Kuinka voittaa puolustautuminen perustajana ja viestiä itsevarmasti

Puolustautuminen voi heikentää liiketoimintaa huomaamatta ennen kuin kukaan ehtii nähdä vahinkoa. Se näkyy palavereissa, sähköpostiketjuissa, asiakastapaamisissa, kumppanikeskusteluissa ja jopa tavassa, jolla perustaja vastaanottaa palautetta neuvonantajalta tai työntekijältä. Se, mikä alkaa luonnollisena reaktiona stressiin, voi nopeasti muuttua tavaksi, joka heikentää luottamusta, hidastaa päätöksiä ja tekee yksinkertaisista keskusteluista vaikeampia kuin niiden pitäisi olla.

Perustajille, yrittäjille ja aloitteleville yritysjohtajille puolustautumisen hallitseminen ei ole vain henkilökohtaisen kasvun taito. Se on johtamistaito. Kyky pysyä rauhallisena paineen alla auttaa rakentamaan vahvempia suhteita, tekemään parempia päätöksiä ja selviytymään ristiriidoista ilman että niitä syntyy lisää.

Miltä puolustautuminen näyttää liiketoiminnassa

Puolustautuminen on enemmän kuin ärtymys. Se on vaisto suojella itseään silloin, kun kokee olevansa haastettu, kritisoitu, ymmärretty väärin tai paljastunut. Käytännössä se kuulostaa usein tältä:

• Selittelemiseltä ennen kuin on kunnolla kuunnellut toista
• Muiden syyttämiseltä ongelmasta
• Kysymysten tulkitsemiselta syytöksiksi
• Keskeyttämiseltä tai palautteen päälle puhumiselta
• Vetäytymiseltä ja hiljenemiseltä
• Sarkastisuudelta tai väheksynnältä
• Oikeassa olemiseen keskittymiseltä ongelman ratkaisemisen sijaan

Liiketoimintaympäristössä nämä reaktiot voivat tulla kalliiksi. Puolustautuva perustaja voi ohittaa hyödyllisen asiakaspalautteen, synnyttää jännitteitä tiimin jäsenten kanssa tai estää kanssaperustajaa ottamasta huolia esiin ajoissa. Ajan myötä ihmiset lakkaavat puhumasta avoimesti, ja yritys menettää yhden arvokkaimmista voimavaroistaan: rehellisen viestinnän.

Miksi puolustautuminen syntyy

Puolustautuminen alkaa yleensä uhkan tunteesta. Uhka ei ehkä ole fyysinen, mutta se tuntuu silti todelliselta. Perustaja voi kuulla asiakkaan valituksen ja kokea, että hänen osaamistaan kyseenalaistetaan. Uusi yrittäjä voi saada rakentavaa palautetta ja tulkita sen torjutuksi tulemisena. Tiimin jäsenen kommentti voi tuntua epäkunnioitukselta, vaikka sellaista ei ollut tarkoitus.

Tavallisia laukaisevia tekijöitä ovat:

• Epäonnistumisen pelko
• Pelko kokemattomaksi näyttäytymisestä
• Taloudellisesta paineesta johtuva stressi
• Perfektionismi
• Aiempi kritiikki tai ristiriita
• Epäselvät roolit ja vastuut
• Tunne siitä, ettei tule kuulluksi tai arvostetuksi

Kun paine on kova, aivot valitsevat usein nopeuden harkinnan sijaan. Siksi puolustautuva reaktio voi tulla ennen kuin on edes täysin käsitellyt sanottua. Tärkeintä ei ole poistaa reaktiota kokonaan. Tavoite on huomata se aiemmin ja vastata hallitummin.

Puolustautumisen hinta

Hieman puolustautumista silloin tällöin on normaalia. Mutta jos siitä tulee tapa, se vaikuttaa siihen, miten ihmiset kokevat sinut ja miten he työskentelevät kanssasi.

Puolustautuminen voi johtaa:

• Hitaampaan päätöksentekoon
• Heikompaan tiimihenkeen
• Huonompaan asiakaspalveluun
• Toistuviin ristiriitoihin kumppaneiden tai henkilöstön kanssa
• Kehitysmahdollisuuksien menettämiseen
• Maineeseen vaikeasti lähestyttävänä henkilönä

Perustajille tällä on väliä, koska varhaisen vaiheen yritykset nojaavat vahvasti luottamukseen. Sijoittajat, toimittajat, alihankkijat ja asiakkaat seuraavat kaikki sitä, miten reagoit paineen alla. Rauhallinen, harkittu viestintä lisää luottamusta. Reaktiivinen viestintä tekee päinvastoin.

Tunnista varoitusmerkkisi ajoissa

Tehokkain tapa vähentää puolustautumista on havaita se varhain. Jokaisella on omat merkkinsä, jotka ilmenevät ennen kuin reaktio tulee näkyväksi.

Varoitusmerkkejäsi voivat olla:

• Nopeutunut sydämen syke
• Leukojen tai rinnan kireys
• Äkillinen tarve keskeyttää
• Lämpimäksi, punastuneeksi tai jännittyneeksi tuleminen
• Mielessä jatkuva oman vastauksen pyörittely
• Välitön tarve todistaa oma pointti
• Halu vetäytyä ja lopettaa keskustelu

Kun tunnet omat merkkisi, voit luoda tauon ennen kuin puhut. Juuri siinä tauossa parempi johtajuus alkaa.

Miten reagoida puolustautumisen sijaan

Sinun ei tarvitse olla täydellinen persoona tullaksesi vähemmän puolustautuvaksi. Tarvitset toistettavia tapoja. Seuraavat keinot auttavat siirtymään reaktiosta harkittuun vastaukseen.

1. Pysähdy ennen vastaamista

Lyhyt tauko voi olla yksinkertaisin ja tehokkain keino. Kun joku sanoo jotakin vaikeaa, vastusta tarvetta vastata heti. Hengitä kerran. Ota kulaus vettä. Katso edessäsi olevaa muistiinpanoa. Pyydä tarvittaessa hetki aikaa.

Tauko antaa ajatteleville aivoille aikaa tavoittaa tunteet. Se myös estää sinua sanomasta jotakin, mikä kärjistää tilanteen.

2. Erota faktat tunteista

Kun tunnet tulleesi hyökkäyksen kohteeksi, mieli sekoittaa usein faktat ja tulkinnan toisiinsa. Asiakas sanoo: “Prosessi oli sekava”, ja aivosi kuulevat: “Epäonnistuit.” Nämä eivät ole sama asia.

Kysy itseltäsi:

• Mitä oikeasti sanottiin?
• Mitä oletan sen tarkoittavan?
• Onko olemassa jokin muu selitys?

Tämä yksinkertainen suodatin voi vähentää turhaa tunnekuormaa. Se auttaa keskittymään viestiin eikä siihen, miltä se tuntui.

3. Esitä tarkentavia kysymyksiä

Yksi parhaista vaihtoehdoista puolustautumiselle on uteliaisuus. Sen sijaan, että puolustaisit heti kantaasi, kysy kysymys, joka auttaa ymmärtämään toisen näkökulmaa.

Esimerkkejä:

• “Voisitko kertoa tarkemmin, mikä tuntui epäselvältä?”
• “Mikä osa prosessista aiheutti eniten turhautumista?”
• “Mikä olisi toiminut sinulle paremmin?”

Kysymykset siirtävät keskustelun ristiriidasta ongelmanratkaisuun. Ne myös osoittavat, että sinua kiinnostaa totuus, ei vain oma kantasi.

4. Käytä rauhallista ja suoraa kieltä

Jos sinun täytyy selittää oma näkökulmasi, tee se ilman syyttelyä tai yliselittelyä. Pidä kieli yksinkertaisena ja faktapohjaisena.

Sen sijaan että sanoisit:

• “Tuo ei ole reilua, koska sanoin jo...”
• “Ymmärrät aina sanani väärin.”

Kokeile:

• “Ymmärrän mitä tarkoitat. Tarkoitukseni oli toinen, ja haluan selventää sitä.”
• “Tässä on tapahtumien kulku minun näkökulmastani.”

Suora kieli vähentää jännitteitä. Se viestii itsevarmuutta ilman aggressiivisuutta.

5. Älä kiirehdi todistamaan, että olet oikeassa

Moni puolustautuva väittely syntyy siitä, että toinen osapuoli haluaa voittaa tilanteen. Liiketoiminnassa hetken voittaminen on kuitenkin harvoin todellinen tavoite. Todellinen tavoite on jatkaa eteenpäin selkeästi.

Kysy itseltäsi:

• Haluanko olla oikeassa vai ratkaista tämän?
• Onko tämä asia puolustamisen arvoinen, vai voinko päästää siitä irti?
• Parantaako vastaukseni suhdetta vai vahingoittaako se sitä?

Suuremman tavoitteen valitseminen muuttaa usein sävyn heti.

6. Kirjoita sisäinen puhe uudelleen

Puolustautumiseen liittyy usein negatiivista sisäistä puhetta:

• “He pitävät minua osaamattomana.”
• “Mokaan aina tämän.”
• “Nyt he menettävät luottamuksensa minuun.”

Nämä ajatukset kiristävät kehoa ja tekevät puheesta terävämpää. Vaihda ne hyödyllisempiin lauseisiin:

• “Pystyn hoitamaan tämän keskustelun.”
• “Palaute on tietoa.”
• “Minun ei tarvitse reagoida heti.”

Tämä ei tarkoita, että teeskentelisit kaiken olevan hyvin. Kyse on siitä, ettet anna mielesi muuttaa kommenttia kriisiksi.

7. Korjaa nopeasti, jos lipsahdat

Jokainen puolustautuu joskus. Vahvat johtajat erottaa haurastuneista kyky korjata tilanne.

Jos tiuskaiset, keskeytät tai vetäydyt, palaa keskusteluun ja tunnista se:

• “Olin puolustautuvampi kuin oli tarkoitus.”
• “Reagoin liian nopeasti.”
• “Palataan siihen vielä rauhallisemmin.”

Nopea korjaus voi säilyttää luottamuksen. Se myös opettaa tiimillesi, että rehellinen viestintä on turvallista, vaikka jännite nousisi.

Miten käsitellä puolustautumista tavallisissa perustajatilanteissa

Tiimipalavereissa

Jos työntekijä kyseenalaistaa luomasi prosessin, vältä tulkitsemasta sitä haastoksi auktoriteetillesi. Kysy, mikä ei toimi ja voidaanko prosessia parantaa. Parhaat tiimit kehittävät järjestelmiä avoimesti sen sijaan, että ne suojelisivat niitä tunteella.

Asiakasvalituksissa

Valitus ei ole automaattisesti loukkaus. Se on usein mahdollisuus löytää aukko asiakaskokemuksessa. Vastaa kuuntelemalla ensin, tarkentamalla ongelma ja tarjoamalla sitten tilanteeseen sopiva ratkaisu.

Kanssaperustajan kanssa

Liikekumppaneiden täytyy voida olla eri mieltä. Jos tunnet puolustautuvasi kanssaperustajan kanssa, hidasta tahtia ja keskity päätökseen, älä siihen egoon, joka siihen on kiinnittynyt. Yhteinen omistajuus toimii paremmin, kun molemmat voivat puhua rehellisesti.

Sähköpostissa tai tekstiviestissä

Kirjalliset viestit voivat voimistaa puolustautumista, koska sävy on helppo tulkita väärin. Jos viesti laukaisi sinut, älä vastaa heti. Laadi vastaus, ota etäisyyttä ja lue se uudelleen ennen lähettämistä. Jos asia on herkkä, siirrä keskustelu puheluun.

Rakenna vähemmän puolustautuva johtamistapa

Puolustautumista on helpompi hallita, kun yrityksen toimintatavat vähentävät turhaa kitkaa.

Hyödyllisiä käytäntöjä ovat:

• Selkeiden odotusten asettaminen ajoissa
• Päätösten ja vastuiden dokumentointi
• Säännölliset palautesilmukat
• Palautteen pyytäminen ennen kuin ongelmat kasvavat
• Henkilön ja asian erottaminen toisistaan
• Liiketoimintaprosessien pitäminen yksinkertaisina ja läpinäkyvinä

Yritystä perustaville ja pyörittäville yrittäjille rakenne vähentää stressiä. Mitä selkeämpi liiketoimintasi perusta on, sitä epätodennäköisemmin pienet väärinkäsitykset laukaisevat tarpeettoman ristiriidan. Siksi monet yrittäjät luottavat Zenindiin US-yhtiön perustamisessa ja jatkuvassa liiketoimintatuessa. Kun perustamiseen ja säännösten noudattamiseen liittyvät tehtävät hoituvat selkeästi, perustajat voivat käyttää enemmän energiaa strategiaan, asiakkaisiin ja johtamiseen.

Kun puolustautuminen viittaa syvempään ongelmaan

Jos huomaat olevasi jatkuvasti puolustautuva, ongelma voi olla muutakin kuin viestintätyyli. Krooninen puolustautuminen voi viitata loppuun palamiseen, käsittelemättömään stressiin, heikkoon itseluottamukseen tai työympäristöön, joka tuntuu turvattomalta.

Pohdi, koskeeko jokin seuraavista sinua:

• Kannat liian paljon painetta yksin
• Et saa rehellistä palautetta ennen kuin siitä tulee kiireellinen asia
• Toimit hyvin reaktiivisessa ympäristössä
• Koet olevasi henkilökohtaisesti sidoksissa jokaiseen liiketoiminnan lopputulokseen

Jos näin on, ratkaisu voi vaatia paitsi parempaa viestintää myös parempia järjestelmiä, parempia rajoja ja enemmän tukea.

Lopuksi

Puolustautuminen on inhimillistä. Liiketoiminnassa tärkeämpää kuin tunne itse on kuitenkin tapa, jolla siihen vastaat. Perustajat, jotka oppivat pysähtymään, kuuntelemaan, tarkentamaan ja korjaamaan nopeasti, rakentavat vahvempia tiimejä ja terveempiä yrityksiä.

Sinun ei tarvitse muuttua tunteettomaksi johtaaksesi hyvin. Sinun täytyy tulla tarpeeksi vakaaksi, jotta tunteet eivät ohjaa keskustelua. Tämä vakaus rakentaa luottamusta, ja luottamus on yksi arvokkaimmista voimavaroista, joita yrityksellä voi olla.