Lähetätkö LLC:lle 1099-lomakkeen? IRS:n säännöt selitettynä

Jos maksat LLC:lle työstä, lyhyt vastaus on: joskus.

LLC on oikeudellinen yritysmuoto, mutta IRS ei kohtele jokaista LLC:tä samalla tavalla tietojen raportoinnissa. Se, lähetätkö 1099-lomakkeen, riippuu siitä, miten LLC verotetaan, mistä maksoit ja miten maksu suoritettiin.

Yhdysvaltalaisille yrityksille tämä on enemmän kuin pelkkä paperityökysymys. Raportoinnin virheet voivat aiheuttaa vältettäviä veroilmoituksen ongelmia, toimittajien sekaannuksia ja varmuuspidätysongelmia. Turvallisin tapa on luokitella maksu oikein ennen vuoden loppua ja kerätä Form W-9 jokaiselta toimittajalta, jolle odotat maksavasi raportoitavista palveluista.

Lyhyt vastaus

Lähetät yleensä 1099-lomakkeen LLC:lle, kun:

• maksu oli palveluista, jotka suoritettiin liiketoimintasi yhteydessä
• maksettujen suoritusten yhteismäärä oli vähintään 600 dollaria vuoden aikana
• LLC:tä ei veroteta C-yhtiönä tai S-yhtiönä
• maksu ei tehty luottokortilla, pankkikortilla tai kolmannen osapuolen maksujärjestelmän kautta, joka raportoi Form 1099-K:lla

Lähetät yleensä et 1099-lomaketta LLC:lle, kun:

• LLC:tä verotetaan C-yhtiönä tai S-yhtiönä
• maksoit tavaroista, rahdista tai vastaavista ei-raportoitavista eristä
• maksu tehtiin maksunkäsittelijän kautta, joka antaa Form 1099-K:n
• raportoitavien maksujen yhteismäärä ei ylittänyt sovellettavaa rajaa

Miksi LLC:t aiheuttavat sekaannusta

LLC-termi kuvaa osavaltion lainsäädäntöön perustuvaa yritysmuotoa, ei veroluokitusta.

Liittovaltion verotuksessa LLC voidaan verottaa seuraavasti:

• disregarded entitynä
• partnershipina
• C-yhtiönä
• S-yhtiönä

Tällä erolla on merkitystä, koska IRS edellyttää yleensä tietoilmoituksia ei-työsuhteessa oleville maksuista, mutta yleensä ei vaadi Form 1099-NEC- tai Form 1099-MISC -lomakkeita yrityksille maksetuista suorituksista, mukaan lukien LLC:t, joita kohdellaan C- tai S-yhtiöinä.

Kysymys ei siis ole vain siitä, onko kyseessä LLC. Parempi kysymys on: miten tätä LLC:tä verotetaan ja millaisesta maksusta oli kyse?

Mikä lomake soveltuu?

Useimmille yrityksen omistajille kysymys on käytännössä siitä, käytetäänkö Form 1099-NEC- vai Form 1099-MISC -lomaketta.

Tilanne	Tyypillinen lomake	Tavallinen raja
Palvelut ei-työsuhteessa olevalta toimijalta, mukaan lukien monet urakoitsijamaksut	1099-NEC	600 dollaria tai enemmän
Vuokra	1099-MISC	600 dollaria tai enemmän
Royalties-maksut	1099-MISC	10 dollaria tai enemmän
Palkinnot, tunnustukset ja muu tulo	1099-MISC	Yleensä 600 dollaria tai enemmän
Lääketieteelliset ja terveydenhuollon maksut	1099-MISC	600 dollaria tai enemmän
Lakimiehille maksetut bruttotuotot	1099-MISC	600 dollaria tai enemmän
Kuluttajatuotteiden jälleenmyyntiin liittyvät myynnit komissiojärjestelyssä	1099-MISC tai 1099-NEC	5 000 dollaria tai enemmän

Urakoitsijamaisissa palvelumaksuissa Form 1099-NEC on yleensä oikea lomake. Form 1099-MISC on varattu tietyille kategorioille, kuten vuokrille, rojalteille ja muille raportoitaville maksuille.

Milloin lähetät yleensä 1099-lomakkeen LLC:lle

1. Maksoit palveluista

Jos yrityksesi maksaa LLC:lle palveluista ja maksu on raportoitava, LLC voi tarvita 1099-NEC-lomakkeen.

Tavallisia esimerkkejä ovat:

• markkinointipalvelut
• verkkosuunnittelu ja -kehitys
• maisemanhoito liikekiinteistölle
• konsultointi
• valokuvaus tai videokuvaus
• freelance-kirjoittaminen tai editointi
• kirjanpito- tai tilitoimistopalvelut
• asennus- tai korjaustyöt, jotka tekee itsenäinen urakoitsija

Jos tälle toimittajalle maksettu yhteismäärä ylittää 600 dollaria vuoden aikana, raportointivelvollisuus usein soveltuu, ellei poikkeusta ole.

2. Maksoit vuokraa LLC:lle

Liiketilojen vuokramaksut voivat olla raportoitavia Form 1099-MISC:llä, kun maksu tehdään vuokranantajalle, omistajalle tai oikealle raportoitavalle saajalle.

Tämä voi tulla vastaan, kun:

• vuokraat toimistotilaa kiinteistöä omistavalta LLC:ltä
• maksat varastotilavuokraa yritysyritykselle
• suoritat muita raportoitavia vuokramaksuja liiketoiminnan yhteydessä

Huomaa, että raportointisäännöt voivat riippua siitä, kuka todella omistaa kiinteistön ja kuka on oikea vastaanottaja W-9-lomakkeella.

3. Maksoit rojalteja tai muuta raportoitavaa tuloa

Osa LLC:lle tehdyistä maksuista kuuluu Form 1099-MISC:lle eikä 1099-NEC:lle.

Esimerkkejä ovat:

• rojalit
• palkinnot ja tunnustukset
• tietyt muut tulomaksut
• tietyt lääketieteelliset tai terveydenhuollon maksut
• lakimiehille maksetut bruttotuotot

Nämä kategoriat eivät ole yhtä yleisiä kuin urakoitsijamaksut, mutta ne ovat tärkeitä silloin, kun niitä ilmenee.

4. Maksoit provision tai jälleenmyyntijärjestelyn kautta

Jos olet ostaja-myyjä- tai provisioperusteisessa järjestelyssä, joka liittyy kuluttajatuotteiden jälleenmyyntiin, erityiset raportointisäännöt voivat soveltua, kun kokonaismäärä ylittää IRS:n rajan.

Tämä on harvinaisempaa tavallisissa toimittajasuhteissa, mutta asia kannattaa huomioida, jos yrityksesi tekee yhteistyötä myyntiedustajien, suosittelujärjestelmien tai tukkumyyntiin liittyvien jälleenmyyjien kanssa.

Milloin et yleensä lähetä 1099-lomaketta LLC:lle

1. LLC:tä verotetaan yhtiönä

IRS ei yleensä vaadi Form 1099-NEC- tai Form 1099-MISC -lomaketta yrityksille maksetuista suorituksista, mukaan lukien LLC, jota verotetaan C-yhtiönä tai S-yhtiönä.

Tämä on yksi tärkeimmistä muistettavista poikkeuksista. Monet yrityksen omistajat olettavat, että kaikki LLC:t saavat 1099-lomakkeen. Näin ei ole.

2. Maksoit tavaroista tai tuotteista

Maksut tavaroista, materiaaleista, rahdista, varastoinnista ja vastaavista eristä eivät yleensä ole raportoitavia Form 1099-NEC- tai Form 1099-MISC -lomakkeella.

Toisin sanoen, jos ostat tuotteita LLC:ltä, et yleensä anna 1099-lomaketta pelkästään siksi, että myyjä on LLC.

3. Maksoit kortilla tai kolmannen osapuolen verkon kautta

Jos maksat luotto- tai pankkikortilla tai monien kolmansien osapuolten maksualustojen kautta, raportointivelvollisuus siirtyy yleensä maksunkäsittelijälle, joka voi antaa Form 1099-K:n.

Tämä ero on tärkeä. Et halua antaa samoista liiketoimista päällekkäisiä lomakkeita, ellei IRS:n säännöt sitä nimenomaisesti edellytä.

4. Maksu ei ylittänyt rajaa

Urakoitsijamaksujen yleisin raja on 600 dollaria vuodessa.

Jos kyseiselle toimittajalle maksettujen raportoitavien suoritusten yhteismäärä jäi alle rajan, 1099-lomaketta ei yleensä vaadita.

Miksi Form W-9 on tärkeä

Pyydä toimittajalta Form W-9 ennen maksamista.

Form W-9 antaa toimittajan virallisen nimen, veroluokituksen, osoitteen ja verotunnisteen. Näiden tietojen avulla voit määrittää, verotetaanko LLC:tä yhtiönä ja tarvitaanko 1099-lomake.

Disregarded entityn kohdalla IRS:n ohjeet edellyttävät, että W-9:ssä näkyy omistajan nimi rivillä 1 ja disregarded entityn nimi rivillä 2. Raportointia varten tämä helpottaa maksunsaajan yhdistämistä oikeaan verotietueeseen.

Selkeä W-9-prosessi auttaa välttämään:

• väärän nimen ilmoitusvirheitä
• puuttuvia TIN-ongelmia
• hylättyjä sähköisiä lähetyksiä
• varmuuspidätysongelmia
• vuoden lopun kiirettä toimittajatietojen korjaamisessa

Entä jos LLC ei anna W-9-lomaketta?

Jos maksunsaaja kieltäytyy antamasta oikeaa verotunnistenumeroa, yrityksesi voi joutua harkitsemaan varmuuspidätystä.

Nykyinen varmuuspidätysprosentti on 24 prosenttia raportoitavista maksuista.

Se ei tarkoita, että jokainen puuttuva W-9 johtaisi automaattisesti pidätykseen kaikissa tilanteissa, mutta se tarkoittaa, että ongelmaa ei pidä sivuuttaa. Jos toimittaja ei tee yhteistyötä, dokumentoi pyyntösi ja noudata IRS:n sääntöjä huolellisesti.

Tuntemasi määräajat

Lähetysdeadlinet riippuvat lomakkeesta.

Form 1099-NEC

• Toimita vastaanottajalle viimeistään 31. tammikuuta
• Toimita IRS:lle viimeistään 31. tammikuuta

Tämä määräaika koskee sekä paperi- että sähköistä ilmoittamista.

Form 1099-MISC

• Toimita vastaanottajakopiot useimmissa tapauksissa viimeistään 31. tammikuuta
• Toimita IRS:lle viimeistään 28. helmikuuta, jos ilmoitat paperilla
• Toimita IRS:lle viimeistään 31. maaliskuuta, jos ilmoitat sähköisesti

Joissakin 1099-MISC-tilanteissa voi olla erityisiä vastaanottajan määräaikoja, joten tarkista aina ajantasaiset IRS:n ohjeet, jos laatta 8 tai laatta 10 soveltuu.

Sähköisen ilmoittamisen raja

Tietoilmoituksille, jotka on jätettävä 1. tammikuuta 2024 tai sen jälkeen, IRS on yleensä laskenut sähköisen ilmoittamisen rajan 10 tietoilmoitukseen, kun ne lasketaan yhteen kaikkien tätä sääntöä koskevien ilmoitustyyppien osalta.

Tämä tarkoittaa, että monet pienyritykset, jotka aiemmin lähettivät paperilla, joutuvat nyt ilmoittamaan sähköisesti.

Yksinkertainen päätöksentekoprosessi

Jos et ole varma, lähetätkö 1099-lomakkeen LLC:lle, käytä tätä prosessia.

Vaihe 1: Varmista, miten LLC:tä verotetaan

Tarkista toimittajan W-9 ja määritä, onko LLC:

• disregarded entity
• partnership
• C-yhtiö
• S-yhtiö

Jos LLC:tä verotetaan yhtiönä, 1099-lomake ei yleensä ole tarpeen tavallisista palvelumaksuista.

Vaihe 2: Tunnista maksun tyyppi

Kysy, oliko maksu:

• palveluista
• vuokrasta
• rojalteista
• asianajajapalkkioista
• tavaroista tai tuotteista
• kortti- tai maksunkäsittelijäpohjaisesta maksutapahtumasta

Maksun tyyppi määrää usein lomakkeen, ei pelkkä yritysmuodon nimi.

Vaihe 3: Tarkista euromääräinen tai dollarimääräinen raja

Laske kaikki raportoitavat maksut kalenterivuodelta.

Jos kokonaissumma ei ylitä sovellettavaa rajaa, 1099-lomaketta ei yleensä vaadita.

Vaihe 4: Tarkista maksutavan poikkeukset

Jos maksu kulki korttiverkon tai kolmannen osapuolen alustan kautta, 1099-K-säännöt voivat soveltua sen sijaan.

Vaihe 5: Toimita ajoissa

Kerää W-9-lomakkeet ajoissa, täsmää vuoden lopun toimittajakohtaiset yhteissummat ja lähetä oikea tietoilmoitus ennen määräaikaa.

Yleiset virheet, joita yritykset tekevät

Olettaa, että jokainen LLC saa 1099-lomakkeen

Tämä on yleisin virhe. C-yhtiönä verotettava LLC ei yleensä ole samassa raportointiasemassa kuin yksityinen elinkeinonharjoittaja tai partnership.

Käyttää väärää lomaketta

Palvelumaksut kuuluvat yleensä Form 1099-NEC:lle, eivät Form 1099-MISC:lle.

Unohtaa pyytää W-9-lomaketta

Ilman W-9-lomaketta sinulla ei ehkä ole oikeaa nimeä, TIN-tunnusta tai entity-luokitusta, joita tarvitset oikeaa ilmoittamista varten.

Antaa päällekkäisiä lomakkeita

Älä anna sekä 1099-lomaketta että luota maksunkäsittelijän antamaan 1099-K-lomakkeeseen samasta maksusuoritusvirrasta, elleivät tosiseikat sitä todella edellytä.

Myöhästyä määräajasta

Myöhäinen ilmoittaminen voi aiheuttaa sanktioita ja ylimääräistä korjaustyötä, joka on helppo välttää hyvällä vuoden lopun prosessilla.

Mitä perustajien kannattaa ottaa käyttöön

Jos johdat kasvavaa yritystä, rakenna toimittajaraportointiprosessi ennen verohetkeä.

Käytännöllinen työnkulku näyttää tältä:

• kerää W-9 ennen ensimmäistä maksua
• seuraa maksutapaa ja maksun tyyppiä
• erota urakoitsijakulut tuoteostoista
• tarkista vuoden aikana kertyneet summat kuukausittain
• vahvista LLC:n veroluokitus ennen vuoden loppua
• lähetä lomakkeet määräaikaan mennessä

Kun perustat uusia yhtiöitä, siisti compliance-käytäntö alusta alkaen säästää aikaa myöhemmin. Zenind auttaa yrittäjiä rakentamaan ja ylläpitämään liiketoiminnan perustan, joka tukee järjestettyjä tietoja, selkeämpää toimittajahallintaa ja sujuvampaa vuoden lopun raportointia.

Usein kysytyt kysymykset

Lähetänkö 1099-lomakkeen yksinyrittäjämäiselle LLC:lle?

Usein kyllä, jos LLC on disregarded entity ja maksu on raportoitava. Omistajan veroluokitus ja maksun tyyppi ovat silti tärkeitä.

Lähetänkö 1099-lomakkeen LLC:lle, jota verotetaan S-yhtiönä?

Yleensä en tavallisista urakoitsijamaksuista, koska IRS yleensä jättää pois yrityksille tehdyt maksut, mukaan lukien LLC:t, joita verotetaan S-yhtiöinä.

Lähetänkö 1099-lomakkeen LLC:lle, jota verotetaan C-yhtiönä?

Yleensä en tavallisista urakoitsijamaksuista, samasta syystä.

Tarvitsenko 1099-lomakkeen, jos maksoin luottokortilla?

Yleensä et. Kortti- ja kolmannen osapuolen verkkomaksut hoidetaan yleensä maksunkäsittelijän antamalla Form 1099-K:lla.

Tarvitsenko 1099-lomakkeen LLC:ltä ostamistani tuotteista?

Yleensä en, koska tavarat ja vastaavat erät eivät yleensä ole raportoitavia Form 1099-NEC- tai Form 1099-MISC -lomakkeella.

Entä jos maksoin toimittajalle ennen kuin keräsin W-9:n?

Pyydä W-9 heti, dokumentoi pyyntö ja ratkaise toimittajan luokitus ennen ilmoituskautta. Jos TIN puuttuu edelleen, varmuuspidätyssäännöt voivat soveltua.

Yhteenveto

Et lähetä 1099-lomaketta jokaiselle LLC:lle.

Lähetät sen, kun maksu on raportoitava, LLC:tä ei veroteta yhtiönä ja summa ylittää sovellettavan rajan. Monissa tapauksissa urakoitsijapalvelut kuuluvat Form 1099-NEC:lle, kun taas vuokra ja muut erityiskategoriat kuuluvat Form 1099-MISC:lle.

Turvallisin tapa on yksinkertainen: kerää W-9-lomakkeet ajoissa, varmista LLC:n veroluokitus, seuraa maksuja pitkin vuotta ja toimita oikea lomake ajallaan.