Τι είναι το Jurat; Ένας πρακτικός οδηγός για ένορκες βεβαιώσεις, εταιρικές καταθέσεις και συμβολαιογραφικά έγγραφα

Ένα jurat είναι ένα συμβολαιογραφικό πιστοποιητικό που επιβεβαιώνει ότι ο υπογράφων εμφανίστηκε αυτοπροσώπως ενώπιον συμβολαιογράφου, υπέγραψε το έγγραφο παρουσία του συμβολαιογράφου και ορκίστηκε ή βεβαίωσε ότι το περιεχόμενο ήταν αληθές. Χρησιμοποιείται συχνά για ένορκες βεβαιώσεις και άλλα έγγραφα στα οποία ο υπογράφων κάνει μια ένορκη δήλωση.

Για ιδρυτές, επιχειρηματίες και οποιονδήποτε χειρίζεται νομικά έγγραφα, η κατανόηση του jurat έχει σημασία, επειδή η λάθος συμβολαιογραφική πράξη μπορεί να καθυστερήσει καταθέσεις, να οδηγήσει σε απόρριψη εγγράφων ή να αποδυναμώσει τη νομική ισχύ του εγγράφου. Αν ιδρύετε επιχείρηση, διαχειρίζεστε αρχεία συμμόρφωσης ή προετοιμάζετε ένορκες δηλώσεις, το να γνωρίζετε πότε απαιτείται jurat σας βοηθά να αποφύγετε λάθη που μπορούν να προληφθούν.

Ορισμός του Jurat

Το jurat δεν είναι το ίδιο με μια σφραγίδα υπογραφής ή μια γενική συμβολαιογραφική σφραγίδα. Είναι ένας συγκεκριμένος τύπος πιστοποιητικού που συμπληρώνει ο συμβολαιογράφος αφού ο υπογράφων:

1. Εμφανιστεί αυτοπροσώπως ενώπιον του συμβολαιογράφου.
2. Αποδείξει την ταυτότητά του στον συμβολαιογράφο με αποδεκτό έγγραφο ταυτοποίησης.
3. Υπογράψει το έγγραφο παρουσία του συμβολαιογράφου.
4. Δώσει όρκο ή βεβαίωση ότι οι δηλώσεις του εγγράφου είναι αληθείς.

Στη συνέχεια, ο συμβολαιογράφος συμπληρώνει τη διατύπωση του jurat, το υπογράφει και εφαρμόζει την επίσημη σφραγίδα, εφόσον αυτό απαιτείται από την πολιτειακή νομοθεσία.

Στην πράξη, ένα jurat ενημερώνει τον παραλήπτη ότι ο υπογράφων δεν υπέγραψε απλώς το έγγραφο. Ο υπογράφων ορκίστηκε επίσης ως προς την αλήθεια των δηλώσεων που περιέχονται σε αυτό.

Γιατί υπάρχουν τα Jurats

Τα jurats χρησιμοποιούνται για να μειώσουν την απάτη και να αυξήσουν την αξιοπιστία σημαντικών αρχείων. Όταν κάποιος υπογράφει υπό όρκο, κάνει μια επίσημη δήλωση που μπορεί να έχει νομικές συνέπειες αν οι δηλώσεις είναι ψευδείς.

Αυτό το επιπλέον βήμα έχει σημασία σε περιβάλλοντα όπου η αλήθεια του εγγράφου είναι κρίσιμη. Δικαστήρια, δημόσιες υπηρεσίες, δανειστές και άλλα ιδρύματα συχνά βασίζονται σε ένορκα έγγραφα, επειδή θέλουν ισχυρότερη διασφάλιση από ό,τι προσφέρει μια απλή υπογραφή.

Για τους επιχειρηματίες, αυτό μπορεί να προκύψει όταν υποβάλλουν ένορκες βεβαιώσεις, αποδεικνύουν πραγματικά περιστατικά σε διαφορά ή υποστηρίζουν καταθέσεις που απαιτούν συμβολαιογραφική δήλωση.

Jurat vs. Acknowledgment

Οι άνθρωποι συχνά συγχέουν το jurat με το acknowledgment, αλλά εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς.

Jurat

Ένα jurat επιβεβαιώνει ότι:

• Ο υπογράφων εμφανίστηκε αυτοπροσώπως ενώπιον του συμβολαιογράφου.
• Ο υπογράφων υπέγραψε παρουσία του συμβολαιογράφου.
• Ο υπογράφων ορκίστηκε ή βεβαίωσε την αλήθεια του εγγράφου.

Το jurat αφορά την αλήθεια του περιεχομένου.

Acknowledgment

Ένα acknowledgment επιβεβαιώνει ότι:

• Ο υπογράφων εμφανίστηκε αυτοπροσώπως ενώπιον του συμβολαιογράφου.
• Ο υπογράφων αναγνώρισε ότι υπέγραψε το έγγραφο οικειοθελώς.
• Η ταυτότητα του υπογράφοντος επαληθεύτηκε.

Το acknowledgment αφορά την εθελούσια εκτέλεση της υπογραφής, όχι την ένορκη αλήθεια.

Απλός τρόπος να θυμάστε τη διαφορά

• Χρησιμοποιήστε ένα jurat όταν ο υπογράφων πρέπει να ορκιστεί για την αλήθεια της δήλωσης.
• Χρησιμοποιήστε ένα acknowledgment όταν ο υπογράφων χρειάζεται μόνο να επιβεβαιώσει ότι υπέγραψε οικειοθελώς.

Η χρήση του λάθος συμβολαιογραφικού τύπου μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα συμμόρφωσης, ειδικά για ένορκες βεβαιώσεις και έγγραφα που σχετίζονται με δικαστήρια.

Συνήθη έγγραφα που μπορεί να απαιτούν Jurat

Οι απαιτήσεις για jurat εξαρτώνται από το έγγραφο και από την πολιτειακή νομοθεσία που το διέπει. Συνήθη παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Ένορκες βεβαιώσεις
• Ένορκες δηλώσεις
• Ορισμένες δικαστικές καταθέσεις
• Κάποια έγγραφα σχεδιασμού περιουσίας
• Ορισμένες επιχειρηματικές ή διοικητικές φόρμες
• Δηλώσεις που υποβάλλονται σε δημόσιες υπηρεσίες

Σε επιχειρηματικό πλαίσιο, τα jurats μπορεί να εμφανιστούν όταν ένας ιδρυτής, στέλεχος ή εξουσιοδοτημένος εκπρόσωπος πρέπει να πιστοποιήσει γεγονότα υπό όρκο. Αυτό μπορεί να συμβεί σε διαφορές, ρυθμιστικά θέματα ή καταθέσεις που απαιτούν ένορκη δήλωση αντί για απλή υπογραφή.

Πώς λειτουργεί η διαδικασία του Jurat

Παρότι οι διαδικασίες συμβολαιογραφικής πράξης διαφέρουν ανά πολιτεία, η διαδικασία του jurat συνήθως ακολουθεί παρόμοια σειρά.

1. Ο υπογράφων εμφανίζεται ενώπιον του συμβολαιογράφου

Ο υπογράφων πρέπει να είναι παρών αυτοπροσώπως, εκτός αν η πολιτεία επιτρέπει εγκεκριμένη διαδικασία εξ αποστάσεως συμβολαιογραφικής πράξης. Τα παραδοσιακά jurats γενικά απαιτούν φυσική παρουσία.

2. Ο συμβολαιογράφος επαληθεύει την ταυτότητα

Ο υπογράφων προσκομίζει αποδεκτό έγγραφο ταυτοποίησης, όπως άδεια οδήγησης, ταυτότητα πολιτείας ή διαβατήριο. Ο συμβολαιογράφος ελέγχει ότι το όνομα στο έγγραφο ταυτοποίησης ταιριάζει με το όνομα στο έγγραφο.

3. Ο υπογράφων υπογράφει το έγγραφο ενώπιον του συμβολαιογράφου

Ο συμβολαιογράφος πρέπει να παρακολουθεί προσωπικά την υπογραφή. Αν το έγγραφο είχε υπογραφεί νωρίτερα, ο συμβολαιογράφος μπορεί να ζητήσει από τον υπογράφοντα να το ξαναυπογράψει, ανάλογα με τους κανόνες της πολιτείας και τις απαιτήσεις του εγγράφου.

4. Ο υπογράφων δίνει όρκο ή βεβαίωση

Ο υπογράφων πρέπει προφορικά να ορκιστεί ή να βεβαιώσει ότι οι δηλώσεις του εγγράφου είναι αληθείς. Αυτό είναι βασικό μέρος του jurat.

5. Ο συμβολαιογράφος συμπληρώνει το πιστοποιητικό

Ο συμβολαιογράφος συμπληρώνει τη διατύπωση του jurat, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας, του τόπου, της υπογραφής και της σφραγίδας, εφόσον απαιτείται.

Τι κάνει ένα Jurat νομικά έγκυρο

Ένα jurat είναι χρήσιμο μόνο αν τηρηθούν οι απαιτούμενες τυπικότητες. Η παράλειψη βημάτων μπορεί να καταστήσει τη συμβολαιογραφική πράξη ελαττωματική ή λιγότερο αξιόπιστη.

Σημαντικά στοιχεία συνήθως περιλαμβάνουν:

• Αυτοπρόσωπη παρουσία του υπογράφοντος
• Σωστή επαλήθευση ταυτότητας
• Υπογραφή ενώπιον του συμβολαιογράφου
• Προφορικό όρκο ή βεβαίωση
• Ακριβή συμβολαιογραφική διατύπωση
• Σωστή ημερομηνία, τόπο, υπογραφή και σφραγίδα

Επειδή οι κανόνες διαφέρουν από πολιτεία σε πολιτεία, οι συμβολαιογράφοι και οι συντάκτες εγγράφων θα πρέπει πάντα να επιβεβαιώνουν τις τοπικές απαιτήσεις πριν βασιστούν σε ένα jurat για σημαντικό έγγραφο.

Όρκος ή βεβαίωση: Ποια είναι η διαφορά;

Ένα jurat απαιτεί είτε όρκο είτε βεβαίωση.

• Ένας όρκος είναι μια υπόσχεση ότι θα ειπωθεί η αλήθεια, παραδοσιακά με επίκληση ανώτερης δύναμης.
• Μια βεβαίωση είναι μια κοσμική υπόσχεση ότι θα ειπωθεί η αλήθεια χωρίς θρησκευτική διατύπωση.

Και τα δύο έχουν νομική ισχύ. Ο υπογράφων επιλέγει τη μορφή που ταιριάζει στις πεποιθήσεις ή τις προτιμήσεις του, και ο συμβολαιογράφος καταγράφει ότι η ένορκη δήλωση δόθηκε.

Γιατί πρέπει να το προσέχουν οι επιχειρήσεις

Αν και τα jurats συζητούνται συχνά στο πλαίσιο των ενόρκων βεβαιώσεων και των δικαστικών αρχείων, οι επιχειρήσεις συναντούν ζητήματα συμβολαιογραφικής πράξης πιο συχνά από όσο περιμένουν.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Ένας ιδρυτής υποβάλλει ένορκη δήλωση σε διαφορά
• Ένα στέλεχος πιστοποιεί γεγονότα για δημόσια υπηρεσία
• Ένας επιχειρηματίας υπογράφει δήλωση που συνδέεται με νομική διαδικασία
• Ένας εκπρόσωπος εταιρείας χειρίζεται έγγραφα που απαιτούν ένορκη ακρίβεια

Για νεοφυείς και αναπτυσσόμενες εταιρείες, τα λάθη στα έγγραφα μπορούν να επιβραδύνουν συναλλαγές, να προκαλέσουν πρόσθετο νομικό έλεγχο ή να οδηγήσουν σε απορρίψεις καταθέσεων. Η κατανόηση του αν ένα έγγραφο απαιτεί jurat βοηθά την ομάδα να προετοιμάσει τη σωστή συμβολαιογραφική πράξη από την πρώτη φορά.

Βέλτιστες πρακτικές για το Jurat

Αν χρειάζεστε jurat, οι παρακάτω πρακτικές μπορούν να μειώσουν τα λάθη:

• Επιβεβαιώστε αν το έγγραφο απαιτεί πράγματι jurat ή acknowledgment.
• Φέρτε έγκυρο έγγραφο ταυτοποίησης που ταιριάζει με το όνομα στο έγγραφο.
• Μην υπογράψετε το έγγραφο πριν εμφανιστείτε ενώπιον του συμβολαιογράφου, εκτός αν ο συμβολαιογράφος επιβεβαιώσει ότι η προϋπογεγραμμένη υπογραφή είναι αποδεκτή στην πολιτεία σας.
• Να είστε έτοιμοι να ορκιστείτε ή να βεβαιώσετε την αλήθεια του περιεχομένου.
• Ελέγξτε το έγγραφο για λάθη πριν ολοκληρωθεί η συμβολαιογραφική πράξη.
• Κρατήστε αντίγραφο για τα αρχεία σας, όταν είναι σκόπιμο.

Για τις επιχειρήσεις, είναι επίσης συνετό να διατηρούν εσωτερικά αρχεία για το ποιος υπέγραψε, πότε έγινε η συμβολαιογραφική πράξη και σε ποια υπόθεση αφορούσε το έγγραφο.

Συνήθη λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Μερικά αποτρέψιμα σφάλματα προκαλούν τα περισσότερα προβλήματα με jurats:

Υπογραφή πριν από το ραντεβού

Πολλά jurats απαιτούν η υπογραφή να γίνει ενώπιον του συμβολαιογράφου. Η πρόωρη υπογραφή μπορεί να ακυρώσει τη συμβολαιογραφική πράξη.

Χρήση λάθος συμβολαιογραφικού πιστοποιητικού

Αν το έγγραφο απαιτεί jurat αλλά ο συμβολαιογράφος συμπληρώσει acknowledgment, η συμβολαιογραφική πράξη μπορεί να είναι ελαττωματική για τον σκοπό της.

Παράλειψη του όρκου ή της βεβαίωσης

Ένα jurat δεν είναι ολοκληρωμένο αν ο υπογράφων δεν ορκιστεί ή δεν βεβαιώσει επίσημα τη δήλωση.

Παράλειψη ελέγχου των κανόνων της πολιτείας

Η νομοθεσία για τις συμβολαιογραφικές πράξεις διαφέρει ανά πολιτεία. Αυτό που είναι αποδεκτό σε μία πολιτεία μπορεί να μην είναι αποδεκτό σε άλλη.

Ελλιπείς λεπτομέρειες πιστοποιητικού

Λανθασμένες ημερομηνίες, ονόματα, στοιχεία τόπου ή η θέση της σφραγίδας μπορούν να δημιουργήσουν προβλήματα αργότερα.

Jurats και εξ αποστάσεως ηλεκτρονική συμβολαιογραφική πράξη

Ορισμένες πολιτείες επιτρέπουν εξ αποστάσεως ηλεκτρονική συμβολαιογραφική πράξη για ορισμένα έγγραφα. Όπου επιτρέπεται, η διαδικασία μπορεί να διαφέρει από την παραδοσιακή αυτοπρόσωπη συμβολαιογραφική πράξη, αλλά η βασική ιδέα παραμένει η ίδια: ο υπογράφων πρέπει να εμφανιστεί ενώπιον του συμβολαιογράφου μέσω εγκεκριμένης μεθόδου, να υπογράψει υπό τις απαιτούμενες συνθήκες και να ορκιστεί ή να βεβαιώσει την αλήθεια του εγγράφου.

Αν η εξ αποστάσεως συμβολαιογραφική πράξη είναι διαθέσιμη, ο συμβολαιογράφος εξακολουθεί να πρέπει να ακολουθεί τους ισχύοντες πολιτειακούς κανόνες για την τεχνολογία, την επαλήθευση ταυτότητας και την τήρηση αρχείων.

Χρειάζεστε Jurat για έγγραφα σύστασης εταιρείας;

Τα περισσότερα τυπικά έγγραφα σύστασης, όπως τα articles of organization ή τα articles of incorporation, συνήθως δεν απαιτούν jurat. Ωστόσο, συναφή έγγραφα μπορεί να εξακολουθούν να απαιτούν συμβολαιογραφική πράξη, ένορκες δηλώσεις ή υποστηρικτικές βεβαιώσεις, ανάλογα με την πολιτεία, την κατάθεση ή τη συγκεκριμένη περίσταση.

Για παράδειγμα, ένας επιχειρηματίας μπορεί αργότερα να χρειαστεί ένορκη δήλωση για να διορθώσει ένα πρόβλημα κατάθεσης, να υποστηρίξει μια διαφορά ιδιοκτησίας ή να απαντήσει σε ρυθμιστικό αίτημα. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ένα jurat μπορεί να γίνει σχετικό, ακόμη κι αν η αρχική γραφειοκρατία σύστασης δεν το απαιτούσε.

Αυτός είναι ένας ακόμη λόγος για τον οποίο βοηθά να διατηρείτε οργανωμένα τα εταιρικά σας αρχεία από την αρχή. Τα καθαρά αρχεία διευκολύνουν την προετοιμασία ακριβών ένορκων δηλώσεων όταν χρειαστούν.

Πότε να ζητήσετε επαγγελματική βοήθεια

Αν ένα έγγραφο θα χρησιμοποιηθεί σε δικαστήριο, σε ρυθμιστική αρχή ή σε ένα υψηλής σημασίας επιχειρηματικό ζήτημα, μην μαντέψετε ποια συμβολαιογραφική πράξη απαιτείται. Τα λάθη μπορεί να είναι δαπανηρά.

Ζητήστε βοήθεια από εξειδικευμένο δικηγόρο, συμβολαιογράφο ή επαγγελματία συμμόρφωσης όταν:

• Το έγγραφο αναφέρει ότι πρέπει να είναι ένορκο.
• Η κατάθεση θα χρησιμοποιηθεί σε νομικές διαδικασίες.
• Δεν είστε βέβαιοι αν ισχύει jurat ή acknowledgment.
• Το έγγραφο διασχίζει πολιτειακά σύνορα ή αφορά πολλαπλές δικαιοδοσίες.
• Η συμβολαιογραφική πράξη συνδέεται με σημαντική επιχειρηματική συναλλαγή.

Τελικό συμπέρασμα

Ένα jurat είναι ένα συμβολαιογραφικό πιστοποιητικό που χρησιμοποιείται όταν ο υπογράφων πρέπει να εμφανιστεί αυτοπροσώπως ενώπιον συμβολαιογράφου, να υπογράψει το έγγραφο παρουσία του και να ορκιστεί ή να βεβαιώσει ότι το περιεχόμενο είναι αληθές. Χρησιμοποιείται συχνά για ένορκες βεβαιώσεις και άλλες ένορκες δηλώσεις και παίζει σημαντικό ρόλο σε νομικά και επιχειρηματικά έγγραφα.

Για τους επιχειρηματίες, το βασικό συμπέρασμα είναι απλό: μην αντιμετωπίζετε όλες τις συμβολαιογραφικές πράξεις ως ίδιες. Το να γνωρίζετε πότε απαιτείται jurat μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε καθυστερήσεις στην κατάθεση, να μειώσετε τον κίνδυνο μη συμμόρφωσης και να διατηρήσετε τα σημαντικά έγγραφα νομικά ορθά.

Αποποίηση ευθύνης: Αυτό το άρθρο παρέχεται μόνο για γενικούς ενημερωτικούς σκοπούς και δεν αποτελεί νομική, φορολογική ή λογιστική συμβουλή. Για καθοδήγηση σε συγκεκριμένη περίπτωση, συμβουλευτείτε εξειδικευμένο επαγγελματία.