11 kreatív cash flow-stratégia kisvállalkozások számára

A cash flow különbséget jelent egy olyan vállalkozás között, amely csak látszólag működik, és egy olyan között, amely megbízhatóan ki tudja fizetni a számláit, tud fejleszteni, és túléli a lassabb hónapokat. Az új alapítók, különösen azok, akik LLC-t vagy corporationt építenek, ritkán csak az értékesítés generálásával küzdenek. Az igazi próbatétel az, hogy a bevétel milyen gyorsan válik felhasználható készpénzzé.

A készletekhez pénz kell, mielőtt pénzt termelnének. A számlák hetekig kifizetetlenül maradhatnak. A bérköltség, a bérleti díj, az adók, a szoftverek, a biztosítás és a beszállítói számlák viszont ugyanúgy határidőre megérkeznek. Ezért a cash flow menedzsment nem csupán könyvelési feladat. Ez működési fegyelem.

A jó hír az, hogy a cash flow javításához nem mindig van szükség hitelre vagy pénzügyi részlegre. Sok kisvállalkozás jelentős mozgásteret teremthet azzal, ahogyan számláz, behajt, költ és tervez.

1. Határozzon meg minimális tranzakciós összeget

Ha sok időt tölt nagyon kis megrendelések hitelkártyás feldolgozásával vagy alacsony értékű vásárlásokról szóló számlák kiküldésével, a rejtett költség magasabb lehet, mint maga a bevétel. Egy minimális rendelési vagy számlázási összeg segít megakadályozni, hogy az adminisztratív munka feleméssze a nyereséget.

Ez a megközelítés különösen jól működik termékalapú vállalkozásoknál és olyan szolgáltatóknál, akik rendszeresen kezelnek egyszeri kéréseket. Ha a vásárlás az Ön által meghatározott küszöb alatti, akkor a hitel nyújtása helyett kérjen fizetést az értékesítés pillanatában.

Ez az egyetlen szabály két módon javíthatja a cash flow-t:

• Gyorsabban érkezik be a pénz.
• Csökken az az idő, amit a csapat apró számlák létrehozására, kiküldésére és behajtására fordít.

2. Kérjen előleget vagy teljes előrefizetést

Az előrefizetés az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy lerövidítse a munka és a készpénz közötti időt. Az előleg megvédi a vállalkozást az utolsó pillanatban történő lemondásoktól, míg a teljes előrefizetés erős megoldás lehet ismételhető szolgáltatásoknál, egyedi munkáknál, eseményalapú értékesítésnél és szezonális akcióknál.

Nem kell nagy kedvezményt adnia ahhoz, hogy ez vonzó legyen. Sok esetben az ügyfeleknek fontosabb a bizonyosság és a kényelem, mint egy kisebb árengedmény. Egy mérsékelt ösztönző az előre fizetésre elég lehet ahhoz, hogy az ügyfelek előre fizessenek.

Az előrefizetést körültekintően és következetesen használja. Pontosan rögzítse, mikor esedékes a fizetés, mire vonatkozik, és hogy van-e visszatérítési lehetőség. Az egyértelmű feltételek csökkentik a vitákat és kiszámíthatóbbá teszik a cash flow-t.

3. Adjon kedvezményt az előre fizetésért

Ha a teljes előrefizetés nem illik a vállalkozásához, fontolja meg az előre fizetésért járó kedvezményt. Már egy kisebb kedvezmény is ösztönözheti a gyorsabb fizetést, ha az ügyfelek tudják, hogy gyors döntéssel spórolhatnak.

Ez a megközelítés különösen hasznos olyan B2B cégeknél, amelyek net-30 vagy net-15 fizetési határidővel számláznak. Kínálhat kisebb kedvezményt a tíz napon belüli fizetésért, vagy nagyobbat az aznapi fizetésért.

A lényeg, hogy a számítás működjön. Az előre fizetési kedvezménynek olcsóbbnak kell lennie annál, mint amennyibe kerül, ha később érkezik meg a pénz. Ha egy mérsékelt kedvezmény felgyorsítja a behajtást és csökkenti a lejárt követeléseket, jó kompromisszum lehet.

4. Csomagolja össze a kapcsolódó szolgáltatásokat vagy kiegészítőket

Gyakran könnyebb a cash flow-t egy nagyobb tranzakcióval javítani, mint több kisebb eladással. A csomagajánlat az első eladást értékesebbé teszi, és indokot ad az ügyfeleknek arra, hogy további szolgáltatásokat is megvegyenek, miközben már kapcsolatban állnak Önnel.

Például egy szolgáltató vállalkozás kínálhat egy csomagot beállítással, betanítással és folyamatos támogatással. Egy kereskedő kínálhat kiegészítőket, karbantartási kellékeket vagy prémium szállítást extra opcióként. Egy szakmai cég összevonhatja a tanácsadási munkát és a megvalósítás támogatását.

A csomagolás javíthatja a cash flow-t, mert:

• Növeli az átlagos rendelési értéket.
• Csökkenti az időt, amelyet kisebb, különálló eladások hajszolására kell fordítani.
• Könnyebbé teszi, hogy több bevételt szedjen be előre.

5. Tegye egyszerűvé a helyszíni fizetést

Minél gyorsabban fizet az ügyfél, annál gyorsabban használhatja fel a vállalkozás azt a készpénzt. Ha az értékesítés személyesen, rendezvényeken, helyszíni munkáknál vagy mobil szolgáltatásnyújtás során történik, biztosítson olyan fizetési lehetőségeket, amelyekkel az ügyfelek azonnal rendezhetik a számlát.

A mobil kártyaolvasók, az online fizetési linkek és a fizess most gombbal ellátott digitális számlák jelentősen lerövidíthetik az értékesítés és a beérkezés közötti időt. Minél kevesebb akadályt teremt, annál kisebb az esélye annak, hogy az ügyfelek halogatják a fizetést.

Ez leginkább azoknál a szolgáltató vállalkozásoknál számít, amelyek a munka befejezése előtt számláznak. Az az ügyfél, aki még frissen emlékszik a szolgáltatásra, sokkal nagyobb valószínűséggel fizet gyorsan, mint az, aki két héttel később kapja meg a számlát.

6. Fogadjon el ACH-fizetést visszatérő ügyfelektől

Nagyobb vagy ismétlődő számláknál az ACH-fizetés hatékony módja lehet annak, hogy közvetlenül az ügyfél bankszámlájáról érkezzen meg a pénz. Az ACH gyakran olcsóbb, mint a kártyás feldolgozás, és különösen praktikus lehet stabil vállalati ügyfelek esetében.

Ha a kockázat aggasztja, csökkentheti a kitettséget egy külön számla használatával a beérkező fizetésekhez. Így a jóváírt összegeket átmozgathatja a fő működési számlára, miközben rendezett marad a fizetési folyamat.

Az ACH akkor működik a legjobban, ha:

• Az ügyfél rendszeres ütemezés szerint fizet.
• A számla összege elég nagy ahhoz, hogy a kártyadíjak fájdalmasak legyenek.
• A kapcsolat stabil és megfelelően dokumentált.

7. Szigorítsa az számlázási folyamatot

A későn kiküldött számlák késői fizetést eredményeznek. Ha a vállalkozás túl sokáig vár a számlázással, akkor valójában Ön finanszírozza az ügyfél késlekedését a saját készpénzéből.

Javítsa a számlázási folyamatot gyorsabbá és következetesebbé tétellel:

• Küldje el a számlákat azonnal a munka befejezése vagy az áru átadása után.
• Használjon világos fizetési feltételeket.
• Tegye jól láthatóvá a fizetési határidőt.
• Kövesse nyomon a számlákat, mielőtt lejárnának.
• Tartsa a számlaleírásokat egyszerűen és könnyen ellenőrizhetően.

Egy fegyelmezett számlázási munkafolyamat nagyobb hatással lehet a cash flow-ra, mint egy kisebb áremelés. A gyorsabb számlázás gyorsabb behajtást jelent, a gyorsabb behajtás pedig kisebb terhet ró a működő tőkére.

8. Csökkentse az ismétlődő költségeket

Minden el nem költött dollár egy dollár, amit később nem kell behajtani. Vizsgálja meg kritikus szemmel az ismétlődő kiadásokat.

Nézze át a szoftver-előfizetéseket, az internet- és telefoncsomagokat, az irodabérletet, a szállítási költségeket, a berendezések lízingjét, a biztosítást és minden olyan beszállítói kapcsolatot, amelyet régen újratárgyaltak. A vállalkozások gyakran apró havi díjakon keresztül szivárogtatnak el készpénzt, amelyek egyenként ártalmatlannak tűnnek, de egy év alatt gyorsan összeadódnak.

Hasznos szabály: ha egy ismétlődő költség nem támogatja egyértelműen a bevételt, a megfelelést vagy az ügyfélmegtartást, akkor megérdemel egy friss felülvizsgálatot.

9. Keresse meg újra a korábbi ügyfeleket

Azok a korábbi ügyfelek, akik elégedettek voltak a munkájával, gyakran könnyebben visszanyerhetők, mint amennyibe az új ügyfelek megszerzése kerül. Egy jól időzített megkeresés bevételt hozhat anélkül, hogy viselnie kellene egy új ügyfél megszerzésének teljes költségét.

Keresse meg azokat a korábbi ügyfeleket, akik korábban vásároltak Öntől, de mostanában nem rendeltek. Emlékeztesse őket arra, mit kínál, kérdezze meg, változtak-e az igényeik, és javasoljon egy releváns terméket vagy szolgáltatást.

Ez a stratégia javíthatja a cash flow-t, mert gyakran gyorsabb értékesítési ciklust eredményez. Már megvan a bizalom, a kapcsolattörténet és annak nyoma, hogy az ügyfél mit értékel.

10. Ellenőrizze a hitelképességet, mielőtt fizetési haladékot ad

A hitel nyújtása támogathatja a növekedést, de a készpénzt is leköti. Ha azt tervezi, hogy az ügyfeleket utólag számlázza ahelyett, hogy előre fizettetne, győződjön meg róla, hogy a kockázat indokolt.

A hitelvizsgálat különösen fontos nagyobb megrendeléseknél vagy új üzleti kapcsolatoknál. Egy gyenge fizetési múlttal, adóproblémákkal vagy pénzügyi nehézség jeleivel rendelkező ügyfél nem biztos, hogy megéri a kitettséget. Egyes esetekben a legbiztonságosabb döntés az előrefizetés kérése.

Ez talán konzervatívnak tűnik, de a cél nem az, hogy minden eladást lehetővé tegyünk. A cél az, hogy olyan nyereséges eladásokat kössünk, amelyek valóban készpénzzé válnak.

11. Csak akkor használjon követelés-faktoringot, ha az illeszkedik a marzsokhoz

A követelés-faktoring azonnali készpénzzé alakíthatja a kintlévő számlákat úgy, hogy a számlákat diszkonttal eladja. Egyes vállalkozásoknál ez a gyorsaság megéri a díjat. Másoknál a költség túl magas lehet.

Mielőtt faktoringot használna, tegye fel magának ezt a három kérdést:

• Elég magas a marzs ahhoz, hogy elnyelje a diszkontot?
• Nagyobb a cash flow-előny, mint a díj és az adminisztratív költség?
• Elég erős az ügyfélkör ahhoz, hogy indokolja a megoldást?

A faktoring nem univerzális megoldás. A megfelelő helyzetekben hasznos lehet, de finanszírozási eszközként kell értékelni, nem alapértelmezett szokásként.

Készítsen heti cash flow-előrejelzést

A kreatív taktikák akkor működnek a legjobban, ha egy egyszerű cash flow-előrejelzés támogatja őket. Az előrejelzésnek nem kell bonyolultnak lennie. Csak arra a kérdésre kell válaszolnia: mennyi készpénz áll rendelkezésre a jövő héten, a jövő hónapban és a negyedév végén?

Legalább az alábbiakat kövesse nyomon:

• Várható ügyfélbefizetések.
• Bér- és alvállalkozói kifizetések.
• Bérleti díj, közüzemi díjak, előfizetések és hiteltörlesztések.
• Adófizetési kötelezettségek.
• Tervezett készletbeszerzések és egyéb egyszeri kiadások.

Ha ezeket az adatokat hetente átnézi, időben észreveheti a hiányokat, hogy még azelőtt cselekedhessen, mielőtt a probléma sürgetővé válik. Elhalaszthat egy vásárlást, gyorsíthatja a behajtást vagy csökkentheti a költségeket, mielőtt a helyzet kritikus lenne.

Cash flow-szokások új vállalkozásoknál

Azok az alapítók, akik most indulnak, előnyben vannak: a cash flow-fegyelmet már a kezdetektől beépíthetik a vállalkozásba.

Ez azt jelenti, hogy elkülönítik a személyes és az üzleti pénzügyeket, tudatosan választják meg a fizetési feltételeket, naprakészen vezetik a nyilvántartásokat, és elkerülik a felesleges rezsit, amíg a vállalkozás még bizonyítja a modelljét. Azt is jelenti, hogy már korán kialakítják a megfelelő jogi struktúrát, hogy a cégnek világos alapja legyen a banki ügyintézéshez, a szerződésekhez és a megfeleléshez.

Zenind segíti a vállalkozókat az amerikai vállalkozások hatékony alapításában, így könnyebb a bevételre, a működésre és a cash flow kezelésére összpontosítani az adminisztratív teher helyett.

Gyakorlati 30-60-90 napos cash flow-rutin

Ha egyszerű módot szeretne arra, hogy ezeket az ötleteket bevezesse, használjon egy háromlépéses rutint:

Az első 30 nap

• Szigorítsa a számlázást és a fizetési feltételeket.
• Állítson be minimális rendelési küszöböket, ahol ez indokolt.
• Adjon hozzá kártyás, ACH vagy online fizetési lehetőségeket.

A következő 60 nap

• Vizsgálja felül az ismétlődő költségeket.
• Keresse meg újra a korábbi ügyfeleket.
• Tesztelje az előrefizetési vagy előlegopciókat kiválasztott ajánlatoknál.

90 napra

• Hasonlítsa össze az előrejelzést a tényleges pénzmozgással.
• Azonosítsa a lassan fizető számlákat.
• Döntse el, mely taktikáknak kell állandó szabállyá válniuk.

Záró gondolatok

A cash flow-problémák ritkán egyetlen rossz döntésből fakadnak. Sokkal gyakrabban kis késedelmek, laza szabályok és elkerülhető kiadások együttese okozza őket. Azok a vállalkozások maradnak egészségesek, amelyek láthatóvá teszik a készpénzt, gyorsítják a behajtást és tudatosabban költenek.

Ha a cash flow-t működési prioritásként kezeli, több teret ad a vállalkozásnak a növekedésre, nagyobb ellenálló képességet biztosít a lassabb időszakokban, és nagyobb magabiztosságot ad minden döntéséhez.