10 strategiaa täydellisen puhujan valintaan yritystapahtumaasi

Oikea puhuja voi ratkaista, tuntuuko yritystapahtuma hyödylliseltä, mieleenpainuvalta ja osallistumisen arvoiselta. Vahva esiintyjä tekee paljon enemmän kuin täyttää ohjelma-ajan. Hän määrittää tapahtuman sävyn, vahvistaa viestiäsi ja antaa osallistujille syyn pysyä mukana alusta loppuun.

Perustajille, pienyrittäjille ja tiimeille, jotka suunnittelevat lanseeraustilaisuutta, työpajaa, verkostoitumistilaisuutta tai koulutusseminaariä, oikean puhujan valinta on tärkeää. Harkittu puhuja voi auttaa rakentamaan uskottavuutta, houkuttelemaan oikean yleisön ja muuttamaan tavallisen kokoontumisen merkitykselliseksi liiketoimintamahdollisuudeksi.

Jos järjestät tapahtumaa, joka liittyy uuden yrityksen lanseeraukseen, asiakaskoulutukseen tai startup-yhteisön ohjelmaan, käytä seuraavia strategioita valitaksesi tavoitteisiisi sopivan puhujan.

1. Aloita haluamastasi lopputuloksesta

Ennen kuin tarkastelet puhujien taustoja, määritä, millaisen tuloksen haluat tapahtumasta.

Kysy esimerkiksi:

• Haluatko osallistujien oppivan käytännön taidon?
• Haluatko motivoida alkuvaiheen perustajia?
• Haluatko asemoida brändisi luotettavaksi asiantuntijaksi?
• Haluatko, että ihmiset lähtevät tilaisuudesta selkeän seuraavan askeleen kanssa?

Puhujan tulisi tukea tätä tavoitetta. Jos tapahtuman tarkoitus on kouluttaa ensikertalaisia yrittäjiä, paras valinta voi olla henkilö, joka osaa selittää monimutkaiset asiat selkeästi. Jos tapahtuma on suunniteltu inspiroimaan sijoittajia tai kumppaneita, saatat haluta puhujan, jolla on vahva tarina ja todistettua liiketoiminnallista uskottavuutta.

2. Tunne yleisösi yksityiskohtaisesti

Puhuja, joka toimii hyvin yhdelle yleisölle, voi jäädä vaisuksi toiselle. Paras valinta riippuu siitä, ketä salissa on.

Huomioi:

• Toimialatausta
• Kokemustaso
• Ikäryhmä ja uravaihe
• Odotukset tapahtumalle
• Toivottu sävy, muodollisesta keskustelevaan

Esimerkiksi salillinen perustajia, jotka valmistautuvat perustamaan osakeyhtiön, tarvitsee käytännönläheistä ja toimintakelpoista ohjausta. Kokeneiden johtajien yleisö saattaa odottaa terävämpää strategista näkemystä ja edistyneempiä esimerkkejä. Mitä tarkemmin ymmärrät yleisösi, sitä helpompi on löytää puhuja, joka osaa puhua heidän kieltään.

3. Sovita asiantuntemus tapahtuman muotoon

Kaikki asiantuntijat eivät ole loistavia keynote-puhujia, eivätkä kaikki viimeistellyt esiintyjät ole oikea valinta tekniseen työpajaan.

Ajattele tapahtuman muotoa:

• Keynote-esitykset vaativat laajaa vetovoimaa ja vahvaa lavakarismaa
• Paneelikeskustelut palkitsevat selkeyttä, nopeaa reagointia ja yhteistyökykyä
• Työpajat vaativat rakennetta, rytmitystä ja käytännön opetustaitoa
• Keskustelumuotoiset haastattelut hyötyvät luontevasta vuorovaikutuksesta ja syvyydestä
• Verkkoseminaarit vaativat tiivistä esiintymistä ja vahvaa verkko-osallistamisen otetta

Valitse henkilö, jonka vahvuudet vastaavat järjestämääsi muotoa. Puhuja, joka loistaa pitkämuotoisessa tarinankerronnassa, ei välttämättä sovi hyvin vuorovaikutteiseen työpajaan, kun taas aiheensa hallitseva mutta esiintymiskokemukseltaan rajallinen asiantuntija voi olla erinomainen panelisti mutta heikompi yksin esiintyvänä keynote-puhujana.

4. Etsi selkeä näkökulma

Parhaat puhujat eivät vain toista yleisiä neuvoja. He tuovat esiin oman näkökulmansa, joka auttaa yleisöä ajattelemaan uudella tavalla.

Vahvan näkemyksen omaava puhuja voi:

• Tehdä aiheesta mieleenpainuvamman
• Antaa osallistujille syyn kuunnella tarkasti
• Synnyttää keskustelua tapahtuman jälkeen
• Vahvistaa tapahtumasi brändiä

Tarkastele aiempia puheita, haastatteluvideoita, podcast-vierailuja tai julkaistuja artikkeleita, jos niitä on saatavilla. Etsit henkilöä, joka pystyy selittämään ajatuksia itsevarmasti ja tarjoamaan näkökulman, joka tuntuu hyödylliseltä, maanläheiseltä ja omaperäiseltä.

5. Arvioi yleisösopivuus ja uskottavuus yhdessä

Puhuja voi näyttää vaikuttavalta paperilla, mutta silti olla väärä valinta, jos hänen asiantuntemuksensa ei vastaa aihettasi.

Käytä tasapainoista arviointia:

• Uskottavuus: Onko hän työskennellyt alalla tai ratkaissut ongelman, josta hän puhuu?
• Ajankohtaisuus: Liittyykö hänen asiantuntemuksensa tapahtumasi teemaan?
• Lähestyttävyys: Pystyykö hän selittämään asiat tavalla, jonka yleisö ymmärtää?
• Luottamus: Uskovatko osallistujat hänen sanomaansa?

Startup-teemaisessa tapahtumassa uskottavuus voi tulla kokemuksesta yrityksen skaalaamisesta, uusien perustajien neuvomisesta tai tunnetun organisaation johtamisesta. Yrityksen perustamista käsittelevässä seminaarissa puhuja, joka ymmärtää sääntelyä, toimintaa ja alkuvaiheen päätöksentekoa, voi olla erityisen arvokas.

6. Arvioi esiintymistyyliä, älä vain aiheosaamista

Asiantuntemus on tärkeää, mutta se ei yksin riitä. Esiintymistapa on aivan yhtä merkittävä.

Vahvan puhujan tulisi pystyä:

• Pitämään huomion ilman kiirehtimistä
• Käyttämään esimerkkejä, jotka selkeyttävät asioita
• Säätelemään sävyä yleisön mukaan
• Siirtymään sujuvasti suurista ideoista käytännön oivalluksiin
• Pitämään yleisön mukana luonnollisella energialla

Jos mahdollista, katso kokonainen puheenvuoro lyhyen nostovideon sijaan. Lyhyet klipit voivat saada kenet tahansa näyttämään viimeistellyltä. Kokonainen esitys näyttää, pystyykö puhuja ylläpitämään rytmiä, hallitsemaan siirtymät ja luomaan yhteyden yleisöön alusta loppuun.

7. Tarkista omaperäisyys ja relevanssi

Hyvä puhuja mukautuu tapahtumaasi sen sijaan, että esittäisi kierrätetyn puheenvuoron.

Ennen varausta kysy, mitä hän muokkaisi juuri sinun yleisöllesi. Haluat henkilön, joka pystyy rakentamaan puheen tavoitteidesi ympärille, ei sellaisen, joka pitää saman puheen kaikkialla.

Vahva räätälöinti sisältää yleensä:

• Tapahtumateemaan sidotun aiheen
• Yleisölle relevantteja esimerkkejä
• Toimintakehotuksen, joka tukee liiketoimintatavoitteitasi
• Kieltä, joka heijastaa toimialaasi tai asiakaskuntaasi

Tämä on vielä tärkeämpää yritystapahtumissa, koska yleisö odottaa usein käytännön arvoa. Jos tapahtumasi tukee perustajia, puhujan pitäisi pystyä käsittelemään ajankohtaisia haasteita, kuten lanseerauksen suunnittelua, toimintaa, sääntelyä, kasvua tai asiakashankintaa.

8. Tarkista käytännön järjestelyt ajoissa

Hyvät puhujat varataan usein pitkälle etukäteen. Jos odotat liian pitkään, saatat menettää henkilön, joka sopisi tapahtumaasi parhaiten.

Vahvista käytännön yksityiskohdat ajoissa:

• Päivämäärä ja aika
• Lähitapahtuma vai verkkototeutus
• Session pituus
• Matkajärjestelyt
• Ääni- ja videotarpeet
• Esitysmateriaalit ja määräajat

Kysy myös, kuinka paljon valmistautumista puhuja tarvitsee. Jotkut puhujat pystyvät työskentelemään yksinkertaisen rungon pohjalta. Toiset tarvitsevat taustatietoa yleisöstä, tapahtuman tavoitteista ja brändin äänensävystä hyvissä ajoin etukäteen. Selkeät järjestelyt auttavat välttämään viime hetken ongelmia ja pitävät tapahtuman sujuvana.

9. Vertaa palkkioita arvon, älä vain hinnan, perusteella

Halvin puhuja ei aina ole kustannustehokkain valinta. Korkeampi palkkio voi olla perusteltu, jos puhuja tuo paremman sitoutumisen, vahvemman osallistujamäärän tai uskottavamman tapahtumakokemuksen.

Vertaillessasi vaihtoehtoja huomioi:

• Yleisön vetovoima
• Brändisopivuus
• Esiintymisen laatu
• Kyky räätälöidä sisältöä
• Tapahtuman jälkeinen vaikutus

Kysy, mitä palkkioon sisältyy. Jotkut puhujat tarjoavat suunnittelupalavereita, räätälöityjä materiaaleja tai markkinointitukea. Toiset veloittavat erikseen matkasta, valmistautumisesta tai lisäosuuksista. Läpinäkyvä hinnoittelu helpottaa arvon vertailua reilusti.

10. Pyydä referenssejä ja näyttöä tuloksista

Jos puhuja on kokenut, hänen pitäisi pystyä osoittamaan näyttöä onnistumisista.

Etsi:

• Tapahtumanjärjestäjien suosituksia
• Uusintavarauksia
• Yleisöpalautetta
• Videoita kokonaisista puheenvuoroista
• Mittareita, kuten osallistujamäärän kasvua tai yleisön sitoutumista

Referenssit ovat tärkeitä, koska ne osoittavat, toimittaako puhuja tasaisesti lupaamansa. Ammattilainen, joka on auttanut muita yrityksiä kouluttamaan asiakkaita, innostamaan tiimejä tai inspiroimaan perustajia, todennäköisesti tuottaa saman tuloksen myös sinun tapahtumassasi.

Bonus: Valmistele puhuja onnistumaan

Oikean puhujan valinta on vasta osa prosessia. Sinun täytyy myös asettaa hänet onnistumaan.

Jaa seuraavat tiedot:

• Tapahtuman tarkoitus
• Yleisön profiili
• Pääviesti, jota haluat vahvistaa
• Aikataulu ja formaatti
• Mahdolliset brändi- tai vaatimustenmukaisuusojeet
• Odotettu yleisön osallistumisen taso

Mitä enemmän kontekstia annat, sitä paremmin puhuja voi räätälöidä session. Vahvinkin esiintyjä suoriutuu paremmin, kun hän ymmärtää liiketoimintakontekstin ja toivotun lopputuloksen.

Puhujan valintalista

Käytä tätä pikaista tarkistuslistaa ennen kuin vahvistat varauksen:

• Puhuja vastaa tapahtuman tavoitetta
• Aihe sopii yleisölle
• Esiintymistyyli sopii formaattiin
• Sisältö tuntuu omaperäiseltä ja relevantilta
• Järjestelyt ovat hallittavissa
• Palkkio on järkevä tarjottuun arvoon nähden
• Puhujalla on näyttöä vahvoista aiemmista tuloksista

Jos voit vastata kyllä useimpiin näistä kohdista, olet todennäköisesti lähellä vahvaa valintaa.

Loppupohdinta

Täydellisen puhujan valinta ei ole vain vaikuttavan henkilön löytämistä. Kyse on henkilön löytämisestä, joka palvelee tapahtumasi tarkoitusta, luo yhteyden yleisöösi ja vahvistaa viestiä, jonka haluat ihmisten muistavan.

Yritysten omistajille ja perustajille tämä valinta voi vaikuttaa siihen, miten brändisi nähdään. Järjestätpä startup-työpajaa, asiakaskoulutustilaisuutta tai lanseeraustapahtumaa, oikea puhuja voi tuoda auktoriteettia, selkeyttä ja vauhtia.

Jos tapahtumasi on osa laajempaa liiketoimintapolkua yrityksen perustamisesta kasvu­suunnitteluun, hyvin valittu puhuja voi auttaa muuttamaan ideat toiminnaksi ja luomaan vahvemman kokemuksen kaikille paikallaolijoille.