Mikä on ITIN? Käytännön opas Yhdysvaltojen ulkopuolisille verovelvollisille ja yrityksen omistajille

Jos harjoitat liiketoimintaa, sijoitat tai ansaitset tuloja Yhdysvalloissa ilman oikeutta Social Security -numeroon, saatat tarvita yksilöllisen verotunnistenumeron eli ITINin. ITIN on IRS:n myöntämä liittovaltion veronkäsittelynumero henkilöille, joilla on Yhdysvaltain verotukseen liittyvä ilmoitusvelvollisuus mutta joilla ei ole mahdollista saada SSN-numeroa.

Tämä yksinkertainen määritelmä kätkee taakseen monia käytännön kysymyksiä. Mihin ITINiä oikeastaan voidaan käyttää? Kuka sitä tarvitsee? Miten se eroaa EIN-numerosta? Ja mitä tapahtuu, jos ITIN vanhenee?

Tässä oppaassa käydään perusasiat läpi selkeästi, jotta ymmärrät, milloin ITINillä on merkitystä, miten sitä haetaan ja miten se liittyy Yhdysvaltain veronmukaisuuteen ja yrityksen perustamiseen laajemmin.

Mikä ITIN on

ITIN on yhdeksännumeroinen numero, jota IRS käyttää liittovaltion verotusta varten. Se on tarkoitettu henkilöille, joiden täytyy tehdä Yhdysvaltain veroilmoitus tai muuten täyttää Yhdysvaltain verotukseen liittyvä ilmoitusvelvollisuus, mutta joilla ei ole oikeutta Social Security -numeroon.

ITIN ei ole työlupa, maahanmuuttostatuksen osoitus eikä todiste siitä, että voit asua tai työskennellä Yhdysvalloissa. Se on yksinkertaisesti verotunniste.

Koska ITIN myönnetään henkilölle eikä yritykselle, sitä ei pidä sekoittaa EIN-numeroon, joka tunnistaa liiketoimintayksikön.

Kuka tarvitsee ITINin

Saatat tarvita ITINin, jos olet muu kuin Yhdysvaltain kansalainen tai ulkomainen henkilö, jolla on Yhdysvaltain liittovaltion verotukseen liittyvä ilmoitusvelvollisuus, etkä ole oikeutettu SSN-numeroon.

Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Ulkomailla asuva henkilö, jonka on tehtävä Yhdysvaltain veroilmoitus
• Ulkomainen henkilö, joka saa Yhdysvalloista peräisin olevia tuloja, jotka on ilmoitettava IRS:lle
• Puoliso tai huollettava, joka on ilmoitettava Yhdysvaltain veroilmoituksessa eikä ole oikeutettu SSN-numeroon
• Yhdysvaltalaisen yrityksen ulkomainen omistaja, jonka on tehtävä henkilökohtainen veroilmoitus kyseiseen toimintaan liittyen

Toisin sanoen ITIN on usein tarpeellinen silloin, kun henkilöllä on Yhdysvaltoihin liittyviä verovelvoitteita, mutta ei mahdollisuutta saada SSN-numeroa.

Kuka ei yleensä tarvitse ITINiä

ITINiä ei yleensä tarvita, jos:

• Olet oikeutettu Social Security -numeroon
• Tarvitset numeron vain yritystä varten, kuten LLC:tä tai yhtiötä varten
• Etsit työlupaa
• Yrität avata yrityksen pankkitiliä ja pankki pyytää EIN-numeroa henkilökohtaisen verotunnisteen sijaan

Jos perustat yrityksen Yhdysvalloissa, yritys tarvitsee yleensä EIN-numeron, ei ITINiä. Ero on tärkeä, koska ITIN kuuluu yksityishenkilölle, kun taas EIN kuuluu yritykselle.

ITIN vs SSN vs EIN

Näitä kolmea numeroa käsitellään usein yhdessä, mutta niillä on eri käyttötarkoitukset.

Social Security -numero

SSN myönnetään yleensä Yhdysvaltain kansalaisille ja tietyille luvallisille oleskelijoille. Sitä käytetään verotukseen, työsuhteisiin ja Social Security -etuuksien hallintaan.

Individual Taxpayer Identification Number

ITIN on tarkoitettu vain liittovaltion verotusta varten. Sen avulla IRS voi seurata veroilmoituksia ja maksuja henkilöiltä, jotka tarvitsevat yhdysvaltalaista veronumeroa mutta eivät voi saada SSN-numeroa.

Employer Identification Number

EIN tunnistaa liiketoimintayksikön. Sitä käytetään yleisesti pankkitilien avaamiseen, työntekijöiden palkkaamiseen, yritysverolomakkeiden jättämiseen sekä muihin yhteisötason vero- ja vaatimustenmukaisuustehtäviin.

Yksinkertainen tapa muistaa ero on tämä: SSN ja ITIN ovat henkilökohtaisia numeroita, kun taas EIN on yrityksen numero.

Mihin ITINiä voidaan käyttää

ITIN voi auttaa sinua täyttämään Yhdysvaltain verotukseen liittyvät velvoitteet silloin, kun et ole oikeutettu SSN-numeroon. Tilanteestasi riippuen sitä voidaan käyttää esimerkiksi:

• Liittovaltion tuloveroilmoituksen tekemiseen
• Veronalaisen Yhdysvalloista saadun tulon ilmoittamiseen
• Tiettyjen verotukseen liittyvien etujen hakemiseen lain sallimissa rajoissa
• Puolison tai huollettavan lisäämiseen veroilmoitukselle, kun ITIN vaaditaan

ITIN ei anna oikeutta työskennellä Yhdysvalloissa eikä luo maahanmuuttostatusta. Se on yksinomaan veronumero.

Miten ITIN haetaan

ITINiä haetaan yleensä täyttämällä IRS:n lomake W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number.

Hakuprosessi edellyttää tavallisesti kolmea asiaa:

1. Täytetty lomake W-7
2. Voimassa oleva liittovaltion veroilmoituksen peruste tai soveltuva poikkeus
3. Tukiasiakirjat, jotka todistavat henkilöllisyyden ja ulkomaisaseman

Monissa tapauksissa W-7 toimitetaan yhdessä liittovaltion veroilmoituksen kanssa. Joitakin poikkeuksia on, mutta yleinen sääntö on, että IRS haluaa nähdä verotuksellisen perusteen hakemukselle.

Asiakirjat, joita saatat tarvita

IRS vaatii asiakirjoja, jotka tukevat sekä henkilöllisyyttäsi että ulkomaisasemaasi. Passi on usein suoraviivaisin asiakirja, koska se voi täyttää molemmat vaatimukset yksinään, jos se on voimassa ja toimitettu oikein.

Tilanteestasi riippuen IRS voi hyväksyä myös muita asiakirjoja, jotka on lueteltu lomakkeen W-7 ohjeissa.

Muutama käytännön seikka on tärkeä:

• Asiakirjojen tulee olla voimassa eivätkä ne saa olla vanhentuneita
• IRS voi vaatia alkuperäisiä asiakirjoja tai virallisesti oikeaksi todistettuja kopioita
• Asiakirjojen tietojen on vastattava hakemuksessa olevia tietoja

Koska asiakirjavaatimuksiin liittyvät virheet ovat yksi yleisimmistä viivästysten syistä, ohjeet kannattaa tarkistaa huolellisesti ennen kuin mitään lähetetään.

Minne hakemus toimitetaan

ITIN-hakemuksen voi yleensä toimittaa usealla tavalla:

• Postittamalla lomakkeen W-7, vaadittu veroilmoitus ja asiakirjat IRS:lle
• IRS:n hyväksymän Certified Acceptance Agent -toimijan kautta tilanteeseen sopivissa tapauksissa
• IRS:n Taxpayer Assistance Centerissä, jos henkilökohtainen asiointimahdollisuus on käytettävissä ja tilanteeseesi sopiva

Paras toimitustapa riippuu asiakirjoistasi, sijainnistasi ja siitä, pitääkö sinun lähettää alkuperäisiä asiakirjoja vai oikeaksi todistettuja kopioita.

Kuinka kauan ITINin saaminen kestää

IRS:n käsittelyajat voivat vaihdella, mutta virasto suosittelee tällä hetkellä varaamaan vastaukseen noin seitsemän viikkoa. Vilkkaimpina veroilmoitusaikoina tai silloin, kun hakemus lähetetään ulkomailta, käsittely voi kestää pidempään.

Jos veroilmoituksen määräaika on lähellä, älä jätä hakemusta viime hetkeen. Viivästynyt ITIN-hakemus voi hidastaa veroilmoituksen tekemistä ja vaikuttaa hyvityksiin tai muuhun veronkäsittelyyn.

Vanheneeko ITIN

Kyllä. ITIN voi vanhentua, jos sitä ei käytetä Yhdysvaltain liittovaltion veroilmoituksessa kolmen peräkkäisen verovuoden aikana. Kun näin tapahtuu, numero vanhenee saman vuoden joulukuun 31. päivänä kolmannen käyttämättömän verovuoden jälkeen.

Tämä tarkoittaa, että vanhentunut ITIN on ehkä uusittava ennen kuin sitä voidaan käyttää tulevalla liittovaltion veroilmoituksella.

Jos ITINiä käytetään vain ilmoituslomakkeilla, kuten tietyissä 1099-raportointitilanteissa, uusiminen ei välttämättä ole tarpeen. Olennaista on se, käytetäänkö numeroa liittovaltion tuloveroilmoituksessa.

Miten ITIN uusitaan

ITINin uusiminen tarkoittaa yleensä lomakkeen W-7 täyttämistä uudelleen ja IRS:n uusimisohjeiden noudattamista. ITIN kannattaa uusia, jos:

• ITIN on vanhentunut
• Sinun täytyy ilmoittaa se liittovaltion veroilmoituksella
• Haluat välttää vanhentuneeseen numeroon liittyviä käsittelyviiveitä

Jos sinusta myöhemmin tulee oikeutettu SSN-numeroon, sinun tulee ilmoittaa siitä IRS:lle ja käyttää sen jälkeen SSN-numeroa ITINin uusimisen sijaan.

Yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää

ITIN-hakemuksia viivästyttävät usein pienet mutta vältettävissä olevat virheet. Yleisiä virheitä ovat:

• Väärän lomakkeen lähettäminen
• Verotuksellisen perusteen unohtaminen
• Vanhentuneiden tai ristiriitaisten asiakirjojen toimittaminen
• ITIN-vaatimusten sekoittaminen EIN-vaatimuksiin
• Olettamus, että ITIN antaa oikeuden työskennellä Yhdysvalloissa
• Liian myöhäinen odottaminen veroilmoituksen määräaikaan nähden

Huolellinen tarkistus ennen lähettämistä voi säästää viikkoja odotusaikaa.

Miksi tällä on merkitystä yrityksen omistajille

Jos perustat tai kasvatat yhdysvaltalaista yritystä, on tärkeää erottaa henkilökohtainen verotunniste yrityksen perustamiseen liittyvistä asioista.

Yrityksesi saattaa tarvita:

• LLC:n tai yhtiön perustamisilmoituksen
• EIN-numeron vero- ja pankkiasioita varten
• Osavaltiokohtaisia rekisteröintejä ja lupia
• Henkilökohtaisia veroilmoituksia omistajille, jäsenille tai ulkomaalaisille henkilöille, jotka liittyvät liiketoimintaan

Tämä tarkoittaa, että ulkomainen perustaja voi tarvita sekä yrityksen EIN-numeron että henkilökohtaisen ITINin, riippuen rakenteesta ja verotukseen liittyvistä velvoitteista.

Miten Zenind liittyy tähän

Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan yhdysvaltalaisia yrityksiä ja hallitsemaan keskeisiä perustamisvaiheita, kuten yhtiörakenteen luontia ja EIN-ohjeistusta. Jos olet ulkomainen perustaja, se voi olla käytännöllinen lähtökohta vaatimustenmukaisen yhdysvaltalaisen yritysrakenteen rakentamiseen.

ITIN on kuitenkin edelleen henkilökohtainen IRS-verotunniste, ja sitä haetaan IRS:n prosessin kautta. Jos tilanteeseesi liittyy sekä yrityksen perustaminen että henkilökohtaiset verotukseen liittyvät velvoitteet, oikea järjestys on tärkeä: perusta yritys oikein, hanki tarvittava yrityksen veronumero ja hoida sen jälkeen henkilökohtaiset verotunnisteeseen liittyvät tarpeet, jotka liittyvät omaan ilmoitusvelvollisuuteesi.

Loppupäätelmät

ITIN on tarkkaan rajattu työkalu, ei yleiskäyttöinen tunniste. Sen tarkoitus on auttaa henkilöitä, joiden on täytettävä Yhdysvaltain liittovaltion verovelvoitteita mutta jotka eivät ole oikeutettuja SSN-numeroon.

Jos muistat vain muutaman asian, pidä nämä mielessä:

• ITIN on tarkoitettu yksityishenkilöille, ei yrityksille
• Sitä käytetään vain liittovaltion verotukseen
• Se ei anna oikeutta työskennellä Yhdysvalloissa
• Se voi vanhentua kolmen peräkkäisen verovuoden käyttämättömyyden jälkeen liittovaltion veroilmoituksella
• Monet hakemukset viivästyvät puuttuvien tai virheellisten asiakirjojen vuoksi

Ulkomaisille verovelvollisille ja yrityksen omistajille ITINin ja EINin eron ymmärtäminen on olennaista. Oikea numero, oikein haettuna, voi tehdä Yhdysvaltain veronmukaisuudesta huomattavasti sujuvampaa.