Verkkolahjoitukset ja Charlestonin periaatteet: mitä nonprofit-organisaatioiden on hyvä tietää

Verkkolahjoituksista on tullut helpompia kuin koskaan, ja niiden avulla nonprofit-organisaatiot voivat tavoittaa lahjoittajia, käynnistää kampanjoita ja ylläpitää pitkäjänteistä toimintaa. Samat digitaaliset työkalut, jotka laajentavat hyväntekeväisyysorganisaation tavoittavuutta, herättävät kuitenkin myös noudattamiseen liittyviä kysymyksiä. Lahjoitussivu, sähköpostikampanja, sosiaalisen median kampanja tai verkkolahjoitusportaali voi laukaista rekisteröinti- ja raportointivelvoitteita useammassa kuin yhdessä osavaltiossa.

Tässä kohtaa Charlestonin periaatteet tulevat kuvaan. National Association of State Charity Officials -järjestön laatimat ohjeelliset linjaukset auttavat selventämään, milloin internetissä tapahtuva varainhankinta voi edellyttää hyväntekeväisyysorganisaation rekisteröitymistä tietyssä osavaltiossa. Ne eivät ole liittovaltion laki, eivätkä ne ole identtisiä jokaisen osavaltion sääntöjen kanssa, mutta ne ovat edelleen yksi tärkeimmistä viitepisteistä verkkolahjoitusten noudattamisessa.

Jos organisaatiosi ottaa vastaan lahjoituksia verkossa, Charlestonin periaatteiden ymmärtäminen ei ole valinnaista. Se on osa varainhankintamallin rakentamista niin, että se on juridisesti kestävä, operatiivisesti tehokas ja valmis skaalautumaan.

Mitä Charlestonin periaatteet ovat

Charlestonin periaatteet ovat NASCO:n vuonna 2001 hyväksymät ohjeelliset linjaukset. Niiden tarkoitus on auttaa osavaltioiden viranomaisia ja nonprofit-organisaatioita tarkastelemaan hyväntekeväisyysvarainhankintaa internetissä johdonmukaisemmin.

Keskeinen ajatus on suoraviivainen: verkkolahjoitusten ei pitäisi välttää valvontaa vain siksi, että ne tapahtuvat verkkosivuston kautta postin tai henkilökohtaisen kohtaamisen sijaan. Samaan aikaan internetin ei pitäisi automaattisesti pakottaa hyväntekeväisyysorganisaatiota rekisteröitymään kaikkialle vain siksi, että sen verkkosivusto on kaikkien nähtävissä.

Tämä tasapaino on tärkeä. Nonprofit-organisaatiolla voi olla yleinen verkkosivusto, jota kuka tahansa voi käyttää, mutta jokainen verkkosivuvierailu ei ole sama asia kuin kohdennettu varainhankintapyyntö. Käytännön kysymys on, pyytääkö organisaatio aktiivisesti lahjoituksia tietyn osavaltion asukkailta tai luoko se muuten riittävän yhteyden kyseiseen osavaltioon, jotta rekisteröitymisvelvoite syntyy kyseisen osavaltion sääntöjen perusteella.

Miksi osavaltioiden rekisteröinti on edelleen tärkeää

IRS:n mukaan monet osavaltiot säätelevät hyväntekeväisyysvarainhankintaa ja edellyttävät usein, että organisaatiot rekisteröityvät ennen kuin ne pyytävät asukkailta lahjoituksia. Osavaltiot voivat myös edellyttää määräaikaisia talousraportteja, ja jotkin osavaltiot asettavat lisäsääntöjä palkatuille varainhankkijoille ja varainhankinnan neuvonantajille.

Toisin sanoen liittovaltion verovapautus ei poista osavaltion hyväntekeväisyyslainsäädäntöä. Nonprofit-organisaatio voi olla IRS:n tunnustama ja silti joutua hoitamaan erilliset osavaltioiden rekisteröinnit ennen kuin se pyytää lahjoituksia tietyillä lainkäyttöalueilla.

Tämä on erityisen tärkeää verkkolahjoituksissa, koska internet ei kunnioita maantieteellisiä rajoja. Yksi kampanja voi tavoittaa lahjoittajia useissa osavaltioissa muutamassa minuutissa, mikä tarkoittaa, että yhtä lainkäyttöaluetta varten tehty noudattamispäätös voi vaikuttaa moniin muihin.

Milloin verkkotoiminta voi muuttua varainhankinnan pyytämiseksi

Kaikki verkossa tapahtuva läsnäolo ei luo samanlaista riskiä, mutta useat tavalliset toiminnot ansaitsevat huomiota.

Lahjoitussivut ja maksuprosessit

Verkkosivusto, jolla on lahjoituspainike, on usein enemmän kuin staattinen esite. Jos lahjoittaja voi tehdä maksun verkossa, kyseinen tapahtuma voidaan joissakin osavaltioissa katsoa aktiiviseksi varainhankinnaksi.

Sähköpostivarainhankintakampanjat

Sähköpostilla lähetetyt lahjoituspyynnöt ovat erityisen tärkeitä, koska ne ovat kohdennettuja, seurattavia ja helposti maantieteellisesti segmentoituja. Kampanja, joka lähetetään tiettyjen osavaltioiden asukkaille, voi herättää rekisteröintikysymyksiä, vaikka viesti olisi valtakunnallisesti sama.

Sosiaalisen median varainhankinta

Julkiset julkaisut, maksetut mainokset ja suora yhteydenotto sosiaalisen median kautta voivat kaikki aiheuttaa varainhankintaan liittyviä kysymyksiä, jos ne on suunnattu tietyn osavaltion asukkaille tai niitä käytetään toistuvasti lahjoitusten pyytämiseen.

Vertais- ja vaikuttajakampanjat

Varainhankinta monimutkaistuu, kun tukijat, lähettiläät tai vaikuttajat pyytävät lahjoituksia nonprofit-organisaation puolesta. Organisaation on arvioitava, ovatko nämä kolmansien osapuolten toimet sille luettavia ja soveltuvatko niihin mahdolliset palkattua varainhankintaa koskevat säännöt.

Lahjoitusportaalit ja kolmannen osapuolen alustat

Verkkolahjoitusalustat voivat helpottaa lahjoitusten vastaanottamista, mutta ne eivät poista noudattamisvelvoitteita. Hyväntekeväisyysorganisaation on silti tiedettävä, miten varoja pyydetään, mitä ilmoituksia annetaan ja vaaditaanko rekisteröitymistä niissä osavaltioissa, joissa lahjoittajat sijaitsevat.

Passiivinen verkkosivusto vai kohdennettu varainhankinta

Yksi yleisimmistä Charlestonin periaatteisiin liittyvistä kysymyksistä on se, riittääkö pelkkä yleinen verkkosivusto rekisteröintivelvoitteen synnyttämiseen.

Käytännön vastaus on, että se riippuu olosuhteista ja osavaltiosta. Pelkkä informatiivinen sivusto, joka kuvaa nonprofit-organisaation missiota, voidaan käsitellä eri tavoin kuin sivusto, joka aktiivisesti kutsuu lahjoittamaan, käsittelee maksuja tai kohdistaa viestejä tietyn osavaltion käyttäjille.

Charlestonin periaatteet erottavat yleensä passiivisen verkkoläsnäolon ja aktiivisen varainhankinnan toisistaan. Osavaltioiden lait kuitenkin vaihtelevat, ja jotkin lainkäyttöalueet soveltavat hyväntekeväisyysvarainhankinnan määritelmiä laajemmin kuin toiset. Siksi nonprofit-organisaation ei pidä olettaa, että ”internet on kaikkialla” on turvallinen noudattamisstrategia.

Parempi lähestymistapa on tarkastella, missä organisaatio todellisuudessa pyytää rahaa, miten pyyntö toimitetaan ja kohdistetaanko kampanja tietyn osavaltion asukkaisiin.

Keskeiset noudattamiskysymykset ennen kampanjan käynnistämistä

Ennen kuin nonprofit-organisaatio käynnistää uuden verkkovarainhankintakampanjan, sen kannattaa käydä läpi käytännönläheinen noudattamisen tarkistuslista.

1. Mitä osavaltioita tavoitellaan?
2. Onko organisaatio jo rekisteröitynyt näissä osavaltioissa?
3. Tarjoaako osavaltio vapautuksen organisaation tyypin tai koon perusteella?
4. Ovatko lahjoitussivut, sähköpostit ja mainokset tarkkoja ja yhdenmukaisia osavaltion ilmoitusvaatimusten kanssa?
5. Onko mukana palkattuja varainhankkijoita, konsultteja tai alustakumppaneita?
6. Onko käytössä prosessi, jolla seurataan, mistä lahjoitukset tulevat?
7. Ovatko uusimispäivät ja vuosiraportit kalenterissa?

Nämä kysymykset ovat yksinkertaisia, mutta niiden ohittaminen voi johtaa myöhemmin kalliiseen korjaustyöhön.

Yleisiä virheitä, joita nonprofit-organisaatiot tekevät

Monet organisaatiot ajautuvat ongelmiin, koska ne pitävät rekisteröintiä kertaluonteisena tehtävänä eikä jatkuvana noudattamisprosessina.

Tyypillisiä virheitä ovat esimerkiksi:

• Lahjoitussivun julkaiseminen ennen osavaltioiden rekisteröintivaatimusten tarkistamista
• Saman kampanjatekstin käyttäminen kaikissa osavaltioissa ilman paikallisten ilmoitussääntöjen tarkistamista
• Olettaminen, että organisaation kotiosavaltion rekisteröinti riittää valtakunnalliseen varainhankintaan
• Rekisteröintien uusimisen tai vuosiraporttien toimittamisen unohtaminen
• Kolmansien osapuolten varainhankkijoiden ja alustojen roolin sivuuttaminen
• Tietojen puutteellinen kirjaaminen siitä, minne varainhankintatoimet kohdistettiin

Nämä virheet ovat vältettävissä, mutta vain jos nonprofit-organisaatio käsittelee noudattamista osana varainhankinnan työnkulkua eikä jälkikäteen hoidettavana asiana.

Miten rakentaa älykkäämpi verkkovarainhankintaprosessi

Vahvan noudattamisprosessin ei tarvitse hidastaa varainhankintaa. Sen täytyy vain olla järjestelmällinen.

Aloita kartoittamalla osavaltiot, joissa organisaatio odottaa lahjoituksia, vapaaehtoisia tai kampanjaliikennettä. Vertaa sitten näitä osavaltioita voimassa oleviin rekisteröintivelvoitteisiin ja vapautuksiin. Seuraavaksi tarkista verkkosivusto, sähköpostipohjat ja sosiaalisen median sanamuodot varmistaaksesi, että organisaatio voi seistä lahjoituspyyntöjen takana.

On myös hyödyllistä nimetä vastuuhenkilöt. Joku organisaation sisältä tulisi tietää, kuka seuraa uusintoja, kuka tarkistaa kampanjatekstit ja kuka säilyttää todisteet ilmoituksista ja hyväksynnöistä. Jos organisaatio käyttää ulkopuolista lakiasiain- tai noudattamispalvelua, tämä suhde tulisi dokumentoida ja yhdistää varainhankintakalenteriin.

Lopuksi prosessi kannattaa arvioida uudelleen aina, kun organisaation varainhankintastrategia muuttuu. Uusi laskeutumissivu, uusi lahjoittajasegmentti, uusi alusta tai uusi maksettu kampanja voi muuttaa noudattamisprofiilia yhdessä yössä.

Miten Zenind sopii tähän kokonaisuuteen

Perustajille, jotka perustavat nonprofit-organisaation tai missiolähtöisen toimijan, noudattamisen kurinalaisuuden pitäisi alkaa jo perustamisvaiheessa. Mitä järjestelmällisempi oikeudellinen rakenne, hallintodokumentit ja ilmoitusaikataulu ovat alusta lähtien, sitä helpompaa on hallita myöhempiä varainhankintavelvoitteita.

Zenind auttaa yrittäjiä ja organisaatioita virtaviivaistamaan perustamiseen ja jatkuvaan noudattamiseen liittyviä prosesseja, jotta he voivat keskittyä kasvuun, hallintoon ja ulospäin suuntautuvaan toimintaan ilman, että olennaiset ilmoitukset unohtuvat.

Yhteenveto

Charlestonin periaatteet ovat edelleen käytännöllinen viitekehys verkkovarainhankinnan noudattamiseen, koska ne käsittelevät todellista ongelmaa: internetissä tapahtuva hyväntekeväisyysvarainhankinta ylittää osavaltiorajat välittömästi, mutta osavaltioiden rekisteröintilait eivät.

Nonprofit-organisaatioille turvallisin lähestymistapa ei ole arvaaminen. Tarkista tavoitellut osavaltiot, varmista, vaaditaanko rekisteröinti, pidä ilmoitustekstit ajan tasalla ja ylläpidä järjestelmää uusintoja ja raportointia varten. Jos verkkovarainhankintastrategiasi kasvaa, tee noudattamisesta osa suunnitelmaa ennen kuin kampanja julkaistaan.

Viralliset lähteet

• IRS: Charitable solicitation - state requirements
• IRS: Solicitation notice
• NASCO Resources