Kuinka rekisteröidä ulkomainen yhtiö Virginiassa

Jos yhtiösi on perustettu Virginian ulkopuolella, mutta aiot harjoittaa liiketoimintaa osavaltiossa, sinun on ehkä haettava foreign qualification -rekisteröinti ennen toiminnan aloittamista. Virginiassa tätä prosessia kutsutaan ulkomaisen yhtiön rekisteröimiseksi, ja se antaa osavaltion ulkopuolella perustetulle yhtiöllesi luvan harjoittaa liiketoimintaa laillisesti osavaltiossa.

Tässä oppaassa kerrotaan, mitä ulkomainen yhtiö tarkoittaa, milloin rekisteröinti vaaditaan, mitä asiakirjoja tarvitset, miten Virginian hakuprosessi toimii ja miten pysyt vaatimusten mukaisena hyväksynnän jälkeen.

Mikä on ulkomainen yhtiö?

Ulkomainen yhtiö on yksinkertaisesti yhtiö, joka on perustettu yhdessä osavaltiossa ja joka haluaa harjoittaa liiketoimintaa toisessa osavaltiossa. Virginiassa “ulkomainen” ei tarkoita kansainvälistä. Se tarkoittaa, että yhtiö on perustettu jonkin muun Yhdysvaltain osavaltion tai lainkäyttöalueen lakien mukaan.

Esimerkiksi jos yhtiösi on perustettu Delawareen ja haluat avata toimiston, palkata työntekijöitä, solmia sopimuksia tai muuten toimia Virginiassa, sinun on ehkä rekisteröidyttävä ulkomaisena yhtiönä Virginia State Corporation Commissionissa.

Milloin rekisteröinti Virginiassa tarvitaan

Virginia edellyttää yleensä ulkomaisilta yrityksiltä, että ne hakevat toimilupaa ennen kuin ne harjoittavat liiketoimintaa osavaltiossa. Tarkka raja satunnaisen toiminnan ja “liiketoiminnan harjoittamisen” välillä riippuu olosuhteista, mutta tavallisia perusteita ovat esimerkiksi:

• Toimiston tai muun fyysisen läsnäolon ylläpitäminen Virginiassa
• Työntekijöiden palkkaaminen, jotka työskentelevät Virginiassa
• Sopimusten tekeminen ja jatkuvien liiketoimintojen harjoittaminen Virginiassa
• Esittäytyminen yleisölle Virginiassa toimivana yrityksenä
• Palvelujen säännöllinen tarjoaminen tai tuotteiden myynti Virginiassa

Jotkin rajalliset toimet eivät välttämättä synnytä rekisteröintivelvollisuutta, mutta jos läsnäolosi Virginiassa on jatkuvaa, merkittävää tai tuloja tuottavaa, foreign qualification on usein varmempi vaihtoehto.

Miksi foreign qualification on tärkeä

Ulkomaisen yhtiön rekisteröinti ei ole sama asia kuin uuden Virginian yhtiön perustaminen. Se ei luo erillistä oikeushenkilöä. Sen sijaan se valtuuttaa olemassa olevan yhtiösi toimimaan Virginiassa.

Tämä on tärkeää, koska foreign qualification voi auttaa sinua:

• Pysymään Virginian lain mukaisena
• Välttämään viivästyksiä toiminnan käynnistämisessä
• Säilyttämään oikeuden nostaa kanteita tai puolustautua Virginian tuomioistuimissa
• Pitämään tietosi kunnossa asiakkaiden, pankkien, vuokranantajien ja viranomaisten kanssa

Mitä tarvitset ennen hakemista

Ennen kuin jätät Virginian hakemuksen, kokoa tarvittavat perustiedot ja asiakirjat.

1. Varmista yhtiön nimi

Yhtiösi rekisteröidään Virginiassa yleensä täsmälleen samalla virallisella nimellä kuin kotiosavaltiossa. Jos nimi ei ole käytettävissä tai se ei täytä Virginian nimeämissääntöjä, sinun on ehkä käytettävä toissijaista nimeä tai oletettua nimeä.

Nimen saatavuus kannattaa tarkistaa ennen hakemista, jotta vältät turhat viivästykset.

2. Nimeä Virginian rekisteröity edustaja

Virginia edellyttää, että jokaisella ulkomaisella yrityksellä, jolla on lupa harjoittaa liiketoimintaa osavaltiossa, on jatkuvasti rekisteröity edustaja Virginiassa.

Rekisteröity edustaja voi olla joko:

• Virginian asukas, joka on yksityishenkilö, tai
• Yritys, jolla on lupa harjoittaa liiketoimintaa Virginiassa

Rekisteröity edustajasi vastaanottaa oikeudelliset tiedoksiannot ja tietyt viralliset ilmoitukset yhtiösi puolesta. Tämä ei ole muodollisuus. Se on keskeinen vaatimustenmukaisuuden edellytys.

3. Hanki oikeaksi todistettu kopio perustamisasiakirjasta

Virginian foreign registration -prosessissa vaaditaan yleensä oikeaksi todistettu kopio Articles of Incorporation -asiakirjasta tai vastaavasta perustamisasiakirjasta kotijurisdiktiostasi. Kopion on oltava ajantasainen ja asianomaisen toimiston asianmukaisesti todistama.

4. Valmistele yhtiön tiedot

Ole valmis ilmoittamaan perustiedot, kuten:

• Yhtiön virallinen nimi
• Mahdollinen Virginiassa käytettävä nimi, jos eri
• Perustamisvaltio tai -maa
• Perustamispäivä
• Yhtiön kesto, jos sovellettavissa
• Päätoimipaikan osoite
• Yhtiön toimihenkilöiden ja hallituksen jäsenten nimet ja osoitteet
• Rekisteröidyn edustajan nimi ja Virginian osoite
• Osaketiedot, jos yhtiösi on osakeyhtiö

Kuinka rekisteröidä ulkomainen yhtiö Virginiassa

Virginian hakuprosessi on suoraviivainen, jos asiakirjasi ovat valmiina.

Vaihe 1: Tarkista Virginian foreign registration -lista

Aloita tarkistamalla Virginia State Corporation Commissionin foreign registration -tarkistuslista. Sen avulla varmistat, että yhtiösi kelpaa ja että sinulla on oikeat asiakirjat ennen hakemista.

Tarkistuslista selventää myös allekirjoitusvaatimuksia ja rekisteröidyn edustajan odotuksia.

Vaihe 2: Valmistele Application for Certificate of Authority -hakemus

Jos haluat foreign qualify -kelpuuttaa yhtiön Virginiassa, jätät hakemuksen Application for Certificate of Authority to Transact Business. Virginia käyttää tähän tarkoitukseen myös ulkomaisen yhtiön lomakesarjaa.

Hakemuksessa kysytään yhtiön perustiedot, toimisto-osoite, rekisteröidyn edustajan tiedot ja muita vaadittuja tietoja.

Vaihe 3: Maksa hakemusmaksu ja entrance fee -maksu

Virginian ulkomaisen yhtiön rekisteröintimaksu on tällä hetkellä 25 dollaria, lisäksi mahdollinen entrance fee -maksu.

Entrance fee riippuu yhtiön valtuutettujen osakkeiden määrästä. Jos yhtiölläsi on suuri osakerakenne, entrance fee voi olla merkittävä, joten se kannattaa arvioida ennen hakemista.

Jos yhtiön rakenne muuttuu myöhemmin, se voi vaikuttaa myös tuleviin maksuihin.

Vaihe 4: Jätä hakemus verkossa tai postitse

Virginia suosittelee sähköistä hakemista Clerk’s Information Systemin kautta, koska se on nopeampaa ja vähentää käsittelyvirheitä.

Voit myös toimittaa hakemuksen postitse, jos paperinen lähetys on sinulle parempi.

Jos lähetät hakemuksen postitse, tarkista vielä kerran, että paketti sisältää hakemuksen, oikeaksi todistetun perustamisasiakirjan kopion ja maksun.

Vaihe 5: Odota hyväksyntää

Kun Virginia käsittelee hakemuksesi, osavaltio myöntää Certificate of Authority -todistuksen, jos kaikki on kunnossa. Sen jälkeen yhtiölläsi on lupa harjoittaa liiketoimintaa Virginiassa.

Säilytä sekä digitaalinen että paperinen kopio hyväksyntäasiakirjoista vaatimustenmukaisuuskansiossasi.

Virginian ulkomaisen yhtiön maksut

Hakemusmaksu on vain osa foreign qualification -kustannuksia. Sinun tulee varautua myös jatkuviin osavaltiovelvoitteisiin.

Alkuvaiheen kustannukset

Virginian nykyiset ulkomaisen yhtiön rekisteröintikustannukset sisältävät:

• 25 dollarin hakemusmaksun
• Mahdollisen vaaditun entrance fee -maksun valtuutettujen osakkeiden perusteella
• Mahdolliset lisäkustannukset oikeaksi todistettujen kopioiden hankkimisesta kotiosavaltiosta
• Mahdolliset lisämaksut kiireellisestä käsittelystä, jos se on saatavilla ja tarpeen

Vuosittainen rekisteröintimaksu

Rekisteröinnin jälkeen useimpien Virginian yhtiöiden on maksettava vuosittainen rekisteröintimaksu.

Osakeyhtiöillä vuosimaksu perustuu valtuutettujen osakkeiden määrään. Muiden kuin osakeyhtiöiden vuosimaksu on 25 dollaria.

Virginia edellyttää yleensä, että vuosittainen rekisteröintimaksu maksetaan sen kuukauden viimeiseen päivään mennessä, jona yhtiö perustettiin tai rekisteröitiin. Määräajan laiminlyönti voi aiheuttaa sakkoja ja muita vaatimustenmukaisuusongelmia.

Jatkuva vaatimustenmukaisuus rekisteröinnin jälkeen

Hyväksyntä ei ole prosessin loppu. Kun ulkomainen yhtiösi on rekisteröity Virginiassa, sinun on pysyttävä vaatimusten mukaisena joka vuosi.

Pidä rekisteröity edustaja voimassa

Virginian rekisteröidyn edustajan on oltava jatkuvasti tavoitettavissa. Jos edustajasi eroaa tai vaihtaa osoitetta, päivitä tiedot viipymättä.

Jätä vuosittaiset velvoitteet ajoissa

Virginian yhtiöiden on pysyttävä ajan tasalla vuosittaisista raportointi- ja rekisteröintimaksuvelvoitteista. Jos määräajat jäävät noudattamatta, oikeutesi toimia osavaltiossa voidaan keskeyttää tai peruuttaa.

Tämä on vältettävissä, mutta vain jos käsittelet vuosittaisen vaatimustenmukaisuuden toistuvana velvoitteena etkä kertaluonteisena hakemuksena.

Päivitä yhtiömuutokset viipymättä

Jos yhtiösi päätoimipaikka, toimihenkilöt, hallituksen jäsenet, rekisteröity edustaja tai nimi muuttuu, tarkista Virginian päivitysvaatimukset ja toimita oikeat muutos- tai päivityslomakkeet.

On parempi korjata tiedot nopeasti kuin antaa pienten eroavaisuuksien kasaantua.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Foreign qualification sujuu yleensä hyvin, mutta muutama virhe aiheuttaa suurimman osan viivästyksistä.

Hakemuksen jättäminen ilman rekisteröityä edustajaa

Virginia edellyttää rekisteröityä edustajaa ennen foreign registration -hakemuksen viimeistelyä. Älä oleta, että voit lisätä edustajan myöhemmin.

Väärän kotiosavaltion asiakirjan käyttäminen

Virginia vaatii usein oikeaksi todistetun kopion oikeasta perustamisasiakirjasta. Pelkkä tavallinen kopio ei yleensä riitä.

Osakepohjaisen entrance fee -maksun unohtaminen

Monet yhtiöt aliarvioivat kokonaiskustannukset, koska ne budjetoivat vain 25 dollarin hakemusmaksun. Entrance fee voi muuttaa kokonaiskustannusta merkittävästi.

Vuosimääräajan unohtaminen

Oikein rekisteröity yhtiö voi silti menettää hyvän asemansa, jos se laiminlyö vuosittaiset velvoitteet.

Olettaminen, että foreign qualification on sama asia kuin perustaminen

Foreign qualification antaa olemassa olevalle yhtiöllesi luvan harjoittaa liiketoimintaa Virginiassa. Se ei luo uutta virginialaista yhtiötä.

Tarvitseeko Virginian ulkomainen yhtiö Virginian yritysosoitteen?

Ulkomainen yhtiö ei välttämättä tarvitse erillistä Virginian toimisto-osoitetta pelkkää rekisteröitymistä varten. Se tarvitsee kuitenkin rekisteröidyn edustajan, jolla on Virginian osoite oikeudellista tiedoksiantoa varten.

Siitä huolimatta monet yritykset päättävät hankkia Virginian yritysosoitteen, postinkäsittelyratkaisun tai virtuaalitoimiston toimintaa tukemaan, yksityisyyden suojaamiseksi ja paikallisemman vaikutelman luomiseksi.

Kuka allekirjoittaa hakemuksen?

Virginian ulkomaisen yhtiön hakemusten allekirjoitussäännöt ovat tarkkoja. Yleensä hakemuksen allekirjoittaa valtuutettu yhtiön toimihenkilö tai muu sallittu henkilö, kuten hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, toimitusjohtaja tai muu yhtiön puolesta toimimaan valtuutettu henkilö.

Jos olet epävarma siitä, onko allekirjoittajalla valtuudet, varmista asia ennen hakemista, jotta vältät hylkäyksen.

Voiko muutoksen tehdä myöhemmin?

Kyllä. Jos ulkomaisen yhtiösi nimi, kotijurisdiktio tai muut rekisteröidyt tiedot muuttuvat, Virginia sallii muutetut hakemukset.

Joissakin tapauksissa tarvitaan oikeaksi todistettu kopio kotiosavaltiosta, ja osakekorotukset voivat aiheuttaa lisämaksuja. Suunnittele etukäteen, jos odotat yhtiörakenteesi muuttuvan pian.

Miten Zenind voi auttaa

Jos et halua hoitaa paperityötä itse, Zenind voi auttaa Virginian ulkomaisen yhtiön rekisteröinnissä, rekisteröidyn edustajan palvelussa ja vaatimustenmukaisuusmuistutuksissa.

Tämä tuki on erityisen hyödyllistä, jos yrityksesi laajenee useampaan osavaltioon ja haluat yhden selkeän prosessin hakemuksille, määräajoille ja toistuville osavaltiovelvoitteille.

Tarkistuslista ennen hakemista

Ennen kuin lähetät Virginian ulkomaisen yhtiön hakemuksen, varmista, että sinulla on:

• Varmistettu, että liiketoimintasi edellyttää rekisteröintiä
• Tarkistettu yhtiön virallinen nimi
• Nimetty Virginian rekisteröity edustaja
• Hanki​ttu oikeaksi todistettu kopio perustamisasiakirjasta
• Valmisteltu toimihenkilöiden, hallituksen jäsenten ja toimistojen tiedot
• Laskettu hakemusmaksu ja entrance fee -maksu
• Valittu verkko- tai postihakemus
• Asetettu muistutus vuosittaisesta vaatimustenmukaisuudesta

Yhteenveto

Ulkomaisen yhtiön rekisteröinti Virginiassa on hallittava prosessi, kun sinulla on oikeat asiakirjat ja ymmärrät osavaltion vaatimukset. Keskeiset vaiheet ovat hakemusvelvollisuuden varmistaminen, Virginian rekisteröidyn edustajan nimeäminen, oikeiden oikeaksi todistettujen asiakirjojen valmistelu, hakemuksen jättäminen ja vuosimaksujen sekä raportoinnin ajan tasalla pitäminen.

Jos yhtiösi laajenee Virginiaan, foreign qualificationin hoitaminen ajoissa voi auttaa sinua välttämään vaatimustenmukaisuusongelmia ja pitämään toimintasi käynnissä ilman keskeytyksiä.