Kuinka motivoida itseäsi vaikeissa liiketoimintaprojekteissa

Suuret liiketoimintaprojektit tuntuvat harvoin helpoilta alussa. Olitpa perustamassa yritystä, hoitamassa viranomaisilmoituksia, rakentamassa verkkosivustoa uudelleen tai suunnittelemassa uutta markkinointikampanjaa, ensimmäinen askel tuntuu usein raskaammalta kuin itse työ. Tämä vastustus on normaalia. Vaikeat projektit synnyttävät yleensä epävarmuutta, itse-epäilyä ja viivyttelyä, koska ne vaativat sitoutumista ennen kuin näet koko lopputuloksen.

Hyvä uutinen on, että motivaatio ei ole jotain, jota joko on tai ei ole. Sitä voi rakentaa. Monissa tapauksissa nopein tapa edetä ei ole odottaa inspiraatiota, vaan luoda olosuhteet, joissa toimiminen on helpompaa.

Perustajille ja pienyritysten omistajille tämä on vieläkin tärkeämpää. Yrityksen perustaminen, operatiivinen suunnittelu ja jatkuva vaatimustenmukaisuus edellyttävät johdonmukaista etenemistä. Kyky aloittaa vaikeita tehtäviä, pitää vauhtia yllä ja palautua nopeasti, kun eteneminen hidastuu, voi ratkaista, jääkö idea jumiin vai muuttuuko siitä oikea yritys.

Miksi vaikeita projekteja on niin hankala aloittaa

Ennen kuin voit korjata viivyttelyn, on hyvä ymmärtää sitä. Useimmat ihmiset eivät vältä vaikeita projekteja siksi, että olisivat laiskoja. He välttävät niitä, koska projekti tuntuu epävarmalta, tunnepitoiselta tai liian suurelta käsiteltäväksi kerralla.

Yleisiä syitä ovat:

• Tavoite tuntuu epäselvältä tai liian laajalta.
• Ensimmäinen askel ei ole selvä.
• Lopputulos merkitsee liikaa, joten panokset tuntuvat korkeilta.
• Aiemmat takaiskut synnyttävät pelon epäonnistumisen toistumisesta.
• Tehtävä on henkisesti kuormittava ja palkinto tulee vasta myöhemmin.

Kun projekti on monimutkainen, aivosi etsivät yleensä oikoteitä. Yksi oikotie on siirtäminen myöhemmäksi. Toinen on häiriötekijät. Kolmas on vakuuttaa itsensä siitä, että aloitat myöhemmin, kun olosuhteet ovat paremmat. Ongelma on se, että olosuhteet eivät useimmiten muutu täydellisiksi itsestään.

Liike lähtee yleensä rakenteesta, ei mielialasta.

Vaihe 1: Palauta mieleen todellinen syy, miksi projekti on tärkeä

Vahvin motivaatio tulee tarkoituksesta. Jos et pysty selittämään, miksi projekti on tärkeä, sitä on paljon vaikeampi jatkaa silloin, kun työ muuttuu turhauttavaksi.

Kysy itseltäsi:

• Miksi haluan tämän lopputuloksen?
• Mitä se mahdollistaa?
• Ketä hyödyttää, jos saan sen valmiiksi?
• Mitä ongelmaa se ratkaisee?
• Mitä tapahtuu, jos en tee mitään?

Mitä tarkempi vastauksesi on, sitä parempi. Epämääräinen syy kuten "minun pitäisi tehdä tämä" on heikko. Vahvempi syy kuulostaa enemmän tältä: "Tämä projekti auttaa minua käynnistämään yritykseni, vähentämään riskiä ja rakentamaan paremman tulevaisuuden tiimilleni ja asiakkailleni."

Jos työskentelet yrityksen perustamisen tai vaatimustenmukaisuuden parissa, kytke se laajempaan tavoitteeseen. Oikeiden asiakirjojen toimittaminen ei ole vain hallinnollista työtä. Se on osa uskottavan ja organisoidun yrityksen rakentamista, joka voi kasvaa myöhemmin vähemmällä kitkalla.

Vaihe 2: Määrittele onnistuminen selkeästi

Motivaatio heikkenee, kun maaliviiva on epäselvä. Jos haluat tuntea energiaa, tarvitset konkreettisen tavoitteen.

Sen sijaan että sanoisit:

• "Minun täytyy edistää tätä projektia"

Kokeile:

• "Viimeistelen rungon perjantaihin mennessä."
• "Lähetän hakemuskokonaisuuden tänä iltapäivänä."
• "Saadan ensimmäisen luonnoksen valmiiksi ennen lounasta."
• "Käyn vaatimukset läpi ja listaan kaikki avoimet kysymykset."

Selkeät tavoitteet vähentävät henkistä hälyä. Ne myös helpottavat edistymisen seuraamista, mikä on tärkeää, koska näkyvä edistyminen lisää motivaatiota.

Pilko projekti mahdollisuuksien mukaan välitavoitteisiin, jotka voi saada valmiiksi yhdessä istunnossa tai yhdessä päivässä. Suuret projektit helpottuvat, kun mieli näkee polun pienempinä osina.

Vaihe 3: Tee ensimmäisestä toimesta erittäin pieni

Yleinen virhe on yrittää motivoida itseään saattamaan koko projekti valmiiksi kerralla. Se luo liikaa painetta. Ensimmäinen tavoitteesi on aloittaa, ei ratkaista kaikkea.

Valitse tehtävä, joka on niin pieni, että se tuntuu melkein liian helpolta:

• Avaa asiakirja.
• Kirjoita otsikko.
• Kokoa tarvittavat dokumentit.
• Tee tarkistuslista.
• Aseta 20 minuutin ajastin.
• Lähetä ensimmäinen sähköposti.

Pienet toimet vähentävät kitkaa. Kun aloitat, tehtävä tuntuu yleensä vähemmän uhkaavalta kuin päässäsi. Aloittaminen luo myös todisteen siitä, että edistyminen on mahdollista, mikä auttaa voittamaan inertiaa.

Jos käsittelet liiketoimintaprojektia, pienin hyödyllinen askel voi olla jokin näistä:

• Tarkista hakemusvaatimukset.
• Vahvista määräaika.
• Kokoa yrityksen tiedot.
• Tarkista seuraava vaatimustenmukaisuuteen liittyvä velvoite.
• Varaa aika työn loppuunsaattamiselle.

Askeleen ei tarvitse olla vaikuttava. Sen täytyy olla todellinen.

Vaihe 4: Poista tarpeeton kitka

Toimintatodennäköisyys kasvaa, kun aloittaminen on helppoa. Monet ihmiset syyttävät itseään kurinalaisuuden puutteesta, vaikka todellinen ongelma on huono valmistelu.

Etsi kitkakohtia, kuten:

• Liian monta avointa välilehteä tai asiakirjaa.
• Puuttuvaa tietoa.
• Sekava työpiste.
• Ilmoituksia ja häiriötekijöitä.
• Epäselviä ohjeita.
• Tehtävä, jota ei voi aloittaa ennen useiden muiden päätösten tekemistä.

Yksinkertaista sitten ympäristöä.

Käytännön tapoja tehdä se ovat:

• Valmistele materiaalit etukäteen.
• Laita puhelin pois tieltä ajastetun työjakson ajaksi.
• Kokoa kaikki tarvittava ennen aloittamista.
• Sulje epäolennaiset sovellukset.
• Kirjoita seuraava askel muistilapulle tai tehtävälistalle.

Mitä vähemmän vaivaa aloittaminen vaatii, sitä helpompi johdonmukaisuus on ylläpitää.

Vaihe 5: Käytä tunteisiin perustuvaa vauhtia tarkoituksella

Järki on tärkeä, mutta tunne käynnistää toiminnan. Jos projekti tuntuu lattealta tai abstraktilta, sen äärelle on vaikeampi välittää tarpeeksi.

Voit vahvistaa motivaatiota kuvittelemalla:

• Miltä tuntuu saada se valmiiksi.
• Millainen helpotus valmiiksi tulemisesta syntyy.
• Mitä ovia avautuu projektin valmistuttua.
• Miten näet itsesi, kun olet hoitanut asian loppuun.

Kyse ei ole siitä, että teeskentelisit työn olevan helppoa. Kyse on siitä, että teet palkkiosta riittävän todellisen, jotta sillä on merkitystä nyt.

Perustajille tämä voi olla erityisen hyödyllistä. Valmis projekti voi tarkoittaa, että uusi yritys on virallisesti perustettu, vaatimustenmukaisuuteen liittyvä riski on pienentynyt tai tärkeä määräaika on hoidettu ajoissa. Nämä ovat käytännöllisiä tuloksia, mutta niihin liittyy myös helpotuksen ja varmuuden tunnetta.

Vaihe 6: Odota vastustusta ja suunnittele sen varalle

Vaikeat projektit harvoin etenevät sujuvasti alusta loppuun. Jos odotat, että jokainen päivä tuntuu tuottavalta, voit tulkita normaalin hidastumisen epäonnistumiseksi. Se tekee lopettamisesta todennäköisempää.

Oleta sen sijaan, että seuraavaa tapahtuu:

• Joinakin päivinä et tunne motivaatiota.
• Jotkin vaiheet vievät odotettua kauemmin.
• Saatat joutua tarkistamaan suunnitelmaa.
• Teet todennäköisesti virheitä.

Vastustuksen ennakoiminen ei heikennä kurinalaisuutta. Se vahvistaa sitä. Kun esteitä ilmaantuu, et todennäköisemmin panikoi tai lopeta.

Yksinkertainen palautumissuunnitelma auttaa:

• Jos jätät yhden päivän väliin, aloita uudelleen seuraavana päivänä.
• Jos projekti tuntuu liian suurelta, pienennä seuraavaa askelta.
• Jos jäät jumiin, tunnista yksi kysymys, johon pitää vastata.
• Jos olet ylikuormittunut, työskentele vain 10 minuuttia.

Edistyminen säilyy usein palautumisen, ei täydellisyyden, avulla.

Vaihe 7: Rakenna rytmi inspiroitumisen varaan luottamisen sijaan

Motivaatio tulee ja menee. Rytmi on luotettavampi.

Valitse toistettava toimintamalli vaikealle työlle:

• Sama aika joka päivä.
• Sama paikka.
• Sama aloitusrituaali.
• Sama ensimmäinen tehtävä.

Tämä vähentää päätösväsymystä. Sinun ei enää tarvitse neuvotella itsesi kanssa alusta alkaen joka kerta, kun istut alas.

Voit esimerkiksi päättää, että jokainen arkipäivän aamu alkaa 30 minuutilla, joka on varattu tärkeimmälle projektillesi. Ajan myötä siitä tulee tapa, johon voi luottaa paremmin kuin mielialaan.

Vaihe 8: Seuraa edistymistä näkyvästi

Ihmiset pysyvät motivoituneina, kun he näkevät liikkeen.

Kokeile jotakin näistä:

• Tarkistuslista.
• Etenemispalkki.
• Välitavoitetaulu.
• Yksinkertainen merkintä siitä, mitä sait valmiiksi päivittäin.
• Kalenterisarja.

Näkyvä edistyminen vahvistaa johdonmukaisuutta. Pienetkin voitot voivat lisätä energiaa, jos ne huomataan.

Jos projektisi liittyy liiketoiminnan toimintaan, pidä kirjaa valmiiksi saaduista tehtävistä, kuten toimitetuista ilmoituksista, tarkastetuista asiakirjoista tai hyväksytyistä vaiheista. Tuo kirjanpito voi vähentää stressiä ja auttaa näkemään, mikä vielä vaatii huomiota.

Vaihe 9: Lopeta valmiuden odottaminen

Valmius on usein ansa. Monet tärkeät tehtävät muuttuvat hallittaviksi vasta, kun aloitat.

Sinun ei tarvitse tuntea itsevarmuutta ennen aloittamista. Tarvitset riittävän selkeyden ottaaksesi seuraavan askeleen. Itsevarmuus seuraa yleensä toimintaa, ei päinvastoin.

Hyödyllinen sääntö on tämä: jos tiedät seuraavan askeleen ja se vie alle 20 minuuttia, aloita nyt.

Tämä ajattelutapa on erityisen arvokas yrittäjille. Yrityksen rakentaminen vaatii toimintaa epävarmuuden keskellä. Jos odotat, että kaikki muuttujat ovat täydellisiä, et ehkä koskaan aloita.

Vaihe 10: Palkitse ponnistus, ei vain lopputulos

Jos palkitset vain lopullisia tuloksia, vaikeat projektit voivat tuntua rangaistukselta. Vahvista sen sijaan käyttäytymistä, joka synnyttää edistystä.

Voit palkita itseäsi esimerkiksi näin:

• Pidä lyhyt tauko keskittyneen työjakson jälkeen.
• Merkitse tehtävä valmiiksi.
• Jaa välitavoite tiimiläisen kanssa.
• Päätä päivä lyhyellä yhteenvedolla siitä, mitä sait valmiiksi.

Tämä opettaa aivoillesi yhdistämään ponnistelun tyytyväisyyteen, mikä auttaa jatkamaan.

Yksinkertainen tapa aloittaa tänään

Jos olet jumissa, käytä tätä nopeaa rakennetta:

1. Kirjoita ylös, miksi projekti on tärkeä.
2. Määrittele seuraava mitattava tavoite.
3. Tunnista pienin ensimmäinen askel.
4. Poista yksi kitkatekijä.
5. Aseta lyhyt ajastin ja aloita.

Se riittää usein katkaisemaan jumiutumisen.

Kun projekti on erityisen vaikea

Jotkin projektit ovat vaikeita eivät siksi, että ne olisivat tylsiä, vaan koska ne ovat aidosti tärkeitä. Ne voivat liittyä rahaan, juridiseen vastuuseen, julkiseen näkyvyyteen tai suureen liiketoimintapäätökseen.

Tällaisissa tapauksissa on viisasta hidastaa ja olla tarkka. Tarkista vaatimukset huolellisesti, kokoa oikeat tiedot ja käytä tarvittaessa luotettavia järjestelmiä ja tukea. Tämä lähestymistapa vähentää virheitä ja antaa vahvemman perustan jatkaa eteenpäin.

Yrityksen omistajille tämä voi tarkoittaa luotettavien resurssien käyttämistä perustamiseen ja vaatimustenmukaisuuteen, jotta et kuluta energiaa vältettävissä oleviin hallinnollisiin ongelmiin.

Loppusanat

Itsensä motivoiminen vaikeisiin projekteihin ei ole niinkään innostuksen pakottamista, vaan liikkeen luomista. Tarkoitus, selkeys, pienet askeleet ja yksinkertainen rutiini vievät sinua paljon pidemmälle kuin täydellisen mielialan odottaminen.

Aloita yhdestä hyödyllisestä toimesta. Tee prosessista helpompi. Odota vastustusta. Jatka ilmestymistä paikalle.

Näin vaikeista projekteista tulee valmiita projekteja.