Kuinka kirjoittaa liikekirjeitä, joita ihmiset todella lukevat: 10 käytännön vinkkiä yrittäjille

Vaikka maailma on nykyään täynnä sähköpostia, chat-sovelluksia ja pikaviestejä, liikekirjeillä on edelleen merkitystä. Hyvin kirjoitettu kirje voi auttaa perustajaa voittamaan asiakkaan, virallistamaan yhteistyösuhteen, ratkaisemaan erimielisyyden tai luomaan ammattimaisen vaikutelman, joka antaa oikean sävyn tulevalle liiketoiminnalle.

Yrittäjille ja pienyritysten omistajille tavoite ei ole kuulostaa muodolliselta pelkän muodollisuuden vuoksi. Tavoite on olla selkeä, uskottava ja helppo toteuttaa. Kirjoititpa sitten toimittajalle, asiakkaalle, vuokranantajalle, pankille tai viranomaiselle, parhaat liikekirjeet kunnioittavat vastaanottajan aikaa ja tekevät seuraavasta askeleesta ilmeisen.

Tässä oppaassa käydään läpi kymmenen käytännöllistä tapaa kirjoittaa liikekirjeitä, joita ihmiset todella lukevat, sekä muutamia muotoilu- ja strategiavinkkejä, jotka auttavat viestiäsi erottumaan.

Miksi liikekirjeet ovat yhä tärkeitä

Liikekirjeitä käytetään usein silloin, kun viestillä on oltava enemmän painoarvoa kuin nopealla sähköpostilla. Ne ovat hyödyllisiä, kun sinun täytyy:

• Tehdä muodollinen pyyntö
• Esitellä yrityksesi
• Vahvistaa ehdot kirjallisesti
• Vastata valitukseen
• Jatkaa ehdotuksen jälkeen
• Dokumentoida tärkeä päätös
• Rakentaa luottamusta uuden kontaktin kanssa

Vahva kirje viestii, että yrityksesi on organisoitu ja vakavasti otettava. Sillä on merkitystä riippumatta siitä, oletko perustamassa uutta yritystä, avaamassa pankkitiliä, hoitamassa toimittajasuhteita vai viestimässä asiakkaiden kanssa.

1. Käytä selkeää, nykyaikaista kieltä

Nopein tapa menettää lukijan huomio on kuulostaa kankealta, epämääräiseltä tai vanhanaikaiselta. Liikekirjoittaminen toimii parhaiten, kun se tuntuu suoralta ja inhimilliseltä.

Valitse sanoja, jotka ymmärtää heti ensi lukemalla. Vältä ammattijargonia, ellei ole varmaa, että vastaanottaja käyttää sitä päivittäin. Sama pätee pitkiin lauseisiin. Jos lauseen selvittäminen vaatii työtä, lyhennä sitä.

Yksinkertainen tyyli ei tarkoita rentoa tyyliä. Voit olla ammattimainen kuulostamatta byrokraattiselta. Itse asiassa selkeä kieli tuntuu usein itsevarmemmalta kuin monimutkainen kieli.

Yksinkertainen testi

Lue jokainen lause ääneen. Jos et sanoisi sitä luonnollisesti asiakkaalle keskustelussa, muokkaa sitä.

2. Pidä kappaleet lyhyinä

Tiiviit tekstimassat vähentävät halua lukea. Lyhyet kappaleet tekevät kirjeestä lähestyttävämmän ja helpomman silmäillä.

Hyvä liikekirje sisältää yleensä kappaleita, joista kukin tekee yhden asian kerrallaan. Yksi kappale voi esitellä tarkoituksen. Toinen voi selittää asian. Myöhempi kappale voi pyytää toimenpiteitä tai vahvistaa seuraavat vaiheet.

Jos kappale alkaa näyttää sivulla raskaalta, jaa se kahtia.

Käytännön sääntö

Pyri yhteen pääajatukseen kappaletta kohden. Jos sinun täytyy käsitellä useampaa kuin yhtä ajatusta, jaa ne erilleen.

3. Aloita lukijan edusta

Lukijaa kiinnostaa enemmän se, miten asia vaikuttaa häneen, kuin sinun sisäinen prosessisi. Siksi aloituksen pitäisi vastata yhteen yksinkertaiseen kysymykseen: miksi hänen kannattaa jatkaa lukemista?

Aloita nimeämällä kirjeen tarkoitus nopeasti. Jos pyydät tietoja, sano se. Jos vahvistat ehtoja, sano se. Jos esittelet yrityksesi, kerro, mitä arvoa tuotat.

Tämä lähestymistapa toimii erityisen hyvin myyntikirjeissä, kumppanuusviesteissä ja jatkoviestinnässä.

Parempia aloituksia

• "Kirjoitan vahvistaakseni tapaamisemme ja seuraavat vaiheet."
• "Otan yhteyttä esitelläkseni yrityksemme ja kartoittaakseni mahdollista kumppanuutta."
• "Palailen viime viikolla lähettämääni ehdotukseen."

4. Tee rakenteesta helppo silmäillä

Useimmat ihmiset eivät aluksi lue liikekirjeitä sana sanalta. He silmäilevät niitä relevanttiuden vuoksi. Muotoilusi tulisi tukea tätä käyttäytymistä.

Käytä selkeitä otsikoita, kun se on tarkoituksenmukaista. Pidä aiheviiva täsmällisenä. Käytä luettelomerkkejä, kun listaat useita kohtia. Tee keskeiset tiedot helposti löydettäviksi.

Jos kirje on tärkeä, lukijan pitäisi pystyä hahmottamaan pääasia, pyyntö ja määräaika muutamassa sekunnissa.

Hyödyllinen rakenne

• Kirjeen tarkoitus
• Tausta tai konteksti
• Pääpyyntö tai viesti
• Määräaika, toimenpide tai seuraava askel
• Lopetus ja yhteystiedot

5. Käytä sanaa ”sinä” tarkoituksella

Hyvä liikekirjoittaminen tuntuu kohdistuvan lukijaan. Sanojen "sinä" ja "sinun" käyttäminen auttaa tekemään viestistä henkilökohtaisemman ja olennaisemman.

Tämä ei tarkoita, että niitä pitäisi toistaa jokaisessa lauseessa. Se tarkoittaa, että lukijan rooli pidetään näkyvissä. Sen sijaan, että keskittäisit kirjeen yrityksesi prosessiin, selitä, miten lukija hyötyy, mitä hänen täytyy tietää ja mitä hänen tulisi tehdä seuraavaksi.

Esimerkki

Sen sijaan, että kirjoittaisit: "Olemme kehittäneet uuden prosessin pyyntöjen käsittelyyn", kirjoita: "Voit nyt lähettää pyynnöt yksinkertaisemman prosessin kautta, mikä säästää aikaa."

6. Käytä tarinoita ja esimerkkejä, kun ne tukevat viestiä

Lyhyt esimerkki voi tehdä liikekirjeestä vakuuttavamman kuin pitkä lista yleisiä väitteitä. Jos esittelet palvelua, ratkaiset ongelmaa tai selität, miksi muutos on tärkeä, käytännönläheinen esimerkki auttaa lukijaa hahmottamaan lopputuloksen.

Tarinat toimivat, koska ne tekevät abstrakteista hyödyistä konkreettisia. Perustaja, joka lukee kirjettä paremmasta vaatimustenmukaisuudesta, nopeammasta käyttöönotosta tai järjestelmällisemmistä tiedoista, ymmärtää arvon nopeammin, kun lopputulos kuvataan käytännön tilanteen kautta.

Pidä esimerkki lyhyenä. Tavoite on selkeys, ei viihdyttävyys.

Missä esimerkit auttavat eniten

• Myynti- ja kumppanuuskirjeissä
• Asiakaspaikannus- tai pahoittelukirjeissä
• Palveluilmoituksissa
• Sisäisessä liiketoimintaviestinnässä

7. Ajoita kirjeesi huolellisesti

Sillä, milloin lähetät kirjeen, voi olla melkein yhtä suuri merkitys kuin sillä, mitä se sanoo. Väärään aikaan lähetetty viesti voi viivästyä, jäädä huomaamatta tai tulla tulkituksi väärin.

Esimerkiksi tärkeää viestintää kannattaa välttää juuri ennen pyhiä, tiedossa olevina kiirekausina tai silloin, kun vastaanottaja on todennäköisesti hajamielinen määräaikojen vuoksi.

Jos asia on herkkä, mieti vastaanottajan aikataulua ennen lähettämistä. Huolellinen ajoitus voi parantaa vastausastetta ja vähentää kitkaa.

8. Mainitse yhteiset kontaktit aikaisin, kun se on tarkoituksenmukaista

Jos sinut on ohjannut joku, jonka vastaanottaja tuntee ja johon hän luottaa, kerro siitä aikaisin. Yhteinen kontakti voi luoda uskottavuutta heti.

Tämä on erityisen hyödyllistä liiketoiminnan kehittämisessä ja ammatillisissa esittelyissä. Se kertoo vastaanottajalle, että yhteydenotto ei ole satunnainen ja että joku hänen arvostamansa henkilö piti viestiä huomionarvoisena.

Ole rehellinen ja täsmällinen. Mainitse henkilö oikein ja vain, jos suhde on todellinen.

Esimerkki

"Yhteinen kollegamme Jordan Lee suositteli, että otan sinuun yhteyttä liittyen tulevaan laajentumiseesi."

9. Päätä selkeästi ja ammattimaisesti

Liikekirjeen lopetuksen tulisi tehdä keskustelun jatkamisesta helppoa. Se tarkoittaa selkeää allekirjoitusta, luettavaa nimeä ja tarvittaessa täydellisiä yhteystietoja.

Jos kirje vaatii vastausta, kerro vastaanottajalle, miten ja mihin mennessä hänen tulisi vastata. Jos kirje on tiedoksianto, lopeta lauseeseen, joka vahvistaa pääviestin.

Vältä koristeellisia tai vaikealukuisia allekirjoituksia tilanteissa, joissa selkeys on tärkeää. Lukijan pitäisi tietää täsmälleen, kuka viestin lähetti.

Vahvoja lopetuksia

• "Kerrothan, jos haluat keskustella tästä lisää."
• "Odotan vastaustasi perjantaihin mennessä."
• "Kiitos ajastasi ja harkinnastasi."

10. Käytä tarkoituksellista P.S.-kohtaa, kun siitä on hyötyä

Jälkikirjoitus voi olla tehokas, koska se erottuu. Monissa kirjeissä P.S. on yksi ensimmäisistä asioista, jonka lukija huomaa.

Käytä sitä vain, kun sillä on todellinen tarkoitus. Se voi vahvistaa määräaikaa, korostaa keskeistä hyötyä tai muistuttaa vastaanottajaa yhdestä tärkeästä toimenpiteestä. Älä lisää P.S.-kohtaa vain siksi, että muoto tuntuu perinteiseltä.

Hyviä käyttötapoja P.S.-kohdalle

• Määräajan toistaminen
• Viimeisen toimintakehotuksen korostaminen
• Päähyödyn vahvistaminen

Yksinkertainen liikekirjeen rakenne

Jos haluat toistettavan rakenteen, käytä tätä muotoa:

1. Tervehdys
2. Tarkoituslause
3. Tausta tai konteksti
4. Pääpyyntö tai viesti
5. Tukevat tiedot tai todisteet
6. Selkeä seuraava askel
7. Ammattimainen lopetus

Tämä rakenne toimii useimmissa muodollisissa liikekirjeissä, mukaan lukien asiakasviestintä, toimittajapäivitykset ja ulkoinen liiketoimintayhteydenotto.

Yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää

Jopa vahvat ideat voivat heiketä huonon toteutuksen vuoksi. Varo näitä yleisiä virheitä:

• Kirjoitat liikaa ennen kuin pääset asiaan
• Käytät epämääräistä kieltä, joka peittää pyynnön
• Lähetät kirjeen ilman selkeää seuraavaa askelta
• Teet kirjeestä enemmän yrityksesi kuin lukijan näköisen
• Käytät liian dramaattista tai myyntipainotteista sävyä
• Unohdat tarkistaa nimet, päivämäärät ja yhteystiedot

Yksi kirjoitusvirhe kirjeessä on anteeksiannettava. Väärä nimi, väärä summa tai väärä määräaika voi aiheuttaa todellisia ongelmia.

Milloin liikekirje on oikea työkalu

Kaikkeen viestintään ei tarvita kirjettä. Mutta kun viesti on tärkeä, muodollinen tai todennäköisesti myöhemmin viitattava, kirje on usein paras valinta.

Käytä liikekirjettä, kun sinun täytyy:

• Dokumentoida sopimus
• Esitellä uusi yritys tai palvelu
• Pyytää toimintaa asiakkaalta tai toimittajalta
• Selittää käytäntö- tai prosessimuutos
• Ratkaista valitus ammattimaisesti
• Jatkaa kokouksen tai ehdotuksen jälkeen

Perustajille, erityisesti niille, jotka ovat yrityksen perustamisen alkuvaiheessa, vahva kirjallinen viestintä voi tukea kaikkea pankkiasioinnista ja toimittajayhteyksistä asiakasperehdytykseen ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvään viestintään.

Liiketoimintaviestintä ja yrityksen perustaminen

Selkeä kirjoittaminen on osa uskottavan yrityksen pyörittämistä. Kun perustat LLC-yhtiötä tai osakeyhtiötä, avaat tilejä, haet lupia tai viestit yhteistyökumppaneiden kanssa, kirjeidesi ja sähköpostiesi tulisi vahvistaa, että yrityksesi on järjestelmällinen ja valmis toimintaan.

Siksi monet yrittäjät keskittyvät paitsi yhtiömuodon perustamiseen myös hyvien hallinnollisten tapojen rakentamiseen alusta alkaen. Palvelut kuten Zenind auttavat perustajia hoitamaan perustamisprosessin tehokkaasti, jotta he voivat käyttää enemmän aikaa itse liiketoimintaan ja vähemmän aikaa paperitöiden kanssa kamppailuun.

Loppupäätelmät

Parhaat liikekirjeet eivät yritä tehdä vaikutusta monimutkaisuudella. Ne onnistuvat, koska ne ovat selkeitä, oikea-aikaisia ja helppoja toteuttaa. Jos kirjeesi kunnioittaa lukijan aikaa, kertoo tarkoituksensa varhain ja päättyy konkreettiseen seuraavaan askeleeseen, sillä on paljon paremmat mahdollisuudet tulla luetuksi ja saada vastaus.

Käytä selkeää kieltä. Pidä rakenne siistinä. Aseta lukija etusijalle. Nämä tavat parantavat paitsi liikekirjeitäsi myös koko liiketoimintaviestintääsi.

Kun yrityksesi haluaa näyttää ammattimaiselta alusta alkaen, jokaisella viestillä on merkitystä.