10 lakitermiä, jotka jokaisen yrittäjän kannattaa tuntea ennen kuin allekirjoittaa mitään

Yrityksen perustaminen tarkoittaa paljon muutakin kuin nimen valitsemista ja perustamisasiakirjojen jättämistä. Uudet omistajat törmäävät nopeasti sopimuksiin, toimittajasopimuksiin, työsuhdeasiakirjoihin, veroihin liittyviin papereihin ja sääntelyvaatimuksiin, joissa käytetään kieltä, joka voi aluksi tuntua pelottavalta. Muutaman olennaisen lakitermin opettelu auttaa tekemään parempia päätöksiä, välttämään kalliita väärinkäsityksiä ja suojaamaan yritystäsi sen kasvaessa.

Uusille LLC-yhtiöille, osakeyhtiöille tai muille yritysmuodoille rakentaville perustajille oikeudellinen sanasto ei ole vain akateemista tietoa. Se vaikuttaa siihen, miten luet sopimuksia, miten neuvottelet ehdoista ja miten ajattelet riskiä. Perusteiden ymmärtäminen helpottaa myös työskentelyä asianajajien, kirjanpitäjien, rekisteröityjen edustajien ja yrityksen perustamispalveluiden, kuten Zenindin, kanssa, kun rakennat yritystäsi vankalle pohjalle.

Miksi lakitermit ovat tärkeitä yrittäjille

Jokainen yrittäjä allekirjoittaa asiakirjoja, jotka luovat velvoitteita. Jotkin niistä ovat yksinkertaisia ja rutiininomaisia. Toiset voivat vaikuttaa omistukseen, vastuuseen, kassavirtaan tai yrityksen pitkän aikavälin määräysvaltaan. Jos et ymmärrä näissä asiakirjoissa käytettyä kieltä, saatat hyväksyä jotain, joka maksaa odotettua enemmän tai antaa vähemmän suojaa kuin luulit.

Perusteiden tunteminen auttaa sinua:

• Lukemaan sopimuksia varmemmin
• Havaitsemaan riskialttiita ehtoja ennen allekirjoittamista
• Viestimään selkeästi neuvonantajien ja palveluntarjoajien kanssa
• Suojaamaan henkilökohtaiset ja yrityksen varat
• Pysymään linjassa osavaltio-, liittovaltion ja paikallisten vaatimusten kanssa

Tavoitteena ei ole tulla lakimieheksi. Tavoitteena on tulla tietoiseksi yrittäjäksi, joka tietää, milloin kysyä lisäkysymyksiä.

1. Vastuuvapaus ja vastuu

Vastuu tarkoittaa oikeudellista vastuuta. Liiketoiminnassa sillä viitataan siihen, kuka on taloudellisesti vastuussa, kun jokin menee pieleen.

Jos yrityksen velkaa ei makseta, sopimusta rikotaan tai joku loukkaantuu liiketoiminnan seurauksena, vastuu määrittää, kuka mahdollisesti joutuu maksamaan. Tämä on yksi tärkeimmistä käsitteistä perustajille, koska yritysmuoto vaikuttaa usein siihen, kuinka paljon henkilökohtaista riskiä otat.

Yksityinen elinkeinonharjoittaja voi olla henkilökohtaisesti vastuussa yrityksen velvoitteista. Sen sijaan LLC:n tai osakeyhtiön perustaminen voi auttaa erottamaan henkilökohtaiset ja yrityksen vastuut, edellyttäen että perustaminen ja jatkuva noudattaminen on hoidettu asianmukaisesti.

Miksi se on tärkeää

Vastuu on ytimessä sille, miksi monet yrittäjät valitsevat erillisen oikeushenkilön perustamisen. Jos yritykselläsi on altistusta oikeudenkäynneille, toimittajariidoille tai operatiivisille riskeille, rakenteellasi on merkitystä.

Käytännön esimerkki

Jos asiakas loukkaantuu liikkeessäsi ja haastaa sinut oikeuteen, vastuu määrittää, rajoittuuko vaatimus yritykseen vai voiko se ulottua myös henkilökohtaiseen omaisuuteesi. Vastaus riippuu usein yhtiömuodostasi, vakuutusturvastasi ja siitä, kuinka huolellisesti pidät yrityksen erillisenä kokonaisuutena.

2. Vahingonkorvausvelvoite

Vahingonkorvausvelvoite on sopimusehto, jossa yksi osapuoli lupaa kattaa tietyistä toimista tai tapahtumista aiheutuvat tappiot, vahingot tai vaatimukset.

Tämä ehto esiintyy usein palvelusopimuksissa, toimittajasopimuksissa, lisenssisopimuksissa ja kumppanuusjärjestelyissä. Se voi olla laaja tai rajattu, ja tällä erolla on merkitystä.

Miksi se on tärkeää

Vahingonkorvausvelvoite voi siirtää riskin yhdeltä osapuolelta toiselle. Jos ehto on kirjoitettu liian laajasti, saatat sitoutua kattamaan tappioita, jotka eivät oikeasti kuulu sinulle. Jos se on liian suppea, et ehkä saa riittävästi suojaa silloin, kun toinen osapuoli aiheuttaa ongelman.

Käytännön esimerkki

Jos palkkaat urakoitsijan asentamaan laitteita ja hän vahingoittaa omaisuuttasi, vahingonkorvausvelvoite voi edellyttää, että hän maksaa vahingot. Ilman tällaista ehtoa saatat joutua turvautumaan yleisiin sopimusrikkomusvaatimuksiin tai vakuutusturvaan.

Kun tarkastelet vahingonkorvauslauseketta, kiinnitä huomiota siihen:

• Mitkä tappiot kuuluvat korvauksen piiriin
• Sisältyvätkö oikeudenkäyntikulut
• Koskeeko ehto vain kolmannen osapuolen vaatimuksia
• Onko velvoite molemminpuolinen vai yksipuolinen

3. Sopimusrikkomus

Sopimusrikkomus tapahtuu, kun yksi osapuoli ei täytä sitä, mitä sopimus edellyttää.

Tällainen laiminlyönti voi liittyä määräaikojen missaamiseen, maksamatta jättämiseen, keskeneräiseen työhön, huonolaatuisiin toimituksiin tai sopimuksen lupauksen rikkomiseen. Kaikki rikkomukset eivät ole yhtä vakavia, mutta jokainen voi aiheuttaa oikeudellisia seurauksia.

Miksi se on tärkeää

Sopimukset ovat hyödyllisiä vain, jos osapuolet noudattavat niitä. Jos et ymmärrä, mikä lasketaan rikkomukseksi, saatat menettää oikeutesi tai velvollisuutesi.

Käytännön esimerkki

Oletetaan, että palkkaat markkinointitoimiston toimittamaan kampanjan tiettyyn päivämäärään mennessä, mutta se ei onnistu. Sopimuksesta riippuen voit ehkä vaatia suoritusta, hakea vahingonkorvausta tai irtisanoa sopimuksen.

Hyvän sopimuksen tulisi määritellä selvästi:

• Määräajat ja toimitukset
• Maksuehdot
• Mikä lasketaan olennaiseksi sopimusrikkomukseksi
• Miten ilmoitus on annettava
• Voidaanko sopimus päättää ennenaikaisesti

4. Kilpailukielto ja rajoittavat ehdot

Kilpailukieltosopimus on rajoitus, joka estää henkilöä työskentelemästä kilpailijan kanssa tai perustamasta kilpailevaa liiketoimintaa tietyksi ajaksi yrityksestä lähtemisen jälkeen.

Nämä ehdot ryhmitellään usein muiden rajoittavien ehtojen, kuten asiakashoukuttelun eston ja salassapitovelvoitteiden, kanssa. Niiden täytäntöönpanokelpoisuus voi vaihdella osavaltion lain ja käytetyn sanamuodon mukaan.

Miksi se on tärkeää

Jos palkkaat työntekijöitä, otat mukaan urakoitsijoita tai myyt yrityksen, rajoittavat ehdot voivat suojata luottamuksellista tietoa ja asiakassuhteita. Samalla liian laajat rajoitukset voivat olla vaikeita panna täytäntöön tai ne voivat aiheuttaa tarpeettomia ristiriitoja.

Käytännön esimerkki

Ohjelmistoyritys voi pyytää kehittäjää, jolla on pääsy lähdekoodiin, sitoutumaan siihen, ettei hän houkuttele asiakkaita tai paljasta liikesalaisuuksia lähdettyään yrityksestä. Tämä voi olla järkevä tapa suojata liiketoimintaa, mutta ehtojen tulisi olla tehtävän ja toimivallan mukaan räätälöityjä.

Yrittäjille tärkeintä on käyttää huolellisesti laadittuja rajoituksia sen sijaan, että kopioi yleisen mallipohjan.

5. Immateriaalioikeudet

Immateriaalioikeudet, usein lyhennettynä IP, tarkoittavat liiketoiminnassa arvokkaita henkisiä luomuksia.

Yleisiä immateriaalioikeuksien muotoja ovat:

• Tavaramerkit brändinimille, logoille ja iskulauseille
• Tekijänoikeudet alkuperäisille kirjoitetuille, visuaalisille ja luoville teoksille
• Patentit keksinnöille ja tietyille prosesseille
• Liikesalaisuudet luottamukselliselle yritystiedolle

Miksi se on tärkeää

Monet yritykset rakentuvat brändi-identiteetin, omien järjestelmien, tuotesuunnittelun tai alkuperäisen sisällön varaan. Jos et suojaa immateriaalioikeuksiasi, kilpailijat voivat jäljitellä työtäsi tai sekoittaa asiakkaasi.

Käytännön esimerkki

Jos luot tunnistettavan logon ja käytät sitä kaupallisessa toiminnassa, tavaramerkkisuoja voi auttaa estämään muita käyttämästä hämmentävän samankaltaista merkkiä. Jos kehität ainutlaatuista ohjelmistoa tai kirjoitettua sisältöä, tekijänoikeuslaki voi auttaa suojaamaan sitä.

Perustajien kannattaa ajatella immateriaalioikeuksia varhaisessa vaiheessa, erityisesti valitessaan yrityksen nimeä, rakentaessaan verkkosivustoa tai lanseeraten tuotetta.

6. Noudattaminen

Noudattaminen tarkoittaa yritykseesi soveltuvien lakien, määräysten ja ilmoitusvelvollisuuksien noudattamista.

Tähän voi sisältyä liittovaltion, osavaltion ja paikallisia velvoitteita, kuten yrityksen rekisteröinti, veroilmoitukset, toimiluvat, työsuhdesäännöt, tietosuojavelvoitteet ja toimialakohtaiset määräykset.

Miksi se on tärkeää

Yritys voi olla kannattava ja silti joutua vaikeuksiin, jos se laiminlyö noudattamisen. Myöhästyneet ilmoitukset, vanhentuneet luvat ja huono kirjanpito voivat aiheuttaa maksuja, sanktioita tai hallinnollisia ongelmia.

Käytännön esimerkki

Ravintola voi tarvita terveystarkastuslupia, myyntiverorekisteröintiä, työntekijädokumentaatiota ja jatkuvia paikallisia tarkastuksia. Konsultointiyrityksellä voi olla vähemmän toimintalupia, mutta senkin on silti seurattava vero- ja yhtiömuotoon liittyviä määräaikoja.

Noudattaminen on yksi syy siihen, miksi monet perustajat käyttävät perustamistukea ja jatkuvia muistutuksia. Zenind auttaa yrittäjiä hallitsemaan alkuvaiheen ja toistuvat tehtävät, jotka pitävät yrityksen hyvässä asemassa.

7. Työsuhde at-will-periaatteella

At-will-periaatteen mukainen työsuhde tarkoittaa, että monissa osavaltioissa työnantaja tai työntekijä voi päättää työsuhteen milloin tahansa lähes mistä tahansa lain sallimasta syystä.

Tämä ei tarkoita, että työnantaja voi irtisanoa työntekijän laittomasta syystä. Syrjinnän vastaiset lait, vastatoimien kieltoa koskevat säännöt ja sopimusehdot ovat edelleen voimassa.

Miksi se on tärkeää

Jos palkkaat työntekijöitä, at-will-periaatteen ymmärtäminen auttaa laatimaan työtarjouksia, henkilöstöohjeita ja käytäntöjä, jotka vastaavat osavaltiosi sääntöjä ja liiketoimintatavoitteitasi.

Käytännön esimerkki

Yritys, joka haluaa joustavuutta henkilöstössä, voi käyttää at-will-kieltä työsuhdeasiakirjoissaan. Mutta jos se lupaa taatun työsuhteen määräajaksi, kyseinen sopimus voi syrjäyttää oletussäännön.

Yrittäjien tulisi aina varmistaa, että heidän käytäntönsä vastaavat heidän todellista toimintaansa. Ristiriitaiset asiakirjat luovat epäselvyyttä ja voivat heikentää yrityksen asemaa riitatilanteessa.

8. EIN, W-9 ja 1099

Nämä verotukseen liittyvät termit tulevat vastaan usein heti, kun alat työskennellä työntekijöiden, urakoitsijoiden, pankkien tai toimittajien kanssa.

Employer Identification Number eli EIN on liittovaltion verotunniste, jota IRS käyttää yrityksen tunnistamiseen.

W-9 on lomake, jonka urakoitsija tai toimittaja käyttää toimittaakseen veronmaksajatietonsa.

1099 on lomake, jota käytetään raportoimaan tiettyjä maksuja ei-työntekijöille.

Miksi se on tärkeää

Nämä lomakkeet kuuluvat yrityksen arkipäiväiseen paperityöhön. Niiden puuttuminen tai väärä käsittely voi aiheuttaa vero-ongelmia ja hallinnollisia viiveitä.

Käytännön esimerkki

Jos palkkaat freelance-suunnittelijan, saatat pyytää W-9-lomakkeen ennen maksujen suorittamista. Jos maksut ylittävät ilmoitusrajan, sinun on ehkä annettava 1099-lomake vuoden lopussa.

Jos perustat yrityksen, EIN:n hankkiminen varhaisessa vaiheessa voi helpottaa yritystilin avaamista, työntekijöiden palkkaamista ja yritys- ja henkilökohtaisten varojen erottamista.

9. Salassapitosopimus eli NDA

Salassapitosopimus, jota kutsutaan usein NDA:ksi tai non-disclosure agreementiksi, on sopimus, joka velvoittaa yhden tai useamman osapuolen pitämään tietyt tiedot yksityisinä.

NDA-sopimuksia käytetään usein, kun keskustellaan kumppanuuksista, sijoittajista, tuotekehityksestä, asiakastiedoista tai omista toimintamalleista.

Miksi se on tärkeää

Kaikkia keskusteluja ei pidä käydä avoimesti. Jos jaat liiketoimintasuunnitelmaa, liikesalaisuutta tai julkistamatonta tuotetietoa, NDA voi auttaa suojaamaan näitä tietoja jakamiselta tai väärinkäytöltä.

Käytännön esimerkki

Perustaja voi pyytää mahdollista toimittajaa allekirjoittamaan NDA:n ennen kuin hän paljastaa sisäisiä prosesseja tai hinnoittelustrategiaa. Se ei takaa täydellistä suojaa, mutta se luo oikeudellisen velvoitteen, joka voi ehkäistä väärinkäyttöä ja tukea täytäntöönpanoa tarvittaessa.

NDA:n tulisi määritellä tarkasti, mikä on luottamuksellista, kuinka pitkään velvoite kestää ja mitä poikkeuksia sovelletaan.

10. Ylivoimainen este

Ylivoimaisen esteen ehto käsittelee poikkeuksellisia tapahtumia, jotka estävät osapuolta täyttämästä sopimusvelvoitteitaan.

Tällaisia tapahtumia ovat usein luonnonkatastrofit, tulipalot, sota, viranomaismääräykset ja muut suuret häiriöt, joihin osapuolet eivät voi vaikuttaa.

Miksi se on tärkeää

Yritykset eivät toimi tyhjiössä. Toimitusketjun häiriö, ankara sääilmiö tai hätätilamääräys voi keskeyttää suorituksen. Ylivoimaisen esteen ehto auttaa selventämään, mitä tapahtuu, kun tällaisia keskeytyksiä ilmenee.

Käytännön esimerkki

Jos yrityksesi on sitoutunut toimittamaan tavaroita ja voimakas myrsky sulkee kuljetusreitit, ylivoimaisen esteen ehto voi vapauttaa viivästyksestä tai antaa lisää aikaa suoritukseen.

Tarkka sanamuoto on tärkeä. Jotkin ehdot ovat kapeita ja koskevat vain tiettyjä tapahtumia. Toiset ovat laajempia, mutta edellyttävät silti, että tapahtuma estää suorituksen suoraan.

Kuinka lukea sopimusta yrittäjänä

Lakitermien ymmärtäminen on vasta alku. Seuraava askel on oppia tarkastelemaan sopimusta käytännöllisesti.

Ennen kuin allekirjoitat, kysy itseltäsi:

• Mitä lupaan tehdä?
• Mitä toinen osapuoli lupaa tehdä?
• Mitä tapahtuu, jos toinen osapuoli ei täytä velvoitteitaan?
• Kuka kantaa riskin, jos jokin menee pieleen?
• Miten sopimus voidaan päättää?
• Onko määräaikoja, sanktioita tai uusimisehtoja, joita minun täytyy seurata?

Kannattaa myös etsiä määritelmiä. Monissa sopimuksissa yhden määritellyn termin merkitys voi muuttaa koko sopimuksen sisällön. Sana, joka näyttää tavalliselta, saattaa tarkoittaa kyseisessä asiakirjassa hyvin tarkkaa oikeudellista käsitettä.

Jos jokin kohta on epäselvä, älä arvaa. Pyydä selvennystä ennen allekirjoittamista.

Miten Zenind auttaa uusia yrittäjiä

Uudet yrittäjät tarvitsevat usein muutakin kuin pelkän perustamispalvelun. He tarvitsevat luotettavan prosessin, jonka avulla perusasiat tehdään oikein alusta alkaen.

Zenind tukee perustajia, jotka haluavat perustaa yrityksen luottavaisin mielin ja pysyä tärkeiden compliance-tehtävien mukana. Tämä voi tarkoittaa apua yhtiömuodon perustamisessa, organisatorisessa paperityössä ja muissa alkuvaiheen vaatimuksissa, jotka usein liittyvät yrityksen käynnistämiseen Yhdysvalloissa.

Kun ymmärrät lakitermejä ja yhdistät tämän tiedon oikeaan perustamistukeen, olet paljon vahvemmassa asemassa:

• Valitsemaan oikean yritysrakenteen
• Erottamaan henkilökohtaisen ja yritysvastuun
• Valmistautumaan vero- ja pankkivaatimuksiin
• Pysymään järjestelmällisenä toistuvien velvoitteiden kanssa
• Lähestymään sopimuksia varmemmin

Tällä yhdistelmällä on merkitystä. Vankka oikeudellinen ja hallinnollinen perusta helpottaa keskittymistä myyntiin, operaatioihin, rekrytointiin ja kasvuun.

Lopullinen opetus

Sinun ei tarvitse tuntea jokaista lakitermiä voidaksesi pyörittää yritystä hyvin. Mutta sinun on ymmärrettävä käsitteet, jotka vaikuttavat vastuuseen, sopimuksiin, veroraportointiin, luottamuksellisuuteen ja noudattamiseen.

Termit kuten vastuu, vahingonkorvausvelvoite, sopimusrikkomus, immateriaalioikeudet ja ylivoimainen este esiintyvät toistuvasti todellisessa liiketoiminnassa. Mitä tutumpia ne ovat sinulle, sitä paremmin olet valmistautunut tekemään järkeviä päätöksiä ja välttämään vältettävissä olevia virheitä.

Perustajille tämä tieto on erityisen arvokasta perustamisvaiheessa, jolloin tekemäsi valinnat voivat vaikuttaa yritykseen vuosiksi eteenpäin. Aloita selkeällä rakenteella, pidä hyvät kirjanpidot, tarkista sopimukset huolellisesti ja hae apua, kun kieli muuttuu liian tekniseksi varmuudella tulkittavaksi.

Tietoon perustuville päätöksille rakennettu yritys on paremmin asemoitu kasvuun.