Πώς να ξεπεράσετε την αμυντικότητα ως ιδρυτής και να επικοινωνείτε με αυτοπεποίθηση

Η αμυντικότητα μπορεί να υπονομεύσει σιωπηλά μια επιχείρηση πριν καν γίνει αντιληπτή η ζημιά. Εμφανίζεται σε συναντήσεις, αλυσίδες email, κλήσεις με πελάτες, συζητήσεις με συνεργάτες και ακόμη και στον τρόπο που ένας ιδρυτής δέχεται την ανατροφοδότηση από έναν σύμβουλο ή έναν εργαζόμενο. Αυτό που ξεκινά ως μια φυσική αντίδραση στο στρες μπορεί γρήγορα να γίνει ένα μοτίβο που αποδυναμώνει την εμπιστοσύνη, καθυστερεί τις αποφάσεις και κάνει τις απλές συζητήσεις πιο δύσκολες από όσο χρειάζεται.

Για ιδρυτές, ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και επίδοξους επιχειρηματίες, το να μάθουν πώς να διαχειρίζονται την αμυντικότητα δεν είναι απλώς μια δεξιότητα προσωπικής ανάπτυξης. Είναι δεξιότητα ηγεσίας. Η ικανότητα να παραμένετε σταθεροί υπό πίεση σάς βοηθά να χτίζετε ισχυρότερες σχέσεις, να παίρνετε καλύτερες αποφάσεις και να περνάτε μέσα από τη σύγκρουση χωρίς να δημιουργείτε περισσότερη.

Πώς μοιάζει η αμυντικότητα στις επιχειρήσεις

Η αμυντικότητα είναι κάτι περισσότερο από το να εκνευρίζεστε. Είναι η παρόρμηση να προστατευτείτε όταν νιώθετε ότι σας αμφισβητούν, σας επικρίνουν, σας παρεξηγούν ή σας εκθέτουν. Στην πράξη, συχνά ακούγεται σαν:

• Να εξηγείτε τον εαυτό σας πριν ακούσετε πλήρως το άλλο άτομο
• Να ρίχνετε το φταίξιμο σε άλλους για το πρόβλημα
• Να αντιμετωπίζετε τις ερωτήσεις ως κατηγορίες
• Να διακόπτετε ή να μιλάτε πάνω από την ανατροφοδότηση
• Να κλείνεστε και να σωπαίνετε
• Να γίνεστε σαρκαστικοί ή απορριπτικοί
• Να εστιάζετε στο να έχετε δίκιο αντί να λύσετε το ζήτημα

Σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, αυτές οι αντιδράσεις μπορεί να είναι δαπανηρές. Ένας αμυντικός ιδρυτής μπορεί να χάσει χρήσιμη ανατροφοδότηση από πελάτες, να δημιουργήσει ένταση με μέλη της ομάδας ή να αποθαρρύνει έναν συνιδρυτή από το να εκφράσει έγκαιρα ανησυχίες. Με τον καιρό, οι άνθρωποι σταματούν να μιλούν ανοιχτά και η επιχείρηση χάνει ένα από τα πιο πολύτιμα περιουσιακά της στοιχεία: την ειλικρινή επικοινωνία.

Γιατί εμφανίζεται η αμυντικότητα

Η αμυντικότητα συνήθως ξεκινά με ένα αίσθημα απειλής. Η απειλή μπορεί να μην είναι σωματική, αλλά εξακολουθεί να μοιάζει πραγματική. Ένας ιδρυτής μπορεί να ακούσει ένα παράπονο πελάτη και να νιώσει ότι αμφισβητείται η ικανότητά του. Ένας νέος επιχειρηματίας μπορεί να λάβει εποικοδομητική κριτική και να την εκλάβει ως απόρριψη. Ένα σχόλιο μέλους της ομάδας μπορεί να μοιάζει με έλλειψη σεβασμού, ακόμη κι αν αυτό δεν ήταν ποτέ η πρόθεση.

Συνηθισμένοι παράγοντες ενεργοποίησης περιλαμβάνουν:

• Φόβο αποτυχίας
• Φόβο μήπως φαίνεται κανείς άπειρος
• Στρες από οικονομική πίεση
• Τελειοθηρία
• Προηγούμενη κριτική ή σύγκρουση
• Ασαφείς ρόλους και αρμοδιότητες
• Αίσθηση ότι δεν σας ακούνε ή δεν σας εκτιμούν

Όταν η πίεση είναι υψηλή, ο εγκέφαλος συχνά επιλέγει την ταχύτητα αντί της σκέψης. Γι' αυτό η αμυντική αντίδραση μπορεί να εμφανιστεί πριν καν επεξεργαστείτε πλήρως όσα ειπώθηκαν. Το ζητούμενο δεν είναι να εξαλειφθεί εντελώς αυτή η αντίδραση. Στόχος είναι να την παρατηρείτε νωρίτερα και να αντιδράτε με περισσότερη αυτοκυριαρχία.

Το κόστος του να μένετε αμυντικοί

Λίγη αμυντικότητα πού και πού είναι φυσιολογική. Όταν όμως γίνεται συνήθεια, διαμορφώνει τον τρόπο με τον οποίο σας βιώνουν οι άλλοι και τον τρόπο με τον οποίο συνεργάζονται μαζί σας.

Η αμυντικότητα μπορεί να οδηγήσει σε:

• Πιο αργή λήψη αποφάσεων
• Χαμηλό ηθικό στην ομάδα
• Χειρότερη εξυπηρέτηση πελατών
• Επαναλαμβανόμενες συγκρούσεις με συνεργάτες ή προσωπικό
• Χαμένες ευκαιρίες βελτίωσης
• Φήμη ότι είναι δύσκολο να συνεργαστεί κανείς μαζί σας

Για τους ιδρυτές, αυτό έχει σημασία επειδή οι επιχειρήσεις στα πρώτα τους στάδια εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από την εμπιστοσύνη. Επενδυτές, προμηθευτές, εξωτερικοί συνεργάτες και πελάτες παρατηρούν πώς αντιδράτε υπό πίεση. Η ψύχραιμη, μετρημένη επικοινωνία χτίζει εμπιστοσύνη. Η αντιδραστική επικοινωνία κάνει το αντίθετο.

Αναγνωρίστε τα πρώτα προειδοποιητικά σημάδια σας

Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος να μειώσετε την αμυντικότητα είναι να την εντοπίσετε νωρίς. Ο καθένας έχει προσωπικά σημάδια που εμφανίζονται πριν η αντίδραση γίνει ορατή.

Τα δικά σας προειδοποιητικά σημάδια μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ταχύτερο καρδιακό παλμό
• Σφίξιμο στη γνάθο ή στο στήθος
• Ξαφνική παρόρμηση να διακόψετε
• Αίσθηση ζέστης, κοκκινίσματος ή έντασης
• Νοητική επανάληψη του τι θα πείτε μετά
• Ανάγκη να αποδείξετε αμέσως ένα σημείο
• Παρόρμηση να αποσυρθείτε και να τερματίσετε τη συζήτηση

Αν γνωρίζετε τα σημάδια σας, μπορείτε να δημιουργήσετε μια παύση πριν μιλήσετε. Σε αυτή την παύση ξεκινά η καλύτερη ηγεσία.

Πώς να απαντάτε αντί να αντιδράτε

Δεν χρειάζεστε μια τέλεια προσωπικότητα για να είστε λιγότερο αμυντικοί. Χρειάζεστε επαναλαμβανόμενες συνήθειες. Οι παρακάτω στρατηγικές βοηθούν να περάσετε από την αντίδραση στην απάντηση.

1. Κάντε παύση πριν απαντήσετε

Μια σύντομη παύση μπορεί να είναι το απλούστερο και πιο αποτελεσματικό εργαλείο. Όταν κάποιος λέει κάτι δύσκολο, αντισταθείτε στο αντανακλαστικό να απαντήσετε αμέσως. Πάρτε μία ανάσα. Πιείτε νερό. Κοιτάξτε τη σημείωση μπροστά σας. Ζητήστε λίγο χρόνο αν χρειάζεται.

Αυτή η παύση δίνει στον σκεπτόμενο εγκέφαλό σας χρόνο να προλάβει τα συναισθήματά σας. Επίσης σας εμποδίζει να πείτε κάτι που κλιμακώνει την κατάσταση.

2. Διαχωρίστε τα γεγονότα από τα συναισθήματα

Όταν νιώθετε ότι σας επιτίθενται, το μυαλό συχνά μπλέκει τα γεγονότα με την ερμηνεία. Ένας πελάτης λέει: «Η διαδικασία ήταν μπερδεμένη» και ο εγκέφαλός σας ακούει: «Απέτυχες». Αυτά δεν είναι το ίδιο.

Δοκιμάστε να ρωτήσετε τον εαυτό σας:

• Τι ειπώθηκε πραγματικά;
• Τι υποθέτω ότι σημαίνει;
• Υπάρχει άλλη εξήγηση;

Αυτό το απλό φίλτρο μπορεί να μειώσει την περιττή συναισθηματική κλιμάκωση. Σας κρατά εστιασμένους στο μήνυμα και όχι στο τσίμπημα.

3. Κάντε διευκρινιστικές ερωτήσεις

Μία από τις καλύτερες εναλλακτικές στην αμυντικότητα είναι η περιέργεια. Αντί να υπερασπιστείτε αμέσως τη θέση σας, κάντε μια ερώτηση που σας βοηθά να κατανοήσετε καλύτερα την άποψη του άλλου.

Παραδείγματα:

• «Μπορείτε να μου πείτε περισσότερα για το τι δεν ήταν ξεκάθαρο;»
• «Ποιο σημείο της διαδικασίας προκάλεσε τη μεγαλύτερη απογοήτευση;»
• «Τι θα λειτουργούσε καλύτερα για εσάς;»

Οι ερωτήσεις μετατοπίζουν τη συζήτηση από τη σύγκρουση στην επίλυση προβλήματος. Δείχνουν επίσης ότι σας ενδιαφέρει η αλήθεια και όχι μόνο η δική σας θέση.

4. Χρησιμοποιήστε ήρεμη, άμεση γλώσσα

Αν χρειάζεται να εξηγήσετε τη δική σας οπτική, κάντε το χωρίς να κατηγορείτε ή να υπερεξηγείτε. Κρατήστε τη γλώσσα σας απλή και συγκεκριμένη.

Αντί για:

• «Αυτό δεν είναι δίκαιο, γιατί ήδη σας το είπα...»
• «Πάντα παρερμηνεύεις αυτά που λέω.»

Δοκιμάστε:

• «Καταλαβαίνω τι εννοείτε. Η πρόθεσή μου ήταν διαφορετική και θέλω να το ξεκαθαρίσω.»
• «Να πώς εξελίχθηκαν τα γεγονότα από τη δική μου πλευρά.»

Η άμεση γλώσσα μειώνει την ένταση. Στέλνει μήνυμα αυτοπεποίθησης χωρίς επιθετικότητα.

5. Μην βιάζεστε να αποδείξετε ότι έχετε δίκιο

Πολλές αμυντικές αντιπαραθέσεις ξεκινούν επειδή κάποιος νιώθει την ανάγκη να κερδίσει τη στιγμή. Όμως στις επιχειρήσεις, το να κερδίσετε τη στιγμή σπάνια είναι ο πραγματικός στόχος. Ο πραγματικός στόχος είναι να συνεχίσετε μπροστά με καθαρότητα.

Ρωτήστε τον εαυτό σας:

• Θέλω να έχω δίκιο ή θέλω να το λύσω;
• Αξίζει αυτό το ζήτημα να το υπερασπιστώ ή μπορώ να το αφήσω;
• Θα βελτιώσει η απάντησή μου τη σχέση ή θα τη βλάψει;

Η επιλογή του μεγαλύτερου στόχου συχνά αλλάζει αμέσως τον τόνο.

6. Ξαναγράψτε τον εσωτερικό σας διάλογο

Η αμυντικότητα συχνά συνοδεύεται από αρνητική εσωτερική αφήγηση:

• «Νομίζουν ότι είμαι ανεπαρκής.»
• «Πάντα τα χαλάω όλα.»
• «Τώρα θα χάσουν την εμπιστοσύνη τους σε μένα.»

Αυτές οι σκέψεις σφίγγουν το σώμα σας και κάνουν τα λόγια σας πιο σκληρά. Αντικαταστήστε τες με πιο χρήσιμες δηλώσεις:

• «Μπορώ να διαχειριστώ αυτή τη συζήτηση.»
• «Η ανατροφοδότηση είναι πληροφορία.»
• «Δεν χρειάζεται να αντιδράσω αμέσως.»

Δεν πρόκειται για το να προσποιείστε ότι όλα είναι καλά. Πρόκειται για το να μην αφήνετε το μυαλό σας να μετατρέπει ένα σχόλιο σε κρίση.

7. Διορθώστε γρήγορα όταν ξεφύγετε

Όλοι γίνονται μερικές φορές αμυντικοί. Αυτό που ξεχωρίζει τους ισχυρούς ηγέτες από τους εύθραυστους είναι η ικανότητα διόρθωσης.

Αν αντιδράσετε απότομα, διακόψετε ή κλειστείτε στον εαυτό σας, επιστρέψτε στη συζήτηση και αναγνωρίστε το:

• «Έγινα πιο αμυντικός απ' όσο ήθελα.»
• «Αντέδρασα πολύ γρήγορα.»
• «Ας το ξαναδούμε πιο προσεκτικά.»

Μια γρήγορη διόρθωση μπορεί να διατηρήσει την εμπιστοσύνη. Διδάσκει επίσης στην ομάδα σας ότι η ειλικρινής επικοινωνία είναι ασφαλής, ακόμη και όταν εμφανίζεται ένταση.

Πώς να διαχειριστείτε την αμυντικότητα σε συνηθισμένες καταστάσεις ιδρυτών

Σε συναντήσεις ομάδας

Αν ένας εργαζόμενος αμφισβητεί μια διαδικασία που δημιουργήσατε, αντισταθείτε στην παρόρμηση να το εκλάβετε ως αμφισβήτηση της εξουσίας σας. Ρωτήστε τι δεν λειτουργεί και αν η διαδικασία μπορεί να βελτιωθεί. Οι καλύτερες ομάδες βελτιώνουν τα συστήματα ανοιχτά αντί να τα προστατεύουν συναισθηματικά.

Σε παράπονα πελατών

Ένα παράπονο δεν είναι αυτόματα προσβολή. Συχνά είναι ευκαιρία να εντοπίσετε ένα κενό στην εμπειρία. Απαντήστε ακούγοντας πρώτα, μετά διευκρινίζοντας το ζήτημα και έπειτα προσφέροντας λύση όπου χρειάζεται.

Σε συζητήσεις με συνιδρυτή

Οι επιχειρηματικοί εταίροι χρειάζονται χώρο για να διαφωνούν. Αν νιώσετε αμυντικότητα με έναν συνιδρυτή, επιβραδύνετε και εστιάστε στην απόφαση, όχι στο εγώ που τη συνοδεύει. Η κοινή ιδιοκτησία λειτουργεί καλύτερα όταν και οι δύο πλευρές μπορούν να μιλούν ειλικρινά.

Σε email ή μήνυμα

Τα γραπτά μηνύματα μπορούν να εντείνουν την αμυντικότητα επειδή ο τόνος παρερμηνεύεται εύκολα. Αν ένα μήνυμα σας ενεργοποιήσει, μην απαντήσετε αμέσως. Συντάξτε μια απάντηση, απομακρυνθείτε και μετά διαβάστε την ξανά πριν την στείλετε. Αν το ζήτημα είναι ευαίσθητο, μεταφέρετε τη συζήτηση σε κλήση.

Χτίστε ένα λιγότερο αμυντικό στυλ ηγεσίας

Η αμυντικότητα είναι πιο εύκολο να διαχειριστεί όταν οι επιχειρηματικές σας συνήθειες μειώνουν την περιττή τριβή.

Χρήσιμες πρακτικές περιλαμβάνουν:

• Θέσπιση ξεκάθαρων προσδοκιών από νωρίς
• Καταγραφή αποφάσεων και αρμοδιοτήτων
• Δημιουργία τακτικών βρόχων ανατροφοδότησης
• Ζητώντας input πριν μεγαλώσουν τα προβλήματα
• Διαχωρίζοντας το άτομο από το ζήτημα
• Διατηρώντας τις επιχειρηματικές διαδικασίες απλές και διαφανείς

Για τους ιδρυτές που ξεκινούν και λειτουργούν μια εταιρεία, η δομή μειώνει το στρες. Όσο περισσότερη σαφήνεια έχετε στη βάση της επιχείρησής σας, τόσο λιγότερο πιθανό είναι μικρές παρεξηγήσεις να προκαλέσουν περιττές συγκρούσεις. Γι' αυτό πολλοί επιχειρηματίες βασίζονται στη Zenind για σύσταση εταιρείας στις ΗΠΑ και συνεχή υποστήριξη επιχειρηματικών διαδικασιών. Όταν οι εργασίες σύστασης και συμμόρφωσης διαχειρίζονται με σαφήνεια, οι ιδρυτές μπορούν να αφιερώνουν περισσότερη ενέργεια στη στρατηγική, τους πελάτες και την ηγεσία.

Όταν η αμυντικότητα δείχνει βαθύτερο ζήτημα

Αν διαπιστώνετε ότι γίνεστε αμυντικοί συνεχώς, το πρόβλημα μπορεί να είναι μεγαλύτερο από το στυλ επικοινωνίας. Η χρόνια αμυντικότητα μπορεί να δείχνει εξουθένωση, ανεπίλυτο στρες, χαμηλή αυτοπεποίθηση ή ένα εργασιακό περιβάλλον που δεν σας φαίνεται ασφαλές.

Σκεφτείτε αν:

• Μεταφέρετε υπερβολική πίεση μόνοι σας
• Δεν λαμβάνετε ειλικρινή ανατροφοδότηση μέχρι να γίνει επείγουσα
• Εργάζεστε σε ένα ιδιαίτερα αντιδραστικό περιβάλλον
• Νιώθετε προσωπικά συνδεδεμένοι με κάθε επιχειρηματικό αποτέλεσμα

Αν ισχύουν αυτά, η λύση μπορεί να περιλαμβάνει όχι μόνο καλύτερη επικοινωνία, αλλά και καλύτερα συστήματα, καλύτερα όρια και περισσότερη υποστήριξη.

Τελικές σκέψεις

Η αμυντικότητα είναι ανθρώπινη. Όμως στις επιχειρήσεις, η αντίδρασή σας στην αμυντικότητα μετρά περισσότερο από το ίδιο το συναίσθημα. Οι ιδρυτές που μαθαίνουν να κάνουν παύση, να ακούν, να διευκρινίζουν και να διορθώνουν γρήγορα χτίζουν ισχυρότερες ομάδες και υγιέστερες εταιρείες.

Δεν χρειάζεται να γίνετε ανέκφραστοι για να ηγηθείτε καλά. Χρειάζεται να γίνετε αρκετά σταθεροί ώστε να μην αφήνετε το συναίσθημα να κατευθύνει τη συζήτηση. Αυτή η σταθερότητα χτίζει εμπιστοσύνη, και η εμπιστοσύνη είναι ένα από τα πιο πολύτιμα περιουσιακά στοιχεία που μπορεί να έχει μια επιχείρηση.