11 chiến lược quản lý dòng tiền sáng tạo cho doanh nghiệp nhỏ

Dòng tiền là yếu tố phân biệt giữa một doanh nghiệp chỉ trông có vẻ đang hoạt động và một doanh nghiệp có thể đều đặn thanh toán hóa đơn, đầu tư vào tăng trưởng và vượt qua những tháng kinh doanh chậm. Với các nhà sáng lập mới, đặc biệt là những người đang xây dựng LLC hoặc công ty cổ phần, thách thức không chỉ dừng ở việc tạo ra doanh số. Bài kiểm tra thực sự nằm ở việc doanh thu chuyển thành tiền mặt có thể sử dụng nhanh đến mức nào.

Hàng tồn kho cần tiền trước khi tạo ra tiền. Hóa đơn có thể nằm chờ thanh toán trong nhiều tuần. Lương, tiền thuê, thuế, phần mềm, bảo hiểm và các hóa đơn từ nhà cung cấp vẫn đến đúng hạn. Vì vậy, quản lý dòng tiền không chỉ là một công việc kế toán. Đó là một kỷ luật vận hành.

Tin tốt là cải thiện dòng tiền không phải lúc nào cũng cần một khoản vay hoặc một phòng tài chính. Nhiều doanh nghiệp nhỏ có thể tạo ra khoảng thở đáng kể bằng cách thay đổi cách họ xuất hóa đơn, thu tiền, chi tiêu và lập kế hoạch.

1. Đặt mức giao dịch tối thiểu

Nếu bạn dành thời gian xử lý những đơn hàng rất nhỏ bằng tín dụng hoặc gửi hóa đơn cho các khoản mua có giá trị thấp, chi phí ẩn có thể cao hơn cả doanh thu mang lại. Mức đơn hàng hoặc hóa đơn tối thiểu giúp bạn tránh để công việc hành chính nuốt mất lợi nhuận.

Cách này đặc biệt hiệu quả với doanh nghiệp bán sản phẩm và nhà cung cấp dịch vụ thường xuyên nhận các yêu cầu lẻ. Nếu một giao dịch thấp hơn ngưỡng của bạn, hãy yêu cầu thanh toán ngay khi bán thay vì gia hạn tín dụng.

Chính sách này có thể cải thiện dòng tiền theo hai cách:

• Tiền vào nhanh hơn.
• Giảm thời gian đội ngũ của bạn tạo, gửi và thu hồi các hóa đơn nhỏ.

2. Yêu cầu đặt cọc hoặc thanh toán trước toàn bộ

Thanh toán trước là một trong những cách đơn giản nhất để rút ngắn khoảng cách giữa công việc và tiền mặt. Tiền đặt cọc giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi các lần hủy sát giờ, còn thanh toán trước toàn bộ có thể là lựa chọn mạnh cho dịch vụ lặp lại, công việc theo yêu cầu, bán hàng theo sự kiện và chương trình khuyến mãi theo mùa.

Bạn không cần giảm giá lớn để làm cho điều này hấp dẫn. Trong nhiều trường hợp, khách hàng coi trọng sự chắc chắn và tiện lợi hơn một mức giảm giá nhỏ. Một ưu đãi vừa phải cho việc thanh toán sớm có thể đủ để thúc đẩy họ trả tiền trước.

Hãy sử dụng thanh toán trước một cách cẩn trọng và nhất quán. Nêu rõ thời điểm đến hạn, khoản thanh toán bao gồm những gì và có hoàn tiền hay không. Điều khoản rõ ràng giúp giảm tranh chấp và làm cho dòng tiền của bạn dễ dự đoán hơn.

3. Ưu đãi giảm giá cho thanh toán sớm

Nếu thanh toán trước toàn bộ không phù hợp với doanh nghiệp của bạn, hãy cân nhắc giảm giá cho khách thanh toán sớm. Ngay cả một mức giảm nhỏ cũng có thể thúc đẩy thanh toán nhanh hơn khi khách hàng biết họ có thể tiết kiệm tiền bằng cách hành động sớm.

Cách này đặc biệt hữu ích cho các công ty B2B xuất hóa đơn theo điều khoản net-30 hoặc net-15. Bạn có thể đưa ra mức chiết khấu nhỏ hơn nếu thanh toán trong vòng mười ngày hoặc chiết khấu lớn hơn nếu thanh toán ngay trong ngày.

Điều quan trọng là tính toán cho hợp lý. Chiết khấu thanh toán sớm phải rẻ hơn chi phí chờ tiền đến sau. Nếu một khoản giảm giá vừa phải giúp thu tiền nhanh hơn và giảm các khoản phải thu quá hạn, đó có thể là một đánh đổi thông minh.

4. Gộp các dịch vụ hoặc tiện ích liên quan

Thường thì tăng dòng tiền bằng một giao dịch lớn sẽ dễ hơn là tăng số lượng giao dịch. Việc gộp gói làm cho lần bán đầu tiên giá trị hơn và cho khách hàng một lý do để mua thêm dịch vụ khi họ đã tham gia.

Ví dụ, một doanh nghiệp dịch vụ có thể cung cấp thiết lập, đào tạo và hỗ trợ liên tục trong một gói. Một nhà bán lẻ có thể cung cấp phụ kiện, vật tư bảo dưỡng hoặc giao hàng cao cấp như một tiện ích bổ sung. Một công ty chuyên môn có thể gộp công việc tư vấn với hỗ trợ triển khai.

Gộp gói có thể cải thiện dòng tiền vì nó:

• Tăng giá trị đơn hàng trung bình.
• Giảm thời gian phải theo đuổi các giao dịch nhỏ lẻ.
• Giúp thu nhiều doanh thu hơn ngay từ đầu.

5. Làm cho việc thanh toán ngay tại chỗ trở nên dễ dàng

Khách hàng thanh toán càng nhanh, doanh nghiệp của bạn càng sớm sử dụng được tiền mặt đó. Nếu hoạt động bán hàng diễn ra trực tiếp, tại sự kiện, tại công trình hoặc trong các lần phục vụ di động, hãy cung cấp các phương thức thanh toán cho phép khách hàng thanh toán ngay.

Máy quẹt thẻ di động, liên kết thanh toán trực tuyến và hóa đơn điện tử có nút thanh toán ngay có thể rút ngắn đáng kể thời gian từ lúc bán hàng đến lúc tiền vào tài khoản. Càng ít rào cản, khách hàng càng ít có khả năng trì hoãn thanh toán.

Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp dịch vụ hoàn thành công việc trước ngày xuất hóa đơn. Một khách hàng có thể thanh toán khi dịch vụ còn mới trong ذهن sẽ có nhiều khả năng trả tiền nhanh hơn so với việc nhận hóa đơn sau hai tuần.

6. Chấp nhận ACH cho khách hàng thường xuyên

Với các hóa đơn lớn hơn hoặc định kỳ, ACH có thể là cách hiệu quả để thu tiền trực tiếp từ tài khoản ngân hàng của khách hàng. ACH thường rẻ hơn xử lý thẻ và đặc biệt phù hợp với các khách hàng doanh nghiệp đã ổn định.

Nếu lo ngại về rủi ro, bạn có thể giảm mức phơi nhiễm bằng cách dùng một tài khoản riêng cho các khoản thanh toán đến. Như vậy, bạn có thể chuyển tiền đã được xác nhận vào tài khoản vận hành chính trong khi vẫn giữ quy trình thanh toán gọn gàng.

ACH hoạt động tốt nhất khi:

• Khách hàng thanh toán theo lịch định kỳ.
• Giá trị hóa đơn đủ lớn để phí thẻ trở nên đáng kể.
• Mối quan hệ ổn định và được ghi nhận rõ ràng.

7. Siết chặt quy trình xuất hóa đơn

Hóa đơn gửi chậm tạo ra thanh toán chậm. Nếu doanh nghiệp của bạn chờ quá lâu mới lập hóa đơn, tức là bạn đang tự tài trợ cho sự chậm trễ của khách hàng bằng dòng tiền của chính mình.

Hãy cải thiện quy trình xuất hóa đơn bằng cách làm cho nó nhanh hơn và nhất quán hơn:

• Gửi hóa đơn ngay sau khi công việc hoàn tất hoặc hàng hóa được giao.
• Sử dụng điều khoản thanh toán rõ ràng.
• Hiển thị ngày đến hạn một cách nổi bật.
• Theo dõi trước khi hóa đơn trở nên quá hạn.
• Giữ mô tả trên hóa đơn đơn giản và dễ kiểm tra.

Một quy trình xuất hóa đơn kỷ luật có thể tác động lớn hơn việc tăng giá nhỏ. Xuất hóa đơn nhanh hơn nghĩa là thu tiền nhanh hơn, và thu tiền nhanh hơn nghĩa là giảm áp lực lên vốn lưu động.

8. Cắt giảm chi phí định kỳ

Mỗi đồng bạn không chi ra là một đồng bạn không phải thu hồi sau này. Hãy xem xét các khoản chi định kỳ với con mắt thận trọng.

Hãy kiểm tra các gói phần mềm, dịch vụ internet và điện thoại, văn phòng, chi phí vận chuyển, hợp đồng thuê thiết bị, bảo hiểm và bất kỳ quan hệ nhà cung cấp nào chưa được đàm phán lại trong một thời gian. Doanh nghiệp thường rò rỉ tiền qua những khoản phí hàng tháng nhỏ, nhìn riêng lẻ thì có vẻ vô hại nhưng cộng lại rất nhanh trong suốt một năm.

Một nguyên tắc hữu ích: nếu một khoản chi định kỳ không hỗ trợ rõ ràng cho doanh thu, tuân thủ hoặc giữ chân khách hàng, nó xứng đáng được xem xét lại.

9. Kết nối lại với khách hàng cũ

Những khách hàng cũ từng hài lòng với công việc của bạn thường dễ quay lại hơn là tìm kiếm khách hàng mới hoàn toàn. Một lần theo dõi đúng thời điểm có thể mang lại doanh thu mà không phải chịu toàn bộ chi phí thu hút khách hàng mới.

Hãy liên hệ với những khách hàng trước đây đã mua từ bạn nhưng gần đây không đặt hàng nữa. Nhắc họ về những gì bạn cung cấp, hỏi xem nhu cầu của họ có thay đổi không, và đề xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp.

Chiến lược này có thể cải thiện dòng tiền vì nó thường tạo ra chu kỳ bán hàng nhanh hơn. Bạn đã có sẵn niềm tin, lịch sử liên hệ và hồ sơ về điều khách hàng coi trọng.

10. Kiểm tra tín dụng trước khi cấp điều khoản thanh toán

Cho phép khách hàng mua chịu có thể hỗ trợ tăng trưởng, nhưng cũng làm tiền bị chôn lại. Nếu bạn định xuất hóa đơn thay vì thu tiền trước, hãy chắc chắn rằng rủi ro là xứng đáng.

Kiểm tra tín dụng đặc biệt quan trọng với các đơn hàng lớn hoặc quan hệ kinh doanh mới. Một khách hàng có lịch sử thanh toán yếu, vấn đề thuế hoặc dấu hiệu khó khăn tài chính có thể không đáng để bạn chấp nhận rủi ro. Trong một số trường hợp, lựa chọn an toàn nhất là yêu cầu thanh toán trước.

Điều đó có vẻ thận trọng, nhưng mục tiêu không phải là làm cho mọi giao dịch đều có thể xảy ra. Mục tiêu là tạo ra những giao dịch có lợi nhuận thực sự chuyển thành tiền mặt.

11. Chỉ sử dụng factoring hóa đơn khi phù hợp với biên lợi nhuận

Factoring hóa đơn có thể biến các khoản phải thu chưa thu thành tiền mặt ngay bằng cách bán hóa đơn với giá chiết khấu. Với một số doanh nghiệp, tốc độ đó đáng giá khoản phí phải trả. Với những doanh nghiệp khác, chi phí có thể quá cao.

Trước khi sử dụng factoring, hãy hỏi ba câu:

• Biên lợi nhuận có đủ cao để hấp thụ mức chiết khấu không?
• Lợi ích về dòng tiền có lớn hơn phí và chi phí hành chính không?
• Cơ sở khách hàng có đủ mạnh để biện minh cho thỏa thuận này không?

Factoring không phải là giải pháp phổ quát. Nó có thể hữu ích trong hoàn cảnh phù hợp, nhưng nên được xem như một công cụ tài chính, không phải thói quen mặc định.

Xây dựng dự báo dòng tiền hằng tuần

Các chiến thuật sáng tạo phát huy hiệu quả tốt nhất khi được hỗ trợ bởi một dự báo dòng tiền đơn giản. Dự báo không cần phức tạp. Nó chỉ cần trả lời một câu hỏi: tuần tới, tháng tới và cuối quý sẽ có bao nhiêu tiền mặt sẵn sàng?

Tối thiểu, hãy theo dõi:

• Khoản thu dự kiến từ khách hàng.
• Thanh toán lương và nhà thầu.
• Tiền thuê, tiện ích, đăng ký dịch vụ và thanh toán khoản vay.
• Nghĩa vụ thuế.
• Mua hàng tồn kho dự kiến và các chi phí một lần khác.

Việc xem xét thông tin này hằng tuần giúp bạn phát hiện thiếu hụt sớm đủ để hành động. Bạn có thể trì hoãn một khoản mua, đẩy nhanh việc thu tiền hoặc cắt giảm chi phí trước khi vấn đề trở nên cấp bách.

Thói quen dòng tiền cho doanh nghiệp mới

Những nhà sáng lập mới bắt đầu có một lợi thế: họ có thể xây dựng kỷ luật tiền mặt ngay từ ngày đầu.

Điều đó có nghĩa là tách biệt tài chính cá nhân và doanh nghiệp, lựa chọn điều khoản thanh toán một cách có chủ đích, giữ sổ sách cập nhật và tránh chi phí cố định không cần thiết khi doanh nghiệp vẫn đang chứng minh mô hình. Nó cũng có nghĩa là hình thành cấu trúc pháp lý phù hợp sớm để công ty có nền tảng rõ ràng cho ngân hàng, hợp đồng và tuân thủ.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ một cách hiệu quả, giúp họ tập trung vào doanh thu, vận hành và quản lý dòng tiền thay vì sự rườm rà hành chính.

Quy trình 30-60-90 ngày thực tế cho dòng tiền

Nếu bạn muốn một cách đơn giản để áp dụng những ý tưởng này, hãy dùng một quy trình ba bước:

30 ngày đầu

• Siết chặt hóa đơn và điều khoản thanh toán.
• Thiết lập ngưỡng đơn hàng tối thiểu khi phù hợp.
• Thêm thẻ, ACH hoặc tùy chọn thanh toán trực tuyến.

60 ngày tiếp theo

• Rà soát các chi phí định kỳ.
• Kết nối lại với khách hàng cũ.
• Thử nghiệm thanh toán trước hoặc đặt cọc cho một số gói dịch vụ được chọn.

Đến 90 ngày

• So sánh dự báo với dòng tiền thực tế.
• Xác định các tài khoản thanh toán chậm.
• Quyết định chiến thuật nào nên trở thành chính sách tiêu chuẩn.

Kết luận

Các vấn đề về dòng tiền hiếm khi xuất phát từ một quyết định tồi duy nhất. Thường thì chúng đến từ một tập hợp các khoản trì hoãn nhỏ, chính sách lỏng lẻo và chi phí có thể tránh được. Những doanh nghiệp duy trì được sức khỏe là những doanh nghiệp làm cho tiền mặt trở nên minh bạch, thu tiền nhanh hơn và chi tiêu có chủ ý hơn.

Khi bạn coi dòng tiền là một ưu tiên vận hành, bạn trao cho doanh nghiệp nhiều không gian hơn để tăng trưởng, nhiều khả năng chống chịu hơn trong giai đoạn chậm và nhiều tự tin hơn trong mọi quyết định bạn đưa ra.