο.

Χρήση φακέλου αναμονής για μελλοντικές εργασίες

Ο φάκελος αναμονής είναι μια χρήσιμη επέκταση του συστήματος φακέλων δράσης. Προορίζεται για αντικείμενα που δεν χρειάζονται άμεση προσοχή, αλλά θα έχουν σημασία αργότερα.

Για παράδειγμα, ένας φάκελος αναμονής μπορεί να περιέχει:

• Προσκλήσεις σε σεμινάρια
• Ειδοποιήσεις ανανέωσης
• Υλικό εκδηλώσεων για μελλοντική χρήση
• Συμβόλαια που περιμένουν μελλοντική ημερομηνία
• Έγγραφα που πρέπει να επανεξεταστούν αργότερα

Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί καλύτερα όταν συνδυάζεται με ημερολόγιο ή εργαλείο διαχείρισης εργασιών. Το φυσικό έγγραφο παραμένει στον φάκελο αναμονής, ενώ μια υπενθύμιση τοποθετείται στο ημερολόγιο για την ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να γίνει η ενέργεια.

Αν διαχειρίζεστε έγγραφα επιχείρησης, αυτός είναι ένας πρακτικός τρόπος να παρακολουθείτε:

• Προθεσμίες ετήσιων εκθέσεων
• Ανανέωση αδειών
• Ημερομηνίες πληρωμής φόρων
• Ημερομηνίες αναθεώρησης ασφαλίσεων
• Ημερομηνίες λήξης συμβολαίων
• Τηλεφωνικές παρακολουθήσεις για εκκρεμή ζητήματα

Ο φάκελος αναμονής δεν είναι χώρος για να ξεχνάτε πράγματα. Είναι χώρος προσωρινής στάθμευσης μέχρι να έρθει η σωστή στιγμή.

Ένα απλό workflow για τη διαχείριση εγγράφων

Μια αξιόπιστη ροή εργασίας εγγράφων σάς βοηθά να αποφασίζετε τι θα κάνετε με κάθε χαρτί που έρχεται.

Χρησιμοποιήστε αυτή τη σειρά:

1. Ταξινομήστε αμέσως τα εισερχόμενα στοιχεία.
2. Τοποθετήστε τα στοιχεία που απαιτούν ενέργεια στον σωστό φάκελο.
3. Μεταφέρετε τα στοιχεία που χρειάζονται μελλοντική προσοχή στον φάκελο αναμονής.
4. Αρχειοθετήστε τα μόνιμα αρχεία στο αρχείο σας.
5. Απορρίψτε ό,τι δεν χρειάζεστε.

Έτσι αποφεύγετε ο χώρος εργασίας σας να μετατραπεί σε χώρο αποθήκευσης. Ακόμη πιο σημαντικό, σας βοηθά να μην συσσωρεύετε αποφάσεις αντί να τις παίρνετε.

Τι να κρατάτε σε φάκελο δράσης και τι σε μόνιμο φάκελο

Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δυσκολεύονται επειδή δεν ξέρουν πού ανήκει ένα έγγραφο. Η διάκριση είναι απλή:

• Φάκελος δράσης: στοιχεία που εξακολουθούν να χρειάζονται απόφαση ή ολοκλήρωση εργασίας
• Μόνιμος φάκελος: ολοκληρωμένα αρχεία που ίσως χρειαστείτε αργότερα για αναφορά, λογιστική, φορολογικούς, νομικούς ή συμμορφωτικούς σκοπούς

Παραδείγματα μόνιμων αρχείων μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Κατατεθειμένα έγγραφα σύστασης
• Υπογεγραμμένα συμβόλαια
• Φορολογικά αρχεία
• Τραπεζικά αρχεία
• Ασφαλιστήρια συμβόλαια
• Άδειες και εγκρίσεις
• Τελικές αναφορές

Παραδείγματα στοιχείων σε φάκελο δράσης μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Έναν λογαριασμό που περιμένει πληρωμή
• Ένα προσχέδιο συμφωνίας που περιμένει έλεγχο
• Μια φόρμα που περιμένει υπογραφή
• Ένα μήνυμα που απαιτεί επιστροφή κλήσης
• Μια υπενθύμιση για αποστολή εγγράφων σε λογιστή

Αν ένα έγγραφο δεν απαιτεί πλέον ενέργεια, δεν πρέπει να παραμένει στον φάκελο δράσης.

Πώς οι φάκελοι δράσης υποστηρίζουν τη συμμόρφωση της επιχείρησης

Για μια αναπτυσσόμενη εταιρεία, η οργάνωση δεν αφορά μόνο την ευκολία. Μπορεί επίσης να υποστηρίξει τη συμμόρφωση.

Η απώλεια εγγράφων μπορεί να δημιουργήσει περιττά προβλήματα, ειδικά όταν τα έγγραφα σχετίζονται με υποβολές στην πολιτεία, φόρους ή άδειες επιχείρησης. Μια πειθαρχημένη ροή αρχειοθέτησης βοηθά να παραμένετε σε επαφή με:

• Ετήσιες εκθέσεις
• Ειδοποιήσεις εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Αλληλογραφία από την πολιτεία
• Φορολογικές ειδοποιήσεις
• Ανανέωση επιχειρηματικών αδειών
• Εσωτερικές εγκρίσεις

Η Zenind βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να διαχειρίζονται τις απαιτήσεις σύστασης και συμμόρφωσης με υπηρεσίες που έχουν σχεδιαστεί για να μειώνουν τη διοικητική τριβή. Ένα οργανωμένο σύστημα εγγράφων συμπληρώνει αυτή την υποστήριξη, διευκολύνοντας την εύρεση και διαχείριση των αρχείων που συνδέονται με την εταιρεία σας.

Συμβουλές για να παραμείνει αποτελεσματικό το σύστημα

Το σύστημα φακέλων δράσης είναι απλό, αλλά χρειάζεται συντήρηση. Χρησιμοποιήστε αυτές τις συνήθειες για να παραμείνει χρήσιμο.

Κρατήστε μικρές τις κατηγορίες

Αν ένας φάκελος γεμίσει υπερβολικά, χωρίστε τον μόνο όταν υπάρχει σαφής λόγος. Η υπερβολική πολυπλοκότητα κάνει το σύστημα πιο δύσκολο στη συντήρηση.

Επεξεργάζεστε τους φακέλους δράσης τακτικά

Ορίστε μια σταθερή ώρα κάθε ημέρα ή εβδομάδα για να αδειάζετε, να ελέγχετε και να αρχειοθετείτε έγγραφα. Οι παλιοί φάκελοι δράσης γίνονται ακαταστασία, όχι εργαλείο.

Να είστε ειλικρινείς για το τι χρειάζεται ενέργεια

Μην αφήνετε ένα έγγραφο στον φάκελο δράσης μόνο και μόνο επειδή σας φαίνεται σημαντικό. Αν το επόμενο βήμα δεν είναι σαφές, ορίστε το ή μετακινήστε το στοιχείο σε φάκελο ελέγχου.

Αφαιρείτε γρήγορα τα ολοκληρωμένα στοιχεία

Όσο πιο γρήγορα απομακρύνετε τις ολοκληρωμένες εργασίες, τόσο πιο εύκολο είναι να δείτε τι εξακολουθεί να έχει σημασία.

Χρησιμοποιείτε ψηφιακά αντίγραφα ασφαλείας όταν χρειάζεται

Για σημαντικά επιχειρηματικά αρχεία, σαρώστε τα έγγραφα ώστε να έχετε αναζητήσιμα αντίγραφα ασφαλείας. Ένα χάρτινο σύστημα λειτουργεί καλύτερα όταν συνδυάζεται με ψηφιακή εφεδρεία.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Ακόμη και ένα καλό σύστημα αρχειοθέτησης μπορεί να αποτύχει αν χρησιμοποιείται ασυνεπώς. Προσέξτε τα εξής λάθη:

• Χρήση του γραφείου ως μακροχρόνια αποθήκη
• Δημιουργία υπερβολικά πολλών κατηγοριών φακέλων
• Ανάμειξη εγγράφων αναφοράς με στοιχεία δράσης
• Αφήνοντας παλιά χαρτιά στους φακέλους δράσης επ' αόριστον
• Μη συνδυάζοντας τους φακέλους αναμονής με υπενθυμίσεις ημερολογίου
• Αποθήκευση ολοκληρωμένων αρχείων στο λάθος μέρος

Αν το σύστημά σας αρχίσει να φαίνεται μπερδεμένο, απλοποιήστε το αμέσως. Ο στόχος είναι να μειωθεί η τριβή, όχι να προστεθεί περισσότερη.

Φάκελοι δράσης για ιδρυτές και μοναχικούς ιδιοκτήτες

Οι μοναχικοί ιδρυτές συχνά δεν έχουν ειδική ομάδα λειτουργιών για τη διαχείριση των εγγράφων. Αυτό καθιστά ένα ελαφρύ σύστημα ακόμη πιο πολύτιμο.

Ένα βασικό σύστημα φακέλων δράσης μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε:

• Έγγραφα σύστασης
• Φόρμες για άνοιγμα τραπεζικού λογαριασμού
• Έγγραφα επιβεβαίωσης EIN
• Υλικά ένταξης προμηθευτών
• Συμβόλαια πελατών
• Αποδείξεις τήρησης βιβλίων
• Επίσημη αλληλογραφία

Για πολλούς νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, το δύσκολο κομμάτι δεν είναι τα ίδια τα χαρτιά. Είναι το να παρακολουθείτε ποιο αντικείμενο χρειάζεται προσοχή και πότε. Οι φάκελοι δράσης λύνουν αυτό το πρόβλημα κάνοντας το επόμενο βήμα ορατό.

Πότε να περάσετε πλήρως σε ψηφιακή διαδικασία

Ορισμένες επιχειρήσεις τελικά μεταφέρουν το μεγαλύτερο μέρος των εγγράφων σε ψηφιακή ροή εργασίας. Αυτό μπορεί να λειτουργήσει πολύ καλά, ειδικά αν η ομάδα σας ήδη χρησιμοποιεί κοινόχρηστους δίσκους, λογισμικό εργασιών και σαρωμένα PDF.

Μια ψηφιακή ροή εργασίας μπορεί να είναι κατάλληλη αν:

• Λαμβάνετε τα περισσότερα έγγραφα μέσω email
• Χρειάζεστε απομακρυσμένη πρόσβαση στα αρχεία
• Θέλετε αναζητήσιμα αρχεία
• Εργάζεστε με κατανεμημένη ομάδα
• Προτιμάτε αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις

Ακόμη και σε ψηφιακό περιβάλλον, ισχύει η ίδια αρχή: διαχωρίστε ό,τι χρειάζεται ενέργεια από ό,τι πρέπει να αποθηκευτεί.

Τελικές σκέψεις

Οι φάκελοι δράσης είναι ένα μικρό σύστημα με μεγάλο όφελος. Βοηθούν τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να διαχειρίζονται τα καθημερινά έγγραφα, να μειώνουν την ακαταστασία και να αποτρέπουν να περνούν σημαντικές εργασίες απαρατήρητες. Όταν συνδυάζονται με φάκελο αναμονής και ημερολόγιο, δημιουργούν μια πρακτική ροή εργασίας για τη διαχείριση από τη συνηθισμένη διοίκηση έως τα έγγραφα που σχετίζονται με τη συμμόρφωση.

Για τους επιχειρηματίες που χτίζουν και διατηρούν μια εταιρεία, η οργάνωση αποτελεί μέρος της λειτουργικής πειθαρχίας. Ένα σαφές σύστημα χαρτιών υποστηρίζει καλύτερες αποφάσεις, λιγότερο άγχος και έναν πιο συγκεντρωμένο χώρο εργασίας.

Ξεκινήστε απλά, παραμείνετε συνεπείς και δώστε σε κάθε έγγραφο ένα σαφές επόμενο βήμα.