Η διαδικτυακή συγκέντρωση δωρεών και οι Charleston Principles: Τι πρέπει να γνωρίζουν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί

Η διαδικτυακή συγκέντρωση δωρεών έχει κάνει ευκολότερο από ποτέ για τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς να προσεγγίζουν δωρητές, να λανσάρουν καμπάνιες και να στηρίζουν τις μακροπρόθεσμες αποστολές τους. Όμως τα ίδια ψηφιακά εργαλεία που επεκτείνουν την εμβέλεια μιας φιλανθρωπικής οργάνωσης δημιουργούν και ερωτήματα συμμόρφωσης. Μια σελίδα δωρεάς, ένα email κάλεσμα, μια καμπάνια στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή μια πλατφόρμα online δωρεών μπορεί να ενεργοποιήσει υποχρεώσεις εγγραφής και αναφοράς σε περισσότερες από μία πολιτείες.

Εδώ ακριβώς έρχονται οι Charleston Principles. Οι κατευθυντήριες αυτές οδηγίες, που αναπτύχθηκαν από την National Association of State Charity Officials, βοηθούν να αποσαφηνιστεί πότε η διαδικτυακή προσέλκυση δωρεών μπορεί να απαιτεί από μια φιλανθρωπική οργάνωση να εγγραφεί σε συγκεκριμένη πολιτεία. Δεν αποτελούν ομοσπονδιακό νόμο και δεν ταυτίζονται με τους κανόνες κάθε πολιτείας, αλλά παραμένουν ένα από τα σημαντικότερα σημεία αναφοράς για τη συμμόρφωση στη διαδικτυακή συγκέντρωση δωρεών.

Αν ο οργανισμός σας δέχεται δωρεές online, η κατανόηση των Charleston Principles δεν είναι προαιρετική. Είναι μέρος της δημιουργίας ενός προγράμματος συγκέντρωσης πόρων που είναι νομικά ορθό, λειτουργικά αποδοτικό και έτοιμο να αναπτυχθεί.

Τι είναι οι Charleston Principles

Οι Charleston Principles είναι κατευθυντήριες οδηγίες συμβουλευτικού χαρακτήρα που εγκρίθηκαν από το NASCO το 2001. Σκοπός τους είναι να βοηθήσουν τις κρατικές ρυθμιστικές αρχές και τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς να αντιμετωπίζουν τη φιλανθρωπική προσέλκυση στο διαδίκτυο με πιο συνεπή τρόπο.

Η βασική ιδέα είναι απλή: η διαδικτυακή συγκέντρωση δωρεών δεν πρέπει να ξεφεύγει από την εποπτεία απλώς και μόνο επειδή γίνεται μέσω μιας ιστοσελίδας αντί για ταχυδρομείο ή δια ζώσης. Ταυτόχρονα, το διαδίκτυο δεν πρέπει να υποχρεώνει αυτόματα μια φιλανθρωπική οργάνωση να εγγραφεί παντού μόνο και μόνο επειδή η ιστοσελίδα της είναι προσβάσιμη παντού.

Αυτή η ισορροπία έχει σημασία. Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός μπορεί να έχει μια γενική ιστοσελίδα στην οποία έχει πρόσβαση οποιοσδήποτε, αλλά δεν είναι κάθε επίσκεψη στην ιστοσελίδα το ίδιο με μια στοχευμένη προσέλκυση δωρεάς. Το πρακτικό ερώτημα είναι αν ο οργανισμός ζητά ενεργά δωρεές από κατοίκους μιας πολιτείας ή αν δημιουργεί αρκετή επαφή με αυτή την πολιτεία ώστε να ενεργοποιούνται οι κανόνες εγγραφής της.

Γιατί εξακολουθεί να έχει σημασία η εγγραφή σε πολιτειακό επίπεδο

Το IRS εξηγεί ότι πολλές πολιτείες ρυθμίζουν τη φιλανθρωπική συγκέντρωση πόρων και συχνά απαιτούν από τους οργανισμούς να εγγράφονται πριν ζητήσουν συνεισφορές από κατοίκους. Οι πολιτείες μπορεί επίσης να απαιτούν περιοδικές οικονομικές αναφορές και ορισμένες επιβάλλουν πρόσθετους κανόνες για αμειβόμενους fundraiser και συμβούλους συγκέντρωσης πόρων.

Με άλλα λόγια, η ομοσπονδιακή φορολογική απαλλαγή δεν καταργεί το δίκαιο φιλανθρωπίας των πολιτειών. Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός μπορεί να είναι σωστά αναγνωρισμένος από το IRS και παρ’ όλα αυτά να χρειάζεται ξεχωριστές εγγραφές σε πολιτείες πριν ζητήσει δωρεές σε ορισμένες δικαιοδοσίες.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τη διαδικτυακή συγκέντρωση δωρεών, επειδή το διαδίκτυο δεν σέβεται γεωγραφικά όρια. Μια μόνο καμπάνια μπορεί να φτάσει σε δωρητές σε πολλές πολιτείες μέσα σε λίγα λεπτά, πράγμα που σημαίνει ότι μια απόφαση συμμόρφωσης για μία δικαιοδοσία μπορεί να επηρεάσει πολλές άλλες.

Πότε η διαδικτυακή δραστηριότητα μπορεί να θεωρηθεί προσέλκυση δωρεών

Δεν δημιουργεί κάθε διαδικτυακή παρουσία το ίδιο επίπεδο κινδύνου, αλλά ορισμένες συνηθισμένες δραστηριότητες αξίζουν προσοχή.

Σελίδες δωρεάς και ροές ολοκλήρωσης αγοράς

Μια ιστοσελίδα με κουμπί δωρεάς είναι συχνά κάτι περισσότερο από ένα στατικό φυλλάδιο. Αν ένας δωρητής μπορεί να ολοκληρώσει μια συνεισφορά online, η συναλλαγή αυτή μπορεί να θεωρηθεί ενεργή προσέλκυση σε τουλάχιστον ορισμένες πολιτείες.

Εκστρατείες fundraising μέσω email

Τα email καλέσματα μπορεί να είναι ιδιαίτερα σημαντικά επειδή είναι στοχευμένα, μετρήσιμα και εύκολα στη γεωγραφική τμηματοποίηση. Μια καμπάνια που αποστέλλεται σε κατοίκους συγκεκριμένων πολιτειών μπορεί να δημιουργήσει ερωτήματα εγγραφής, ακόμη κι αν το μήνυμα είναι πανεθνικά ίδιο.

Συγκέντρωση δωρεών στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Οι δημόσιες αναρτήσεις, οι πληρωμένες διαφημίσεις και η άμεση επικοινωνία μέσω social media μπορούν όλα να δημιουργήσουν ζητήματα προσέλκυσης δωρεών αν απευθύνονται σε κατοίκους μιας πολιτείας ή χρησιμοποιούνται επανειλημμένα για αίτημα δωρεών.

Καμπάνιες peer-to-peer και influencer

Η συγκέντρωση δωρεών γίνεται πιο σύνθετη όταν υποστηρικτές, ambassadors ή influencers ζητούν συνεισφορές εκ μέρους ενός μη κερδοσκοπικού οργανισμού. Ο οργανισμός μπορεί να χρειαστεί να αξιολογήσει αν αυτές οι ενέργειες τρίτων αποδίδονται σε αυτόν και αν ισχύουν κανόνες για αμειβόμενη συγκέντρωση πόρων.

Πύλες δωρεών και πλατφόρμες τρίτων

Οι online πλατφόρμες δωρεών μπορούν να απλοποιήσουν τις συνεισφορές, αλλά δεν εξαλείφουν τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης. Ένας φιλανθρωπικός οργανισμός πρέπει να γνωρίζει πώς γίνεται η προσέλκυση των χρημάτων, ποιες γνωστοποιήσεις παρέχονται και αν απαιτούνται εγγραφές στις πολιτείες όπου βρίσκονται οι δωρητές.

Παθητική ιστοσελίδα έναντι στοχευμένης προσέλκυσης

Ένα από τα πιο συνηθισμένα ερωτήματα σχετικά με τις Charleston Principles είναι αν μια γενική ιστοσελίδα από μόνη της αρκεί για να ενεργοποιήσει εγγραφή.

Η πρακτική απάντηση είναι ότι εξαρτάται από τα πραγματικά περιστατικά και την πολιτεία. Μια βασική ενημερωτική ιστοσελίδα που απλώς περιγράφει την αποστολή ενός μη κερδοσκοπικού οργανισμού μπορεί να αντιμετωπίζεται διαφορετικά από μια ιστοσελίδα που καλεί ενεργά σε δωρεές, επεξεργάζεται συνεισφορές ή στοχεύει χρήστες σε συγκεκριμένη πολιτεία.

Οι Charleston Principles γενικά θεωρείται ότι διακρίνουν μεταξύ παθητικής διαδικτυακής παρουσίας και ενεργής προσέλκυσης. Ωστόσο, οι πολιτειακοί νόμοι διαφέρουν και ορισμένες δικαιοδοσίες εφαρμόζουν ευρύτερους ορισμούς της φιλανθρωπικής προσέλκυσης από άλλες. Αυτό σημαίνει ότι ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός δεν πρέπει να υποθέτει ότι το «το διαδίκτυο είναι παντού» αποτελεί ασφαλή στρατηγική συμμόρφωσης.

Η καλύτερη προσέγγιση είναι να εξεταστεί πού ακριβώς ζητά ο οργανισμός χρήματα, πώς γίνεται η πρόσκληση και αν η καμπάνια απευθύνεται σε κατοίκους συγκεκριμένης πολιτείας.

Βασικά ερωτήματα συμμόρφωσης πριν από την έναρξη μιας καμπάνιας

Πριν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός ξεκινήσει μια νέα online προσπάθεια συγκέντρωσης πόρων, πρέπει να περάσει από έναν πρακτικό έλεγχο συμμόρφωσης.

1. Ποιες πολιτείες στοχεύονται;
2. Είναι ο οργανισμός ήδη εγγεγραμμένος σε αυτές τις πολιτείες;
3. Παρέχει η πολιτεία εξαίρεση για το είδος ή το μέγεθος του οργανισμού;
4. Είναι οι σελίδες δωρεάς, τα email και οι διαφημίσεις ακριβή και συνεπή με τους κανόνες γνωστοποίησης της πολιτείας;
5. Συμμετέχουν αμειβόμενοι fundraiser, σύμβουλοι ή συνεργάτες πλατφόρμας;
6. Υπάρχει διαδικασία παρακολούθησης του από πού προέρχονται οι δωρεές;
7. Έχουν προγραμματιστεί οι προθεσμίες ανανέωσης και οι ετήσιες αναφορές;

Αυτές οι ερωτήσεις είναι απλές, αλλά η παράλειψή τους μπορεί να οδηγήσει αργότερα σε δαπανηρή διορθωτική εργασία.

Συνηθισμένα λάθη των μη κερδοσκοπικών οργανισμών

Πολλοί οργανισμοί μπλέκουν επειδή αντιμετωπίζουν την εγγραφή ως εφάπαξ ενέργεια και όχι ως συνεχή λειτουργία συμμόρφωσης.

Μερικά συνηθισμένα λάθη περιλαμβάνουν:

• Λανσάρισμα σελίδας δωρεάς πριν από τον έλεγχο των απαιτήσεων εγγραφής σε πολιτείες
• Χρήση του ίδιου κειμένου καμπάνιας σε κάθε πολιτεία χωρίς εξέταση των τοπικών κανόνων γνωστοποίησης
• Υπόθεση ότι η εγγραφή στην πολιτεία έδρας αρκεί για πανεθνική συγκέντρωση δωρεών
• Παράλειψη ανανέωσης εγγραφών ή υποβολής ετήσιων αναφορών
• Παράβλεψη του ρόλου των τρίτων fundraiser και των παρόχων πλατφόρμας
• Αδυναμία τήρησης αρχείων για το πού κατευθύνθηκε η δραστηριότητα προσέλκυσης

Αυτά τα λάθη μπορούν να αποφευχθούν, αλλά μόνο αν ο οργανισμός αντιμετωπίσει τη συμμόρφωση ως μέρος της ροής εργασίας της συγκέντρωσης πόρων και όχι ως κάτι δευτερεύον.

Πώς να χτίσετε μια πιο έξυπνη διαδικασία online συγκέντρωσης δωρεών

Μια ισχυρή διαδικασία συμμόρφωσης δεν χρειάζεται να επιβραδύνει τη συγκέντρωση πόρων. Απλώς πρέπει να είναι οργανωμένη.

Ξεκινήστε χαρτογραφώντας τις πολιτείες όπου ο οργανισμός αναμένει δωρεές, εθελοντές ή επισκεψιμότητα καμπάνιας. Έπειτα, συγκρίνετε αυτές τις πολιτείες με τις τρέχουσες υποχρεώσεις εγγραφής και τις εξαιρέσεις. Στη συνέχεια, ελέγξτε την ιστοσελίδα, τα πρότυπα email και τη γλώσσα των social media ώστε ο οργανισμός να είναι άνετος με τον τρόπο που ζητούνται οι δωρεές.

Βοηθά επίσης να οριστεί υπεύθυνος. Κάποιος μέσα στον οργανισμό πρέπει να γνωρίζει ποιος παρακολουθεί τις ανανεώσεις, ποιος ελέγχει τη γλώσσα των καμπανιών και ποιος αποθηκεύει αποδείξεις καταθέσεων και εγκρίσεων. Αν ο οργανισμός χρησιμοποιεί εξωτερικό νομικό σύμβουλο ή υπηρεσία συμμόρφωσης, αυτή η σχέση πρέπει να τεκμηριώνεται και να ενσωματώνεται στο ημερολόγιο συγκέντρωσης πόρων.

Τέλος, επανεξετάστε τη διαδικασία κάθε φορά που ο οργανισμός αλλάζει τη στρατηγική συγκέντρωσης πόρων. Μια νέα σελίδα προορισμού, ένα νέο τμήμα δωρητών, μια νέα πλατφόρμα ή μια νέα πληρωμένη καμπάνια μπορεί να αλλάξει το προφίλ συμμόρφωσης από τη μια μέρα στην άλλη.

Πού εντάσσεται η Zenind

Για ιδρυτές που δημιουργούν έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό ή μια αποστολοκεντρική οντότητα, η πειθαρχία στη συμμόρφωση πρέπει να ξεκινά από τη σύσταση. Όσο πιο οργανωμένη είναι από την αρχή η νομική δομή, τα μητρώα διακυβέρνησης και το ημερολόγιο καταθέσεων, τόσο ευκολότερη γίνεται αργότερα η διαχείριση των υποχρεώσεων συγκέντρωσης δωρεών.

Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες και οργανισμούς να απλοποιούν τις ροές εργασίας σύστασης και συνεχιζόμενης συμμόρφωσης, ώστε να μπορούν να εστιάζουν στην ανάπτυξη, τη διακυβέρνηση και το δημόσιο έργο χωρίς να χάνουν τον έλεγχο των ουσιωδών καταθέσεων.

Το συμπέρασμα

Οι Charleston Principles παραμένουν ένα πρακτικό πλαίσιο για τη συμμόρφωση στη διαδικτυακή συγκέντρωση δωρεών, επειδή αντιμετωπίζουν ένα πραγματικό πρόβλημα: η φιλανθρωπική προσέλκυση στο διαδίκτυο διασχίζει αμέσως πολιτειακά σύνορα, ενώ οι νόμοι εγγραφής των πολιτειών όχι.

Για τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, η ασφαλέστερη προσέγγιση δεν είναι η εικασία. Εξετάστε τις πολιτείες που στοχεύετε, επιβεβαιώστε αν απαιτείται εγγραφή, διατηρήστε ενημερωμένη τη γλώσσα γνωστοποίησης και κρατήστε ένα σύστημα για ανανεώσεις και αναφορές. Αν η στρατηγική σας για online συγκέντρωση δωρεών επεκτείνεται, εντάξτε τη συμμόρφωση στο πλάνο πριν η καμπάνια τεθεί σε λειτουργία.

Επίσημες πηγές

• IRS: Charitable solicitation - state requirements
• IRS: Solicitation notice
• NASCO Resources