Kuinka perustaa voittoa tavoittelematon yhdistys Alaskassa: rekisteröinti, IRS-hyväksyntä ja vaatimustenmukaisuus

Voittoa tavoittelemattoman organisaation perustaminen Alaskassa vaatii muutakin kuin vahvan mission ja sitoutuneen perustajajoukon. Organisaatio on myös perustettava oikein, valittava sopiva verostrategia ja huolehdittava Alaskan ilmoitus- ja raportointivaatimuksista myös perustamisen jälkeen.

Monille perustajille selkein etenemistapa on perustaa voittoa tavoittelematon yhtiö, laatia asiakirjat niin, että ne täyttävät sekä Alaskan että IRS:n vaatimukset, ja rakentaa vaatimustenmukaisuuden aikataulu jo ensimmäisestä päivästä alkaen. Tämä lähestymistapa auttaa vähentämään vältettäviä viivästyksiä, ehkäisee osavaltion compliance-ongelmia ja tekee pankkitilin avaamisesta, verovapauden hakemisesta ja varainhankinnan käynnistämisestä helpompaa.

Tässä oppaassa käydään läpi keskeiset vaiheet Alaskan voittoa tavoittelemattoman organisaation perustamiseen ja sen hyvän aseman ylläpitämiseen perustamisen jälkeen.

1. Päätä, millaista voittoa tavoittelematonta organisaatiota olet rakentamassa

Ennen kuin jätät mitään asiakirjoja, määrittele organisaation tarkoitus ja ne toiminnot, joita se todella harjoittaa.

Yleisiä voittoa tavoittelemattomia tavoitteita ovat esimerkiksi:

• hyväntekeväisyyteen liittyvä avustus
• koulutus
• uskonnollinen toiminta
• tieteellinen tutkimus
• yhteisökehitys
• nuoriso-, kulttuuri- tai sosiaalipalveluohjelmat

Missio on tärkeä, koska se vaikuttaa perustamisasiakirjojen sanamuotoon, IRS:n verovapausstrategiaan sekä siihen, täytyykö sinun rekisteröityä ennen varainhankintaa Alaskassa.

Jos aiot hakea liittovaltion verovapaata asemaa 501(c)(3)-kohdan mukaisesti, hallintoasiakirjojen on oltava tämän tavoitteen mukaiset. Jos organisaatiotasi ei ole tarkoitettu 501(c)(3)-yhteisöksi, rekisteröinti- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset voivat olla erilaiset.

2. Valitse nimi, joka toimii osavaltion rekisteröinnissä ja julkisessa käytössä

Voittoa tavoittelemattoman organisaatiosi nimen tulisi olla erottuva, juridisesti hyväksyttävä ja mission kanssa linjassa. Alaskassa nimen saatavuus kannattaa tarkistaa ennen rekisteröintiä, jotta et rakenna brändiä nimen varaan, jota ei voida hyväksyä.

Kun valitset nimeä, ota huomioon:

• onko nimi saatavilla osavaltion tietokannassa
• onko nimi helppo muistaa ja kirjoittaa
• kuvastaako nimi selkeästi organisaation tarkoitusta
• sopiiko nimi edelleen, jos ohjelmat kasvavat ajan myötä

Käytännöllisen nimen tulee toimia osavaltion rekisteröinnissä, IRS:lle, lahjoittajille, toimittajille ja verkkosivustollasi.

3. Valmistele Alaskan Articles of Incorporation -asiakirjat

Alaskan voittoa tavoittelemattoman yhtiön perustamiseksi jätetään Articles of Incorporation -asiakirjat Alaska Division of Corporations, Business and Professional Licensing -virastolle. Kotimaisen voittoa tavoittelemattoman yhtiön nykyinen rekisteröintimaksu on 50 dollaria.

Alaskan lomake edellyttää keskeisiä tietoja, kuten:

• yhtiön nimi
• voittoa tavoittelematon tarkoitus
• NAICS-koodi
• rekisteröity edustaja
• hallituksen jäsenet
• vapaaehtoiset ehdot tai lisäpykälät
• perustajien allekirjoitukset

Tarkoituslauseke on tärkeä

Jos tavoitteena on 501(c)(3)-status, tarkoituslauseke on laadittava huolellisesti. IRS odottaa, että perustamisasiakirja rajoittaa organisaation hyväksyttäviin tarkoituksiin ja sisältää oikean purkulausekkeen.

Laaja tarkoituslausuma voi olla hyväksyttävä joissakin osavaltion rekisteröinneissä, mutta hyväntekeväisyysorganisaatio tarvitsee yleensä täsmällisempää sanamuotoa. Älä käsittele osavaltion lomaketta yleispohjana, jos liittovaltion verovapaus on tavoitteena.

Lisää asianmukainen purkulauseke

501(c)(3)-organisaatioissa purkulausekkeen tulisi ohjata jäljelle jääneet varat toiselle verovapaalle tarkoitukselle, toiselle 501(c)(3)-organisaatiolle tai viranomaiselle yleistä tarkoitusta varten. Tämä on olennainen osa IRS-vaatimustenmukaisuutta ja se pitäisi huomioida ennen rekisteröintiä.

4. Nimeä Alaskassa rekisteröity edustaja

Voittoa tavoittelemattomalla organisaatiollasi on oltava rekisteröity edustaja, jolla on fyysinen osoite Alaskassa. Edustaja vastaanottaa organisaatiolle tulevat viralliset ilmoitukset ja haasteet.

Alaskan kotimaisessa voittoa tavoittelemattomassa yhtiössä rekisteröity edustaja voi olla:

• Alaskan asukas, joka toimii yksityishenkilönä, tai
• yhtiö, jolla on lupa toimia Alaskassa ja joka on hyvässä asemassa

Edustaja kannattaa valita yksityisyyden, luotettavuuden ja vaatimustenmukaisuuden perusteella. Jos perustaja toimii edustajana, hänen osoitteensa ja saatavuutensa tulevat osaksi organisaation julkista profiilia. Jos käytät ammattimaista rekisteröidyn edustajan palvelua, voit pitää henkilökohtaiset osoitteet poissa julkisista tiedoista ja vähentää riskiä, että oikeudellinen posti jää saamatta.

5. Kokoa alkuvaiheen hallitus ja perustajat

Alaskan voittoa tavoittelemattoman organisaation perustamislomake edellyttää, että ilmoitat alkuperäiset hallituksen jäsenet sekä perustajat, jotka allekirjoittavat asiakirjat.

Muutama käytännön huomio:

• valitse hallituksen jäsenet, jotka ymmärtävät mission ja voivat auttaa organisaation hallinnossa
• varmista, että rekisteröinnin allekirjoittajilla on siihen valtuudet
• pidä nimet ja postiosoitteet yhdenmukaisina perustamisasiakirjoissa ja myöhemmissä ilmoituksissa

Ensimmäisen hallituksen ei tarvitse olla pysyvä, mutta sen tulisi olla riittävän suuri ja organisoitu ohjaamaan voittoa tavoittelematonta organisaatiota käynnistysvaiheen, sääntöjen hyväksymisen ja verovapauden hakuprosessin läpi.

6. Jätä asiakirjat ja säilytä tosite rekisteröinnistä

Kun perustamisasiakirja on valmis, jätä se Alaska Division of Corporations, Business and Professional Licensing -virastolle. Jos toimitat hakemuksen verkossa, osavaltio voi käsitellä sen heti, kun se on lähetetty.

Rekisteröinnin jälkeen säilytä kopiot seuraavista:

• rekisteröidyistä Articles of Incorporation -asiakirjoista
• rekisteröinnin vahvistuksesta tai leimatusta kopiosta
• kaikista liitetyistä määräyksistä tai lisäsivuista
• organisaation sisäisistä perustamisasiakirjoista

Tarvitset näitä asiakirjoja myöhemmin pankkiasiointiin, IRS-hakemuksiin, apuraharekisteröinteihin ja osavaltion vaatimustenmukaisuuteen.

7. Jätä Alaskan Initial Report kuuden kuukauden kuluessa

Kun kotimainen Alaskan voittoa tavoittelematon organisaatio on perustettu, sen on jätettävä Initial Report kuuden kuukauden kuluessa. Tämä ilmoitus on maksuton.

Initial Report kertoo osavaltiolle organisaation toimihenkilöt ja muut vaaditut tiedot. Tämän ilmoituksen laiminlyönti voi aiheuttaa compliance-ongelmia ja johtaa pakkolakkauttamiseen.

Käsittele Initial Report määräaikana, ei vapaaehtoisena ilmoituksena. Lisää se lanseerauslistaan heti, kun perustamisasiakirjat on hyväksytty.

8. Hyväksy säännöt ja pidä organisaatiokokous

Säännöt ovat voittoa tavoittelemattoman organisaation sisäinen ohjesääntö. Ne kattavat yleensä:

• hallituksen rakenteen
• toimihenkilöiden roolit
• äänestysmenettelyt
• kokouskäytännöt
• jäsenyysäännöt, jos sellaisia on
• miten asiakirjoja säilytetään
• miten eturistiriidat käsitellään
• miten muutokset hyväksytään

Hyväksy säännöt organisaatiokokouksessa ja dokumentoi päätös pöytäkirjaan. Samalla on oikea hetki valita toimihenkilöt, vahvistaa hallitus ja valtuuttaa seuraavat vaiheet pankkiasiointia ja verolomakkeita varten.

Sääntöjä ei yleensä jätetä osavaltiolle, mutta ne ovat välttämättömät hallinnolle ja pankin vaatimustenmukaisuudelle.

9. Hae EIN-tunnus

Voittoa tavoittelematon organisaatiosi tarvitsee IRS:n työnantajan tunnistenumeron, eli EIN:n. EIN tarvitaan pankkitilin avaamiseen, työntekijöiden palkkaamiseen, verolomakkeiden jättämiseen ja usein myös verovapauden hakemiseen.

Hae EIN vasta sen jälkeen, kun organisaatio on perustettu. Säilytä IRS:n vahvistus pysyvissä asiakirjoissasi.

Jos käytät Zenindin apua perustamisprosessin organisointiin, EIN-vaihe voidaan yhdistää muihin käynnistystehtäviin, jotta mikään ei jää väliin.

10. Hae liittovaltion verovapautta, jos se on tarpeen

Monet Alaskan voittoa tavoittelemattomat organisaatiot, erityisesti julkiset hyväntekeväisyysorganisaatiot, hakevat IRS:n 501(c)(3)-statusta. Tämä asema voi vapauttaa organisaation liittovaltion tuloverosta ja voi myös lisätä lahjoittajien luottamusta sekä apurahakelpoisuutta.

Kelpoisuuden saavuttamiseksi organisaation on oltava perustettu ja toimittava hyväksyttävissä tarkoituksissa sekä täytettävä IRS:n organisatoriset ja toiminnalliset testit.

Käytännössä sinun kannattaa varmistaa seuraavat asiat:

• tarkoituslauseke tukee hyväksyttävää toimintaa
• purkulauseke on laadittu oikein
• organisaation todellinen toiminta vastaa ilmoitettua missiota
• hallitus ja toimihenkilöt ymmärtävät verovapaan aseman asettamat rajat

Jos verovapaus on tavoitteena, älä siirrä asiakirjojen tarkistusta vasta osavaltiorekisteröinnin jälkeen. On paljon helpompaa laatia asiakirjat oikein alusta alkaen kuin korjata niitä myöhemmin.

11. Rekisteröidy hyväntekeväisyystoimijaksi, jos keräät lahjoituksia Alaskassa

Jos organisaatiosi aikoo pyytää lahjoituksia Alaskassa eikä kuulu vapautettujen ryhmien piiriin, sinun on yleensä rekisteröidyttävä Alaska Department of Law -virastossa ennen varainhankinnan aloittamista.

Muistettavaa:

• vuosittainen rekisteröinti erääntyy joka vuosi 1. syyskuuta mennessä
• rekisteröintimaksu on 40 dollaria
• Alaska ei peri myöhästymismaksuja myöhästyneistä hyväntekeväisyysrekisteröinneistä, mutta et saa lain mukaan kerätä lahjoituksia ennen rekisteröitymistä
• jotkin organisaatiot on vapautettu vaatimuksesta, mukaan lukien tietyt seurakunnat, poliittiset organisaatiot, hyvin pienet organisaatiot ja jotkin ryhmät, joilla on voimassa oleva gaming permit

Jos organisaatiosi aikoo kerätä varoja julkisesti, hyväntekeväisyysrekisteröinti pitäisi nähdä osana käynnistysprosessia, ei myöhempänä hallinnollisena tehtävänä.

12. Hanki Alaskan liiketoimintalupa

Voittoa tavoittelemattomat organisaatiot tarvitsevat Alaskassa yleensä liiketoimintaluvan. Uuden liiketoimintaluvan nykyinen maksu on 50 dollaria vuodessa.

Vaikka organisaatiosi on voittoa tavoittelematon, liiketoimintalupa auttaa toimimaan muodollisesti osavaltiossa. Se on erityisen tärkeä, jos avaat tilejä, palkkaat urakoitsijoita tai harjoitat säännöllistä julkista toimintaa.

Jos organisaatiosi myy veronalaisia tuotteita, pitää lahjatavarapuotia tai harjoittaa muuta kaupallista toimintaa, tarkista, sovelletaanko lisäksi muita veroilmoituksia tai lupia.

13. Avaa pankkitili

Kun perustamisasiakirjat ja EIN ovat valmiit, avaa pankkitili organisaation nimissä.

Pankit pyytävät yleensä seuraavia asiakirjoja:

• rekisteröidyt Articles of Incorporation -asiakirjat
• säännöt
• EIN:n vahvistus
• hallituksen päätös, joka valtuuttaa tilin avaamisen
• henkilöllisyystodistus valtuutetuille allekirjoittajille

Pidä organisaation varat aina erillään henkilökohtaisista varoista. Selkeä talouden eriyttäminen on yksi helpoimmista tavoista vähentää kirjanpidon ongelmia ja ylläpitää lahjoittajien luottamusta.

14. Ota käyttöön vaatimustenmukaisuuden kalenteri

Suurin virhe uusilla voittoa tavoittelemattomilla organisaatioilla on pitää perustamista maaliviivana. Todellisuudessa compliance on jatkuvaa.

Kalenterisi tulisi sisältää:

• Initial Report kuuden kuukauden kuluessa
• Biennial Report kahden vuoden välein
• hyväntekeväisyysrekisteröinnin uusiminen vuosittain 1. syyskuuta mennessä, jos sovellettavissa
• liiketoimintaluvan uusiminen
• hallituksen kokoukset ja pöytäkirjat
• IRS-ilmoitukset, kuten Form 990, jos niitä vaaditaan
• toimihenkilöiden, hallituksen jäsenten ja rekisteröidyn edustajan tietojen sisäiset tarkistukset

Alaskan kaksivuotiset raportit

Alaskan voittoa tavoittelemattomat organisaatiot jättävät Biennial Report -raportin kahden vuoden välein. Kotimaisen voittoa tavoittelemattoman organisaation ilmoitusmaksu on 25 dollaria.

Voittoa tavoittelemattomille organisaatioille raportti on yleensä jätettävä viimeistään 2. heinäkuuta. Jättöaika riippuu siitä vuodesta, jolloin organisaatio perustettiin, joten seuraava eräpäivä kannattaa tarkistaa osavaltion tietokannasta sen sijaan, että se arvataan.

Raportin unohtaminen voi aiheuttaa compliance-ongelmia ja mahdollisen lakkauttamisen, joten tämä on yksi määräaika, jota ei pidä koskaan jättää muistin varaan.

15. Arvioi Alaskan voittoa tavoittelemattoman organisaation ensimmäisen vuoden kustannukset

Tarkat käynnistyskustannukset riippuvat siitä, kuinka paljon apua käytät ja tarvitsetko verovapausasioiden hoitoa, rekisteröidyn edustajan palvelua tai lisärekisteröintejä.

Tyypillisiä kustannuksia voivat olla esimerkiksi:

• Alaskan Articles of Incorporation -rekisteröintimaksu: 50 dollaria
• Initial Report: maksuton
• Alaskan liiketoimintalupa: 50 dollaria vuodessa
• hyväntekeväisyysrekisteröinti, jos vaaditaan: 40 dollaria vuodessa
• IRS:n verovapaushakemuksen maksut, jos sellaisia on, hakemustavasta riippuen
• rekisteröidyn edustajan palvelu, jos valitset palveluntarjoajan

Edullinen perustamisstrategia on mahdollinen, mutta halpa perustaminen ei ole sama asia kuin onnistunut vaatimustenmukaisuus. Jos paperit ovat väärin tai määräaikoja ei noudateta, todelliset kustannukset nousevat nopeasti.

16. Käytä toistettavaa käynnistysprosessia

Turvallisin tapa perustaa Alaskan voittoa tavoittelematon organisaatio on seurata seuraavaa järjestystä:

1. määrittele missio
2. valitse yhtiömuoto
3. laadi vaatimustenmukaiset perustamisasiakirjat
4. nimeä rekisteröity edustaja
5. jätä perustamisasiakirjat
6. jätä Initial Report
7. hyväksy säännöt
8. hanki EIN
9. hae verovapautta tarvittaessa
10. rekisteröidy lahjoitusten vastaanottamista varten, jos vaaditaan
11. hanki liiketoimintalupa
12. ylläpidä kaksivuotisia ja vuosittaisia määräaikoja

Tämä järjestys pitää perustamisen, verotuksen, varainhankinnan ja compliance-vaatimukset linjassa sen sijaan, että ne hajaantuisivat eri päiville ja järjestelmiin.

Johtopäätös

Voittoa tavoittelemattoman organisaation perustaminen Alaskassa on suoraviivaista, kun perustamisasiakirjat laaditaan oikein ja vaatimustenmukaisuuden aikataulu otetaan käyttöön ajoissa. Tärkeimmät asiat ovat Articles of Incorporation, rekisteröity edustaja, EIN, säännöt ja lanseerauksen jälkeiset ilmoitukset.

Jos haluat yksinkertaisemman etenemistavan, Zenind voi auttaa sinua organisoimaan perustamisprosessin ja pitämään tärkeät ilmoitustehtävät yhdessä paikassa, jotta tiimisi voi keskittyä missioon.