Onko työnantajien tarjottava sairausvakuutus? ACA-säännöt pienyrityksille

Monille perustajille sairausvakuutus nousee ajankohtaiseksi heti, kun ensimmäinen työntekijä palkataan. Lyhyt vastaus on, että useimpien työnantajien ei tarvitse tarjota sairausvakuutusta. Kun yritys kuitenkin kasvaa riittävän suureksi ja siitä tulee Affordable Care Actin (ACA) mukainen applicable large employer, liittovaltion säännöt voivat käynnistää työnantajan tarjoamisvelvoitteen.

Jos perustat uutta LLC-yritystä tai yhtiötä, työntekijäetuuksien suunnittelu hyvissä ajoin voi säästää aikaa, vähentää vaatimustenmukaisuusriskiä ja helpottaa rekrytointia myöhemmin. Tämä opas käy läpi liittovaltion säännöt, sen, mikä lasketaan kokoaikaiseksi työntekijäksi, sekä pienyrityksille tarjolla olevat vakuutusvaihtoehdot.

Lyhyt vastaus

Yleisesti ottaen työnantajien ei tarvitse tarjota sairausvakuutusta jokaiselle työntekijälle.

Merkittävin liittovaltion poikkeus on ACA:n työnantajamandaatti. Jos yritys luokitellaan applicable large employeriksi (ALE), sen voi olla tarjottava sairausvakuutus kokoaikaisille työntekijöilleen ja heidän huollettaville lapsilleen, tai se voi joutua maksamaan mahdollisen sakkomaksun kaltaisen maksun liittovaltion verosääntöjen perusteella.

Tämä tarkoittaa, että todellinen vastaus riippuu työvoiman koosta ja siitä, kuinka moni työntekijä täyttää kokoaikaisen työntekijän määritelmän.

Milloin ACA edellyttää vakuutusturvaa?

ACA:n mukaan työnantaja katsotaan yleensä ALE-työnantajaksi, jos sillä oli edellisen kalenterivuoden aikana keskimäärin vähintään 50 kokoaikaista työntekijää, mukaan lukien kokoaikavastaavat työntekijät.

Tällä rajalla on merkitystä, koska ALE-asema tuo mukanaan työnantajan yhteisvastuuta koskevat säännöt.

Jos yritys on ALE, sen on yleensä tehtävä jompikumpi seuraavista:

• Tarjottava vähimmäisvaatimukset täyttävä vakuutusturva vähintään 95 prosentille kokoaikaisista työntekijöistään ja heidän huollettavista lapsistaan
• Varmistettava, että vakuutusturva on kohtuuhintainen ja tarjoaa vähimmäistasoisen hyödyn

Jos työnantaja ei täytä näitä ehtoja ja vähintään yksi kokoaikainen työntekijä saa Marketplace-vakuutukseen liittyvän premium tax credit -verohyvityksen, työnantaja voi joutua maksamaan employer shared responsibility payment -maksun.

Mikä lasketaan kokoaikaiseksi?

ACA:n tarkoituksessa kokoaikainen työntekijä on yleensä henkilö, joka työskentelee keskimäärin 30 tuntia viikossa tai 130 tuntia kuukaudessa.

Tämä on tärkeää, koska monet työnantajat olettavat, että vain henkilöstömäärä ratkaisee. Todellisuudessa osa-aikaiset työntekijät voivat kertyä kokoaikavastaaviksi, mikä voi viedä yrityksen 50 työntekijän rajan yli.

Jos olet lähellä tuota rajaa, sinun on seurattava tunteja luotettavasti seuraavien osalta:

• Tuntipalkkaiset työntekijät
• Vaihtelevia työaikoja tekevät työntekijät
• Kausityöntekijät
• Uudet työntekijät, joiden työvuorot voivat muuttua

Tarkat tiedot ovat välttämättömiä, jos yrityksesi voidaan joskus katsoa ALE-työnantajaksi.

Mitä vakuutusturvaa ALE:n on tarjottava?

ALE:n ei tarvitse tarjota kaikkia mahdollisia sairausvakuutustyyppejä, mutta jos se tarjoaa vakuutuksen, sen on täytettävä tietyt ACA-standardit.

Vähimmäisvaatimukset täyttävä vakuutusturva

Suunnitelman on täytettävä ACA:n määritelmä minimum essential coverage -vakuutusturvasta.

Kohtuuhintaisuus

Työntekijän oma osuus pelkästä itsensä kattavasta vakuutuksesta on oltava IRS-sääntöjen mukaan kohtuuhintainen. Käytännössä kohtuuhintaisuutta arvioidaan tietyillä safe harbor -säännöillä, ei aina työntekijän kotitalouden tulojen perusteella.

Vähimmäistasoinen hyöty

Suunnitelman on myös tarjottava vähimmäistasoinen vakuutusturva. Selkokielellä tämä tarkoittaa, että työnantajan suunnitelman pitäisi kattaa merkittävä osa odotetuista terveydenhuoltokuluista eikä toimia pelkkänä hyvin suppeana vakuutuksena.

Huollettavat lapset

Jos ALE tarjoaa vakuutusturvaa, sen on yleensä ulotuttava huollettaviin lapsiin 26 ikävuoteen asti.

Yleinen harhaluulo on, että myös puolisot olisi katettava. Liittovaltion työnantajamandaattia sovellettaessa puolisot eivät tässä tarkoituksessa ole samalla tavoin huollettavia lapsia.

Entä jos yrityksessä on alle 50 työntekijää?

Jos yrityksesi jää ALE-rajan alapuolelle, liittovaltion laki ei yleensä velvoita tarjoamaan sairausvakuutusta.

Se ei tarkoita, että vakuutus olisi huono idea. Monet pienyritykset tarjoavat etuja vapaaehtoisesti, koska sairausvakuutus voi auttaa:

• Houkuttelemaan parempia hakijoita
• Pidättämään työntekijöitä pidempään
• Parantamaan työntekijöiden tyytyväisyyttä
• Rakentamaan ammattimaisemman etuuspaketin
• Tukemaan terveempää ja vakaampaa työyhteisöä

Uudessa yrityksessä etuudet ovat usein osa laajempaa kokonaispalkitsemisen strategiaa. Start up -yritys, jolla on harkittu etuuspaketti, voi kilpailla osaajista tehokkaammin kuin paremmin palkattu työpaikka ilman vakuutusturvaa.

Pienyritysten sairausvakuutusvaihtoehdot

Pienyrityksillä, jotka haluavat tarjota vakuutusturvaa, on useita vaihtoehtoja harkittavana.

1. Ryhmäterveysvakuutus

Perinteinen ryhmävakuutussuunnitelma on tutuin vaihtoehto. Yritys valitsee yhden suunnitelman tai joukon suunnitelmia, ja kelpoiset työntekijät liittyvät niihin työnantajan kautta.

Tämä lähestymistapa voi toimia hyvin yrityksissä, jotka haluavat suoraviivaisen etuusmallin.

2. SHOP-vakuutus

Small Business Health Options Program eli SHOP on suunniteltu pienille työnantajille, jotka haluavat tarjota lääke- ja hammasvakuutusta Marketplace-palvelun kautta.

Yleisesti ottaen SHOP on saatavilla yrityksille, joilla on 1–50 kokoaikaista vastaavaa työntekijää, ja yrityksellä on oltava vähintään yksi työntekijä, joka ei ole omistaja, puoliso tai omistajan tai yhtiökumppaneiden perheenjäsen.

SHOP voi olla hyödyllinen työnantajille, jotka haluavat pienyrityksille suunnatun vaihtoehdon ja joissain tapauksissa pääsyn Small Business Health Care Tax Credit -verohyvitykseen.

3. HRA:t ja korvausjärjestelyt

Jotkut työnantajat käyttävät health reimbursement arrangement -järjestelyjä perinteisen ryhmävakuutuksen sijaan tai sen rinnalla.

Kaksi yleistä esimerkkiä ovat:

• ICHRA: individual coverage HRA, jonka avulla minkä kokoiset työnantajat tahansa voivat korvata työntekijöille yksittäisten sairausvakuutusten vakuutusmaksuja, jos yrityksellä on vähintään yksi tukikelpoinen työntekijä, joka ei ole omistaja tai omistajan puoliso
• QSEHRA: qualified small employer HRA, joka voi olla tarjolla pienemmille yrityksille, jotka eivät tarjoa ryhmäterveysvakuutusta

Nämä työkalut voivat tarjota joustavuutta silloin, kun täysimittainen ryhmävakuutus ei ole paras ratkaisu.

4. Yksityiset vakuutukset omistajille ja yhden hengen yrityksille

Jos olet yksinyrittäjä eikä sinulla ole työntekijöitä, ostat yleensä vakuutuksen yksittäisten markkinoiden kautta etkä pienyritysten ryhmävakuutuksena.

Tämä on usein yksinkertaisin vaihtoehto toiminimille ja itsenäisille perustajille.

Miksi monet työnantajat tarjoavat sairausvakuutusta, vaikka se ei olisi pakollista?

Vaikka laki ei velvoita tarjoamaan vakuutusta, sille on vahvoja liiketoiminnallisia perusteita.

Se voi parantaa rekrytointia

Kilpailluilla työmarkkinoilla etuudet ovat usein osa päätöksentekoa. Hakijat vertaavat kokonaispalkitsemista, eivät vain palkkaa.

Se voi parantaa pysyvyyttä

Työntekijät lähtevät harvemmin, kun he kokevat saavansa tukea ja pääsevänsä edulliseen hoitoon.

Se voi tukea työpaikan vakautta

Työntekijät, jotka voivat käydä lääkärissä, hallita kroonisia sairauksia ja hoitaa tavanomaisia terveysongelmia, pystyvät usein paremmin säilyttämään tuottavuutensa.

Se voi tukea pitkän aikavälin kasvua

Yritys, joka suunnittelee tulevia rekrytointeja, voi käyttää etuuksien suunnittelua rakentaakseen skaalautuvamman toimintamallin.

Työnantajan vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista

Jos rakennat yritystä ja haluat pysyä sairausvakuutusvelvoitteiden edellä, käytä tätä tarkistuslistaa.

• Seuraa työntekijöiden tunteja tarkasti
• Laske kokoaikavastaavat työntekijät vuosittain
• Arvioi, voiko yrityksestäsi tulla ALE-työnantaja
• Päätä, tarjoatko ryhmävakuutuksen, HRA-järjestelyn vai etuuden kokonaan ilman suunnitelmaa
• Varmista, että vakuutustarjoukset dokumentoidaan
• Tarkista kohtuuhintaisuus- ja vähimmäistasovaatimukset, jos olet ALE
• Valmistele vaaditut IRS-lomakkeet, jos vakuutussäännöt koskevat yritystäsi
• Arvioi etuusstrategia uudelleen joka vuosi työvoiman muuttuessa

Jos yrityksestäsi tulee ALE, raportointivelvoitteisiin voivat kuulua IRS-lomakkeet 1094-C ja 1095-C.

Yleisiä virheitä, joita uudet työnantajat tekevät

Henkilöstömäärän sekoittaminen kokoaikavastaaviin

Yrityksellä voi olla alle 50 työntekijää palkkalistoilla ja silti se voi ylittää ALE-rajan, kun osa-aikaisten työtunnit muutetaan kokoaikavastaaviksi.

Etuuksien suunnittelun lykkääminen liian pitkään

Etuuspäätökset on helpompi tehdä, kun ne rakennetaan mukaan rekrytointisuunnitelmiin ajoissa eikä vasta ensimmäisen kasvupiikin jälkeen kiireellä.

Olettaminen, että osavaltiosäännöt eivät merkitse mitään

Liittovaltion ACA-säännöt ovat vain osa kokonaisuutta. Myös osavaltioiden vakuutuslait, palkkasäännöt, perhevapaalait ja toimialakohtaiset vaatimukset voivat vaikuttaa velvoitteisiisi.

Dokumentoinnin unohtaminen

Vaikka vakuutus olisi vapaaehtoinen, kirjalliset käytännöt ja selkeät ilmoittautumistiedot auttavat välttämään myöhempiä epäselvyyksiä.

Miten yrityksen perustamisen ajattelutapa auttaa

Sairausvakuutus ei ole vain HR-kysymys. Se kuuluu samaan suunnitteluprosessiin kuin LLC:n tai yhtiön perustaminen, palkanlaskennan järjestäminen ja tiimin rakentaminen.

Kun rakennat yritystä kasvua ajatellen, voit tehdä parempia päätöksiä seuraavista asioista:

• Yhtiörakenne
• Palkanlaskennan käyttöönotto
• Rekrytoinnin aikataulut
• Etuusbudjetit
• Verotus- ja vaatimustenmukaisuusprosessit

Tämä on erityisen tärkeää perustajille, jotka odottavat siirtyvänsä yksin työskentelystä tiimipohjaiseen toimintaan ajan myötä.

Usein kysytyt kysymykset

Onko minun tarjottava sairausvakuutus osa-aikaisille työntekijöille?

Yleensä ei. ACA:n työnantajamandaatin mukaan keskeinen vakuutusvelvoite koskee yleensä kokoaikaisia työntekijöitä, ei alle 30 tuntia viikossa työskenteleviä työntekijöitä.

Onko minun katettava työntekijöideni puolisot?

Ei liittovaltion ACA:n työnantajamandaatin perusteella. Sääntö keskittyy kokoaikaisiin työntekijöihin ja huollettaviin lapsiin.

Entä jos ainoat työntekijäni ovat omistajia tai perheenjäseniä?

Tällainen yritys ei yleensä kelpaa SHOP-vakuutukseen samalla tavalla kuin yritys, jolla on common-law-työntekijöitä, ja ACA:n työnantajamandaatti keskittyy yleensä työntekijöihin eikä omistajiin.

Voinko muuttaa etuusstrategiaani myöhemmin?

Kyllä. Monet työnantajat aloittavat yhdellä mallilla ja vaihtavat myöhemmin yrityksen kasvaessa. Tärkeintä on tarkistaa säännöt vuosittain ja tehdä muutokset ennen kuin vaatimustenmukaisuusongelma syntyy.

Voivatko osavaltion lait koskaan vaatia sairausvakuutusta?

Joillakin osavaltioilla ja paikallisilla lainkäyttöalueilla on omat työ- ja vakuutussääntönsä. Tarkista aina paikalliset vaatimukset, jos yrityksesi toimii useamman kuin yhden liittovaltion kehyksen ulkopuolella.

Yhteenveto

Useimpien työnantajien ei tarvitse tarjota sairausvakuutusta. Tärkein liittovaltion poikkeus on ACA:n työnantajamandaatti applicable large employereille, jota sovelletaan yleensä, kun yritys saavuttaa keskimäärin 50 kokoaikaista työntekijää ja kokoaikavastaavaa työntekijää.

Pienemmille yrityksille vakuutuksen tarjoaminen on yleensä vapaaehtoista, mutta se voi olla vahva rekrytointi- ja sitouttamiskeino. Oikea ratkaisu riippuu työvoimastasi, budjetistasi ja pitkän aikavälin kasvusuunnitelmistasi.

Jos perustat yritystä nyt, on järkevää miettiä sairausvakuutusta ennen kuin tarvitset sitä. Mitä aikaisemmin suunnittelet, sitä helpompi on pysyä vaatimusten mukaisena ja kilpailukykyisenä yrityksesi kasvaessa.