Δεξιότητες διαπραγμάτευσης για ιδρυτές: Πώς να πετυχαίνετε καλύτερα επιχειρηματικά αποτελέσματα χωρίς να χαλάτε σχέσεις

Η διαπραγμάτευση είναι μία από τις πιο πρακτικές δεξιότητες που μπορεί να αναπτύξει ένας ιδρυτής. Διαμορφώνει τον τρόπο που προσλαμβάνετε, τον τρόπο που πληρώνετε προμηθευτές, τον τρόπο που συνεργάζεστε με εταίρους, τον τρόπο που χειρίζεστε διαφορές και τον τρόπο που κινείστε με αυτοπεποίθηση στα πρώτα στάδια της δημιουργίας μιας επιχείρησης. Για τους επιχειρηματίες, η διαπραγμάτευση δεν είναι σπάνιο γεγονός. Είναι μέρος της καθημερινής λειτουργίας.

Γι’ αυτό οι καλοί διαπραγματευτές συνήθως χτίζουν πιο δυνατές επιχειρήσεις. Προστατεύουν τη ρευστότητα, μειώνουν τις τριβές, αποφεύγουν τις περιττές συγκρούσεις και δημιουργούν συμφωνίες που αντέχουν στον χρόνο. Εξίσου σημαντικό, το κάνουν χωρίς να μετατρέπουν κάθε συζήτηση σε μάχη.

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ειδικά όσους ιδρύουν μια νέα εταιρεία ή διαχειρίζονται την ανάπτυξη, ο στόχος δεν είναι να «κερδίσετε» κάθε ανταλλαγή. Ο στόχος είναι να καταλήγετε σε σαφή, ανθεκτικά αποτελέσματα που στηρίζουν την επιχείρηση μακροπρόθεσμα.

Γιατί η διαπραγμάτευση έχει σημασία στις επιχειρήσεις

Πολλοί ιδρυτές σκέφτονται τη διαπραγμάτευση μόνο όταν κλείνουν μια συμφωνία ή επιλύουν ένα πρόβλημα. Στην πραγματικότητα, εμφανίζεται συνεχώς:

• Επιλογή παρόχου υπηρεσιών ή προμηθευτή
• Καθορισμός όρων πληρωμής με συνεργάτες ή εργολάβους
• Συζήτηση για ιδιοκτησία και αρμοδιότητες με συνεταίρους
• Αξιολόγηση μισθώσεων γραφείων ή συμβολαίων λογισμικού
• Πρόσληψη εργαζομένων και συμφωνία για τις αποδοχές
• Επίλυση διαφωνιών πριν βλάψουν τη σχέση

Κάθε μία από αυτές τις στιγμές μπορεί να ενισχύσει ή να αποδυναμώσει την επιχείρησή σας. Μια κακή συζήτηση μπορεί να κοστίσει χρόνο, χρήμα και εμπιστοσύνη. Μια σωστά διαχειρισμένη μπορεί να φέρει καλύτερους όρους και ισχυρότερες σχέσεις.

Οι ιδρυτές διαπραγματεύονται επίσης υπό πίεση. Συχνά ισορροπούν ανάμεσα σε περιορισμένη ρευστότητα, περιορισμένο χρόνο και ελλιπή πληροφόρηση. Αυτό το τρίπτυχο κάνει εύκολο το να αντιδράσετε συναισθηματικά ή να δεχτείτε μια κακή συμφωνία απλώς για να προχωρήσετε. Η καλή διαπραγμάτευση δημιουργεί χώρο για καθαρή σκέψη πριν δεσμευτείτε.

Ξεκινήστε με αποστασιοποιημένη εμπλοκή

Μία από τις πιο χρήσιμες συνήθειες στη διαπραγμάτευση είναι να παραμένετε ενεργά εμπλεκόμενοι χωρίς να απορροφάστε συναισθηματικά. Αυτό δεν σημαίνει ότι είστε ψυχροί ή αδιάφοροι. Σημαίνει ότι κρατάτε αρκετή απόσταση ώστε να βλέπετε την κατάσταση καθαρά.

Όταν μια συζήτηση γίνεται τεταμένη, είναι εύκολο να εστιάσετε στην άμεση ενόχληση αντί στο ευρύτερο μοτίβο. Μπορεί να κολλήσετε σε ένα αγενές email, σε μια πεισματική αντιπρόταση ή σε μια χαμένη προθεσμία. Η αποστασιοποιημένη εμπλοκή σάς βοηθά να κάνετε ένα βήμα πίσω και να θέσετε καλύτερα ερωτήματα:

• Τι προσπαθεί πραγματικά να λύσει αυτό το άτομο;
• Ποια πίεση δέχεται;
• Ποιο αποτέλεσμα θα ήταν λειτουργικό και για τις δύο πλευρές;
• Αντιδρώ στο ζήτημα ή στον τόνο;

Αυτή η νοοτροπία είναι ιδιαίτερα σημαντική για τους ιδρυτές, επειδή οι επιχειρηματικές αποφάσεις συχνά συνδυάζουν γεγονότα και συναισθήματα. Μπορεί να νοιάζεστε βαθιά για την εταιρεία σας, αλλά αν νοιαστείτε υπερβολικά τη συγκεκριμένη στιγμή, μπορεί να χάσετε την οπτική σας. Η ψυχραιμία σάς βοηθά να σκέφτεστε πιο στρατηγικά.

Κατανοήστε την άλλη πλευρά πριν πιέσετε τη δική σας ατζέντα

Πολλές διαπραγματεύσεις αποτυγχάνουν επειδή κάθε πλευρά υπερασπίζεται μια θέση χωρίς να κατανοεί τις πραγματικές ανάγκες της άλλης. Ένας προμηθευτής θέλει υψηλότερη τιμή. Εσείς θέλετε χαμηλότερη. Ένας συνεταίρος θέλει περισσότερο έλεγχο. Εσείς θέλετε περισσότερη ευελιξία. Αν μείνετε εκεί, η συζήτηση γίνεται αδιέξοδο.

Οι καλύτεροι διαπραγματευτές αναζητούν τα συμφέροντα πίσω από τις θέσεις.

Για παράδειγμα:

• Ένας προμηθευτής που ζητά υψηλότερη αμοιβή μπορεί να υποδηλώνει πρόβλημα φόρτου εργασίας, πρόβλημα περιθωρίου κέρδους ή περιορισμό στελέχωσης.
• Ένας δυνητικός συνεργάτης που ζητά αυστηρότερους όρους μπορεί να προσπαθεί να μειώσει τον κίνδυνο.
• Ένας εργολάβος που επιμένει σε ταχύτερη πληρωμή μπορεί να διαχειρίζεται τη ρευστότητά του.

Όταν κατανοείτε την υποκείμενη ανησυχία, συχνά μπορείτε να βρείτε καλύτερη δομή για τη συμφωνία. Ίσως να μην πάρετε ακριβώς αυτό που θέλατε αρχικά, αλλά συχνά μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αποτέλεσμα που λειτουργεί καλύτερα συνολικά.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για επιχειρήσεις πρώιμου σταδίου, όπου οι σχέσεις έχουν σημασία και η ευελιξία συχνά αξίζει περισσότερο από ένα μικρό βραχυπρόθεσμο κέρδος.

Διαχωρίστε τις θέσεις από τα συμφέροντα

Η θέση είναι αυτό που λέει κάποιος ότι θέλει. Το συμφέρον είναι ο λόγος που το θέλει.

Αν κάποιος πει, «Χρειάζομαι αύξηση 20%», η θέση είναι η αύξηση. Το συμφέρον μπορεί να είναι η βιωσιμότητα, η αβεβαιότητα ή το αυξανόμενο κόστος. Αν αντιπαρατεθείτε μόνο με το νούμερο, χάνετε την ευκαιρία να αντιμετωπίσετε την πραγματική ανησυχία.

Μόλις εντοπίσετε τα συμφέροντα, η διαπραγμάτευση γίνεται πιο δημιουργική. Μπορείτε να εξετάσετε εναλλακτικές όπως:

• Αλλαγή του χρόνου πληρωμής αντί της τιμής
• Προσφορά μακροπρόθεσμης δέσμευσης με αντάλλαγμα καλύτερους όρους
• Μείωση του εύρους αντί για μείωση των τιμολογίων
• Προσθήκη ορόσημων απόδοσης
• Ανταλλαγή ευελιξίας σε έναν τομέα με μεγαλύτερη βεβαιότητα σε έναν άλλο

Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί καλά στις επιχειρήσεις επειδή οι περισσότερες συμφωνίες δεν είναι μονοδιάστατες. Συνήθως υπάρχει περισσότερος από ένας μοχλός που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

Προετοιμαστείτε πριν από τη συζήτηση

Η προετοιμασία είναι ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα που μπορεί να έχει ένας ιδρυτής. Ένας προετοιμασμένος διαπραγματευτής ακούγεται ψύχραιμος, ενημερωμένος και αξιόπιστος. Ένας απροετοίμαστος τείνει να δεσμεύεται υπερβολικά, να αντιδρά παρορμητικά ή να αποδέχεται ασαφείς όρους.

Πριν από κάθε ουσιαστική διαπραγμάτευση, καθορίστε τα εξής:

• Το ιδανικό σας αποτέλεσμα
• Το ελάχιστο αποδεκτό αποτέλεσμα
• Τι μπορείτε να ανταλλάξετε
• Τι δεν μπορείτε να ανταλλάξετε
• Τι συμβαίνει αν δεν υπάρξει συμφωνία

Το τελευταίο σημείο έχει μεγαλύτερη σημασία από όση νομίζουν πολλοί. Αν γνωρίζετε τις εναλλακτικές σας, είναι λιγότερο πιθανό να πάρετε μια απελπισμένη απόφαση. Στις επιχειρήσεις, αυτό μπορεί να σημαίνει ότι απορρίπτετε ένα κακό συμβόλαιο, καθυστερείτε μια αγορά ή βρίσκετε άλλον πάροχο.

Η προετοιμασία σάς βοηθά επίσης να κάνετε καλύτερες ερωτήσεις. Αντί να ξεκινήσετε με απαιτήσεις, μπορείτε να ρωτήσετε πώς βλέπει το ζήτημα η άλλη πλευρά, ποιους περιορισμούς αντιμετωπίζει και τι θα έκανε τη συμφωνία πιο εύκολη να ολοκληρωθεί.

Χρησιμοποιήστε δημιουργικές επιλογές αντί για σταθερή σκέψη

Η ισχυρή διαπραγμάτευση σπάνια αφορά μόνο έναν αριθμό. Αφορά τη δημιουργία ενός πακέτου.

Ένας ιδρυτής που σκέφτεται μόνο με βάση την τιμή μπορεί να χάσει άλλους τρόπους βελτίωσης της συμφωνίας:

• Καλύτεροι όροι πληρωμής
• Ταχύτερη παράδοση
• Διευρυμένη υποστήριξη
• Μειωμένο εύρος
• Δοκιμαστικές περίοδοι
• Επιλογές ανανέωσης
• Εκπτώσεις όγκου

Αυτό έχει σημασία σε πολλές καταστάσεις startups. Μπορεί να μην μπορείτε να πετύχετε τη χαμηλότερη τιμή, αλλά ίσως μπορείτε να εξασφαλίσετε μια δομή που βελτιώνει τη ρευστότητα ή μειώνει τον κίνδυνο.

Για παράδειγμα, αν ένας πάροχος δεν μπορεί να μειώσει τη μηνιαία χρέωση, μπορεί να συμφωνήσει σε μεγαλύτερο κύκλο χρέωσης, μικρότερο κόστος onboarding ή πρόσθετες υπηρεσίες χωρίς επιπλέον χρέωση. Αυτές οι ανταλλαγές μπορεί να είναι πιο πολύτιμες από μια μικρή μείωση τιμής.

Η ίδια λογική ισχύει και στις εσωτερικές επιχειρηματικές συζητήσεις. Αν δύο ιδρυτές διαφωνούν, η λύση μπορεί να μην είναι «ποιος θα περάσει το δικό του». Μπορεί να είναι μια αναθεωρημένη διαδικασία λήψης αποφάσεων, πιο σαφείς αρμοδιότητες ή μια καθορισμένη περίοδος επανεξέτασης.

Μην αφήνετε το συναίσθημα να κυριαρχήσει στη συμφωνία

Η διαπραγμάτευση δυσκολεύει όταν οι άνθρωποι αισθάνονται ότι απειλούνται, εκτίθενται ή στριμώχνονται. Γι’ αυτό η συναισθηματική πειθαρχία είναι επιχειρηματικό πλεονέκτημα.

Όταν η πίεση αυξάνεται, κάντε παύση πριν απαντήσετε. Μια μικρή καθυστέρηση μπορεί να αποτρέψει μια κακή απόφαση. Αν χρειάζεται, ζητήστε χρόνο για να εξετάσετε την προσφορά, να συμβουλευτείτε τα αρχεία σας ή να συγκρίνετε εναλλακτικές.

Οι απλές συνήθειες βοηθούν:

• Διαβάστε τα μηνύματα μία φορά και μετά ξαναδιαβάστε πριν απαντήσετε
• Διαχωρίστε τα γεγονότα από τις υποθέσεις
• Μην μετατρέπετε τη διαφωνία σε προσωπική σύγκρουση
• Εστιάστε στους όρους, όχι στο εγώ πίσω από αυτούς
• Χρησιμοποιήστε ήρεμη γλώσσα ακόμη κι όταν η άλλη πλευρά δεν το κάνει

Αυτό δεν είναι παθητική συμπεριφορά. Είναι έλεγχος. Το άτομο που παραμένει ψύχραιμο συνήθως έχει περισσότερο χώρο να σκεφτεί, και ο περισσότερος χώρος για σκέψη συνήθως σημαίνει καλύτερα αποτελέσματα.

Συνήθεις διαπραγματευτικές περιπτώσεις για ιδρυτές

Ακολουθούν μερικές περιπτώσεις όπου η καλύτερη διαπραγμάτευση αποδίδει γρήγορα.

Συμφωνίες με προμηθευτές και παρόχους υπηρεσιών

Οι μικρές επιχειρήσεις συχνά υπογράφουν συμφωνίες με προμηθευτές πριν κατανοήσουν πλήρως τη δομή κόστους. Ρωτήστε για αλλαγές τιμολόγησης, όρους ανανέωσης, ρήτρες ακύρωσης και τι συμβαίνει αν τα επίπεδα υπηρεσιών δεν τηρηθούν.

Όροι πρόσληψης και συνεργασίας με εργολάβους

Η αμοιβή είναι μόνο ένα μέρος της συζήτησης. Διευκρινίστε αρμοδιότητες, χρονοδιαγράμματα, κυριότητα του παραγόμενου έργου, εμπιστευτικότητα και προγράμματα πληρωμής.

Αποφάσεις συνεταίρων και συνεργασιών

Όταν εμπλέκονται πολλά άτομα, η ασυμφωνία μπορεί να γίνει ακριβή. Καθορίστε έγκαιρα τα δικαιώματα λήψης αποφάσεων, τα ποσοστά ιδιοκτησίας και τους όρους εξόδου.

Συμβόλαια γραφείων, λογισμικού και λειτουργικών αναγκών

Τα επαναλαμβανόμενα έξοδα μπορούν αθόρυβα να εξαντλήσουν μια επιχείρηση. Διαπραγματευτείτε όρους που βελτιώνουν την ευελιξία, περιορίζουν τις απρόβλεπτες χρεώσεις και ταιριάζουν στο τρέχον στάδιο ανάπτυξής σας.

Επιλογές σύστασης εταιρείας και συμμόρφωσης

Ακόμη και οι θεμελιώδεις επιχειρηματικές αποφάσεις μπορεί να περιλαμβάνουν διαπραγμάτευση, από την επιλογή παρόχων υπηρεσιών έως την επιλογή λύσεων υποστήριξης που ταιριάζουν στον προϋπολογισμό και στο χρονοδιάγραμμά σας. Η έγκαιρη σαφήνεια μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο αργότερα.

Λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Μερικές συνήθειες αποδυναμώνουν συστηματικά τα αποτελέσματα της διαπραγμάτευσης:

• Μιλάτε υπερβολικά πριν μάθετε τι χρειάζεται η άλλη πλευρά
• Θεωρείτε την πρώτη προσφορά ως τελική
• Αφήνετε το συναίσθημα να υπερισχύσει της ανάλυσης
• Εστιάζετε μόνο στην τιμή
• Κάνετε παραχωρήσεις χωρίς να παίρνετε κάτι σε αντάλλαγμα
• Συμφωνείτε σε ασαφή διατύπωση
• Αγνοείτε τη μακροπρόθεσμη σχέση

Οι καλύτεροι διαπραγματευτές παραμένουν ευέλικτοι χωρίς να γίνονται αδύναμοι. Ξέρουν τι έχει σημασία, τι μπορεί να μετακινηθεί και πού έχει νόημα ο συμβιβασμός.

Ένα πρακτικό πλαίσιο για καλύτερα αποτελέσματα

Χρησιμοποιήστε αυτή την απλή διαδικασία στην επόμενη διαπραγμάτευσή σας:

1. Καθορίστε τον στόχο σας και την εναλλακτική σας.
2. Μάθετε τις πιέσεις και τις προτεραιότητες της άλλης πλευράς.
3. Εντοπίστε το πραγματικό ζήτημα πίσω από τη θέση.
4. Αναζητήστε πολλαπλές μεταβλητές, όχι μόνο την τιμή.
5. Παραμείνετε ψύχραιμοι και μην προσωποποιείτε τη συζήτηση.
6. Επιβεβαιώστε τους τελικούς όρους γραπτώς.

Αυτό το πλαίσιο λειτουργεί επειδή κρατά τη συζήτηση προσγειωμένη στην επιχειρηματική πραγματικότητα. Δεν προσπαθείτε να υπερισχύσετε του άλλου ατόμου. Προσπαθείτε να χτίσετε μια συμφωνία που μπορεί πραγματικά να σταθεί.

Τελική σκέψη

Για τους ιδρυτές, η διαπραγμάτευση δεν είναι δεξιότητα για ειδικές περιστάσεις. Είναι βασική επιχειρησιακή δεξιότητα. Όσο περισσότερο εξασκείστε στο να ακούτε προσεκτικά, να διαχειρίζεστε τα συναισθήματά σας και να αναζητάτε λειτουργικούς συμβιβασμούς, τόσο μεγαλύτερη αξία δημιουργείτε για την επιχείρησή σας.

Το να νοιάζεστε για το αποτέλεσμα έχει σημασία. Το να νοιάζεστε υπερβολικά τη συγκεκριμένη στιγμή μπορεί να σας κάνει να χάσετε τη μεγάλη εικόνα. Οι ισχυρότεροι διαπραγματευτές παραμένουν παρόντες, παραμένουν σκεπτικοί και κρατούν αρκετή απόσταση ώστε να σκέφτονται καθαρά. Αυτή η ισορροπία είναι που μετατρέπει τις δύσκολες συζητήσεις σε καλύτερες επιχειρηματικές αποφάσεις.