Cách Viết Thư Kinh Doanh Mà Người Ta Thực Sự Đọc: 10 Mẹo Thực Tiễn Cho Doanh Nhân

Ngay cả trong thời đại bị chi phối bởi email, ứng dụng chat và nhắn tin tức thời, thư kinh doanh vẫn rất quan trọng. Một bức thư được viết tốt có thể giúp người sáng lập giành được khách hàng, chính thức hóa một mối quan hệ, giải quyết tranh chấp hoặc thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp, tạo đúng tông cho các hoạt động kinh doanh sau này.

Đối với doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ, mục tiêu không phải là viết thật trang trọng chỉ vì sự trang trọng. Mục tiêu là rõ ràng, đáng tin cậy và dễ hành động. Dù bạn đang viết cho nhà cung cấp, khách hàng, chủ nhà, ngân hàng hay cơ quan nhà nước, những bức thư kinh doanh tốt nhất đều tôn trọng thời gian của người đọc và làm cho bước tiếp theo trở nên hiển nhiên.

Hướng dẫn này phân tích mười cách thực tiễn để viết thư kinh doanh mà người ta thực sự đọc, cùng một vài mẹo về định dạng và chiến lược giúp thông điệp của bạn nổi bật.

Vì sao thư kinh doanh vẫn quan trọng

Thư kinh doanh thường được dùng khi thông điệp cần có trọng lượng hơn một email nhanh. Chúng hữu ích khi bạn cần:

• Đưa ra yêu cầu chính thức
• Giới thiệu công ty của bạn
• Xác nhận điều khoản bằng văn bản
• Phản hồi khiếu nại
• Theo dõi một đề xuất
• Ghi lại một quyết định quan trọng
• Xây dựng niềm tin với một liên hệ mới

Một bức thư mạnh mẽ cho thấy doanh nghiệp của bạn có tổ chức và nghiêm túc. Điều đó rất quan trọng dù bạn đang ra mắt công ty mới, mở tài khoản ngân hàng, xử lý quan hệ với nhà cung cấp hay giao tiếp với khách hàng.

1. Dùng ngôn ngữ đơn giản, hiện đại

Cách nhanh nhất để làm mất người đọc là viết cứng nhắc, mơ hồ hoặc lỗi thời. Viết kinh doanh hiệu quả nhất khi nó trực tiếp và tự nhiên.

Hãy chọn những từ dễ hiểu ngay từ lần đọc đầu tiên. Tránh thuật ngữ chuyên ngành trừ khi bạn chắc chắn người nhận dùng chúng hằng ngày. Quy tắc tương tự cũng áp dụng với những câu quá dài. Nếu một câu khiến người đọc phải tốn công gỡ nghĩa, hãy rút ngắn nó.

Văn phong đơn giản không có nghĩa là xuề xòa. Bạn có thể chuyên nghiệp mà không cần nghe như một bộ máy hành chính. Thực tế, ngôn ngữ rõ ràng thường tạo cảm giác tự tin hơn ngôn ngữ phức tạp.

Một phép thử đơn giản

Đọc to từng câu. Nếu bạn sẽ không nói nó một cách tự nhiên khi trò chuyện với khách hàng, hãy chỉnh lại.

2. Giữ các đoạn văn ngắn

Những khối văn bản dày đặc sẽ khiến người đọc ngại tiếp cận. Đoạn văn ngắn làm cho lá thư trông thân thiện hơn và dễ lướt hơn.

Một bức thư kinh doanh tốt thường có những đoạn văn chỉ làm một việc tại một thời điểm. Một đoạn có thể giới thiệu mục đích. Đoạn khác giải thích vấn đề. Một đoạn sau đó có thể yêu cầu hành động hoặc xác nhận bước tiếp theo.

Nếu một đoạn bắt đầu trông nặng nề trên trang, hãy tách nó ra.

Một nguyên tắc thực tế

Hãy nhắm đến một ý chính cho mỗi đoạn. Nếu bạn cần trình bày nhiều hơn một ý, hãy tách chúng ra.

3. Mở đầu bằng lợi ích của người đọc

Người đọc quan tâm nhiều hơn đến điều ảnh hưởng đến họ so với quy trình nội bộ của bạn. Điều đó có nghĩa là phần mở đầu nên trả lời một câu hỏi đơn giản: tại sao họ nên tiếp tục đọc?

Hãy nêu nhanh mục đích của lá thư. Nếu bạn đang yêu cầu thông tin, hãy nói rõ điều đó. Nếu bạn đang xác nhận điều khoản, hãy nói rõ điều đó. Nếu bạn đang giới thiệu công ty, hãy giải thích giá trị bạn mang lại.

Cách tiếp cận này đặc biệt hiệu quả cho thư bán hàng, thư tiếp cận đối tác và thư theo dõi sau trao đổi.

Những cách mở đầu tốt hơn

• “Tôi viết thư này để xác nhận cuộc họp của chúng ta và các bước tiếp theo.”
• “Tôi liên hệ để giới thiệu doanh nghiệp của mình và tìm hiểu về một khả năng hợp tác.”
• “Tôi đang theo dõi đề xuất đã gửi tuần trước.”

4. Làm cho cấu trúc dễ lướt

Hầu hết mọi người không đọc thư kinh doanh từng chữ ngay từ đầu. Họ lướt để tìm mức độ liên quan. Định dạng của bạn nên hỗ trợ hành vi đó.

Dùng tiêu đề rõ ràng khi phù hợp. Giữ dòng chủ đề cụ thể. Dùng gạch đầu dòng khi liệt kê nhiều mục. Làm cho các chi tiết quan trọng dễ tìm.

Nếu lá thư quan trọng, người đọc nên có thể nhận ra ý chính, yêu cầu và thời hạn chỉ trong vài giây.

Cấu trúc hữu ích

• Mục đích của lá thư
• Bối cảnh hoặc thông tin nền
• Yêu cầu hoặc thông điệp chính
• Thời hạn, việc cần làm, hoặc bước tiếp theo
• Lời kết và thông tin liên hệ

5. Dùng từ “bạn” một cách có chủ đích

Viết kinh doanh tốt khiến người đọc cảm thấy mình được nhắm tới trực tiếp. Việc dùng “bạn” và “của bạn” giúp thông điệp trở nên cá nhân và liên quan hơn.

Điều đó không có nghĩa là lạm dụng các từ này trong mọi câu. Nó có nghĩa là luôn giữ vai trò của người đọc trong tầm nhìn. Thay vì tập trung lá thư vào quy trình của công ty bạn, hãy giải thích người đọc được lợi gì, họ cần biết gì và họ nên làm gì tiếp theo.

Ví dụ

Thay vì viết, “Chúng tôi đã phát triển một quy trình mới để xử lý yêu cầu,” hãy thử, “Bạn hiện có thể gửi yêu cầu qua một quy trình đơn giản hơn, giúp tiết kiệm thời gian.”

6. Dùng câu chuyện và ví dụ khi chúng hỗ trợ ý chính

Một ví dụ ngắn có thể làm cho thư kinh doanh thuyết phục hơn nhiều so với một khối lời khẳng định chung chung. Nếu bạn đang giới thiệu dịch vụ, giải quyết một vấn đề hoặc giải thích vì sao một thay đổi quan trọng, một ví dụ thực tế có thể giúp người đọc hình dung kết quả.

Câu chuyện hiệu quả vì chúng biến lợi ích trừu tượng thành điều cụ thể. Một người sáng lập đọc thư về tuân thủ tốt hơn, quy trình tiếp nhận nhanh hơn hoặc hồ sơ có tổ chức hơn sẽ hiểu giá trị nhanh hơn khi kết quả được mô tả bằng những tình huống thực tế.

Hãy giữ ví dụ ngắn gọn. Mục tiêu là làm rõ, không phải giải trí.

Khi nào ví dụ hữu ích nhất

• Thư bán hàng và thư hợp tác
• Thư xử lý khách hàng hoặc thư xin lỗi
• Thư thông báo dịch vụ
• Thư giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp

7. Chọn thời điểm gửi thư cẩn thận

Thời điểm gửi thư đôi khi quan trọng gần như nội dung. Một thông điệp gửi sai lúc có thể bị trì hoãn, bị bỏ qua hoặc bị hiểu sai.

Ví dụ, hãy tránh gửi thư quan trọng ngay trước kỳ nghỉ, trong mùa cao điểm đã biết trước hoặc khi người nhận có khả năng bị phân tâm bởi hạn chót.

Nếu vấn đề mang tính nhạy cảm, hãy cân nhắc lịch trình của người nhận trước khi gửi. Một chiến lược thời điểm chu đáo có thể tăng tỷ lệ phản hồi và giảm ma sát.

8. Nhắc đến mối liên hệ chung sớm nếu phù hợp

Nếu bạn được giới thiệu bởi một người mà người đọc biết và tin tưởng, hãy nói điều đó từ sớm. Một mối liên hệ chung có thể ngay lập tức tạo ra độ tin cậy.

Điều này đặc biệt hữu ích trong phát triển kinh doanh và giới thiệu chuyên môn. Nó cho người đọc thấy rằng đây không phải là một liên hệ ngẫu nhiên và rằng có người họ tôn trọng cho rằng lời tiếp cận này đáng để chú ý.

Hãy trung thực và cụ thể. Nêu đúng tên người đó và chỉ làm vậy khi mối quan hệ là có thật.

Ví dụ

“Đồng nghiệp chung của chúng ta, Jordan Lee, đã gợi ý tôi liên hệ về kế hoạch mở rộng sắp tới của bạn.”

9. Kết thư rõ ràng và chuyên nghiệp

Phần kết của một bức thư kinh doanh nên giúp cuộc trao đổi tiếp tục dễ dàng. Điều đó có nghĩa là lời chào kết rõ ràng, tên dễ đọc và thông tin liên hệ đầy đủ nếu cần.

Nếu lá thư cần phản hồi, hãy cho người đọc biết cách trả lời và thời hạn nếu có. Nếu lá thư mang tính thông tin, hãy kết bằng một câu củng cố ý chính.

Tránh chữ ký trang trí hoặc khó đọc trong những tình huống mà sự rõ ràng là quan trọng. Người đọc nên biết chính xác ai đã gửi thông điệp.

Những câu kết mạnh

• “Vui lòng cho tôi biết nếu bạn muốn trao đổi thêm.”
• “Tôi mong nhận được phản hồi của bạn trước thứ Sáu.”
• “Cảm ơn bạn đã dành thời gian và xem xét.”

10. Dùng P.S. có chủ đích khi nó thực sự tạo giá trị

Một đoạn hậu thư có thể hiệu quả vì nó nổi bật. Trong nhiều lá thư, P.S. là một trong những thứ đầu tiên người đọc chú ý.

Chỉ dùng nó khi thực sự có mục đích. Nó có thể nhấn mạnh thời hạn, làm nổi bật một lợi ích quan trọng hoặc nhắc lại một việc cần làm. Đừng thêm P.S. chỉ vì định dạng này có vẻ truyền thống.

Cách dùng P.S. tốt

• Nhắc lại thời hạn
• Làm nổi bật một lời kêu gọi hành động cuối cùng
• Củng cố lợi ích chính

Một khung thư kinh doanh đơn giản

Nếu bạn muốn có một cấu trúc lặp lại được, hãy dùng định dạng này:

1. Lời chào
2. Câu nêu mục đích
3. Bối cảnh hoặc thông tin nền
4. Yêu cầu hoặc thông điệp chính
5. Chi tiết hỗ trợ hoặc bằng chứng
6. Bước tiếp theo rõ ràng
7. Lời kết chuyên nghiệp

Cấu trúc này phù hợp với hầu hết các thư kinh doanh chính thức, bao gồm thư gửi khách hàng, cập nhật cho nhà cung cấp và tiếp cận đối tác bên ngoài.

Những lỗi phổ biến cần tránh

Ngay cả những ý tưởng tốt cũng có thể bị làm yếu đi bởi cách thực hiện kém. Hãy chú ý những lỗi phổ biến sau:

• Viết quá nhiều trước khi đi thẳng vào vấn đề
• Dùng ngôn ngữ mơ hồ làm che mất yêu cầu
• Gửi thư mà không có bước tiếp theo rõ ràng
• Biến lá thư thành câu chuyện về công ty bạn thay vì người đọc
• Dùng giọng điệu quá kịch tính hoặc quá thiên về bán hàng
• Không rà soát lỗi tên, ngày tháng và thông tin liên hệ

Một lá thư có một lỗi chính tả thì có thể chấp nhận được. Một lá thư có sai tên, sai số tiền hoặc sai thời hạn có thể gây ra vấn đề thực sự.

Khi nào thư kinh doanh là công cụ phù hợp

Không phải mọi thông điệp đều nên là một bức thư. Nhưng khi giao tiếp quan trọng, mang tính chính thức hoặc có khả năng được tham chiếu lại sau này, thư thường là lựa chọn tốt nhất.

Hãy dùng thư kinh doanh khi bạn cần:

• Ghi nhận một thỏa thuận
• Giới thiệu công ty hoặc dịch vụ mới
• Yêu cầu hành động từ khách hàng hoặc nhà cung cấp
• Giải thích một thay đổi chính sách hoặc quy trình
• Xử lý khiếu nại một cách chuyên nghiệp
• Theo dõi sau cuộc họp hoặc đề xuất

Đối với người sáng lập, đặc biệt là ở giai đoạn đầu của quá trình thành lập công ty, giao tiếp bằng văn bản tốt có thể hỗ trợ mọi thứ từ thiết lập ngân hàng và nhà cung cấp đến tiếp nhận khách hàng và thư từ liên quan đến tuân thủ.

Giao tiếp kinh doanh và thành lập công ty

Viết rõ ràng là một phần của việc điều hành một doanh nghiệp đáng tin cậy. Khi bạn đang thành lập LLC hoặc corporation, mở tài khoản, nộp đơn xin giấy phép hoặc giao tiếp với đối tác, thư và email của bạn nên củng cố rằng doanh nghiệp của bạn có tổ chức và sẵn sàng hoạt động.

Đó là một lý do nhiều doanh nhân không chỉ tập trung vào việc thành lập pháp nhân mà còn xây dựng thói quen hành chính tốt ngay từ đầu. Các dịch vụ như Zenind giúp người sáng lập xử lý quá trình thành lập một cách hiệu quả để họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc kinh doanh thực sự và ít phải vật lộn với giấy tờ hơn.

Lời kết

Những bức thư kinh doanh tốt nhất không cố gây ấn tượng với người đọc bằng sự phức tạp. Chúng thành công vì rõ ràng, đúng thời điểm và dễ hành động. Nếu lá thư của bạn tôn trọng thời gian của người đọc, nêu mục đích sớm và kết thúc bằng một bước tiếp theo cụ thể, nó sẽ có cơ hội được đọc và phản hồi cao hơn nhiều.

Hãy dùng ngôn ngữ đơn giản. Giữ cấu trúc gọn gàng. Đặt người đọc lên trước. Những thói quen đó sẽ cải thiện không chỉ thư kinh doanh mà cả toàn bộ cách giao tiếp trong doanh nghiệp của bạn.

Khi công ty của bạn cần thể hiện sự chuyên nghiệp ngay từ ngày đầu, mỗi thông điệp đều có giá trị.