Miksi käsin kirjoitetut viestit voittavat yhä liiketoiminnassa digitaalisessa maailmassa

Sähköpostien täyttämässä maailmassa käsin kirjoitettu viesti voi tuntua yllättävän vaikuttavalta. Se on yksinkertainen, henkilökohtainen ja vaikea ohittaa. Perustajille, pienyrittäjille ja ammattilaisille, jotka rakentavat pitkäaikaisia suhteita, sillä on merkitystä. Huolellisesti kirjoitettu viesti voi vahvistaa luottamusta, luoda hyvää tahtoa ja pitää yrityksesi mielessä pitkään tapaamisen, oston tai esittelyn jälkeen.

Kasvuhakuisille yrityksille yksityiskohtiin panostaminen erottaa usein unohdettavat kohtaamiset mieleenpainuvista. Ne yritykset, jotka hoitavat jatkoviestinnän hyvin, ovat yleensä myös niitä, jotka ihmiset muistavat. Käsin kirjoitetut viestit ovat yksi tehokkaimmista tavoista tehdä tästä jatkosta aidon, ei automaattisen, tuntuista.

Miksi käsin kirjoitetut viestit toimivat yhä

Digitaalinen viestintä on tehokasta, mutta myös ruuhkaista. Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat saavat joka päivä loputtomasti sähköposteja, ilmoituksia ja kalenterimuistutuksia. Käsin kirjoitettu viesti erottuu, koska se viestii vaivannäöstä. Se kertoo vastaanottajalle, että hänen aikansa, tukensa tai suhteensa oli tarpeeksi tärkeä henkilökohtaiseen vastaukseen.

Tällainen ele voi hyödyttää yritystä monella tavalla:

• Se vahvistaa suhteita asiakkaisiin ja kumppaneihin.
• Se tekee kiitollisuudesta täsmällistä eikä yleisluontoista.
• Se auttaa brändiäsi näyttäytymään huomaavaisena ja tarkkaavaisena.
• Se luo mieleenpainuvan vaikutelman tapaamisten, suosittelujen tai ostojen jälkeen.
• Se tukee uusintaostoksia vahvempien henkilökohtaisten yhteyksien kautta.

Uudelle yritykselle tämä vaikutelma voi olla erityisen arvokas. Kun rakennat uskottavuutta, pienet mutta merkitykselliset teot auttavat sinua näyttämään viimeistellyltä ja ammattimaiselta.

Milloin käsin kirjoitettu viesti kannattaa lähettää

Erillistä juhlahetkeä ei tarvita viestin lähettämiseen. Itse asiassa tehokkaimmat käsin kirjoitetut viestit syntyvät usein tavallisten liiketilanteiden jälkeen, kun haluat osoittaa arvostusta.

Harkitse viestiä silloin, kun:

• Asiakas suosittelee yritystäsi jollekin toiselle.
• Asiakas tekee ostoksen tai allekirjoittaa sopimuksen.
• Kumppani tekee esittelyn tai tarjoaa tukea.
• Tapaat jonkun verkostoitumistilaisuudessa ja haluat jatkaa keskustelua.
• Isäntä, neuvonantaja tai mentori antaa aikaansa, neuvojaan tai vieraanvaraisuuttaan.
• Haluat huomioida merkkipäivän, ylennyksen tai saavutuksen.
• Sinun täytyy pyytää anteeksi vilpittömästi ja henkilökohtaisesti.
• Haluat kiittää jotakuta haastattelun tai myyntitapaamisen jälkeen.

Tärkeintä ei ole täydellisyys. Tärkeintä on osuvuus. Jos suhde on tärkeä, viesti on tärkeä.

Mitä sanoa ammatillisessa käsin kirjoitetussa viestissä

Hyvä käsin kirjoitettu viesti on lyhyt, selkeä ja täsmällinen. Pitkää kirjettä ei tarvita. Monissa tapauksissa kolme tai neljä lausetta riittää.

Hyödyllinen rakenne on:

1. Kerro viestin syy.
2. Mainitse jotain tiettyä kohtaamisesta.
3. Ilmaise kiitollisuus tai kannustus.
4. Päätä lämpimään ja ammattimaiseen lopetukseen.

Esimerkiksi tapaamisen jälkeen lähetettävä viesti voisi sisältää:

• Kiitoksen ajastanne.
• Viittauksen yhteen keskustelun kohtaan.
• Maininnan siitä, kuinka hyödyllinen keskustelu oli.
• Lopetuksen, joka pitää suhteen avoimena.

Täsmällisyys on tärkeää, koska se osoittaa, että viesti on kirjoitettu juuri tälle henkilölle eikä kopioitu mallipohjasta.

Tee toiminnasta helppoa

Monet ammattilaiset pitävät käsin kirjoitettujen viestien ideasta, mutta eivät saa siitä rutiinia. Ratkaisu on vähentää kitkaa.

Pidä käytössä yksinkertainen viestijärjestelmä:

• Säilytä kortit, kirjekuoret ja postimerkit paikassa, josta ne löytyvät nopeasti.
• Pidä pieni lista ihmisistä, joille kannattaa lähettää jatkoviesti.
• Kirjoita viestit heti tapaamisten tai tapahtumien jälkeen, kun yksityiskohdat ovat tuoreina mielessä.
• Varaa 10 minuuttia viikossa jatkoviestintään.
• Käytä muutamia toistettavia viestimalleja, jotta et aloita aina tyhjästä.

Mitä helpompi viesti on kirjoittaa, sitä todennäköisemmin se myös lähetetään.

Esitystapa on edelleen tärkeä

Käsin kirjoitetun viestin ei tarvitse olla näyttävä, mutta sen pitäisi näyttää harkitulta. Valitse paperitarvikkeet, jotka ovat siistit, ammattimaiset ja brändiisi sopivat. Yksinkertainen kortti on usein parempi kuin liian koristeellinen vaihtoehto.

Jos käsialasi ei ole täydellinen, se ei yleensä ole ongelma. Luettavuus on tärkeämpää kuin eleganssi. Vastaanottaja ei arvioi käsialasi kauneutta, vaan huomaa vaivannäkösi. Jos käsialasi on vaikealukuista, käytä painettuja kortteja tai paranna luettavuutta kirjoittamalla hitaammin ja huolellisemmin.

Huomiota kannattaa kiinnittää myös ajoitukseen. Kiitosviesti on tehokkaimmillaan, kun se saapuu nopeasti, mieluiten muutaman päivän kuluessa. Mutta vaikka aikaa olisi kulunut, myöhäinenkin viesti on yleensä parempi kuin ei viestiä ollenkaan.

Käsin kirjoitetut viestit vs. sähköposti

Sähköposti on hyödyllinen nopeudessa, dokumentoinnissa ja arkisessa viestinnässä. Se ei kuitenkaan ole täysi korvike käsin kirjoitetulle viestille silloin, kun tavoitteena on jättää pysyvä henkilökohtainen vaikutelma.

Nopea sähköposti voi vahvistaa tiedon tai kuitata tapaamisen. Käsin kirjoitettu viesti voi syventää suhdetta. Nämä kaksi työkalua palvelevat eri tarkoituksia. Fiksut yrittäjät käyttävät molempia.

Ajattele sähköpostia tehokkaana ja käsin kirjoitettuja viestejä mieleenpainuvina. Toinen pitää viestinnän liikkeessä. Toinen rakentaa uskollisuutta.

Parhaat käytännöt yritysjohtajille

Jos haluat käsin kirjoitettujen viestien tukevan brändiäsi, käsittele niitä osana ammatillista prosessia eikä satunnaisena lisäeleenä.

Noudata näitä parhaita käytäntöjä:

• Ole vilpitön ja vältä kuulostamasta kaavamaiselta.
• Viittaa tiettyyn tapahtumaan, keskusteluun tai eleeseen.
• Pidä viesti riittävän lyhyenä, jotta sen lukee alle minuutissa.
• Käytä yhtenäistä brändi-ilmettä ilman prameilua.
• Lähetä viestit nopeasti merkityksellisten kohtaamisten jälkeen.
• Sovita sävy suhteeseen ja tilanteeseen.

Nämä yksityiskohdat auttavat viestiä tuntumaan aidolta. Aitous tekee eleestä tehokkaan.

Pieni tapa, suuri arvo

Liiketoiminnassa pienet tavat tuottavat usein suurimmat pitkän aikavälin hyödyt. Käsin kirjoitetut viestit ovat yksi tällainen tapa. Ne eivät vaadi suurta budjettia, monimutkaista järjestelmää tai markkinointikampanjaa. Ne vaativat johdonmukaisuutta, huomiokykyä ja välittämistä.

Yritystä rakentaville yrittäjille nämä ominaisuudet ovat tärkeitä. Kiitätpä sitten uutta asiakasta, jatkat yhteydenpitoa verkostoitumistapahtuman jälkeen tai vahvistat suhdetta luotettuun kumppaniin, käsin kirjoitettu viesti voi tehdä yrityksestäsi inhimillisemmän.

Tällainen inhimillinen kosketus on harvinaista. Ja juuri siksi se muistetaan.

Kun sitä käytetään hyvin, käsin kirjoitetut viestit auttavat sinua rakentamaan vahvempia suhteita, erottumaan ruuhkaisilla markkinoilla ja jättämään ammattimaisen vaikutelman, joka kestää paljon pidempään kuin itse kohtaaminen.