Kuinka laatia pro forma -kassavirtalaskelma yrityksellesi

Pro forma -kassavirtalaskelma on yksi hyödyllisimmistä suunnittelutyökaluista, jonka yrityksen omistaja voi laatia. Sen avulla voit arvioida, kuinka paljon rahaa yritykseen tulee ja sieltä lähtee tulevan ajanjakson aikana, jotta voit havaita kassavajeet ajoissa, valmistautua kasvuun ja tehdä varmempia päätöksiä.

Aloittaville ja pienyrityksille tämä ennuste on erityisen tärkeä. Yritys voi olla paperilla kannattava ja silti loppua käteisestä, jos asiakkaat maksavat hitaasti, kulut erääntyvät etupainotteisesti tai kertaluonteiset käynnistyskustannukset ovat odotettua suuremmat. Pro forma -kassavirtalaskelma auttaa näkemään nämä ajoituserot ennen kuin niistä tulee ongelma.

Jos perustat uutta LLC-yhtiötä tai osakeyhtiötä, tällainen ennuste voi myös auttaa arvioimaan, onko yrityksellä riittävästi pääomaa kattamaan perustamiskulut, rekisteröidyn asiamiehen palkkiot, laitehankinnat, varaston, palkanmaksun, markkinoinnin ja muut alkuvaiheen toimintakulut.

Mikä on pro forma -kassavirtalaskelma?

Pro forma -kassavirtalaskelma on tulevaisuuteen suuntautuva arvio yrityksesi kassaan tulevista ja sieltä lähtevistä rahavirroista tietyn ajanjakson, kuten kuukauden, neljänneksen tai vuoden, aikana. Toisin kuin historiallinen kassavirtalaskelma, joka näyttää jo tapahtuneen, pro forma -laskelma näyttää, mitä odotat tapahtuvan.

Se perustuu rahaliikkeisiin, ei kirjanpidolliseen voittoon. Tämä tarkoittaa, että siinä keskitytään siihen, milloin raha todella saadaan ja milloin raha todella maksetaan ulos. Erottelu on tärkeä, koska yritys voi kirjata liikevaihtoa eikä silti omistaa tarpeeksi käteistä laskujen maksamiseen.

Täydellinen taloussuunnitelma sisältää usein kolme toisiinsa liittyvää ennustetta:

• Pro forma -tuloslaskelma, joka arvioi voiton tai tappion
• Pro forma -tase, joka arvioi varat, velat ja oman pääoman
• Pro forma -kassavirtalaskelma, joka arvioi käytettävissä olevan käteisen

Yhdessä nämä ennusteet antavat selkeämmän kuvan yrityksesi taloudellisesta tilasta.

Miksi sillä on merkitystä

Pro forma -kassavirtalaskelma auttaa sinua vastaamaan käytännön kysymyksiin, kuten:

• Onko yrityksellä riittävästi käteistä palkanmaksuun ja vuokraan?
• Milloin asiakkaiden maksut todella saapuvat?
• Kuinka paljon käyttöpääomaa tarvitaan yrityksen pyörittämiseen?
• Tarvitseeko yritys lainaa, sijoittajarahoitusta tai omistajan lisäpääomaa?
• Voiko yritys laajentua suunnitellussa tahdissa?

Uusille yrityksille näihin kysymyksiin saadut vastaukset voivat vaikuttaa kaikkeen lanseerauksen ajoituksesta rekrytointisuunnitelmiin. Vakiintuneille yrityksille kassavirtaennuste auttaa laajentumisessa, kausisuunnittelussa ja riskienhallinnassa.

Mitä tarvitset ennen aloittamista

Ennen kuin laadit ennusteen, kerää keskeiset oletukset, jotka vaikuttavat rahavirtoihin. Mitä realistisemmat lähtötiedot ovat, sitä hyödyllisempi ennusteesta tulee.

1. Alkukassan saldo

Aloita sillä käteismäärällä, joka on tällä hetkellä yrityksen pankkitilillä.

2. Odotetut kassaan tulevat rahavirrat

Näihin voivat sisältyä:

• Käteisenä vastaanotettu myyntitulo
• Asiakkaiden laskumaksut
• Sijoitettu pääoma
• Lainavarat
• Avustukset tai muut rahoituslähteet
• Omaisuuden myynnit

3. Odotetut kassasta lähtevät rahavirrat

Näihin voivat sisältyä:

• Varasto-ostot
• Palkka- ja urakoitsijamaksut
• Vuokra ja sähkö- ja muut kulut
• Vakuutukset
• Verot
• Lainanlyhennykset
• Markkinointikulut
• Ohjelmistotilaukset
• Ammatilliset palvelut
• Kertaluonteiset käynnistyskustannukset

4. Ajoitusoletukset

Tämä on yksi mallin tärkeimmistä osista. Liikevaihto ei aina kerry silloin, kun se ansaitaan, eikä kuluja aina makseta juuri silloin, kun ne syntyvät. Sinun on tiedettävä:

• Kuinka kauan asiakkailla kestää maksaa
• Milloin toimittajien laskut erääntyvät
• Onko palkanmaksu viikoittaista, kahden viikon välein vai kuukausittaista
• Mitkä kulut maksetaan etukäteen
• Mitkä kulut ovat kausiluonteisia tai epäsäännöllisiä

5. Suunniteltu rahoitus

Jos odotat käyttäväsi säästöjä, ulkopuolista sijoitusta tai velkarahoitusta, sisällytä nämä varat ennusteeseen ja merkitse, milloin ne saapuvat.

Kuinka laatia pro forma -kassavirtalaskelma

Seuraa näitä vaiheita, jotta saat käyttökelpoisen ennusteen.

Vaihe 1: Valitse ennustejakso

Päätä, ennustatko kuukausittain, neljännesvuosittain vai viikoittain. Kuukausittainen ennuste sopii hyvin useimmille pienyrityksille. Viikoittainen ennuste voi olla parempi yrityksille, joilla on tiukat katteet tai nopea kassankierto.

Hyvä suunnitteluhorisontti on 12 kuukautta uudelle yritykselle ja 12–24 kuukautta kasvavalle yritykselle.

Vaihe 2: Arvioi kassaan tulevat rahavirrat

Listaa jokainen odotettu rahalähde kullekin jaksolle. Ole varovainen. Jos jokin tulo on epävarma, alenna sitä tai siirrä se myöhempään ajankohtaan.

Esimerkiksi jos myyt palveluja 30 päivän maksuehdoilla, tammikuussa tehty myynti voi tuottaa kassaa vasta helmikuussa. Jos myyt tuotteita verkkokaupassa, osa rahasta voi tulla heti, mutta palautukset tai takaisinperinnät on myös huomioitava.

Vaihe 3: Arvioi kassasta lähtevät rahavirrat

Listaa kaikki suunnitellut maksut. Sisällytä kiinteät kulut, muuttuvat kulut ja kertaluonteiset käynnistyskustannukset. Älä unohda vähemmän ilmeisiä kuluja, kuten vuosiraporttien jättömaksuja, lupia, ammattilaispalkkioita tai laitteiden uusimista.

Uudet yritykset aliarvioivat usein alkuvaiheen ulosmeneviä maksuja, koska ne keskittyvät lanseeraustuloihin ja unohtavat ennen liikevaihdon alkamista syntyvät perustamiskulut.

Vaihe 4: Ota huomioon ajoituserot

Kassavirtaennusteessa on pitkälti kyse ajoituksesta. Kannattava myynti ei auta, jos raha ei saavu ajoissa vuokran maksamiseen.

Yleisiä ajoitusongelmia ovat:

• Asiakkaat maksavat odotettua myöhemmin
• Toimittajat vaativat ennakkomaksuja
• Palkat erääntyvät ennen kuin asiakasmaksut ehtivät selvitä
• Verovelvoitteet maksetaan neljännesvuosittain kuukausittaisen sijaan
• Varasto-ostot kasvavat kausittain

Rakenna ennuste todellisten maksupäivien, ei vain kirjanpidollisten päivämäärien, ympärille.

Vaihe 5: Laske nettokassavirta

Vähennä kunkin jakson kokonaiset kassasta lähtevät rahavirrat kokonaisista kassaan tulevista rahavirroista.

Nettokassavirta = Kassaan tulevat rahavirrat - Kassasta lähtevät rahavirrat

Jos tulos on positiivinen, käteinen kasvaa. Jos tulos on negatiivinen, yritys käyttää enemmän käteistä kuin se tuottaa.

Vaihe 6: Laske loppukassan saldo

Ota alkukassan saldo ja lisää siihen jakson nettokassavirta.

Loppukassan saldo = Alkukassan saldo + Nettokassavirta

Tämä loppusaldo muodostaa seuraavan jakson alkusaldon.

Vaihe 7: Tarkista matalimmat kohdat

Ennusteen tärkein osa ei ole lopullinen luku. Tärkein on ennusteen matalin kassasaldo. Se on kohta, jossa yritys todennäköisimmin tarvitsee rahoitusta, menojen lykkäystä tai muutoksia toimintaan.

Esimerkki yksinkertaisesta pro forma -kassavirrasta

Alla on perustason kuukausiesimerkki uudelle yritykselle.

Eriä	Tammikuu	Helmikuu	Maaliskuu
Alkukassan saldo	25 000	18 500	14 000
Myynnistä tuleva käteinen	12 000	18 000	24 000
Omistajan lisäpääoma	0	0	0
Lainavarat	0	0	0
Kassaan tulevat rahavirrat yhteensä	12 000	18 000	24 000
Palkat	8 000	8 000	9 000
Vuokra ja sähkö- ja muut kulut	2 500	2 500	2 500
Varasto tai materiaalit	6 000	8 000	10 000
Markkinointi ja ohjelmistot	1 500	2 000	2 500
Muut kulut	500	2 000	1 500
Kassasta lähtevät rahavirrat yhteensä	18 500	22 500	25 500
Nettokassavirta	-6 500	-4 500	-1 500
Loppukassan saldo	18 500	14 000	12 500

Tämä esimerkki näyttää yrityksen, joka kuluttaa edelleen käteistä kuukausittain, vaikka liikevaihto kasvaa. Tällainen ennuste auttaa omistajaa näkemään, kuinka paljon lisäpääomaa tarvitaan ennen kuin kassasaldo laskee liian alas.

Kuinka tulkita tuloksia

Kun ennuste on valmis, etsi siitä toistuvia malleja.

Positiiviset kassatrendit

Jos kassasaldot kasvavat tasaisesti, yrityksellä voi olla tilaa palkata lisää, investoida tai rakentaa puskuria.

Negatiiviset kassatrendit

Jos loppusaldo pienenee jatkuvasti, yrityksen voi olla tarpeen leikata kuluja, nopeuttaa perintää, nostaa hintoja tai hankkia rahoitusta.

Kausivaihtelut

Jotkin yritykset ovat kassavahvoja yhdessä neljänneksessä ja kassavajeessa toisessa. Vähittäiskauppa, maisemointipalvelut, veroilmoitusten valmistelu ja monet kuluttajapalveluyritykset tarvitsevat usein kausisuunnittelua kassapaineen välttämiseksi.

Rahoitusvajeet

Jos ennuste näyttää vajetta, tunnista tarkka kuukausi, jolloin aukko ilmenee. Se on paras hetki tutkia rahoitusvaihtoehtoja sen sijaan, että odottaisit tilin lähes tyhjenemistä.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Voiton ja käteisen sekoittaminen

Voitto ja käteinen eivät ole sama asia. Yritys voi näyttää voittoa ja silti olla kassavaikeuksissa, jos myyntisaamiset eivät ole maksaneet tai suuret kulut erääntyvät.

Liikevaihdon yliarviointi

Alkuvaiheen ennusteet olettavat usein, että myynti toteutuu nopeammin kuin todellisuudessa. Käytä realistisia oletuksia ja jätä puskuria.

Maksuajoituksen sivuuttaminen

Mallinna aina, milloin raha kerätään ja milloin laskut maksetaan. Ajoitus on usein ero terveennäköisen ennusteen ja harhaanjohtavan ennusteen välillä.

Kertaluonteisten kulujen unohtaminen

Käynnistyskustannuksilla, lakikuluilla, laitehankinnoilla ja talletuksilla voi olla suuri vaikutus kassavirtaan. Sisällytä ne alusta alkaen.

Ennusteen jättäminen muuttumattomaksi

Pro forma -kassavirtalaskelmaa pitäisi päivittää säännöllisesti. Jos myynti, kulut tai ajoitusoletukset muuttuvat, ennusteenkin pitäisi muuttua.

Parhaat käytännöt parempaan ennusteeseen

• Käytä varovaisia oletuksia liikevaihdosta ja maksujen kertymisestä
• Erota kiinteät kulut muuttuvista kuluista
• Sisällytä varaus odottamattomia kuluja varten
• Vertaa todellisia tuloksia ennustettuihin tuloksiin kuukausittain
• Päivitä malli, kun hinnat, henkilöstömäärä tai toimittajien ehdot muuttuvat
• Rakenna skenaarioita parhaalle, odotetulle ja heikoimmalle tapaukselle

Skenaariosuunnittelu on erityisen hyödyllistä uusille yrityksille. Jos parhaassa skenaariossa kaikki näyttää erinomaiselta, mutta heikoin skenaario aiheuttaa rahoitusongelman, tiedät etukäteen, että tarvitset varasuunnitelman.

Miten tämä auttaa uusia yrityksiä

Yrittäjille, jotka perustavat uuden yrityksen, pro forma -kassavirtalaskelma on enemmän kuin taulukko. Se on suunnittelutyökalu, jonka avulla voit arvioida, onko yritys valmis lanseeraukseen, kuinka paljon pääomaa se tarvitsee ja kuinka nopeasti se voi kasvaa.

Jos perustat LLC-yhtiön tai osakeyhtiön, alkuvaiheen kuluihin voivat sisältyä:

• Valtion rekisteröintimaksut
• Rekisteröidyn asiamiehen palvelut
• Toimintasuunnitelman tai yhtiöjärjestyksen laatiminen
• Liiketoimintaluvat ja -luvat
• Verkkosivuston ja brändäyksen kustannukset
• Laitteet, tarvikkeet ja varasto
• Markkinoinnin lanseerauskulut
• Palkka- tai urakoitsijakulut

Realistinen ennuste auttaa ymmärtämään, pystyykö yritys kattamaan nämä kulut ilman, että rahat loppuvat kesken. Tällainen selkeys tukee parempia päätöksiä ennen perustamista ja sen jälkeen.

Lopuksi

Pro forma -kassavirtalaskelma antaa käytännöllisen näkymän siihen, kuinka paljon rahaa yritykselläsi todennäköisesti on tulevaisuudessa. Se auttaa varautumaan hitaisiin asiakasmaksuihin, kausivaihteluihin, käynnistysvaiheen menoihin ja kasvumahdollisuuksiin.

Prosessi on suoraviivainen: arvioi kassaan tulevat rahavirrat, arvioi kassasta lähtevät rahavirrat, huomioi ajoitus ja laske kunkin jakson loppusaldo. Kun teet tämän, voit havaita riskit ajoissa ja tehdä päätöksiä varmemmin.

Jokaiselle yrityksen omistajalle, erityisesti uutta yritystä perustavalle, kassavirran suunnittelu ei ole valinnainen asia. Se on yksi keskeisistä työkaluista taloudellisen vakauden ylläpitämiseen ja yrityksen rakentamiseen niin, että se voi kasvaa.

Tämä artikkeli on tarkoitettu yleiseksi tiedoksi eikä se ole oikeudellinen, verotuksellinen tai kirjanpidollinen neuvonta. Jos sinulla on tarkkoja kysymyksiä, käänny lisensoidun ammattilaisen puoleen.