11 luovaa kassavirran hallintastrategiaa pienyrityksille

Kassavirta erottaa yrityksen, joka näyttää vain aktiiviselta, yrityksestä, joka pystyy maksamaan laskunsa luotettavasti, investoimaan kasvuun ja selviytymään hiljaisista kuukausista. Uusille perustajille, erityisesti niille, jotka rakentavat LLC-yhtiötä tai corporationia, haaste ei ole pelkästään myynnin tekeminen. Todellinen testi on se, kuinka nopeasti liikevaihto muuttuu käytettäväksi rahaksi.

Varasto sitoo rahaa ennen kuin se tuottaa sitä. Laskut voivat jäädä maksamatta viikoiksi. Palkat, vuokra, verot, ohjelmistot, vakuutukset ja toimittajalaskut saapuvat silti ajallaan. Siksi kassavirran hallinta ei ole vain kirjanpidollinen tehtävä. Se on operatiivinen toimintatapa.

Hyvä uutinen on, että kassavirran parantaminen ei aina edellytä lainaa tai talousosastoa. Monet pienyritykset voivat luoda merkittävää liikkumavaraa muuttamalla tapaa, jolla ne laskuttavat, perivät maksuja, kuluttavat ja suunnittelevat.

1. Aseta vähimmäistilaus- tai transaktiosumma

Jos käytät aikaa hyvin pienten tilausten käsittelyyn luotolla tai lähetät laskuja vähäarvoisista ostoksista, piilokustannus voi olla suurempi kuin tulojen arvo. Vähimmäistilaus- tai laskutussumma auttaa varmistamaan, etteivät hallinnolliset työt syö voittoa.

Tämä toimii erityisen hyvin tuotepohjaisissa yrityksissä ja palveluntarjoajissa, jotka käsittelevät säännöllisesti yksittäisiä pyyntöjä. Jos ostos jää alle rajasi, vaadi maksu myyntihetkellä sen sijaan, että myöntäisit maksuaikaa.

Yksi käytäntö voi parantaa kassavirtaa kahdella tavalla:

• Se tuo rahaa nopeammin sisään.
• Se vähentää aikaa, jonka tiimisi käyttää pienten laskujen laatimiseen, lähettämiseen ja perintään.

2. Pyydä ennakkomaksua tai täyttä etukäteismaksua

Etukäteismaksu on yksi yksinkertaisimmista tavoista lyhentää työn ja rahan välistä viivettä. Vakuusmaksu suojaa yritystäsi viime hetken peruutuksilta, kun taas täysi etukäteismaksu voi olla vahva vaihtoehto toistuville palveluille, räätälöidylle työlle, tapahtumavetoiselle myynnille ja kausitarjouksille.

Sinun ei tarvitse tarjota suurta alennusta, jotta tämä olisi houkuttelevaa. Monissa tapauksissa asiakkaat arvostavat varmuutta ja helppoutta enemmän kuin pientä hinnanalennusta. Pieni kannustin varhaiseen maksuun voi riittää ohjaamaan heitä maksamaan etukäteen.

Käytä etukäteismaksua harkiten ja johdonmukaisesti. Kerro selkeästi, milloin maksu erääntyy, mitä se kattaa ja palautetaanko maksuja. Selkeät ehdot vähentävät riitoja ja tekevät kassavirrasta ennustettavampaa.

3. Tarjoa alennus varhaisesta maksusta

Jos täysi etukäteismaksu ei sovi liiketoimintaasi, harkitse alennusta nopeasta maksusta. Pienikin alennus voi kannustaa maksamaan nopeammin, kun asiakkaat tietävät säästävänsä rahaa toimimalla nopeasti.

Tämä toimii erityisen hyvin B2B-yrityksille, jotka laskuttavat 30 tai 15 päivän maksuehdoilla. Voit tarjota pienemmän alennuksen maksusta kymmenen päivän kuluessa tai suuremman alennuksen saman päivän maksusta.

Oleellista on, että laskelmat toimivat. Varhaisen maksun alennuksen pitäisi olla halvempi kuin odottamisen kustannus. Jos kohtuullinen alennus nopeuttaa perintää ja vähentää erääntyneitä saatavia, se voi olla järkevä kompromissi.

4. Pakkaa yhteen toisiinsa liittyvät palvelut tai lisäpalvelut

Usein kassavirtaa on helpompi kasvattaa suuremmalla yksittäisellä kaupalla kuin lisäämällä kauppojen määrää. Paketoiminen tekee ensimmäisestä myynnistä arvokkaamman ja antaa asiakkaalle syyn ostaa lisää palveluja samalla, kun hän on jo sitoutunut.

Esimerkiksi palveluyritys voi tarjota käyttöönoton, koulutuksen ja jatkuvan tuen yhtenä pakettina. Vähittäiskauppias voi tarjota lisävarusteita, huoltotarvikkeita tai premium-toimituksen lisäpalveluna. Ammattilaisyritys voi yhdistää konsultoinnin ja toteutustuen.

Paketoiminen voi parantaa kassavirtaa, koska se:

• Nostaa keskimääräistä tilausarvoa.
• Vähentää aikaa, joka kuluu pienempien erillisten myyntien perässä juoksemiseen.
• Helpottaa suuremman osan tuloista keräämistä etukäteen.

5. Tee maksamisesta mahdollisimman helppoa heti

Mitä nopeammin asiakas maksaa, sitä nopeammin yrityksesi voi käyttää rahaa. Jos myynti tapahtuu paikan päällä, tapahtumissa, työmailla tai liikkuvissa palvelukäynneissä, tarjoa maksutapoja, joiden avulla asiakas voi maksaa laskun heti.

Mobiilikortinlukijat, verkkomaksulinkit ja digitaaliset laskut pay now -painikkeilla voivat lyhentää merkittävästi myynnin ja tilille saapuvan maksun välistä aikaa. Mitä vähemmän esteitä luot, sitä epätodennäköisempää on, että asiakas lykkää maksua.

Tämä on erityisen tärkeää palveluyrityksille, jotka suorittavat työn ennen laskutuspäivää. Asiakas, joka voi maksaa palvelun ollessa vielä tuoreessa muistissa, tekee sen paljon todennäköisemmin nopeasti kuin asiakas, joka saa laskun kaksi viikkoa myöhemmin.

6. Hyväksy ACH-maksut toistuvilta asiakkailta

Suuremmissa tai toistuvissa laskuissa ACH-maksut voivat olla tehokas tapa kerätä rahaa suoraan asiakkaan pankkitililtä. ACH on usein edullisempi kuin korttimaksujen käsittely ja voi olla erityisen käytännöllinen vakiintuneille yritysasiakkaille.

Jos olet huolissasi riskistä, voit pienentää altistusta käyttämällä erillistä tiliä saapuville maksuille. Näin voit siirtää selvitetyt varat pääoperointitilillesi ja pitää maksuprosessin järjestyksessä.

ACH toimii parhaiten, kun:

• Asiakas maksaa toistuvalla aikataululla.
• Laskun koko on riittävän suuri, jotta korttimaksujen kulut tuntuvat.
• Suhde on vakaa ja hyvin dokumentoitu.

7. Tiukenna laskutusprosessia

Myöhäiset laskut johtavat myöhäisiin maksuihin. Jos yrityksesi odottaa liian kauan laskuttaakseen, rahoitat asiakkaan viivettä omalla kassallasi.

Paranna laskutusprosessia tekemällä siitä nopeampi ja johdonmukaisempi:

• Lähetä laskut heti, kun työ on valmis tai tavarat on toimitettu.
• Käytä selkeitä maksuehtoja.
• Lisää eräpäivät näkyvästi.
• Tee muistutuksia ennen kuin lasku erääntyy.
• Pidä laskujen kuvaukset yksinkertaisina ja helposti tarkistettavina.

Kurinalainen laskutusprosessi voi vaikuttaa kassavirtaan enemmän kuin pieni hinnankorotus. Nopeampi laskutus tarkoittaa nopeampaa perintää, ja nopeampi perintä tarkoittaa vähemmän painetta käyttöpääomalle.

8. Vähennä toistuvia kuluja

Jokainen euro, jota et kuluta, on euro, jota sinun ei tarvitse kerätä myöhemmin. Tarkastele toistuvia kuluja kriittisesti.

Käy läpi ohjelmistotilaukset, internet- ja puhelinliittymät, toimitilat, toimituskulut, laitevuokrat, vakuutukset ja kaikki toimittajasuhteet, joita ei ole neuvoteltu uudelleen vähään aikaan. Yritykset vuodattavat usein rahaa pieniin kuukausimaksuihin, jotka tuntuvat yksittäin harmittomilta mutta kasvavat nopeasti vuoden aikana.

Hyödyllinen sääntö on tämä: jos toistuva kulu ei selvästi tue liikevaihtoa, sääntelyä tai asiakassäilytystä, se ansaitsee uuden arvioinnin.

9. Ota yhteyttä entisiin asiakkaisiin

Entiset asiakkaat, jotka pitivät työstäsi, on usein helpompi voittaa takaisin kuin hankkia täysin uusia asiakkaita. Oikea-aikainen yhteydenotto voi tuoda tuloja ilman uuden asiakkaan hankkimisen täyttä kustannusta.

Ota yhteyttä aiempiin asiakkaisiin, jotka ostivat sinulta aiemmin mutta eivät ole tilanneet vähään aikaan. Muistuta heitä siitä, mitä tarjoat, kysy, ovatko heidän tarpeensa muuttuneet, ja ehdota heille sopivaa tuotetta tai palvelua.

Tämä strategia voi parantaa kassavirtaa, koska se tuottaa usein nopeampia myyntisyklejä. Sinulla on jo luottamus, yhteystiedot ja tieto siitä, mitä asiakas arvostaa.

10. Tarkista luottotiedot ennen maksuehtojen myöntämistä

Luoton tarjoaminen voi tukea kasvua, mutta se sitoo myös kassaa. Jos aiot laskuttaa asiakkaita etukäteismaksun sijaan, varmista, että riski on perusteltu.

Luottotarkistukset ovat erityisen tärkeitä suuremmissa tilauksissa tai uusissa liikesuhteissa. Asiakas, jolla on heikko maksuhistoria, vero-ongelmia tai merkkejä taloudellisista vaikeuksista, ei välttämättä ole riskin arvoinen. Joissain tapauksissa turvallisin vaihtoehto on vaatia maksua etukäteen.

Se saattaa tuntua varovaiselta, mutta tavoite ei ole tehdä jokaisesta kaupasta mahdollinen. Tavoite on tehdä kannattavia kauppoja, jotka muuttuvat aidosti rahaksi.

11. Käytä laskurahoitusta vain silloin, kun se sopii katteisiin

Laskurahoitus voi muuttaa avoimet myyntisaamiset välittömäksi rahaksi myymällä laskut alennuksella. Joillekin yrityksille nopeus on maksun arvoinen. Toisille kustannus voi olla liian korkea.

Ennen laskurahoituksen käyttöä kysy kolme kysymystä:

• Onko kate riittävän korkea kestämään alennuksen?
• Onko kassavirtahyöty suurempi kuin maksu ja hallinnollinen kustannus?
• Onko asiakaskunta riittävän vahva perustelemaan järjestelyn?

Laskurahoitus ei ole yleispätevä ratkaisu. Se voi olla hyödyllinen oikeissa olosuhteissa, mutta sitä pitäisi arvioida rahoitusvälineenä, ei oletusmenettelynä.

Rakenna viikoittainen kassavirtaennuste

Luovat keinot toimivat parhaiten, kun niitä tukee yksinkertainen kassavirtaennuste. Ennusteen ei tarvitse olla monimutkainen. Sen täytyy vain vastata yhteen kysymykseen: kuinka paljon käteistä on käytettävissä ensi viikolla, ensi kuussa ja vuosineljänneksen lopussa?

Seuraa vähintään näitä:

• Odotetut asiakasmaksut.
• Palkat ja alihankkijamaksut.
• Vuokra, sähkö, palvelutilaukset ja lainamaksut.
• Verovelvoitteet.
• Suunnitellut varasto-ostot ja muut kertaluonteiset kulut.

Tämän tiedon tarkistaminen viikoittain auttaa havaitsemaan kassavajeet ajoissa. Voit siirtää hankintaa, nopeuttaa perintää tai karsia kuluja ennen kuin ongelma muuttuu kiireelliseksi.

Kassavirran käytännöt uusille yrityksille

Perustajilla, jotka ovat vasta aloittamassa, on etu: he voivat rakentaa kassakurin liiketoimintaan jo ensimmäisestä päivästä lähtien.

Se tarkoittaa henkilökohtaisten ja yrityksen talouksien erottamista, maksuehtojen valitsemista tarkoituksella, kirjanpidon pitämistä ajan tasalla ja tarpeettoman yleiskulun välttämistä niin kauan kuin yritys vielä todistaa mallinsa toimivuuden. Se tarkoittaa myös oikean yritysrakenteen perustamista varhain, jotta yhtiöllä on selkeä perusta pankkiasioille, sopimuksille ja sääntelylle.

Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan yhdysvaltalaisia yrityksiä tehokkaasti, jolloin on helpompi keskittyä liikevaihtoon, operointiin ja kassanhallintaan hallinnollisen sekamelskan sijaan.

Käytännöllinen 30-60-90 päivän kassavirtaohjelma

Jos haluat yksinkertaisen tavan viedä nämä ideat käytäntöön, käytä kolmen vaiheen rutiinia:

Ensimmäiset 30 päivää

• Tiukenna laskutusta ja maksuehtoja.
• Aseta tarvittaessa vähimmäistilausrajat.
• Lisää kortti-, ACH- tai verkkomaksuvaihtoehdot.

Seuraavat 60 päivää

• Tarkista toistuvat kulut.
• Ota uudelleen yhteyttä entisiin asiakkaisiin.
• Testaa etukäteis- tai vakuusmaksuvaihtoehtoja valituissa tarjouksissa.

90 päivän kohdalla

• Vertaa ennustetta toteutuneeseen kassavirtaan.
• Tunnista hitaasti maksavat asiakkaat.
• Päätä, mitkä käytännöt pitäisi ottaa pysyväksi käytännöksi.

Lopuksi

Kassavirtaongelmat syntyvät harvoin yhdestä huonosta päätöksestä. Useammin ne johtuvat pienistä viiveistä, löyhistä käytännöistä ja vältettävissä olevista kuluista. Yritykset, jotka pysyvät terveinä, tekevät kassasta näkyvän, perinnästä nopeamman ja kuluttamisesta harkitumpaa.

Kun käsittelet kassavirtaa operatiivisena prioriteettina, annat yrityksellesi enemmän tilaa kasvaa, enemmän joustavuutta hiljaisina kausina ja enemmän varmuutta jokaiseen päätökseen.